StartOpstarten Adsolut- Dossiers aanmaken en openen
How To

Opstarten Adsolut- Dossiers aanmaken en openen

Adsolut Boekhouding
Laatst bijgewerkt: Leestijd 3 minuten
Starten metDossier Instellingen

    Opstarten Adsolut

    U start Adsolut op door te dubbelklikken op volgend icoon

    Volgend scherm verschijnt

    Na het ingeven van uw gebruikersnaam en wachtwoord verschijnt het hoofdscherm (dossierbeheer) van de applicatie. Hierin kunt u dossiers creëren, openen, afsluiten, parameters instellen, gebruikers aanmaken, …

    Openen van een bestaand dossier

    Indien het dossier waarin u wil werken al bestaat, kunt u het openen door linksboven te klikken op 

    Afbeelding met tekstAutomatisch gegenereerde beschrijving

    In het menu dat verschijnt klikt u op Open dossier (Shift + F1) om een bestaand dossier te openen.

    Afbeelding met tafelAutomatisch gegenereerde beschrijving

    Klik op het gewenste dossier en klik onderaan op de knop Open om het dossier te openen. Afhankelijk van de modules waarmee u werkt, bevat het menu meer of minder onderdelen.

    Voorbeeld menu KMO-beheer en Boekhouding:

    Onderaan in de statusbalk vindt u de code, naam en ondernemingsnummer van het dossier, de gebruiker die is ingelogd en de versie van het programma waarin u werkt. Ook bovenaan op het scherm ziet u de code, naam en ondernemingsnummer van het actieve dossier.

    Om van dossier te wisselen, gaat u op dezelfde manier te werk. Het is niet nodig om het dossier eerst af te sluiten. 

    U sluit een dossier af door links bovenaan te kiezen voor Sluit dossier (Shift + F2).

    Creatie van een nieuw dossier

    De creatie van een nieuw dossier gebeurt in 2 stappen:

    • Het aanmaken van de relatie

    • De creatie van het dossier voor deze relatie

    1. Aanmaken van de relatie

    Klik in het dossierbeheer op Relaties. Een scherm met de reeds bestaande dossiers wordt geopend.

    Klik linksboven op Nieuw of Ctrl + N om een nieuwe dossierfiche te openen.

    In deze fiche kunt u alle gegevens ingeven of enkel het ondernemingsnummer intikken en vervolgens op 

    V klikken. De gegevens worden dan ofwel opgehaald uit Companyweb (indien u daarop geabonneerd bent) ofwel overgenomen uit VIES (Vat Information Exchange System).

    Bovenaan geeft u het Relatietype (rechtspersoon of natuurlijk persoon) mee en kiest u de Code van het dossier. Indien u zelf geen Code ingeeft, zal het programma dit automatisch doen. Deze Code kunt u achteraf niet meer aanpassen.

    Bewaar de relatie door bovenaan links te klikken op Opslaan of via Ctrl + S.

    1. Creatie van het dossier

    Klik bovenaan in het menu op Nieuw dossier

    Er opent een scherm waarin u een sjabloondossier kunt selecteren. Een sjabloondossier is een dossier waaruit Adsolut alle instellingen en creaties van bvb. grootboekrekeningen, betalingsvoorwaarden, leveranciers, relaties,… zal kopiëren naar het nieuwe dossier. 

    We maken hier vooral een verschil tussen de bestaande sjabloondossiers ADNEWKMO en LEEGEMP.

    Het sjabloondossier LEEGEMP omvat slechts een beperkt rekeningstelsel met grootboekrekeningen die noodzakelijk zijn om onze dossierinstellingen aan te vullen. Hier gaat u dus het rekeningstelsel nog volledig moeten aanvullen. Dit dossier omvat ook al verschillende parameters (betalingsvoorwaarden, btw-regimes, btw-codes, …) die we nog verder kunnen wijzigen.

    Het sjabloondossier ADNEWKMO omvat al een volledig rekeningstelsel (MAR). Dit rekeningstelsel is ook al volledig opgesteld in functie van een optimale werking van het fiscaal dossier. Dit dossier omvat eveneens de verschillende parameters (betalingsvoorwaarden, btw-regimes, btw-codes, …) die we nog verder kunnen wijzigen.

    Meestal kiezen we hier het dossier ADNEWKMO. 

    Klik  onderaan op ok om de gegevens uit het sjabloondossier te kopiëren naar ons nieuw dossier.

    Indien u met gebruikers werkt, dient u aan te duiden voor welke gebruikersgroep(en) dit dossier toegankelijk mag zijn.

    • Een dossier fungeert als sjabloondossier indien u in de relatiefiche van het dossier op het tabblad Boekhouding het veld Sjabloon gaat aanvinken.

    Vervolgens kunt u het dossier selecteren in de dossierlijst.

    Afbeelding met tafelAutomatisch gegenereerde beschrijving

    1. Aanvullen van de dossiergegevens

    In het dossierbeheer kiest u de relatie waarvan u de gegevens wenst aan te vullen of te wijzigen. 

    Bewaar de gegevens via Opslaan linksboven of via Ctrl + S. 

    Gerelateerde onderwerpen

    Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier
    Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.
    Adsolut back-ups
    Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.
    Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.
    Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.
    Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?
    Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.
    Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken
    Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.