Werken met Projectbeheer.

Adsolut KMO‑beheer biedt de mogelijkheid om projecten efficiënt op te volgen via de module Projectbeheer.
Doorheen de volledige Adsolut‑flow kunnen projecten gekoppeld worden aan verschillende processen.

Met behulp van projecten worden gegevens uit onder andere aankoop, verkoop en prestaties samengebracht. Hierdoor krijg je binnen Adsolut een duidelijk en centraal overzicht van alle informatie die bij een project hoort.

1. Projectfiche

De projectfiche bevat alle informatie die nodig is om een project in Adsolut KMO‑beheer op te volgen. Ze bestaat uit verschillende tabbladen, elk met hun eigen functie.

1.1 Algemeen

In het tabblad Algemeen worden de basisgegevens van het project vastgelegd.

Projectnr.: Het projectnummer. Dit kan handmatig ingegeven worden of automatisch worden gegenereerd.
Benaming: De naam van het project.
Relatie: De relatie (klant of leverancier) waaraan het project wordt gekoppeld.
Een project wordt meestal gekoppeld aan een relatie, maar dit is niet verplicht (bijvoorbeeld voor interne projecten).
Contactpersoon: De contactpersoon bij de relatie. Onderaan op het tabblad Info kunnen meerdere contactpersonen worden toegevoegd.
Projectleider: De medewerker die verantwoordelijk is voor het project.
Status: De status van het project. Mogelijke statussen kunnen worden ingesteld via Parameters > Projectstatussen.
Vertegenwoordiger: De vertegenwoordiger voor dit project (medewerker).
Leveradres: Afwijkend project- of leveradres, indien van toepassing.

1.2 Tabblad Info

Het tabblad Info bundelt alle algemene informatie rond het project.

Datum contract: Datum waarop het projectcontract werd getekend of bevestigd.
Begindatum: Startdatum van het project.
Datum oplevering: Voorziene opleverdatum.
Afgewerkt / Afgewerkt op :Indicator of het project afgerond is + datum van afwerking.
Projecttype: Soort project. De beschikbare types worden ingesteld via Parameters > Projecten > Projecttype

Tip:
De contractdatum en de begindatum hoeven niet gelijk te zijn. Beide data zijn vaak belangrijk om correct te kunnen registreren.

Fases

Projecten kunnen worden onderverdeeld in één of meerdere fases.

Template fases
Om tijd te besparen kunnen fase‑templates worden vooraf gedefinieerd via Parameters >Projecten > Projectfases.

Per fase kunnen volgende velden worden ingesteld:

Volgnr. – volgnummer
Fase – naam van de fase
Target datum – voorziene opleverdatum
Uitgevoerd – aangeduid of de fase afgerond is
Uitvoeringsdatum – datum van uitvoering
Opmerking – bijkomende informatie

Belangrijk:
Vooraleer te starten met Projectbeheer is het belangrijk om stil te staan bij de keuze van statussen en fases. Beide hebben een specifiek doel.

Een project heeft altijd slechts één status, maar kan meerdere fases tegelijk doorlopen.

Contactpersonen

Onderaan op de tab Info kunnen meerdere contactpersonen van de relatie gekoppeld worden.
Via het veld Memo kan extra informatie per contactpersoon worden bijgehouden (bijvoorbeeld rol of taak binnen het project).

1.3 Tabblad Project posten

Projecten kunnen worden opgesplitst in verschillende projectposten.

Projectposten worden aangemaakt via het tabblad Project posten.
Nadien kunnen ze gebruikt worden in verschillende processen binnen Adsolut (orders, verkoopbonnen, ontvangsten, …).
Via rechtermuisknop > Veldkiezer kan het veld Projectpost worden toegevoegd aan diverse documenten.

Per projectpost worden verschillende totalen berekend, zoals:

Tot. KP Order: Totale kostprijs van de lijnen in orders
Tot. KP Verkoop: Totale kostprijs van de lijnen in verkoopbonnen
Tot. KP Gevorderd: Totale kostprijs van de lijnen in vorderingsstaten
Tot. KP geb. uitleveringen: Totale kostprijs van de lijnen in uitleveringen
Tot. Bestellingen lev.: Totale kostprijs van de lijnen in bestellingen
Tot. Best. lev. OP: Totale kostprijs van de lijnen in openstaande bestellingen
Tot. Ontvangsten lev.: Totale kostprijs van de lijnen in ontvangsten
Tot KP geboekte uren: Totale kostprijs van de geregistreerde lijnen

1.4 Tabblad Opmerking

In dit tabblad kan extra interne informatie over het project worden bijgehouden. Hierbij is het mogelijk om gebruik te maken van de Rich Tekst Editor.

1.5 Tabblad Budget

In dit tabblad kan je de budgetten voor dit project beheren.

1.6 Tabblad Gepresteerde uren

Toont een overzicht van alle geregistreerde prestaties die aan het project gekoppeld zijn.

1.7 TabbladHistoriek

Geeft een volledig overzicht van alle documenten en processen binnen Adsolut die aan het project gelinkt zijn:

Aankoop: prijsaanvragen, bestellingen, ontvangsten
Verkoop: offertes, orders, verkoopbonnen, vorderingsstaten, uitleveringen
Service: servicebonnen, supporttickets

1.8 Tabblad Boekingen

Toont alle boekhoudkundige verrichtingen gekoppeld aan het project, zoals aankoop‑ en verkoopfacturen.

1.9 Tabblad Afspraken

Alle afspraken die aan het project gelinkt zijn, worden hier weergegeven.
Het gaat zowel om afspraken die rechtstreeks vanuit het project gepland zijn, als afspraken vanuit andere documenten.

1.10 Tabblad Tarieven

Indien nodig kunnen per project specifieke tarieven ingesteld worden.
In andere gevallen worden de algemene tarieven gebruikt.

1.11 Tabblad CRM

Via dit tabblad kunnen contacten van relaties of leveranciers aan het project worden gekoppeld.
Extra informatie (zoals functie binnen het project) kan worden toegevoegd via het veld Opmerking.

1.12 Tabblad Communicator

Projecten kunnen gekoppeld worden aan communicator‑items.
Alle gekoppelde items worden hier getoond.

1.13 Tabbladen Contracten & Installaties

Contracten en installaties die aan het project gelinkt zijn, worden onder de respectievelijke tabbladen weergegeven.

1.14 Tabblad Opleidingen

Opleidingen die aan het project verbonden zijn, worden hier overzichtelijk opgelijst.

2. Functies naar nieuwe documenten

Vanuit de projectfiche kan je nieuwe documenten aanmaken via de functietoetsen bovenaan.

3. Nuttige weetjes

3.1 Is het mogelijk om een bestaande bon toe te kennen aan een project? / Is het mogelijk een bon die is toegekend aan een verkeerd project te ontkoppelen en toe te kennen aan een ander project?

A. Verkoopzijde

In een bon aan de verkoopzijde bestaat de mogelijkheid om op het tabblad Bon Info een project toe te kennen of om het project te wijzigen.

Project in verkoopbon.png

B. Aankoopzijde

In een bon aan de aankoopzijde (vb een bestelling naar een leverancier of een ontvangstbon) bestaat helemaal onderaan de bon het veld Project. Bij het invullen van dit veld heeft u de keuze om dit project ook ineens door te voeren voor alle artikellijnen.

Het programma stelt dan volgende vraag:

Project in verkoopbon - bevestiging.png

U kunt ook per artikellijn een project toekennen in de kolom Project

Het is ook mogelijk om één artikel te koppelen aan meerdere projecten. Maak voor het betreffende artikel meerdere lijnen aan en koppel per lijn het juiste project.

Project in ontvangst.png

3.2 Communicator gebruiken binnen Projectbeheer

Via de Communicator kan je alle communicatie en opvolging rond een project centraal beheren. Dit maakt het eenvoudiger om e‑mails, notities en contactmomenten rechtstreeks binnen het project terug te vinden.

A. Communicatoritems aanmaken

Communicatoritems kan je aanmaken via:

Kantoor → Beheer → Communicator

In dit scherm vind je ook het veld Project.

Selecteer eerst een Relatie.
Als er voor deze relatie reeds één of meerdere projecten bestaan, kan je het gewenste project selecteren.
Vervolgens kan je een communicatoritem aanmaken dat automatisch aan dit project wordt gekoppeld.

B. E‑mails koppelen aan projecten

Wanneer je een e‑mail verstuurt naar een relatie, kan je dit via de Communicator doen.
Door dit te doen:

wordt de e‑mail automatisch aan het juiste project gekoppeld
kunnen alle opvolgingen en communicatie nadien eenvoudig binnen het project geraadpleegd worden

Zo blijft alle projectgerelateerde communicatie netjes op één centrale plaats beschikbaar.

Gerelateerde onderwerpen

Adsolut: postcode en/of gemeente is niet gekend of onbestaande in subdossier

Deze handleiding beschrijft hoe je in Adsolut nieuwe gemeenten kunt toevoegen: via relatie- of leveranciersfiche, direct in de gemeentelijst onder Parameters > Relaties > Gemeente, of door meerdere gemeenten te importeren vanuit een Excelbestand met kolommen voor landen_code, postcode en naam. Ook wordt benadrukt dat alleen Belgische gemeenten standaard aanwezig zijn en dat buitenlandse gemeenten handmatig toegevoegd moeten worden. Verder bevat de tekst tips over het beheren van landen en het verwijderen van dubbele gemeenten zonder NIS-code om systeemproblemen te voorkomen. Links naar aanvullende handleidingen worden meegeleverd.

Adsolut back-ups

Dit document geeft uitgebreide richtlijnen voor het maken, plannen en automatiseren van back-ups binnen Adsolut, inclusief het MasterKB (hoofddossier) en subdossiers. Het benadrukt het belang van ongewijzigde backupbestanden en het uitvoeren van back-ups buiten kantooruren om datacorruptie te voorkomen. Er worden drie backupniveaus besproken: binnen Adsolut, van SQL-databases (offline/ single_user modus vereist) en van bestandssystemen. Automatisering via ServiceTask wordt besproken, maar afgeraden vanwege cumulatieve opslag, handmatige opschoning en beveiligingsrisico’s. Advies is om gespecialiseerde software te gebruiken en wijzigingen altijd in overleg met een IT-partner door te voeren.

Waar moet ik op letten bij het ingeven van de naam van mijn onderneming, het ingeven van de rekeningnummers, en het meesturen van de kopie indentiteitskaart voor de registratie.

Bij de registratie van uw onderneming op het e-invoicingportaal is het belangrijk om de ondernemingsnaam exact in te geven zoals geregistreerd in de officiële ondernemingsgegevens. Controleer daarnaast dat de kopie van de identiteitskaart duidelijk leesbaar, volledig en geldig is. Bij het invoeren van de rekeningnummers dien je na te gaan dat alle IBAN-nummers correct zijn overgenomen en overeenkomen met de rekeningnummers van de onderneming. Een correcte invoer van deze gegevens voorkomt vertragingen of problemen tijdens de registratie.

Waar vind ik het nieuwe e-invoicingportaal (2025) en hoe activeren, openen en beheren?

Deze handleiding beschrijft het activatieproces van het nieuwe e-invoicingportaal via My.Adsolut.com, exclusief voor beheerders. Activatie is kosteloos en volgt automatisch via de tegel "Koop online". Na activatie verschijnen de links "Open" en "Beheer" voor toegang tot het portaal. Met "Open" beheert u facturen en dossierinstellingen, en met "Beheer" beheert u gebruikersrechten en abonnementgegevens. Extra informatie en prijsdetails staan op de productpagina. Het portaal biedt een onboarding en functionaliteiten voor efficiënte elektronische factuurverwerking. Meer info is beschikbaar via een ondersteuningslink.

Minimale versievereisten om het nieuwe e-invoicingportaal te kunnen gebruiken

Dit document informeert over de minimale versievereisten van Wolters Kluwer-software (zoals Adsolut, Expert/M, Vero, Briljant, Top Account) voor gebruik met het nieuwe e-invoicingportaal. Het benadrukt het belang van het updaten van de software en dat men beheerder moet zijn op My.Adsolut.com om het product te kopen en koppelingen te maken. Daarnaast wordt aangeraden lid te worden van ondersteuningsgroepen via het Support portaal om waardevolle informatie en meldingen te ontvangen over de software.