Vat-refund - Introductie

Wat is een VAT-refund?
Wanneer er btw betaald is op uitgaven die in een lidstaat van de Europese Unie gebeurd zijn (bv: brandstofkosten, kosten voor beurzen, ...) kan deze btw teruggevorderd worden via het Belgische Intervat-portaal.

Hoe maak ik een VAT refund-aangifte in Adsolut?

*Werkt niet in Adsolut KMO cloud

Stap 1: Instellingen in het MasterKB

In de MasterKB > 'Boekhouding > Vatrefund
Hierbij is het overzicht van de verschillende terugbetalingsmogelijkheden die ingediend kunnen worden per land.

Tip
Via de onderstaande link kan u per land de codes en subcodes opvragen:
https://ec.europa.eu/taxation_customs/tic/public/vatRefund/codes/VatRefCodesPublication.html

In het MASTERKB > Kantoor > Relaties
Open de relatiefiche van het dossier dat een vat-refund wilt uitvoeren. Vul in tabblad 'Algemeen' > KBO de NACE-code in.
2022-09-19 10_00_04-Adsolut - MASTERKB ().png

2022-09-19 10_00_04-Adsolut - MASTERKB ().png

Stap 2: Instellingen in het subdossier

1. Kijk na of 'Vat-refund' actief is in de btw-regimes.
In het subdossier > Parameters > Boekhouding > BTW-Regimes
Deze lijst is het overzicht van de btw-regimes die actief staan.
Als 'Vatrefund' er niet bijstaat klikt op het actief aangevinkt.png

links vanonder om alle regimes te tonen en niet enkel de actieve.
Dubbelklik dan op 'Vatrefund' en vink 'Actief' aan.

2. Instellingen op Leveranciersniveau
Ga in het subdossier > Boekhouding > Leverancier > duidt leverancier aan waarbij vatrefund mogelijk is.
In het tabblad 'Aankoopgegevens' stel je volgende zaken in:

Hier kunt u de nodige instellingen doen:
Aanvraag terugbetaling btw (VAT refund): Aanduiding dat er voor deze leverancier een aanvraag tot terugbetaling van de btw ingediend kan worden.
Code: De defaultcode voor welke uitgaven er een terugbetaling aangevraagd kan worden. Bijvoorbeeld 'Logies'.
Subcode: De gedetailleerde code voor welke uitgaven er een terugbetaling aangevraagd kan worden.
Vereenvoudigde factuur: Indicatie of de leverancier een vereenvoudigde factuur heeft afgeleverd.
Extra omschrijving: Een extra omschrijving van de uitgaven.
Taal: De taal waarin de extra omschrijving ingegeven is.

Noodzakelijk is dat de 'Aanvraag terugbetaling btw' aangevinkt staat, de andere instellingen zijn niet verplicht op voorhand in te vullen.

De leverancier moet een btw-code hebben van het land waarvoor de terugbetaling wordt aangevraagd en het btw-regime moet op 'Vatrefund' staan.

3. Instellingen in het Boekhoudplan

Ga in het subdossier >Boekhouding > Boekhoudplan
Duidt een rekening aan waarmee gebruik gemaakt kan worden voor een vatrefund. Bv: beurskosten.
Vaak wordt in het boekhoudplan onderscheidt gemaakt tussen binnenlandse kosten en buitenlandse kosten.
Dit is geen verplichting.

Wat als de juiste btw-code niet in mijn boeking staat?
Zie hier.

Stap 3: Boek een aankoopfactuur met terugbetaling.

Ga in het subdossier > Boekhouding > Aankopen > CTRL + N

Wanneer de leverancier op 'Aanvraag voor terugbetaling btw (VAT refund) staat, het btw-regime op 'Vatrefund' en er een buitenlandse btw-code gebruikt is, dan verschijnt de pop up met de details waarvoor een terugbetaling aangevraagd kan worden. De gebruiker kan de defaultwaardes ingevuld op de leverancier of rekeningnummer hier nog overschrijven. Indien er geen defaults gezet zijn op leverancier of rekening kan de gebruiker de gegevens hier nog steeds selecteren.
Bij het opslaan van de boeking worden ook de VAT refund gegevens bewaard.

Als u nadien de VAT refund-gegevens nog wenst te wijzigen, klikt u rechts op de boekingslijn die VAT-refund gegevens bevat en kiest u voor 'Wijzigen VAT refund-gegevens'. De pop up wordt dan opnieuw getoond.

Stap 4: Aanmaken van een vat-refund aangifte

Ga in het subdossier > Boekhouding > 'Btw > VAT refund-aangifte > CTRL + N

Daarna klikt u op 'Bereken aangifte (F5)' zodat de nodige gegevens opgehaald worden.

Om de XML aan te maken klikt u op 'XML-aangifte (F7)'. De XML kunt u lokaal opslaan en gebruiken om in te dienen bij Intervat.

Als u een rapport wenst te maken van de VAT refund-aangifte klikt u op 'Afdrukken' - 'VAT refund (Ctrl + P)'. Er wordt een preview getoond van het rapport.

Zie eventueel ook:
Ga naar thema: Btw-aangifte
Ga naar overzicht van alle thema's binnen Adsolut boekhouding

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.