Hoe kan ik medewerkers betalen via een betaalbestand in Adsolut?

Betaal medewerkers vlot via een betaalbestand in Adsolut.

Stap 1: Stel de grootboekrekening in voor de nettolonen
Stel de grootboekrekening in waarop de nettolonen geboekt moeten worden. Deze worden dan bij doorboeking tegen geboekt op deze grootboekrekening.
Ga in het dossier: Systeembeheer > Dossier Settings > tabblad ‘Boekhouding(3)
KBD 1.png Het is ook mogelijk om per medewerker een individuele rekening te maken. (ZIe hieronder)

Stap 2: vul de medewerkersfiche in
Ga in het dossier > Parameters > HRM > Medewerkers
Duidt de juiste medewerker aan > tabblad 'Identiteit'.
KBD 2.png Vul de bankrekening in waarop maandelijks het loon gestort zal worden.

Ga naar tabblad 'Werk'.
KDB 3.png Vul hierin: Functie, Statuut, Contract en Rekening nettoloon in.
Hierbij is het mogelijk een individuele rekening in te vullen. Deze wordt dan bij gebruikt om op te boeken als het betalingsbestand doorgestuurd wordt. Als dit niet ingevuld wordt, gebruikt Adsolut de ingestelde rekening vanuit de Dossier Settings.

Stap 3: maak het betaalbestand aan
In het dossier > Boekhouding > Betalingen
Maak een nieuw betalingsbestand en klik op 'Haal medewerkers op (F11).
Bij de betaalbestanden is een nieuw menu-item ‘Haal medewerkers op (F11)’ bijgekomen.
KBD 5.png
Daarna verschijnt volgend popup venster:
KDB 4.png

Op dit scherm bepaalt u, op basis van de instellingen op de medewerkersfiche, welke medewerkers u wenst op te halen.
U kan hier ook meteen een Mededeling ingeven die bij elke opgehaalde medewerker, zal ingevuld worden.
Graphical user interface, text, application Description automatically generated
Net zoals bij de leveranciers, kan u ook manueel lijnen toevoegen. Ook bij het manueel toevoegen van lijnen, zullen de gegevens van de medewerkersfiche opgehaald worden.

Extra
In tegenstelling tot de leveranciers en relaties is het NIET mogelijk om door te klikken naar de medewerkersfiche (via de 3 puntjes). Dat om ongeoorloofde toegang tot medewerker gegevens te voorkomen.
Daarom ziet u in de keuzelijst ook enkel die velden die nodig zijn om betalingen aan medewerkers te kunnen uitvoeren, U kan via de veldkiezer geen extra medewerkersvelden toevoegen, dan de velden in onderstaande afbeelding!
A screenshot of a computer Description automatically generated

Stap 4: maak het betalingsbestand aan
Daarna maak je het betalingsbestand aan. De werking is identiek aan deze voor leveranciers en relaties.
Via de knop ‘Maak betalingsbestand (F6)’ kan u het bestand aanmaken en aan uw financiële instelling ter uitvoering bezorgen.

Stap 5: Doorboeken van het betalingsbestand

Als de status van het betaalbestand op 'Bestand gemaakt' staat.
Is het gelukt om het betaalbestand aan te maken.
Hierna kan je doorboeken door op 'Boek Divers' of (F6) te klikken.
Adsolut zal nagaan bij welke werknemers een individueel rekening toegevoegd is.
Voor alle medewerkers waar dat niet het geval is, zal de nettoloon rekening gebruikt worden, die u in de Dossier Settings had ingegeven.
Graphical user interface, text, application Description automatically generated

Graphical user interface, text, application Description automatically generated

De afdruk van de diverse post (van het betaalbestand) ziet er dan als volgt uit:
A screenshot of a computer Description automatically generated

In het bovenstaand voorbeeld werd voor Jan Janssens op de medewerkerkaart een persoonlijke nettoloon rekening ingesteld en voor Piet Pieters was dat niet het geval…

Zie eventueel ook:
Ga naar het overzicht van alle thema's van Adsolut boekhouding
Ga naar Thema: Betalingen (Adsolut-boekhouding)

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.