Locatie & instellingen voor CODA‑bestanden

1. Het bewaren van CODA‑bestanden

• Situatie 1 – Je bewaart codabestanden op een locatie naar keuze

In dit geval bewaar je de codabestanden in een map naar wens.
Je leest ze één voor één in via je financieel dagboek met de F6‑toets.
Je hoeft hiervoor geen locatie-instellingen in te geven.

• Situatie 2 – Je bewaart codabestanden per dossier in een vaste mapstructuur

Je gebruikt een vaste mappenstructuur, of Codabox maakt deze structuur automatisch voor je aan.
Je geeft de nodige instellingen in per dossier of in MasterKB.

De verwerking van deze codabestanden gebeurt via: F3‑toets of verwerking in bulk

• Situatie 3 – Je bewaart alle codabestanden in één map zonder structuur

Wanneer je werkt met één centrale map zonder submappen per dossier of IBAN, kun je via
Uploaden codabestanden
de bestanden automatisch laten verdelen naar de juiste mappenstructuur.

Daarna volg je dezelfde werkwijze als in situatie 2.

2. Locatie bepalen in MasterKB of per dossier

Je werkt in de Adsolut Cloud → Instellen per dossier

In de cloud moet de locatie altijd verwijzen naar de lokale schijven.
Je begint altijd met \client\.

Voorbeeld:
Je lokale pad is:

c:\data\codabox\(dossiercode)\

In Adsolut Cloud wordt dit:

\\client\c$\data\codabox\(dossiercode)\

Je werkt met Codabox of volgt de Codabox‑mappenstructuur → Instellen in MasterKB

Wanneer je Codabox gebruikt:

• Je geeft de dossiercode door aan Codabox.
• Codabox maakt automatisch een map aan per dossier volgens deze structuur:

c:\Coda\(dossiercode)\boekjaar\ibannummer\

Je volgt niet de Codabox‑structuur → Instellen per dossier

Je stelt de locatie handmatig per dossier in als:

• de foldernaam afwijkt van de dossiercode in Adsolut
• je de Codabox‑mappenstructuur niet volgt

3. CODA‑instellingen in MasterKB

Ga naar:
Parameters → Algemeen → Instellingen

Als de parameters nog niet bestaan, maak je ze aan via Nieuw of CTRL + N.

3.1. CODABOXPATH

Hier geef je het pad in tot vóór de dossiercode.

Voorbeeld padstructuur: c:\Coda\(dossiercode)\boekjaar\ibannummer\

Je vult dan in: c:\Coda\

3.2. CODABOXPREVIEWPDF

Codabox levert bij ieder codabestand een pdf aan, standaard opgeslagen op:

c:\Coda\(dossiercode)\boekjaar\ibannummer\pdf\

Bij het inlezen:

• wordt de pdf automatisch opgeslagen in de Adsolut DMS
• bestaat de pdf niet, dan maakt Adsolut zelf een pdf aan

Zet deze parameter op TRUE om de pdf te kunnen raadplegen.

 

3.3. CODABOXALLFILES

Zet deze parameter op TRUE wanneer je wilt dat Adsolut alle codabestanden voorstelt waarvan het IBAN overeenkomt, ongeacht de bestandsnaam.

Indien je deze parameter niet activeert, kun je enkel bestanden inlezen met naamstructuur:

jjjj.sss.xxxxxx

Deze controle geldt niet bij manueel inlezen via F6.

4. Upload CODA‑bestanden vanuit één centrale map

Zelfs zonder Codabox kun je codabestanden automatisch laten verdelen volgens de Codabox‑structuur.

4.1. IBAN‑instellingen in MasterKB

Ga naar:
MasterKB → Kantoorbeheer → Relaties

• Open de relatiefiche
• Tab Basisgegevens → Rekeningnummers
• Vul het IBAN‑nummer in
• Vink Upload Coda aan

Herhaal dit voor alle dossiers waarvoor je bestanden ontvangt in één centrale map.

4.2. Codabestanden laten verdelen naar de juiste dossiers

Ga naar:
MasterKB → Boekhouding → Upload CODA bestanden

 

Je ziet:

• Onder NOTFOUND: bestanden waarvoor geen IBAN is gevonden
• Aantallen per dossier

Wanneer je kiest voor Verwerken:

• worden de bestanden verplaatst naar de structuur volgens CODABOXPATH

 

 

• Gelijktijdig worden ze verplaatst naar de map processed