How To
Hoe werk ik met de Adsolut Approve App?
Adsolut KMO-beheer
De Adsolut Approve App
In Adsolut kan je een goedkeuringsflow instellen voor zowel bestellingen (ERP) als aankoopfacturen (Boekhouding). Per document kan je maximaal drie goedkeurders aanduiden. Zolang het document niet door alle betrokken goedkeurders is goedgekeurd, kan het niet worden geprint of verzonden via e-mail.
Elke goedkeurder kan een document goedkeuren, afkeuren of delegeren naar een andere medewerker. Op die manier blijft het goedkeuringsproces flexibel en kan het eenvoudig worden aangepast indien nodig.
Goedkeuren kan niet alleen binnen Adsolut zelf, maar ook via de Adsolut Approve App. Met deze app kunnen goedkeurders documenten eenvoudig verwerken via hun smartphone of een andere computer. Hierdoor zijn ze niet gebonden aan hun eigen Adsolut-installatie en kunnen ze sneller en efficiënter reageren.
Aan de slag met Adsolut Approve
Om gebruik te maken van de Adsolut Approve App heb je nodig:
- Een actieve Adsolut-omgeving
- Een gebruiker met de juiste rechten en rollen
- Een ingestelde goedkeuringsflow in Adsolut
- Een correcte koppeling en synchronisatie met de app
Installatie van de app
De Adsolut Approve App kan gedownload worden via:
Zoek naar “Adsolut Approve” en installeer de applicatie op je toestel.
Belangrijk om te weten:
- De app is een uitbreiding van Adsolut
- Goedkeuringen gebeuren in de app sequentieel
- Zonder correcte configuratie in Adsolut zal de app niet werken
Pushnotificaties en meerdere dossiers
De mobiele versie van de Adsolut Approve App ondersteunt push notifications voor meerdere dossiers binnen je organisatie. Wanneer je een notificatie opent, wordt automatisch het juiste dossier geopend.
- Push notifications worden enkel weergegeven voor dossiers waarop eerder werd ingelogd via de Approval App
- Er geldt een maximum van 29 dossiers
Systeemvereisten
- Android (mobiele apparaten): versie 7.0 (API level 24) of hoger
- iOS (mobiele apparaten): versie 15.0 of hoger
- Windows (desktop): via de Microsoft Store
- macOS (desktop): toestel met Apple Silicon (M-processor)
 | AanmeldenBij het openen van de applicatie verschijnt het aanmeldscherm. Vanuit dit scherm kan je je aanmelden om toegang te krijgen tot de applicatie.
Aanmelden Om je aan te melden:
Na een succesvolle aanmelding krijg je toegang tot de beschikbare goedkeuringen. |
 | Menu Adsolut Approve
Het menu geeft je toegang tot de 4 onderdelen van de app.
|
 | BestellingenIn het scherm Bestellingen krijg je een overzicht van alle aankoopdocumenten die op goedkeuring wachten. De bestellingen worden weergegeven in een lijst met de belangrijkste gegevens. Overzicht van bestellingen Per bestelling zie je: Datum en uur (bv. 08-06-2026 – 16:00)
Door een bestelling te selecteren, open je het detailscherm.
Acties en hulpmiddelen bovenaan Boven de lijst vind je verschillende hulpmiddelen om snel te navigeren en de lijst te verfijnen: Datumfilter: toon bestellingen vanaf een geselecteerde datum Filteropties: verfijn de lijst volgens bepaalde criteria Zoekfunctie: zoek een specifieke bestelling Sorteren: sorteer de lijst (bv. alfabetisch of op datum) Vernieuwen: rechtsonder in het scherm staat een knop om de lijst te vernieuwen en nieuwe aanvragen op te halen.
|
 | Detailscherm van een bestellingWanneer je een bestelling opent, krijg je een detailoverzicht met alle relevante informatie en beschikbare acties. Actieknoppen bovenaan:
Goedkeuren: hiermee keur je de bestelling goed.
Afkeuren: hiermee weiger je de bestelling.
Delegeren: hiermee geef je de goedkeuring door aan een andere gebruiker.
Bestellingsnummer: Bovenaan wordt het unieke bestellingsnummer weergegeven (bv. 2026 AK 5), zodat je de bestelling eenvoudig kan identificeren.
Algemene informatie: Onder het bestellingsnummer staat een overzicht met de belangrijkste gegevens:
Goedkeuringsflow Je ziet visueel wie de bestelling moet goedkeuren via een stappenindicator:
Documentweergave: Onder de goedkeuringsflow vind je de gekoppelde documenten:
|
 | Actie uitvoeren op een bestelling
Wanneer je op Goedkeuren, Afkeuren of Delegeren klikt, verschijnt er een pop-upvenster.
In dit venster kan je een omschrijving toevoegen. Dit veld is optioneel en kan gebruikt worden om extra toelichting te geven, zoals een reden van goedkeuren, afkeuring of een opmerking bij delegatie.
Onderaan het venster heb je telkens twee opties:
Na bevestiging wordt de bestelling verwerkt volgens de ingestelde goedkeuringsflow (bijvoorbeeld doorgestuurd naar de volgende goedkeurder of toegewezen aan een andere gebruiker bij delegatie).
Kort stappenplan:
|
 | FacturenIn het scherm Facturen krijg je een overzicht van alle facturen die op goedkeuring wachten. Elke factuur wordt weergegeven in een lijst met de belangrijkste gegevens. Overzicht van facturen Per factuur zie je:
Door een factuur te selecteren, open je het detailscherm.
Acties en hulpmiddelen bovenaan Boven de lijst vind je verschillende hulpmiddelen om snel te navigeren en de lijst te verfijnen: Datumfilter: toon bestellingen vanaf een geselecteerde datum Filteropties: verfijn de lijst volgens bepaalde criteria Zoekfunctie: zoek een specifieke bestelling Sorteren: sorteer de lijst (bv. alfabetisch of op datum) Vernieuwen: rechtsonder in het scherm staat een knop om de lijst te vernieuwen en nieuwe aanvragen op te halen. Geen openstaande facturen Wanneer er geen facturen meer openstaan, verschijnt de melding: “Alles goedgekeurd! Er zijn momenteel geen openstaande goedkeuringen.” Dit betekent dat alle facturen verwerkt zijn en er geen actie meer vereist is.
|
| TransactiesIn het scherm Transacties krijg je een overzicht van verwerkte documenten en uitgevoerde acties. Dit scherm fungeert als historiek van alle afgehandelde goedkeuringen.
Overzicht van transacties Elke lijn in de lijst stelt één transactie voor en bevat de belangrijkste informatie:
De informatie wordt overzichtelijk weergegeven, waarbij het documentnummer links staat en het type en de status rechts.
Historiek van acties Dit scherm toont alle uitgevoerde acties, zoals:
Zo heb je steeds een volledig overzicht van de verwerkingshistoriek.
Detailweergave Door een transactie te selecteren, open je het bijbehorende document opnieuw in detailweergave.
💡 Opgelet! Als je de app verwijdert, is de transactiehistorie niet meer beschikbaar na herinstallatie. |
 | Details van een transactie
Wanneer je een transactie opent, krijg je een overzicht van de uitgevoerde actie op het document.
Algemene informatie: Bovenaan zie je de belangrijkste gegevens van de bestelling:
Transactiegegevens: Aan de rechterkant zie je de details van de uitgevoerde actie:
Goedkeurders:
Documentweergave:
Navigatie: Via “Ga terug” keer je terug naar het transactiescherm
💡 Dit scherm dient enkel ter raadpleging. Aangezien de transactie reeds verwerkt is, kunnen er geen acties meer uitgevoerd worden. |
 | Instellingen
In het scherm Instellingen kan je enkele persoonlijke voorkeuren en technische opties beheren.
Log Onder de sectie Log vind je verschillende opties voor technische ondersteuning:
Taal Onder Taal kan je de taal van de applicatie aanpassen. Beschikbare opties zijn onder andere:
De geselecteerde taal wordt onmiddellijk toegepast in de app. Omgeving In de sectie Omgeving vind je bijkomende informatie over de huidige configuratie:
|
 | Logboek (Logs)
In het scherm Logs kan je technische informatie raadplegen over de werking van de app. Dit scherm wordt voornamelijk gebruikt voor analyse en troubleshooting.
Overzicht van logs: Elke lijn bevat een logbericht met:
Zoekfunctie: Via de zoekbalk kan je specifieke logs opzoeken op basis van tekst.
Filters: Met de filteroptie kan je bepalen welke logs zichtbaar zijn:
Je kan meerdere filters tegelijk activeren
Navigatie tussen pagina’s: Onderaan het scherm kan je door de verschillende pagina’s van logs navigeren Je kan ook het aantal resultaten per pagina aanpassen
|
Zie eventueel ook:
Artikels gerelateerd aan goedkeuringen:
Artikels gerelateerd aan de Adsolut Mobile App:
Nuttige bronnen
Gerelateerde onderwerpen
Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier
Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.
Adsolut back-ups
Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.
Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.
Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.
Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?
Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.
Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken
Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.