Expert/M: het previewscherm activeren om te boeken vanuit een bestand

U activeert het previewscherm in een dossier door in dat dossier het menu Configuratie > Gekoppelde documenten in te vullen of te configureren.

 
 

• PDF tonen met Acrobat: bij de verwerking van bestanden wordt het previewscherm geopend in een webbrowser in plaats van in de standaard pdf-viewer ingebouwd in Expert/M zelf.
• Map aankoop-/ verkoop-/ financiële documenten: voer manueel of via Bladeren de locatie in waar u de te verwerken digitale documenten opslaat. Expert/M zal automatisch de te verwerken bestanden uit deze folder(s) ophalen en voor verwerking aanbieden.  
• Doelmap aankoop-/ verkoop-/financiële documenten: voer manueel of via Bladeren de locatie in waar u de digitale documenten wenst te plaatsen nadat u ze verwerkt heeft in Expert/M. Het programma zal de verwerkte digitale documenten automatisch verplaatsen van de ingegeven (bron)map(pen) naar de ingestelde doelmap(pen), zodat de verwerkte documenten niet opnieuw voor verwerking aangeboden worden.   

                                        

Tip We adviseren u om doelmappen in te stellen die verschillend zijn aan de ingestelde bronmappen. Zo vermijdt u dat de verwerkte documenten in de bronmap blijven staan en opnieuw voor verwerking worden aangeboden.

 
 
Met parameters kunt u een dynamisch pad samenstellen om de geboekte bestanden op te slaan. Hiervoor kunt u volgende parameters gebruiken:
 

Pad	Beschrijving	Voorbeeld
[Homepath]	documents and settings van de gebruiker	c:\document and settings\username
[Homedrive]	c:\
[Kluwerdatapath]	het pad dat verwijst naar de kluwerdata map, waar de dossiers geplaatst zijn	c:\Kluwerdata\
[Dossierpath]	verwijst naar de dossiermap,	c:\Kluwerdata\finfisc\Office\dossiers\dossiercode0001
[Dossiercode]	verwijst naar de dossiercode	...\dossiercode0001
[Dossiername]	verwijst naar de dossiernaam,	...\dossiernaamABC
[DossierCompanyNumber]	verwijst naar het ondernemingsnummer van het dossier
[Winuser]	verwijst naar de usernaam van de gebruiker,	...\Jan

 
 
  

• Voorbeeldmap: dit veld wordt automatisch opgevuld wanneer u een doelmap ingeeft. Zo controleert u of de doelmap correct is samengesteld met de parameters.
• Auto. als bijlage toevoegen: u kunt de voorgestelde documenten automatisch als bijlage koppelen na de verwerking ervan.  
• Ja – met bevestiging: wanneer u de Expert/M-boeking bewaart, wordt het digitale document automatisch naar de doelmap verplaatst en verschijnt de volgende vraag:

 

• Ja – zonder bevestiging: wanneer u de Expert/M-boeking bewaart, wordt het digitale document automatisch naar de doelmap verplaatst en als bijlage gelinkt aan de Expert/M-boeking.  
• Neen: wanneer u de Expert/M-boeking bewaart, wordt het digitale document automatisch naar de doelmap verplaatst, maar niet als bijlage gekoppeld aan de Expert/M-boeking.

                            

Tip Het document wordt steeds aan de boeking gekoppeld d.m.v. een link met het document in de doelmap. Het document zelf wordt dus niet in de database opgeslagen, alleen een link naar de locatie (doelmap) waarin dit (fysieke) document zich bevindt.

 

•  Dit en volgende: dit is een UBL-specifieke configuratie. Met deze optie kan u UBL-bestanden in bulk verwerken (zie Verwerking UBL-bestanden).  Dit kan op twee manieren verlopen:  
  • Automatisch boeken: de aangeboden UBL-bestanden worden automatisch één voor één na elkaar verwerkt. Deze verwerking wordt alleen onderbroken wanneer Expert/M moeite heeft met de interpretatie van de inhoud van één van de aangeboden UBL-bestanden. (Bv: de verwerking van een UBL-bestand van een klant/leverancier die niet herkend wordt/(nog) niet bestaat in Expert/M.)
  • Iedere boeking bevestigen: de aangeboden UBL-bestanden worden automatisch verwerkt. Na de verwerking van elk UBL-document moet u de aangemaakte Expert/M-boeking bevestigen alvorens het programma automatisch het volgende aangeboden UBL-bestand verwerkt.
•  Plaats stempel: na het verwerken van het digitale document kunt u automatisch het documentnummer uit Expert/M als stempel toevoegen op de bijlage die gekoppeld wordt aan het document. (Op voorwaarde dat het veld “Auto. als bijlage toevoegen” niet de waarde “Neen” bevat). Via dit veld bepaalt u of en op welke plaats het documentnummer moet toegevoegd worden:
  • Links
  • Midden
  • Rechts
  • Geen stempel