How To
Documentenbeheer in Adsolut - Introductie
Adsolut Boekhouding
Dit is voor elke gebruiker die de juiste rechten hebben mogelijk documenten te bekijken en/of toe te voegen.
Hierbij is het mogelijk om zowel bij aan- en verkoopfacturen als diverse boekingen een document te voegen die meer over de boeking zegt.
Documenten invoegen
De afbeelding toont of er documenten aanwezig zijn bij de boeking.Als er in de koffer papieren uitkomen, zit er een document aan de boeking gekoppeld.
In de afbeelding hieronder is het verschil te zien. Goed kijken is de boodschap.
Ga voor de details naar: Hoe kan een document gekoppeld worden aan een boeking?
Documenten scannen
Via DMS is het mogelijk om een document in te scannen en op die manier te hechten aan een boeking.Ga voor de details naar: Hoe kan ik documenten toevoegen via een scanner?
Aandachtspunten:
- Als er een document in de DMS zit, maar die is voor u niet zichtbaar dan ligt dit aan uw rechten als gebruiker. Volgend artikel kan u hierbij helpen: Documenten niet zichtbaar.
- Wanneer de documenten geïmporteerd worden maar deze zijn achteraf toch niet zichtbaar zijn in de DMS, is het ook mogelijk dat een instelling niet goed staat. Dit kan opgelost worden via volgend artikel: Er zijn geen bijlages in documentenbeheer.
- Bij het zelf hechten van een document aan een boeking komt er niet automatisch een stempel op te staan. Deze stempel geeft een afdruk op het document met het boekingsnummer. Lees hier hoe dit gebeurt: Hoe kan ik zelf een stempel toevoegen vanuit het DMS?
- Het is mogelijk om een document te zoeken als niet geweten is in welk dossier dit document zich bevindt: Hoe kan ik een document van een dossier zoeken in het Adsolut DMS?
Zie eventueel ook:
Het overzicht van alle thema's binnen Adsolut boekhouding
Gerelateerde onderwerpen
Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier
Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.
Adsolut back-ups
Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.
Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.
Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.
Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?
Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.
Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken
Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.