Werken met Vorderingsstaten.
1. Inleiding vorderingsstaten
Vooral in de bouwsector werk je vaak met lastenboeken, meetstaten en vorderingsstaten.
Met vorderingsstaten kun je een order in verschillende fasen vorderen en vervolgens in schijven factureren. Vaak koppel je hierbij percentages aan specifieke onderdelen van een project, bijvoorbeeld 15% bij de grondwerken en 15% bij de funderingswerken.
Adsolut KMO-beheer biedt de mogelijkheid om orders via vorderingsstaten te verwerken en te factureren.
Vorderingsstaten activeren
Om met vorderingsstaten te werken, ga je naar Systeembeheer > Instellingen Logistiek beheer > Instelling. Selecteer de instelling VORDERINGSSTATEN en plaats deze op TRUE door hierop te dubbelklikken.
Daarna vind je de vorderingsstaten terug via KMO-beheer > Vorderingsstaten.
Werkwijze
Je kunt een nieuwe vorderingsstaat uitsluitend aanmaken vanuit een order. Vervolgens verloopt de verdere verwerking via het proces van de verkoopbonnen en leveringsnota's.
Dit betekent dat je per order kiest voor één van beide werkwijzen:
- werken met vorderingsstaten;
- werken met verkoopbonnen.
Wanneer je voorraadartikelen uitlevert binnen een order dat via vorderingsstaten wordt gefactureerd, kun je deze verwerken via de functionaliteit Uitleveringen.
2. Order
Project
Wanneer je met vorderingsstaten werkt, maak je meestal ook gebruik van projecten en projectposten.
Je beheert je projecten via KMO-beheer > Verkoop >Projecten.
Op een order kun je het gewenste project koppelen via het tabblad Bon Info > Facturatie
Detaillijnen en projectposten
Wanneer je een order gebruikt dat via vorderingsstaten wordt verwerkt, bestaan de detaillijnen meestal uit algemene artikelen waarvoor geen voorraadbeheer wordt bijgehouden, of uit samenstellingen die op hun beurt voorraadartikelen en/of prestaties bevatten.
Op deze detaillijnen koppel je vervolgens de bijhorende projectposten. Zo kun je de verschillende onderdelen van het project correct opvolgen en verwerken binnen de vorderingsstaten.
3. Vorderingsstaat
Nieuwe vorderingsstaat
Je kunt een nieuwe vorderingsstaat uitsluitend aanmaken vanuit een order via de knop Maak vordering of de toetsencombinatie Ctrl+F10
Ter info: Voor alle artikelen moet een verkoopprijs ingevuld worden. Indien geen verkoopprijs is ingevuld, kan er geen vorderingsstaat worden aangemaakt.
Je kunt pas een nieuwe vorderingsstaat aanmaken wanneer de vorige vorderingsstaat is gefactureerd.
Detail van de vorderingsstaat
In de detailweergave van de vorderingsstaat vind je onder andere de volgende velden terug:
- Omschrijving: de artikelomschrijving.
- Voorzien fakt. aant.: de te vorderen aantallen, overgenomen uit het order.
- Voorzien fakt. eenh.: de eenheid van de te vorderen aantallen.
- Vorig aantal: de aantallen die reeds op eerdere vorderingsstaten werden gevorderd.
- Huidig aantal: de aantallen die je op de huidige vorderingsstaat vordert.
- Vorder %: het reeds gevorderde percentage.
- Aantal gevorderd: het totaal aantal dat reeds werd gevorderd.
- Eenh. pr.: de eenheidsprijs van het artikel, overgenomen uit het order.
- Voorzien totaal: het totale bedrag dat kan worden gevorderd.
- Vorig totaal: het totaalbedrag dat tot en met de vorige vorderingsstaat werd gevorderd.
- Huidig totaal: het bedrag dat op de huidige vorderingsstaat wordt gevorderd.
- Totaal na herziening: het totale gevorderde bedrag, inclusief de huidige vorderingsstaat, na toepassing van een eventuele herzieningsformule.
- Totaal gevorderd: het totale gevorderde bedrag inclusief de huidige vorderingsstaat.
Vordering bepalen
Bij het aanmaken van de eerste vorderingsstaat bepaal je hoe je wilt vorderen:
- op basis van aantallen;
- op basis van percentages.
Deze keuze maak je bij de eerste vorderingsstaat en kun je nadien niet meer wijzigen.
Op de vorderingsstaat bepaal je ook de factuurtekst die op de uiteindelijke factuur wordt afgedrukt.
1. Aantallen vorderen
Je gebruikt aantallen vorderen voornamelijk wanneer het order is opgebouwd uit artikelen met aantallen.
Hiermee kun je een gedeelte van de voorziene aantallen vorderen en factureren.
2. Percentages vorderen
Je kunt een vorderingsstaat ook op basis van percentages verwerken.
Het vorderingspercentage kun je:
- voor de volledige vorderingsstaat bepalen;
- afzonderlijk per artikellijn invullen.
Factureren
Nadat je de vorderingsstaat hebt vervolledigd, kun je kiezen uit dezelfde verwerkingsmogelijkheden als bij verkoopbonnen:
- Klaar voor facturatie
- Factureer
- Handel af
In veel gevallen zet je de vorderingsstaat eerst op Klaar voor facturatie. Vervolgens kan een collega van de boekhouding de factuur opmaken en versturen.
Salderen
Via de knop Saldeer vordering laat je Adsolut automatisch het resterende bedrag invullen.
Deze functie gebruik je doorgaans bij de laatste vorderingsstaat, zodat je het volledige resterende saldo in één keer kunt factureren.
4. Uitleveren
Wanneer je voorraadartikelen wilt uitboeken binnen een project dat via vorderingsstaten wordt opgevolgd, ga je naar KMO-beheer > Uitleveringen.
Op de uitlevering selecteer je de voorraadartikelen die je wilt uitboeken. Vervolgens geef je aan voor welk project deze artikelen worden of werden uitgeleverd.
Zo kun je de gebruikte voorraad correct registreren en koppelen aan het juiste project.
5. Overzicht
Via het tabblad Overzicht op een vorderingsstaat kun je alle eerder aangemaakte vorderingsstaten van hetzelfde order raadplegen.
Zo krijg je snel inzicht in:
- de reeds gefactureerde vorderingen;
- de volgorde van de aangemaakte vorderingsstaten;
- de bedragen en/of percentages die eerder werden gevorderd.
Ook vanuit het project kun je de opvolging van vorderingsstaten raadplegen. Daar zie je welke vorderingsstaten aan het project gekoppeld zijn en hoeveel vorderingsstaten er reeds werden aangemaakt.
Op die manier behoud je steeds een duidelijk overzicht van de voortgang en facturatie van je project.
