DIVA 2 Digitaler Verwaltungsakt

DIVA 2 Digitaler Verwaltungsakt

Kurzbeschreibung

Mit dem Elster Projekt DIVA (Digitaler Verwaltungsakt) gibt die Finanzverwaltung Verwaltungsakte elektronisch bekannt. Die elektronische Bekanntgabe ist rechtsverbindlich und ersetzt den Papierbescheid – Grundlage ist § 122a Abgabenordnung.

Die Teilnahme am DIVA-Verfahren ist freiwillig.

Aktuell stellt die Finanzverwaltung elektronische Bescheide nur für die Einkommensteuer zur Verfügung. Weitere Steuerarten werden folgen.

Wenn der DIVA-Kenner in den Elster Vollmachtsdatenbanken (Elster und Steuerberaterkammer) gesetzt worden ist, wird die Finanzverwaltung für diesen Mandanten keine Papierbescheide an die Steuerkanzlei mehr senden.

Unterschied zwischen dem DIVA 1 und dem DIVA 2 Verfahren

Mit der Auslieferung der Version 1/2023 wurde eine neue Elster-Version geliefert. Mit dieser Elster Version hat die Finanzverwaltung das DIVA 1 Verfahren eingestellt bzw. das DIVA 1 Verfahren wurde nicht mehr unterstützt.

Im DIVA 1 Verfahren konnte im Einkommensteuer-Mantelbogen zusätzliche DIVA-Informationen erfasst werden (die sogenannte Einmalbekanntgabe Vollmacht). Diese Informationen waren Bestandteil vom Elsterauftrag.

Der ADDISON Datenservice versendet die Elsteraufträge mit seinem Elster-Zertifikat. Daher war es möglich, dass der ADDISON Datenservice über sein Elster-Zertifikat alle DIVA-Bescheide von allen Mandanten abholen konnte und den Steuerkanzleien per Portalnachricht zur Verfügung gestellt hat.

Im DIVA 2 Verfahren hat die Finanzverwaltung die Information, ob ein Mandant am DIVA 2 Verfahren teilnimmt in die Vollmachtsdatenbanken Elster oder Steuerberaterkammer gelegt.

In den Vollmachtsdatenbanken besteht die Möglichkeit für jeden Mandanten einen DIVA-Kenner zu setzten. Ist dieser DIVA-Kenner in den Vollmachtsdatenbank gesetzt, werden von der Finanzverwaltung für diesen Mandanten keine Papierbescheide mehr zur Verfügung gestellt.

Hinweis: Aktuell stellt die Finanzverwaltung elektronische Bescheide nur für die Einkommensteuer zur Verfügung. Weitere Steuerarten werden folgen.

Im DIVA 2 Verfahren kann der ADDISON Datenservice, die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten elektronischen DIVA-Daten nicht mehr von der Finanzverwaltung abholen!

Im DIVA 2 Verfahren befinden sich die Informationen, ob ein Mandant am DIVA-Verfahren teilnimmt, in den Vollmachtsdatenbanken Elster oder der Steuerberaterkammer. Die Verbindung zu den Vollmachtsdatenbanken Elster oder Kammer VDB erfolgt über das jeweilige Zertifikat, was die Steuerkanzlei verwendet.

Das kann der Kammerausweis sein, das kann eine Signaturkarte oder ein USB- Stick sein.

Unser ADDISON Datenservice kennt die verwendeten Zertifikate der Steuerkanzleien nicht. Daher ist es nicht möglich, dass unser ADDISON Datenservice die DIVA 2 Daten von der Finanzverwaltung abholen kann.

Wichtig: Im DIVA 2 Verfahren kann nur die Steuerkanzlei mit dem verwendeten Zertifikat die DIVA-Daten von der Finanzverwaltung abholen.

DIVA 2 - DIVA - Belegabholung

In den Vollmachtsdatenbanken Elster oder Kammer VDB muss neben dem DIVA-Kenner eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden. An diese E-Mail-Adresse der Steuerkanzlei sendet die Finanzverwaltung eine Nachricht, wenn für diesen Mandanten DIVA-Daten zur Abholung bereitstehen.

Ab Version 3/2024 kann die DIVA - Belegabholung über das Dokument Bescheidübersicht durchgeführt werden Um den Prozess der DIVA - Belegabholung weiter zu vereinfachen, wurde in das Dokument Bescheidübersicht die Funktion DIVA-Abruf mit dem Ziel aufgenommen, in einem Verarbeitungsschritt die DIVA-Daten Abholung und Verarbeitung mit den eBescheiddaten zusammenzuführen:

Beim Aufruf der Funktion DIVA-Abruf werden die hinterlegen Zertifikate der Steuerkanzlei angezeigt:

Das gewünschte Zertifikat ist auszuwählen. Für das ausgewählte Zertifikat wird die Finanzverwaltung angefragt, um alle bereitgestellten DIVA-Daten von der Finanzverwaltung abzuholen.

Sofort wird der Dialog Datenabholung DIVA angezeigt. In der Ergebnisspalte kann vom Anwender verfolgt werden, wie die einzelnen DIVA-Datensätze von der Finanzverwaltung abgeholt/heruntergeladen werden:

Während alle DIVA-Datensätze von der Finanzverwaltung abgeholt werden, erfolgt parallel die Verarbeitung der DIVA-Datensätze. Im Dialog wird angezeigt, welcher DIVA-Datensatz sich gerade in der Verarbeitung befindet, um u.a. Postbucheinträge zu erzeugen:

Sind alle DIVA-Daten verarbeitet, wird eine Meldung angezeigt, dass die Abholung an die Finanzverwaltung quittiert/gesendet wird. Diese DIVA-Datensätze werden nicht erneut von der Finanzverwaltung abgeholt.

Nach erfolgreicher Verarbeitung der DIVA-Dokumente ist der Dialog Datenabholung DIVA zu schließen:

DIVA-Verarbeitungsprozess kann abgebrochen werden: Der Verarbeitungsprozess der DIVA-Datensätze kann abgebrochen werden. Das hat zur Folge, dass auch nur die DIVA-Datensätze, die erfolgreich verarbeitet werden konnten, an die Finanzverwaltung quittiert werden.

Alle noch nicht verarbeiteten DIVA-Datensätze werden bei der nächsten Abholung der DIVA-Datensätze erneut abgeholt und verarbeitet.

Ergebnis der verarbeiteten DIVA-Datensätze Für die abgerufenen DIVA-Daten werden endgültige oder vorläufige Postbucheinträge inkl. Fristberechnung erzeugt. Zusätzlich erfolgt ein Eintrag im Erinnerungsfenster für Termin und Fristen.

Dialog Datenabholung DIVA Wird in der Ergebnis-Spalte OK ausgegeben, konnte ein endgültiger Postbucheintrag korrekt erzeugt werden.

Wenn in der Ergebnis-Spalte ein Fehler ausgewiesen wird, könnte es beispielsweise sein, dass kein endgültiger Postbucheintrag erzeugt werden konnte. Ggf. fehlt ein zuständiger Mitarbeiter in den Mandantenstammdaten, um einen Postbucheintrag automatisch erzeugen zu können.

Tritt ein Fehler bei der Verarbeitung des DIVA-Datensatzes auf, wird der DIVA-Datensatz als nicht erfolgreich an die Finanzverwaltung gemeldet. Bei dem nächsten DIVA-Datenabruf wird dieser DIVA-Datensatz von der Finanzverwaltung erneut zur Verarbeitung abgeholt und der DIVA-Datensatz wird erneut versucht zu verarbeiten.

Am rechten Rand vom Ausgabefenster befindet sich ein PDF-Icon. Dort können alle abgeholten PDF-DIVA-Daten angesehen oder als Datei gespeichert werden.

Falls es nicht gelingt, endgültige Postbucheinträge automatisch zu erzeugen, kann der PDF-DIVA Datensatz als PDF-Datei gespeichert werden. Dann kann manuell für diesen DIVA-Datensatz ein Postbucheintrag erzeugen werden.

eBescheiddatenverarbeitung Nach dem Schließen vom Dialog Datenabholung DIVA wird automatisch der Dialog für die zu verarbeiteten eBescheiddatensätze angezeigt:

Die Verarbeitung von eBescheiddaten beim Start des Dokumentes werden nicht mehr automatisch angezeigt.

Für Anwender, die noch nicht am DIVA-Verfahren teilnehmen, ist in der Menüleiste der Bescheidübersicht die Funktion Bescheide verarbeiten aufzurufen, um die Verarbeitung der eBescheiddaten über den Dialog zu starten.

DIVA - Belegabholung ist weiterhin über die Kammer- oder Elster Vollmachtsverwalter möglich. Steuerkanzlei arbeitet mit der Kammer-Vollmachtsdatenbank Wird in der Steuerkanzlei mit der Kammer-Vollmachtsdatenbank der Steuerberaterkammer gearbeitet, können die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten DIVA-Daten über den Vollmachtsverwalter für Kammer-VDB abgerufen werden.

Steuerkanzlei arbeitet mit der Elster-Vollmachtsdatenbank Wird in der Steuerkanzlei mit der Elster- Vollmachtsdatenbank gearbeitet, können die von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten DIVA-Daten über den Vollmachtsverwalter - Elster- Verfahren abgerufen werden.

Anwender, die den DIVA - Belegabruf über die Kammer- oder Elster Vollmachtsverwalter durchführen haben weiterhin folgende Reihenfolge einzuhalten.

Im ersten Schritt ist der DIVA - Belegabruf durchzuführen und im zweiten Schritt ist die Verarbeitung der eBescheiddaten über das Dokument Bescheidübersicht vorzunehmen.

Hinweis: Für Anwender, die bereits mit dem DIVA 1 Verfahren gearbeitet haben, ändert sich der notwendig gewordene Abruf der von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellten DIVA-Daten.

Nach der automatischen Erzeugung der endgültigen Postbucheinträge für die abgerufenen DIVA-Daten bleiben alle weiteren Bearbeitungsschritte, die aus dem DIVA 1 Verfahren bekannt sind, erhalten.

DIVA 2 - Abruf der DIVA-Datensätze der Finanzverwaltung

Neben den DIVA-Datensätzen für Bescheide stellt die Finanzverwaltung zusätzlich auch sonstige Schreiben und Mitteilungen für den Daten-Abruf bereit (z.B. in den Bundesländern Niedersachsen und Baden-Württemberg mit Stand Oktober 2023). Diese DIVA-Datensätze werden von der Finanzverwaltung abgeholt und verarbeitet.

Hinweis: In Vorbereitung auf die DIVA-Datensätze für GewSt-Bescheide der Kommunen erfolgt bereits jetzt eine Abfrage dieser DIVA-Datensätze. Diese Funktion ist aktuell für den internen Test notwendig. Sollten bereits von einzelnen Kommunen GewSt-Bescheide über das DIVA-Verfahren bereitgestellt werden, würden diese DIVA-Daten abgeholt und entsprechend verarbeitet werden.

DIVA-Abruf allgemein:

Pro Abruf der DIVA-Datensätze stellt die Finanzverwaltung maximal 100 DIVA-Datensätze bereit. Wenn wir feststellen, dass die Finanzverwaltung mehr als 100 DIVA-Datensätze für den Abruf bereitgestellt hat, bekommen Sie nach der DIVA-Verarbeitung einen Hinweis angezeigt, dass die maximale Anzahl von DIVA-Datensätzen erreicht ist und die Abholung der DIVA-Datensätze erneut durchzuführen ist:

DIVA 2 - Postbuch - Zustellart ändert sich auf DIVA (ab Version 3/2024)

Abruf der Bescheide

Für den automatischen DIVA-Postbucheintrag wurde bisher als Zustellart im Postbuch Elster genommen. Ab der Version 3/2024 wird die Zustellart automatisch auf DIVA geändert. Damit haben Sie die Möglichkeit im Post-/Fristenbuch sowie im Erinnerungsfenster DIVA-Postbucheinträge über den DIVA-Filter bei der Zustellart anzeigen zu lassen.

Liste der Dokumentvorlagen

Die Liste der Dokumentvorlagen in der Zentralakte wurde um die Versandart (entspricht der Zustellart im Post-/Fristenbuch) DIVA erweitert.

Post-/Fristenbuch

Innerhalb des Post-/Fristenbuchs steht die neue Zustellart DIVA als Selektionsmöglichkeit zur Verfügung.

Diese kann bei Bedarf über die Filterzeile in der Gesamtübersicht ausgewertet werden.

Erinnerungsfenster

Die neue Zustellart DIVA steht ebenfalls im Erinnerungsfenster zur Verfügung. Eine Filterung ist über der Spaltenüberschrift bzw. dem Autofilter ist möglich.

DIVA 2 - Für nicht zuordenbare DIVA-Daten werden vorläufige Postbucheinträge erzeugt

Grundsätzlich werden für DIVA-Daten (Bescheide) automatisch endgültige Postbucheinträge erzeugt. In Fällen, in denen es nicht gelingt, einen endgültigen Postbucheintrag zu erzeugen, werden vorläufige Postbucheinträge erzeugt.

Neben den DIVA-Bescheiden stellt die Finanzverwaltung in einigen Bundesländern bereits Schreiben/Mitteilungen als DIVA-Daten bereit.

Für diese Fälle werden vorläufige Postbucheinträge mit der neuen Dokumentvorlage DIVA vorläufiger Posteingang erzeugt: Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

Akte Mandant kann aus dem DIVA-Datensatz ermittelt werden: Wenn in dem DIVA-Datensatz beispielsweise eine Steuer-Nummer vorhanden ist, wird im Akte-System nach einer entsprechenden Steuer-Nummer gesucht. Ist die Suche erfolgreich, wird für den gefundenen Akte-Mandanten ein vorläufiger DIVA-Postbucheintrag erzeugt:

Über den vorläufigen DIVA-Postbucheintrag kann der DIVA-PDF Datensatz über die Schaltfläche mit dem PDF-Symbol angezeigt werden. Beispielsweise könnte dort ein Erlassbescheid von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt worden sein:

Der vorläufige Postbucheintrag für diesen DIVA-Datensatzes kann manuell entsprechend angepasst und gespeichert werden.

Zusätzlich kann aus dem vorläufigen Postbucheintrag ein endgültigen Postbucheintrag erzeugt werden.

Akte Mandant kann aus dem DIVA-Datensatz nicht ermittelt werden: Der DIVA-Datensatz enthält keine Information (Transferticket oder Steuer-Nummer), um einen entsprechenden Mandanten im Akte-System zu finden.

Auch für diese DIVA-Fälle werden vorläufige Postbucheinträge erzeugt. Voraussetzung dafür ist, dass im Akte-System ein DIVA-Dummy Mandant hinterlegt ist.

DIVA-Dummy-Mandant für vorläufige Postbucheinträge: In der Zentralakte unter Akte/Optionen/Elster/Bescheid /DIVA Daten besteht die Möglichkeit für die Steuerkanzlei einen DIVA-Dummy Mandanten für die vorläufigen Postbucheinträge hinterlegen zu können:

Auf diesen DIVA-Dummy Mandanten werden vorläufige DIVA-Postbucheinträge erzeugt. Es handelt sich um Fälle, wo in den DIVA-Datensätzen keine entsprechende Information vorhanden ist, um einen Mandanten im Akte-System zu finden.

Im oben beschriebenen Fall wurde in dem Akte-System der Mandant mit der Nummer 100900 als DIVA-Dummy Mandant hinterlegt. Der vorläufige DIVA-Postbucheintrag sieht wie folgt aus:

Über den vorläufigen Postbucheintrag kann der DIVA-PDF Datensatz über die Schaltfläche mit dem PDF-Symbol angezeigt werden.

Beispielsweise könnte dort ein Erlassbescheid von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt worden sein:

Der vorläufige Postbucheintrag für diesen DIVA-Datensatzes kann entsprechend angepasst und gespeichert werden.

Da wir einen vorläufigen DIVA-Postbucheintrag erzeugt haben, kann im vorläufigen Postbucheintrag ein entsprechende Akte-Mandant ausgewählt werden, um bei dem ausgewählten Akte-Mandanten den vorläufige Postbucheintrag zuzuordnen.

Zusätzlich kann aus dem vorläufigen Postbucheintrag ein endgültigen Postbucheintrag erzeugt werden.

Zentralakte - Liste der Dokumentvorlagen - Neue Dokumentvorlage In der Zentralakte wurde in der Liste der Dokumentvorlagen die neue Vorlage DIVA vorläufiger Postbucheingang hinzufügt:

Die neue Dokumentvorlage DIVA vorläufiger Postbucheingang wird benötigt, um vorläufige DIVA-Postbucheinträge zu erzeugen.

DIVA 2 - Neue DIVA - Spalte im Elster Vollmachtsverwalter und im Kammer Vollmachtsverwalter

Für jeden Mandanten kann in der Vollmachtsdatenbank (Steuerberaterkammer oder Elster) die Teilnahme am DIVA-Verfahren gesetzt werden.

Vollmachtsverwalter für Kammer VDB Über die Funktion Alle VDB Vollmachten abrufen werden u.a. auch die DIVA-Informationen abgerufen. Ist bei einem Mandanten in der Kammer VDB die DIVA-Information vorhanden, wird der DIVA-Kenner in der neuen Spalte im Vollmachtsverwalter für Kammer VDB gesetzt.

Vollmachtsverwalter Elster Verfahren Über die Funktion Abruf Rechteliste werden u.a. auch die DIVA-Informationen abgerufen. Ist bei einem Mandanten in der Elster VDB die DIVA-Information vorhanden, wird der DIVA-Kenner in der neuen Spalte im Vollmachtsverwalter Elster Verfahren gesetzt.

In den Vollmachtsverwaltern (Steuerberaterkammern oder Elster) kann nach diesem DIVA-Kenner gefiltert werden, um z.B. eine Information zu bekommen, bei welchem Mandanten sich das DIVA 2 Verfahren im Einsatz befindet.

DIVA 2 - Postbucheintrag und Anzeige des PDF-Bescheids

Allgemein: Bei der Verarbeitung der DIVA-Datensätze werden automatisch endgültige Postbucheinträge inkl. Fristberechnung erzeugt. Zusätzlich erfolgt ein Eintrag im Erinnerungsfenster für Termin und Fristen.

Im DIVA 2 Verfahren stell die Finanzverwaltung alle möglichen Einkommensteuer-Bescheide zur Verfügung. Weitere Steuerbescheide werden folgen (In NRW gibt bereits DIVA-Körperschaftsteuer-Bescheide).

Die drei wichtigsten PDF-Einkommensteuerbescheide lauten:

• Einkommensteuerbescheid (EStB)
• Vorauszahlungsbescheid (VZB ESt)
• Verlustfeststellungsbescheid (VF-ESt)

Der Postbucheintrag: Bei der Verarbeitung der DIVA-Datensätze werden automatisch endgültige Postbucheinträge erzeugt. Sobald ein entsprechender Postbucheintrag ausgewählt wird, erscheint die Anzeige des Postbuches mit den automatisch ausgefüllten Feldern inkl. der berechneten Fristen. Über die rot markierte Schaltfläche kann der PDF-Bescheid angezeigt werden.

Im Postbuch wird der PDF-Bescheid nur angezeigt, wenn der Mitarbeiter über das neue Recht für die Anzeige des DIVA eBescheides verfügt.

Sobald Sie auf die Schaltfläche klicken, öffnet sich der PDF-Viewer für diesen Postbucheintrag mit den entsprechenden Funktionalitäten (z.B. zum Drucken).

Ab der Akte Version 3/2024 wurde die Zustellart im DIVA-Postbucheintrag von Elster auf DIVA geändert. Es besteht die Möglichkeit nach allen DIVA-Postbucheinträgen zu filtern, die nach Version 3/2024 von der Finanzverwaltung abgeholt und verarbeitet worden sind.

DIVA 2 - Eintrag im Erinnerungsfenster unter Termin und Fristen

Aufgrund des automatischen Postbucheintrags und der Fristberechnung wird im Erinnerungsfenster ein Eintrag unter Termin und Fristen mit den entsprechenden Fristen erzeugt.

DIVA 2 - Stornieren und Neuanlage eines DIVA-Postbucheintrages

Sollte ein endgültiger DIVA-Postbucheintrag z.B. nicht dem richtigen Sachgebiet zugeordnet sein, kann dieser Postbucheintrag storniert und neu angelegt werden:

Es wird ein neuer vorläufiger Postbucheintrag erzeugt. Das DIVA-PDF Dokument wird in den neuen Postbucheintrag mit übernommen:

DIVA 2 - Rechteverwaltung DIVA-Bescheid

Steuerbescheide unterliegen einer erhöhten Vertraulichkeit. Um dieser Vertraulichkeit Rechnung zu tragen, wurde ein neues Recht zur Anzeige eines DIVA PDF-Bescheids eingeführt. Dieses Funktionsrecht für die Anzeige eines DIVA PDF-Bescheids gilt für das Postbuch und die Anzeige eines PDF-Dokumentes im Dialog Datenabholung DIVA.

Auswirkung des Funktionsrechtes auf das Postbuch Besitzt ein Mitarbeiter das Recht zur Anzeige von DIVA eBescheiden, darf dieser Mitarbeiter den Dateianhang im Postbuch öffnen und ansehen. Er darf diesen Anhang dann auch speichern.

Besitzt der Mitarbeiter das Recht nicht, darf der Mitarbeiter den PDF-Bescheid im Postbuch weder ansehen noch speichern. Es erscheint folgender Hinweis:

Achtung: Sobald der PDF-Bescheid außerhalb des Postbuchs in einem Ordner des PC/Servers gespeichert wird, greift dieses Funktionsrecht nicht mehr.

Einschränkung der Anzeige vom DIVA-PDF-Bescheid auf einzelne Mandantenakten

Hat ein Mitarbeiter grundsätzlich das Recht im Postbuch/-korb den DIVA-PDF Bescheid ansehen zu können, kann über die Rechteverwaltung eine Einschränkung auf bestimmte Mandantenakten durchgeführt werden.

In der Mitarbeiterakte ist zunächst der entsprechende Mitarbeiter oder das entsprechende Team auszuwählen. Über die Rechte kann ein neues Funktionsrecht für den Mitarbeiter definiert werden:

Beispiel:

Der Mitarbeiter Torsten Ahrens soll in der Mandantenakte 100100 keinen Zugriff auf die Anzeige vom DIVA-PDF Bescheid im Postbuch erhalten. Dazu ist die Funktion Postbuch/ -korb eBescheid anzeigen auszuwählen. In der rechten Spalte ist bei Auswirkung Mandanten einzustellen. Im Anschluss ist die gewünschte Mandantenakte auszuwählen. Bei den Rechten ist der Zugriff auf Nein zu stellen. Die Aktion wird mit OK abgeschlossen.

Auswirkung auf die Anzeige vom DIVA-PDF Bescheid in der Mandantenakte

Ruft der Mitarbeiter Torsten Ahrens in der Mandantenakten 100100 im Postbuch/-korb den DIVA-PDF Bescheid auf, werden folgenden Meldungen angezeigt:

Postbuch:

DIVA 2 - Bescheidübersicht -eBescheiddaten und DIVA-Bescheid

Das DIVA 2 Verfahren wurde von der Finanzverwaltung neu entwickelt. Es hat keine Verbindung mit der Übermittlung der eBescheidaten durch die Finanzverwaltung.

Im Akte System sind diese beiden Elster-Verfahren über das Dokument Bescheidübersicht verbunden worden.

Bisher war es so, dass bei der Verarbeitung der ESt-eBescheiddaten vom Programm automatisch ein Postbucheintrag erzeugt worden ist. Im DIVA-Verfahren ist das jetzt nicht mehr so.

Liegt ein ESt-eBescheiddatensatz zur Verarbeitung vor, prüft das Programm der Bescheidübersicht zunächst, ob ein endgültiger DIVA Postbucheintrag vorhanden ist.

Wird der endgültige Postbucheintrag für den DIVA Datensatz gefunden, verwendet das Programm der Bescheidübersicht diesen Postbucheintrag.

Hier schließt sich jetzt der Kreis. Bisher gab es Unklarheiten, wie mit dem automatisch angelegten Postbucheitrag aus der Bescheidübersicht und mit dem Postbucheintrag für den ESt-Papierbescheid in den Kanzleien am besten umgegangen werden soll.

Im DIVA- Verfahren gibt es jetzt ausschließlich einen einzigen Postbucheintrag im Akte System!

Bescheidübersicht:

Bei der automatischen Verarbeitung der eESt-Bescheiddaten, wird der DIVA ESt-Bescheid dem Reiter Verknüpfungen-DIVA dem Bescheideintrag hinzugefügt:

Per Doppelklick auf die Datei mit der Endung PDF wird der DIVA ESt-Bescheid angezeigt.

Hinweis: Sofern Sie einen PDF-Writer installiert haben, können Sie auf das PDF vom DIVA ESt-Bescheid ein Textfeld oder einen selbst definierten Stempel (z. B. geprüft in Ordnung) einfügen. Beim Speichern wird das DOKU Verzeichnis der Akte Installation vorgeschlagen. Die dort befindliche PDF-Datei kann überschrieben und gespeichert werden.

Rufen Sie den DIVA ESt-Bescheid erneut über Reiter Verknüpfungen-DIVA auf, enthält die PDF - Datei das eingefügte Textfeld oder den eingefügten Stempel.

DIVA 2 - Sicherheitsfunktion, falls kein DIVA Bescheid in der Kanzlei ankommt

Angenommen, die Finanzverwaltung stellt keinen DIVA ESt-PDF Bescheid zur Verfügung, wird vom Programm der Bescheidübersicht 1 Tag lang gewartet (bisher 3 Tage), ob für den DIVA PDF-Bescheid ein endgültiger Postbucheintrag vorliegt.

Die Verarbeitung dieser eBescheiddatensätze erfolgt am 2. Tag nach Zustellung der eBescheiddaten.

So lange erscheint bei der eBescheiddatenverarbeitung folgender Hinweis:

Nach Ablauf der Wartezeit von 1 Tagen, legt die Bescheidübersicht wieder selbst einen Postbucheintrag an und erzeugt einen Bescheideintrag für den vorliegenden ESt-eBescheiddatensatz.

Somit ist gewährleistet, dass eine Information über ESt-Bescheiddaten der Finanzverwaltung im Akte System vorliegt!

DIVA 2 - DocuWare und DIVA

Die DIVA ESt-PDF Bescheide werden automatisch DocuWare zur Verfügung gestellt. In Akte können die DIVA-ESt-PDF Bescheide über die DocuWare-Recherche aufgerufen werden.

DocuWare Recherche - Änderungsmöglichkeit für die Spalte Bearbeitungsstatus

In der Datei Daten.INI kann der Eintrag BearbeitungsstatusDIVA=Offen im Bereich [DMS] ergänzt werden.

Ab dem Eintrag in der Daten.INI enthalten die neu verarbeiteten DIVA-ESt-PDF Bescheide in der Spalte Bearbeitungsstatus den Eintrag Offen:

DIVA 2 - ESt-PDF-Bescheid per Drag und Drop in die Aktenstruktur übernehmen

Der DIVA ESt-PDF-Bescheid steht nach Verarbeitung der eBescheiddaten automatisch im Dokument der Bescheidübersicht unter dem Reiter Verknüpfung - DIVA zur Verfügung.

Über das Dokument Bescheidübersicht in der Mandantenakte kann der Bescheideintrag per Drag und Drop in der Jahresakte in das Register Einkommensteuer gezogen werden (bitte den gesamten Bescheideintrag in die Aktenstruktur ziehen).

Der Dateianhang aus dem Bescheideintrag (Verknüpfung - DIVA) wird in dem ausgewählten Register angezeigt und kann wie gewohnt aufgerufen werden.

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass diese Funktion nur in der Mandantenakte zur Verfügung steht.

Die Funktionen der Akte, um Dokumente aus der Aktenstruktur per E-Mail oder ADDISON Direkt senden zu können, stehen selbstverständlich zur Verfügung.

In der Zentralakte unter Akte Optionen Allgemein befindet sich die Funktion PDF-Dokumente beim Ablegen in die Akte verschlüsseln:

Über diese Funktion werden PDF-Dokumente im Akte-Doku Verzeichnis geschützt und mit einem Passwort versehen.

DIVA 2 - DIVA-Daten können manuell an die Finanzverwaltung quittiert werden

Die von der Finanzverwaltung bereitgestellten DIVA-Daten werden abgeholt und es wird versucht endgültige Postbucheinträge zu erzeugen. Das gelingt nicht in jedem Fall. Wird beispielsweise der Mandant im System nicht gefunden, kann kein Postbucheintrag erzeugt werden. Diese DIVA-Fälle werden nicht als erfolgreich an die Finanzverwaltung quittiert. Das hat zur Folge, dass diese DIVA-Datensätze bei jeder neuen DIVA-Abholung erneut zur Verarbeitung vorgelegt werden.

Damit diese DIVA-Datensätze nicht mehr zur Verarbeitung vorgelegt werden, wurde eine Möglichkeit geschaffen, diese DIVA-Datensätze manuell an die Finanzverwaltung zu quittieren:

Im Dialog Datenabholung DIVA werden alle erfolgreich verarbeiteten DIVA-Datensätze (Ergebnis OK) und alle nicht erfolgreich DIVA-Datensätze angezeigt.

Bei den DIVA-Datensätzen, die nicht erfolgreich verarbeitet werden konnten (in der Ergebnisspalte steht beispielsweise das der Mandant nicht gefunden wurde) kann über die rechte Maustaste die Funktion Abholung des DIVA-Dokument der Finanzverwaltung quittieren aufgerufen werden:

Nach erfolgreicher manueller Quittierung des DIVA-Datensatzes an die Finanzverwaltung steht in der Ergebnisspalte OKManuell:

Die Quittierung der DIVA-Datensätze an die Finanzverwaltung erfolgt, wenn der Dialog Datenabholung DIVA geschlossen wird. Folgende Hinweismeldung wird angezeigt:

Die manuell quittierten DIVA-Datensätze werden bei einem nächsten DIVA-Abruf nicht mehr erneut zur Verarbeitung vorgelegt.

DIVA 2 - DIVA-Supportfall erzeugen

Für interne Prüfungen steht die Funktion Supportfall erzeugen im DIVA-Postbucheintrag zur Verfügung:

Über diese Funktion werden die notwendigen DIVA-Daten in ein mit Passwort geschütztes Zip-File ausgelagert und können unserem Support zur Prüfung zur Verfügung gestellt werden.

DIVA 2 - Erzeugung von vorläufigen Postbucheinträgen, wenn die Steuer-Nummer aus dem DIVA-Datensatz in mehreren Mandantenakten vorhanden ist

Die Erzeugung der DIVA-Postbucheinträge erfolgt nach dieser Regel:

Transferticket wird im Akte System gefunden Bei der erfolgreichen Versendung eines Elsterauftrages wird von der Finanzverwaltung ein Transferticket zurückgeliefert. Im DIVA-Datensatz stellt die Finanzverwaltung auch ein Transferticket zu Verfügung.

Wird ein DIVA-Transferticket im Akte System gefunden, erfolgt die Erzeugung des Postbucheintrages für den Mandanten, dem das Transferticket zugeordnet ist.

Transferticket wird im Akte System nicht gefunden Wird das DIVA-Transferticket im Akte System nicht gefunden, wird nach der Steuer-Nummer im Akte System gesucht. Wird die Steuer-Nummer nur in einer Mandantenakte gefunden, erfolgt ein endgültiger der DIVA-Postbucheintrag bei diesem Mandanten.

Wird die Steuer-Nummer in mehreren Mandantenakte gefunden ist eine Zuordnung auf einem bestimmten Mandanten nicht möglich. In diesem Fall wird ein vorläufiger Postbucheintrag beim DIVA-Dummy Mandanten angelegt. Beim DIVA-Dummy Mandanten kann der vorläufige Postbucheintrag geöffnet werden und dem richtigen Mandanten zugeordnet werden.

DIVA 2 - DIVA-Belege sind auch über Mein Elster abrufbar

Die Finanzverwaltung sendet an die Steuerkanzlei eine E-Mail, wenn neue DIVA-Belege (Bescheide und Mitteilungen) zur Abholung bereitgestellt werden.

Der Abruf der DIVA-Belege erfolgt über den Vollmachtsverwalter Elster-Verfahren oder über den Vollmachtsverwalter für Kammer VDB. Mit dem Abruf der DIVA-Belege über die Vollmachtsverwalter werden automatisch endgültige Postbucheinträge erzeugt. Über den automatisch angelegten Postbucheintrag kann der DIVA-Beleg (Bescheid) in PDF-Form angesehen werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die DIVA-Belege über Mein Elster abzurufen:

Die Finanzverwaltung gibt in Mein Elster folgenden Hinweis: