How To
Beleghub konfigurieren
ADDISON Direkt Beleghub
Überblick
In der Beleghub-Konfiguration verwalten Sie zentrale Einstellungen für alle Mandanten. Sie können Obergruppen und Kategorien aktivieren oder deaktivieren, Übermittlungsziele festlegen und bestimmen, wie nicht valide E-Rechnungen verarbeitet werden. Änderungen an der zentralen Konfiguration werden auf alle Mandanten übertragen und überschreiben bestehende mandantenspezifische Einstellungen.
Für das Belegmanagement wählen Sie abhängig von der Kategorie Belegmanagement - Eingangsrechnungen oder Belegmanagement - Ausgangsrechnungen. Dadurch werden die Rechnungen passend zugeordnet.
Wenn ein Mandant keine Belegmanagement-Integration lizenziert hat, werden die Belege aus einer entsprechenden Kategorie an die Kanzleilösung übermittelt. Dadurch können Sie dieselbe Kategorie für Mandanten mit und ohne Belegmanagement-Integration verwenden.
Schritte
- Öffnen Sie in ADDISON Online Administration und anschließend Beleghub-Konfiguration.
- Wählen Sie unter Belegkategorien eine Obergruppe oder Kategorie.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschte Obergruppe oder Kategorie über den Schiebeschalter Aktiviert.
- Passen Sie bei Bedarf Bezeichnung und Beschreibung der Kategorie an. Mandanten sehen die Beschreibung als Tooltip.
- Wählen Sie unter Senden an das Ziel für die übermittelten Belege:
- Kanzleilösung - SBA/Ablage oder Kanzleilösung - Datenimport für die On-Premise-Kanzleilösung.
- Belegmanagement - Eingangsrechnungen für Eingangsrechnungen.
- Belegmanagement - Ausgangsrechnungen für Ausgangsrechnungen.
- Öffnen Sie den Tab Einstellungen.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie unter E-Rechnung die Option Nicht valide E-Rechnungen dennoch übermitteln. Diese Einstellung legt den Standard für alle Mandanten fest.
- Wählen Sie Speichern.
Beim Ändern des Aktivierungsstatus werden alle individuellen Mandanteneinstellungen gelöscht. Prüfen Sie die Auswirkungen vor dem Speichern und richten Sie die erforderlichen Ausnahmen anschließend erneut ein.
Wenn Sie die Bezeichnung einer Kategorie ändern, kann sich auch die zugehörige E-Mail-Adresse ändern. Beim Speichern fragt der Beleghub, ob Sie die E-Mail-Adresse beibehalten oder ändern möchten.
Wählen Sie E-Mail-Adresse beibehalten, wenn bestehende Absender die bisherige Adresse weiterhin verwenden sollen. Wählen Sie E-Mail-Adresse ändern nur, wenn Sie alle Nutzer über die neue Adresse informieren können. Die bisherige E-Mail-Adresse wird dann für alle Nutzer ungültig und kann nicht mehr verwendet werden.
Erwartetes Ergebnis
Obergruppen und Kategorien sind zentral eingerichtet. Übermittelte Belege werden an das gewünschte Ziel weitergeleitet. Nicht valide E-Rechnungen werden entsprechend dem zentralen Standard verarbeitet. Bei einer geänderten Kategorienbezeichnung bleibt die bisherige E-Mail-Adresse erhalten oder wird bewusst geändert.
Problemlösung
| Symptom | Lösung |
|---|---|
| Belege werden dem falschen Bereich im Belegmanagement zugeordnet. | Prüfen Sie die Einstellung Senden an. Wählen Sie für die Kategorie passend Eingangsrechnungen oder Ausgangsrechnungen. |
| Belege eines Mandanten erscheinen nicht im Belegmanagement. | Prüfen Sie, ob für den Mandanten eine Belegmanagement-Integration lizenziert ist. Ohne diese Integration werden die Belege an die Kanzleilösung übermittelt. |
| Individuelle Mandanteneinstellungen sind nicht mehr vorhanden. | Prüfen Sie, ob der Aktivierungsstatus einer Obergruppe oder Kategorie geändert wurde. Diese Änderung löscht alle individuellen Mandanteneinstellungen. |
| Ein Mandant verwendet nicht mehr seine individuelle Einstellung für nicht valide E-Rechnungen. | Prüfen Sie, ob die zentrale Einstellung im Tab Einstellungen geändert wurde. Zentrale Änderungen werden auf alle Mandanten übertragen. |
| Nach einer Namensänderung kommen keine E-Mails mehr an. | Prüfen Sie, ob beim Speichern E-Mail-Adresse ändern gewählt wurde. Informieren Sie alle Absender über die neue Adresse oder verwenden Sie künftig E-Mail-Adresse beibehalten. |
| Das Übermittlungsziel kann nicht geändert werden. | Prüfen Sie den Hinweis zur Standardkategorie. Bei Standardkategorien sind einzelne Eigenschaften nicht änderbar. |
nützliche Ressourcen
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