Elektronisch betalingsverkeer

Met het elektronisch betalingsverkeer vereenvoudig je betalingen aan leveranciers en klanten én de boekhoudkundige verwerking ervan. Je verkleint bovendien de kans op foutieve betalingen. Je kunt ook betalingen aan derden (bv. btw‑ontvangsten Brussel, dienst voorafbetalingen) en betalingen aan medewerkers uitvoeren via het elektronisch betalingsverkeer.

Instellingen Dagboeken

Open Algemeen → Dagboeken en stel per dagboek waarmee je elektronische betalingen uitvoert de parameters in.

CODA: Collectieve betalingsopdracht (batchbooking) laat je per betalingsopdracht kiezen of de opdrachtgevende rekening globaal (één totaalbedrag) of individueel wordt gedebiteerd. Gebruik globaliseren alleen als je bij het aanmaken van de betalingsopdracht ook een diverse boeking laat genereren.
BBAN – IBAN – BIC: vul je IBAN in; Adsolut vult automatisch de BIC‑code en het Belgische banknummer aan.

Instellingen Leveranciersfiche

Controleer dat het IBAN‑nummer en de BIC‑code zijn ingevuld. Vink ‘Blokkeren voor betaling’ aan als je de leverancier wilt uitsluiten voor elektronisch bankieren.

Instellingen Parameters

Stel in via Parameters → Boekhouding → Status factuur welke statussen je wilt opnemen in een betalingsopdracht.

Stel in via Parameters → Boekhouding → Betalingsvoorwaarden welke betalingsvoorwaarden in een betalingsbestand mogen terechtkomen.

Afbeelding met tafelAutomatisch gegenereerde beschrijving

Aanmaken betalingsopdracht

Ga naar Betalingsopdrachten → Betalingen. Je ziet standaard een overzicht van betalingen die nog niet uitgevoerd zijn.

Klik op Nieuw (of Ctrl+N) om een nieuwe opdracht te maken. Het programma kent automatisch een nummer toe. De status wordt bijgehouden en kan o.a. zijn: Ingave, Bestand gemaakt, Bestand geboekt,

Selectie vervallen facturen.

Automatisch ophalen van te betalen facturen

Klik onder Acties → Haal facturen op (F10).

Kies of je Betalingen leveranciers of Terugbetalingen klanten uitvoert.
Geef de vervaldatum in en selecteer de dagboeken waarin je naar vervallen facturen zoekt.
Duid aan of je facturen met ‘korting contant’ die binnen de gekozen datum vervallen wilt meenemen.
Haal de facturen op die aan je criteria voldoen.

Wat gebeurt er dan?
Facturen en creditnota’s worden automatisch verrekend (je betaalt nooit te veel). De lijst is aanpasbaar: je kunt lijnen wissen (rood kruisje), manueel lijnen toevoegen of bedragen wijzigen. Onderaan zie je het totaal te betalen bedrag.
Als ‘Blokkeren voor betalingen’ in de leveranciersfiche is aangevinkt, worden openstaande facturen voor die leverancier niet opgehaald en kun je ze ook niet manueel selecteren.

Manueel selecteren of ingeven

Je kunt facturen ook manueel ingeven of zoeken via F8.

Vul de naam van de leverancier, het te betalen bedrag, factuurnummer en mededeling in, of zoek de factuur in de lijst openstaande facturen met F8.
Werkwijze zoals bij financieel boeken: kies Saldo (volledige betaling), Bedrag (gedeeltelijke betaling) of Korting (korting afhouden).
Druk nogmaals op F8 om de lijn over te nemen in de lijst met te betalen facturen.

Lijst betalingsbestand afdrukken

Klik bovenaan op de knop Betalingen (Ctrl+P) om een lijst van de geselecteerde documenten af te drukken.

Creatie van het betalingsbestand (SEPA)

Klik in het menu Bestanden → Maak Betalingsbestand (F6) zodra alle betalingen correct zijn ingevoerd.

Adsolut controleert of de uitvoerdatum niet in het verleden ligt en of IBAN en BIC in de leveranciersfiche zijn ingevuld. Als iets ontbreekt, krijg je een melding.

Je kunt ‘Globaliseer’ aanvinken als je meerdere facturen van dezelfde leverancier betaalt en je wilt dat de leverancier één totaalbedrag ontvangt (de mededeling bevat dan alle details). Zonder globaliseren wordt één betalingslijn per factuur voorzien.
Kies de map om het bestand te bewaren. De bestandsnaam wordt automatisch samengesteld (dagboekcode + nummer + “SEPA”). Na bewaren krijgt de opdracht de status ‘Bestand gemaakt’. Het bestand haal je daarna op in je banksoftware om door te sturen naar je bank.

Boeken van de betalingsopdracht

Je kunt boeken op twee momenten:

Na het aanmaken van het betalingsbestand

Klik onder Acties → Boek Divers (F7). Er wordt een diverse boeking aangemaakt.
Zorg dat in het divers dagboek (open via Algemeen → Dagboeken) de wachtrekening voor het betalingsverkeer is ingevuld; anders krijg je een melding.

Bij het boeken van het rekeninguittreksel boek je de wachtrekening tegen voor het totale bedrag van de betalingsopdracht. Gebruik deze methode niet bij verwerking via CODA. De status wijzigt naar ‘Bestand doorgeboekt’ en kan niet opnieuw worden geboekt. Leveranciers staan onmiddellijk als betaald geregistreerd (tabblad Overzicht in de leveranciersfiche).

Bij het boeken van het rekeninguittreksel

Wil je pas bij het financieel uittreksel wegboeken, dan zie je in de leveranciersfiche wel dat een factuur in een betalingsopdracht is opgenomen.

Open Betalingen → Boek Betalingsopdracht (Ctrl+B).

Selecteer de juiste betalingsopdracht (controleer het totaalbedrag).
De lijnen van de opdracht worden toegevoegd aan je boeking.
Werk de boeking af tot het eindsaldo is bereikt en alle uittreksellijnen zijn geboekt.
Bewaar met Ctrl+S.

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.