Documenten verwerken en boeken (UBL, PDFen e-invoicing): Na verwerking
Na verwerking
Verplaatsen naar de doelmap
Wanneer de aangemaakte boeking in Expert/M bevestigd is, wordt het fysieke bestand automatisch:
- verplaatst van de bronmap naar de doelmap
- ongeacht het bestandsformaat (PDF, JPG, UBL, …)
- ongeacht of je bestanden in bulk of één voor één verwerkt
Dit gebeurt volledig automatisch zodra de boeking effectief bevestigd is.
Aanpassing van de bestandsnaam
In de doelmap wordt de bestandsnaam aangepast, zodat je meteen kan zien:
- tot welke module het document behoort
- welk documenttype het betreft
- uit welk dagboek het komt
- én wat het boekingsnummer is
De originele bestandsnaam blijft behouden, maar wordt voorafgegaan door een prefix met volgende structuur:
A/V = Aankopen of Verkopen F/C = Factuur of Creditnota x = Dagboeknummer + Boekingsnummer van het document
Voorbeeld
Een document met originele bestandsnaam: Document 2024.173.pdf
wordt na verwerking hernoemd naar: AF1202400292_Document 2024.173.pdf
Documentnummer als stempel
Via het veld “Plaats stempel” in het menu
Configuratie > Gekoppelde documenten kan je aangeven dat verwerkte documenten automatisch een stempel meekrijgen.
Wanneer deze optie geactiveerd is:
- krijgt elk verwerkt document automatisch een digitale stempel
- deze stempel bevat het documentnummer, dat overeenstemt met het boekingsnummer van de aangemaakte Expert/M‑boeking
Zo zie je in één oogopslag welk document bij welke boeking hoort.
Bijlage van de Expert/M-boeking
1. Vanuit het detail van de Expert/M‑boeking
- Open het detail van de boeking.
- Klik op de gele bijlageknop of op de verwerkingsknop.
Hiermee wordt de gekoppelde bijlage onmiddellijk geopend.
2. Vanuit het overzicht van Expert/M‑boekingen
- Ga naar de overzichtstab van de ingaveketting.
- Selecteer een lijn (een boeking).
- Klik op de gele bijlageknop of op de verwerkingsknop.
Voordeel van de verwerkingsknop
Gebruik je hier de verwerkingsknop, dan wordt de weergegeven bijlage in het visualisatiescherm automatisch geactualiseerd telkens wanneer je door de lijst scrolt.
Dit is vooral handig bij:
- controle van meerdere documenten
- kwaliteitscontrole van aangemaakte boekingen
- snelle visuele verificatie
3. Vanuit het afdrukvoorbeeld:
In het selectiescherm van meerdere afdrukken
(Historieken > Openstaande documenten > Dagboeken > Lijst aangeduide betalingen / terugbetalingen klanten in het Elektronische betalingsverkeer) is het veld “Openen bijlage drukken” beschikbaar.
Wanneer je dit veld aanvinkt, wordt in het afdrukvoorbeeld en afdruk naar pdf
een extra knop zichtbaar waarmee je de bijlages van de documenten kunt openen (voor zover er bijlages gekoppeld zijn).
De extra knop die je ziet, is in feite een URL‑link naar de doelmap waar de fysieke bijlagebestanden worden bewaard.
Dit betekent dat de link alleen werkt op een computer die toegang heeft tot deze doelmap.
Heb je geen toegang tot de fysieke opslaglocatie, dan kan de bijlage niet worden geopend via deze knop.
Ingave Financieel
De configuratie en verwerking van financiële documenten verloopt grotendeels op dezelfde manier als bij aankoop- en verkoopdocumenten.
Toch zijn er enkele belangrijke verschillen, omdat het UBL‑formaat niet voorzien is voor financiële documenten.
Hierdoor zijn er twee praktische beperkingen:
Financiële documenten die op deze manier worden aangeleverd, kunnen uitsluitend verwerkt worden via:
Dagboeken > Financieel > Ingave financieel
Er is geen verwerkingsknop voorzien voor financiële documenten in het tabblad “Te verwerken bestanden” van het startscherm.
De eventuele “Coda”-verwijzing die je daar ziet, hoort niet bij deze verwerking.
Die verwijzing is gelinkt aan Dagboeken > CODA > Import CODA.
Financiële documenten die op deze manier worden aangeboden, kunnen enkel manueel worden verwerkt (PDF, JPG, JPEG, BMP en TTF).