Grootboekrekeningen

Creatie grootboekrekeningen

Beheer - Boekhoudplan

Open een bestaande rekening door erop te dubbelklikken.

Creëer een nieuwe rekening via CTRL+N of door linksboven te klikken op Nieuw.

Zoek een rekening door in de betreffende kolom een gedeelte van het nummer of de naam in te geven. 

Door een sterretje in te geven en een deel van de naam of een deel van het rekeningnummer, kunt u op trefwoord zoeken.

Voorbeeld: *winkel geeft alle rekeningen waarin het woord winkel voorkomt.

61 geeft alle rekeningen van de klasse 61

De voorgestelde sortering kunt u aanpassen door in de kolomhoofding te klikken op de naam van de kolom. Zo verschijnen de rekeningnummers in oplopende of aflopende volgorde, verschijnen de namen van de rekeningen alfabetisch van a->z of van z->a, …

Rechts bovenaan in het rekeningscherm kunt u het alternatief rekeningnummer ingeven indien het verschillend is van het eigenlijke rekeningnummer. Dit alternatief rekeningnummer heeft 2 functies:

• Samenvoegen van rekeningen bij afdrukken balans:

Indien u werkt met subrekeningen (700001, 700002, 700003, …) kan u daaraan de hoofdrekening (700000) als alternatief rekeningnummer koppelen. De saldi van de subrekeningen worden op die manier getotaliseerd op de hoofdrekening indien u de balans afdrukt volgens alternatief rekeningnummer.

• Balans lezen vergemakkelijken:

Indien uw boekhouder of moederbedrijf met een ander rekeningstelsel werkt dan u, kan u de betreffende rekeningen aan elkaar koppelen door ze in te vullen in het alternatief rekeningnummer. Zo kan de boekhouder of het moederbedrijf uw balans gemakkelijker interpreteren. 

Tabblad algemeen

SOORT REKENING

Dit veld bepaalt of u een rekening gebruikt bij het boeken van aankopen, verkopen, financiële verrichtingen of btw-boekingen. Het moet ingevuld worden bij resultatenrekeningen, centralisatierekeningen, financiële rekeningen, btw-rekeningen en investeringen. 

Samen met het btw-regime van een relatie of leverancier bepaalt het in welk vak van de btw-aangifte de geboekte bedragen terechtkomen.

Op centralisatierekeningen (400000, 407000, 440000) mag u nooit rechtstreeks boeken. Boeken op deze rekeningen gebeurt steeds via een individuele relatie of leverancier.

Indien u een rekening zowel bij het boeken van verkopen als bij het ingeven van aankopen wenst te gebruiken kiest u voor Verkopen/Aankopen. Het soort rekening voor de verkoop en voor de aankoop geeft u in dat geval apart in de daartoe voorziene velden in. 

Soort rekening dient u steeds in te vullen bij 

• investeringsrekeningen

• centralisatierekeningen

• financiële rekeningen

• resultatenrekeningen

• btw-rekeningen

Dit veld stuurt de geboekte bedragen naar de juiste vakken op de btw-aangifte. Vb. Een aankooprekening met als Soort rekening Diensten zorgt ervoor dat de maatstaf van heffing wordt opgenomen in vak 82 en de aftrekbare btw in vak 59.

• Door de btw-rekeningen op deze manier te definiëren kunt u vanuit de btw-aangifte automatisch de diverse boeking voor de btw-centralisatie laten genereren.

• Indien het Soort rekening in resultatenrekeningen niet is ingevuld, is het niet mogelijk om de rekeningen te gebruiken bij het boeken van aan- of verkopen!

Volgende opties zijn mogelijk in het veld Soort rekening:

• Financiële: steeds in te vullen bij financiële rekeningen (klasse 5).

• Centralisatie: steeds in te vullen bij centralisatierekeningen (vb. 400000, 440000, 407000, ...).

• Aankopen goederen: deze code stuurt de maatstaf van heffing van een aankoopfactuur naar vak 81 en de aftrekbare btw naar vak 59.

• Aankopen diensten: deze code stuurt de maatstaf van heffing van een aankoopfactuur naar vak 82 en de aftrekbare btw naar vak 59.

• Kosten zonder btw: de maatstaf van heffing van een aankoopfactuur wordt bij gebruik van deze code niet opgenomen in de btw-aangifte. 

• Aankopen diverse goederen: deze code stuurt (in specifieke situaties) de maatstaf van heffing ondanks het feit dat het om goederen gaat naar vak 82 en de aftrekbare btw naar vak 59. 

• Aankopen diensten onderaanneming: deze code stuurt (in specifieke gevallen) de maatstaf van heffing ondanks het feit dat het om diensten gaat naar vak 81 en de aftrekbare btw naar vak 59.

• Aankopen investeringen: steeds in te vullen bij investeringsrekeningen (klasse 2).

• Verkopen goederen: deze code stuurt de maatstaf van heffing van een verkoopfactuur naar vak 54 en het btw-bedrag naar de vakken 00, 01, 02 of 03 afhankelijk van de btw-code die u in de rekening hebt gekozen. Kiest u voor btw-code nul dan wordt er niets (ook geen maatstaf van heffing) opgenomen in de btw-aangifte.

• Verkopen diensten: deze code reageert voor Belgische klanten hetzelfde als de code Verkoop (in de btw-aangifte wordt er geen onderscheid gemaakt tussen de verkoop van goederen en diensten bij verkopen aan een Belgische handelaar). Indien het een intracommunautaire verkoop betreft wordt de maatstaf van heffing opgenomen in vak 44.

• Verkopen zonder btw: de maatstaf van heffing van een verkoopfactuur wordt bij gebruik van deze code niet opgenomen in de btw-aangifte (vb. leeggoed).

• Verkopen diensten vrijgesteld: deze code stuurt de maatstaf van heffing van een intracommunautaire verkoopfactuur waarvan de diensten zijn vrijgesteld van btw in de betreffende lidstaat naar vak 47. 

• Verkopen vrijgesteld (Art. 44): deze code zorgt ervoor dat de omzet van gemengde btw-plichtigen wordt opgenomen in vak 00 van de aangifte.

UITSPLITSEN NAAR

Deze optie geeft u de mogelijkheid om bij bepaalde rekeningen extra informatie bij te houden.

GROOTBOEK IN DETAIL AFDRUKKEN

De bewegingen op de rekening worden in het grootboek in detail weergegeven indien het vakje is aangevinkt. In het andere geval worden enkel de totalen per periode afgedrukt.

TITELREKENING

Op een titelrekening kunt u niet boeken. Op een titelrekening wordt getotaliseerd bij de afdruk van de balans.

HOEVEELHEDEN

Vink dit vakje aan indien u hoeveelheden wenst in te geven bij het boeken van aan- en verkoopfacturen. U kunt vervolgens bij de velden ‘Basis eenheid’ en ‘Alternatieve eenheid’ de eenheid bepalen. 

De eenheid zelf kunt u aanmaken via Parameters, Boekhouding, Artikel eenheid.

BTW-CODE

Bovenaan in de lijst vindt u de wettelijke Belgische btw-percentages nl.:

• code 1: 0% btw. De maatstaf van heffing verschijnt wel in de btw-aangifte.

• code 2: 6% btw

• code 3: 12% btw

• code 4: 21% btw

• code 5: vrij. Voor handelingen die vrijgesteld zijn van btw (vb. leeggoed). De maatstaf van heffing van een boeking met deze btw-code wordt niet opgenomen in de btw-aangifte.

Bij het boeken van de factuur is het steeds mogelijk om af te wijken van de voorgestelde btw-code.

NIET AFTREKBARE BTW PRIVE %

In dit veld duidt u aan hoeveel procent van het btw-bedrag voor privédoeleinden bestemd is. De kostenrekening waarop het privégedeelte, d.w.z. het gedeelte van de btw dat niet aftrekbaar is, geboekt wordt, kunt u per btw-regime instellen via Parameters, Boekhouding, Btwregimes. Klik op het betreffende regime om het scherm te openen en vul de gewenste kostenrekening in.

Voorbeeld: een factuur van € 121 voor telefoonkosten met 30% niet aftrekbare btw privé geeft volgend resultaat:

Subcode VatRefund: De gedetailleerde code voor welke uitgave en een terugbetaling aangevraagd kan worden.

Vereenvoudigde factuur: Indicatie of de leverancier een vereenvoudigde factuur heeft afgeleverd

Extra omschrijving Vatrefund: Een extra omschrijving van de uitgaven.

Taal: De taal waarin de extra omschrijving ingegeven is.

Indien u op leveranciersniveau de checkbox ‘Aanvraag tot terugbetaling btw (VATRefund) aanvinkt, krijgt u bovenstaande default waardes voorgesteld. Indien zowel op leveranciersniveau als op rekeningniveau default waardes zijn ingevuld, hebben de waardes op leveranciersniveau voorrang.

Te verdelen kosten en opbrengsten

Via het systeem ‘te verdelen kosten en opbrengsten’, hebt u de mogelijkheid om bij het boeken van de kost of opbrengst, deze te spreiden over (meerdere) periodes/jaren in de toekomst. Adsolut boekhouding zal automatisch de nodige boekingen daarvoor aanmaken.

Indien u in de dossierinstellingen kiest om gebruik te maken van het systeem ‘te verdelen kosten en opbrengsten’ zal het veld ‘Te verdelen’ aanpasbaar zijn.

U vinkt ‘Te verdelen’ aan indien er een verdeling moet gebeuren voor deze rekening. Indien gewenst, kunt u hier ook aparte 49xxxx rekeningen ingeven waarop de verdeling moet gebeuren. Indien u dit veld leeg laat, dan zullen de 49xxxx rekeningen uit de dossierinstellingen (Overlopende rekeningen) gebruikt worden.

Tabblad boekingen

Dit tabblad geeft een overzicht van alle verrichtingen die op de betreffende grootboekrekening zijn geboekt. Via de veldkiezer, de filters en de sortering optimaliseert u de voorstelling van de gegevens op het scherm. 

Tabblad fiscaal