Peppol-factuur opmaken zonder verkoopbon

Inhoud
1. Algemeen
2. Opmaak Peppol factuur (XML/PDF) zonder verkoopbon
3. Resultaat
4. Extra Info
5. Zie ook

1. Algemeen

Situatie t.e.m. Adsolut 25.14
Een factuur wordt altijd vooraf gegaan door een verkoopbon. Deze verkoopbon wordt aangemaakt in het Adsolut KMO-beheer (tabblad Verkoopbonnen). De PDF en de XML van de factuur wordt daarna samengesteld op basis van de informatie in de verkoopbon. Zo komen o.a. de artikellijnen op de factuur te staan. Natuurlijk kan een boeking steeds aangemaakt worden zonder verkoopbon, maar vermits er geen PDF achter de boeking zit, zal deze niet geprint kunnen worden of verzonden kunnen worden via mail of Peppol. Je zult zien dat de zendwijzes in Adsolut (Boekhouding > Verkopen) uitgegrijsd zijn.

Zie ook: Adsolut KMO-beheer: Basis handleiding - Verkoop

Situatie vanaf Adsolut 26.1
Vanaf Adsolut versie 26.1 heb je onder bepaalde voorwaarden ook de mogelijkheid om een factuur zonder verkoopbon te verzenden via Peppol. Het onderstaande geldt voor boekingen die:

manueel aangemaakt worden in Adsolut (Boekhouding > Verkopen).
in Adsolut geïmporteerd worden vanuit een extern softwarepakket.

In plaats van de artikellijnen worden de tegenboekingslijnen opgenomen in de Peppol XML (en PDF). Met tegenboekingslijnen bedoelen we de lijnen met een BTW-code. Er zijn twee mogelijkheden om een PDF van zo’n Peppol factuur zonder verkoopbon op te maken:

Ofwel werd de PDF reeds opgemaakt in een externe software en wordt deze toegevoegd aan het Documentenbeheer van de factuur. Deze kun je manueel toevoegen, of deze kan samen met de boeking geïmporteerd worden in Adsolut Boekhouding (zie stap 2.1).
Ofwel voeg je een nieuwe lay-out toe in de ReportsDef. Deze lay-out zal de artikellijnen op de PDF vervangen door de tegenboekingslijnen (zie stap 2.2).

In hoofdstuk twee gaan we dieper in op de mogelijkheden.

2. Opmaak Peppol factuur (XML/PDF) zonder verkoopbon

Opgelet
Je kunt de onderstaande opties niet tegelijkertijd gebruiken! Ofwel kies je ervoor om met bestaande PDF’s te werken, ofwel maak je de PDF op via Adsolut.

Optie 1: Aanmaken Peppol factuur op basis van een reeds bestaande PDF
In dit scenario gaan we er vanuit dat de PDF van de factuur als apart bestand reeds bestaat. Deze wordt toegevoegd aan de boeking in Adsolut, waarna deze opgenomen wordt in de Peppol XML. Wanneer er maar één PDF in het Documentenbeheer zit, wordt deze opgenomen in de Peppol.

PDF toevoegen

Maak de boeking aan via Boekhouding > Verkopen.
Voeg de bestaande PDFtoe aan het Documentenbeheer van de factuur (1).
Klik op Verzend e-factuur (2).

De tegenboekingsregels worden opgenomen in de XML, de PDF van de factuur wordt getoond zoals ze opgemaakt werd in de externe applicatie.

PDF importeren

Importeert de boeking in Adsolut.
De PDF wordt mee geïmporteerd in komt in het Documentenbeheer van de factuur te zitten.
Klik op Verzend e-factuur.

Optie 2: PDF genereren in Adsolut
In dit scenario gaan we er vanuit dat er geen PDF van de factuur bestaat, en dat de boeking manueel wordt aangemaakt via Boekhouding > Verkopen.
Hiervoor dient een aparte lay-out ingesteld te worden, die de data in de tegenboekingslijnen weergeeft als artikellijnen. De ReportsDef vind je via Systeembeheer > Algemeen > ReportsDef.
Factuur zonder Erp is een nieuwe kolom in de ReportsDef. Wanneer dit veld aangevinkt is, wordt deze lay-out gebruikt om een factuur zonder verkoopbon te verzenden als Peppol-factuur. Je kunt deze lay-out ook gebruiken om te printen of te mailen.

Soort Document: Bon
Tabelnaam: blrela
Layouts: ads-factuur-zerp-v2.0
Geselecteerd: aangevinkt
Factuur zonder Erp: aangevinkt

3. Resultaat

XML

A screenshot of a computer codeAI-generated content may be incorrect.

PDF Factuur

4. Extra info

De lay-out van de PDF zal opgebouwd worden volgens de info die in FCTHOOFD en FCTSLOT ingegeven werd. Meer info: Hoe kan ik de hoofding of slot aanpassen van mijn factuur en aanmaning voor de standaard lay-outs?
Indien je graag een gepersonaliseerde lay-out wenst, kun je hiervoor een remote interventie aanvraag via onze website.
Het factuurnummer zal automatisch opgenomen worden in de XML als PO-nummer, vermits het PO-nummer normaal op de verkoopbon wordt ingegeven en niet in de boeking zelf. Hou hier rekening mee wanneer je een Peppol-factuur opmaakt voor een overheidsinstelling! Meer info: Welke rol speelt het vinkje Overheidsinstelling bij het opnemen van het PO-nummer in de XML bij E-invoicing?

5. Zie ook

Thema: het nieuwe e-invoicingportaal (2025)

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.