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Dokument „VaSt-BRM“

ADDISON AKTE Steuern
Letzte Aktualisierung: Lesezeit 6 Minuten

    Dokument „VaSt-BRM“

    Allgemein

    Das Programm „Vorausgefüllte Steuererklärung - Berechtigungsmanagement“ (VaSt-BRM) ist als zentrales Programm entwickelt mit dem Zweck, die E-Steuerbelege von der Finanzverwaltung abzurufen und dient zur:

    • Verwaltung des Status der Mandanten-Vollmachten,
    • Beantragung des Freischaltcode (ELSTER-Verfahren),
    • Hinterlegung des Freischaltcode (ELSTER-Verfahren),
    • Export der Mandanten-Stammdaten für den Import in die Vollmachtsdatenbank (VDB-Verfahren),
    • Durchführung des Abrufs der E-Steuerbelege (unabhängig ob die Bevollmächtigung durch das ELSTER-Verfahren oder die VDB erfolgt). Der Datenabruf erfolgt „unabhängig“ von der Bearbeitung der Einkommensteuererklärung, d. h. ein Mitarbeiter, der den Abruf durchführt, muss nicht das Einkommensteuerprogramm für den Mandanten aufrufen,
    • Abruf für mehrere Mandanten gleichzeitig.

    Mit Hilfe der VaSt-BRM können Sie beide Verfahren, ggf. auch parallel, benutzen.

    Programmaufruf

    Das Dokument VaSt-BRM steht über das Kontextmenü Neu | Dokument in den Dokumentvorlagen im Register Steuern der Dauer- und Jahresakte zur Neuanlage im Aktenmanager für die Mandanten-, Kanzlei- und Zentralakte zur Verfügung.

    Berechtigungen Sie haben die Möglichkeit im Dokument Mitarbeiterliste die Berechtigung zum Bearbeiten der Rechte und zur Belegabholung im VaSt-BRM für Mitarbeiter einzuschränken.

    #3748572: akte elster vast akte image40.png

    Funktionen

    Symbol Funktion
    #3748571: akte elster vast akte image41.png Menübefehle: #3462051: akte elster vast akte image42.png
    Abruf Rechteliste: Mit Hilfe des Abrufs kann der Status im VaSt-BRM aktualisiert werden. Beim Abruf überträgt das Finanzamt die zu dem ELSTER-Sicherheitsstick bei ihr gespeicherten Status.
    #3462052: akte elster vast akte image43.png Auswahl des Veranlagungszeitraums, für den der Abruf der E-Steuerbelege durchgeführt werden soll.
    #3462062: akte elster vast akte image44.png Starten des Abrufs für die markierten Einträge.
    #3462058: akte elster vast akte image45.png Aufruf des Mandantenauswahldialogs zur Übernahme der Personen in das VaSt-BRM. Bei Eheleuten/Lebenspartnerschaften werden automatisch beide Personen übernommen. Hinweis: - Es werden nur Personen übernommen, bei denen auch eine Steuer-ID vorliegt. - Eine Mehrfachselektion im Mandantenauswahldialog ist möglich.
    #3462060: akte elster vast akte image46.png Löschen des/der markierten Einträge
    #3462069: akte elster vast akte image47.png Recht beantragen im ELSTER-Verfahren Antrag für eine Berechtigung zum Abruf der elektronischen Belege eines Dateninhabers stellen. Hinweis: Bei der Beantragung wird von ELSTER geprüft, ob die Steuer-ID und das Geburtsdatum korrekt sind. Der Antrag kann nur gestellt werden, wenn die Daten korrekt eingetragen sind.
    #3462071: akte elster vast akte image48.png Recht freischalten im ELSTER-Verfahren Öffnet den Dialog für die Eintragung des Freischaltcode für die markierten Personen.
    #3462073: akte elster vast akte image49.png Recht stornieren im ELSTER-Verfahren Bei Beendigung des Mandats oder bei Widerruf des Datenabrufs, kann über diese Funktion die „Freischaltung“ storniert werden. Hinweis: für VDB-Verfahren siehe Beschreibung zur Spalte „VDB-Typ“.
    #3748573: akte elster vast akte image50.png VDB-Export – VDB-Verfahren Für die markierte(n) Person(en) kann eine Export-Datei erstellt werden die anschließend in der VDB importiert werden kann. Beim erstmaligen Export wird automatisch in der Spalte „VDB-Typ“ das Kennzeichen „Neuanlage“ gesetzt und in der Spalte „Status“ der Status „offen“ eingetragen. Beim weiteren Export wird automatisch in der Spalte „VDB-Typ“ das Kennzeichen „Änderung“ gesetzt. Aufbau der Schnittstelle: #3462097: akte elster vast akte image51.png http://www.bstbk.de/de/themen/Vollmachtsdatenbank/Schnittstellen/
    #3748581: akte elster vast akte image52.png Mehrfachänderung Über diese Schaltfläche kann der Status für die markierten Personen in einem Arbeitsgang geändert werden. #3462095: akte elster vast akte image53.png
    #3463525: akte elster vast akte image54.png Die E-Steuerbelege können über einen Dialog einzeln angezeigt werden.

    Filtern

    Über die Filterzeile kann nach jedem Spaltenkriterium die Personenauswahl eingeschränkt werden.

    #3748582: akte elster vast akte image55.png

    Spalten

    Die Spalten können nach Bedarf auch ein- bzw. ausgeblendet werden.

    Die Einstellung erfolgt über das Kontextmenü (rechte Maustaste) innerhalb der Spaltenüberschrift.

    Sie können damit passend zum Verfahren die Ansicht von VaSt BRM selbst konfigurieren.

    Beispiel:

    • Beim ELSTER-Verfahren ist die Spalte für VDB-Typ nicht erforderlich und kann ausgeblendet werden.
    • Beim VDB-Verfahren können Sie die Spalten: Zertifikat, Antragsdatum, Transferticket und Fehlertext ausgeblendet werden.

    Spalte Status

    Unterschieden werden folgende Status:

    • Nicht beantragt
    • Offen
    • Genehmigt
    • Abgelehnt
    • Widerrufen (früher Storniert)
    • Ignoriert
    • Abgelaufen

    Nur wenn der Status „Genehmigt“ gesetzt ist, kann auch ein Abruf der E-Steuerbelege durchgeführt werden.

    Verwaltung des Status:

    • Der Status kann manuell geändert werden, z. B. wenn das Mandat erlischt.

    ELSTER-Verfahren

    • Beim Beantragen des Rechts wird automatisch der Status „Offen“ gesetzt.
    • Beim erfolgreichen Freischalten der Person, wird der Status automatisch auf „Genehmigt“ gesetzt.
    • Durch den Abruf der Rechteliste, wird der Status anhand der bei der Finanzverwaltung für das Authentifizierungsmedium hinterlegten Einträge, für alle Personen aktualisiert.

    VDB-Verfahren

    • Beim VDB-Export wird automatisch der Status auf „Offen“ gesetzt.
    • Nach der Übermittlung der Vollmacht von der VDB an die Finanzverwaltung, kann der Status manuell auf "genehmigt" gestellt werden.

    Spalte: VDB-Typ (nur für VDB-Verfahren relevant)

    Kennzeichen für die Erstellung der Export-Datei.

    • Status "Neuanlage": beim erstmaligen Export der Daten
    • Status "Änderung": wenn der Datensatz erneut exportiert wird.
    • Status: "Löschen": beim Export werden diese Datensätze mit dem Kennzeichen für „Löschen“ in der Datei vermerkt. Mit ausführen des Exports wird automatisch der Status auf „Widerrufen“ gesetzt.

    Spalte: Zertifikat (nur für ELSTER-Verfahren relevant)

    Bei der Beantragung wird in der Spalte hinterlegt, mit welchem Zertifikat die Beantragung erfolgte. Nur mit diesem Zertifikat kann dann später die spätere Freischaltung sowie der Abruf der E-Steuerbelege durchgeführt werden.

    Spalte: Antragsdatum (nur für ELSTER-Verfahren relevant)

    Bei der Beantragung wird in der Spalte das Datum der Beantragung hinterlegt.

    Spalte: Fehlertext (nur für ELSTER-Verfahren relevant)

    Anzeige von Fehlermeldung die ggf. von ELSTER übertragen wurden.

    Spalte: Freischaltcode (nur für ELSTER-Verfahren relevant)

    Für die Filterung auf das Filter-Symbol klicken und im Kontextmenü (Angepasst) auswählen.

    #3748583: akte elster vast akte image56.png

    Danach wird Ihnen der Dialog "Benutzerdefinierter Spaltenfilter" eingeblendet. Sollen alle Einträge angezeigt werden, bei denen noch kein Freischaltcode eingetragen ist, dann "Ist leer" auswählen. Für die Anzeige aller Einträge mit Freischaltcode "Ist nicht leer" auswählen.

    #3748590: akte elster vast akte image57.png

    Wechseln vom ELSTER-Verfahren zum VDB-Verfahren

    Wenn Sie vom ELSTER-Verfahren zum VDB-Verfahren wechseln, muss das bisherige ELSTER-Zertifikat in der VaSt-BRM gelöscht werden, da ansonsten immer beim Abruf versucht wird auf dieses Zertifikat zuzugreifen. Mit der Funktion „Wechsel auf VDB-Verfahren“ (Aufruf über das Kontextmenü - rechte Maustaste - beim entsprechenden Eintrag) kann dieser Zertifikatseintrag entfernt werden.

    Vorgehensweise zum Wechseln auf das VDB-Verfahren:

    1. Betreffende Mandate in der Liste markieren

    2. Exportieren (csv-Datei für Import in der VDB) der Mandate.
      Die Spalte VDB-Typ wird dann mit „Neuanlage“ belegt.

    3. In der VDB die Daten importieren und entsprechend ergänzen und weiterverarbeiten.

    4. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) Funktion „Wechsel zu VDB“ auswählen.
      Hinweis: auch Mehrfachselektion von Einträgen ist möglich.

    Änderung der Mandanten-Nr. bei Heirat / Scheidung

    Ändern sich die Mandanten-Nr., z. B. aufgrund von Heirat oder Scheidung, kann über das Kontextmenü (rechte Maustaste) eine Reorganisation auf den Eintrag in der VaSt BRM durchgeführt werden.

    Wählen Sie dazu die betroffene Berechtigung aus und rufen Sie über die rechte Maustaste den Kontextmenüpunkt auf.

    #3748589: akte elster vast akte image58.png

    Zuordnungsmöglichkeiten

    Im erscheinenden Dialogfenster haben Sie folgende Möglichkeiten der Reorganisation.

    • #3748594: akte elster vast akte image59.png

    • Steuerpflichtig wird eine andere Person durch geänderten Familienstand

    • … die Person ist zukünftig

    • steuerpflichtige Person oder

    • Ehefrau, Lebenspartner(in)

    • Nutzen Sie diese Auswahl, wenn innerhalb einer Akte z.B. dieser bisherige Ehegatte im Mandantenstammblatt zum Steuerpflichtigen geworden ist.

    • Zuordnung zu einer anderen Akte

    • … die Person ist zukünftig

    • steuerpflichtige Person oder

    • Ehefrau, Lebenspartner(in)

    • Nutzen Sie diese Auswahl, wenn z.B. dieser Ehegatte in einer anderen Akte zum Steuerpflichtigen geworden ist.

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    ELSTER-Verfahren
    Hierbei handelt es sich um das von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellte "Bevollmächtigungsverfahren über Freischaltcode", d. h. in diesem Verfahren, wird die Kanzlei vom Mandanten (Dateninhaber) dadurch bevollmächtigt, dass sie den „Freischaltcode“ vom Mandanten erhält.