4.2. Einstellungen in Microsoft Power BI

Microsoft Power BI® bietet drei zentrale Ansichtsmodi, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Einstellungen ermöglichen. Für eine effektive Nutzung des ADDISON DataCube empfiehlt es sich, mit diesen Ansichten vertraut zu sein und gezielt Einstellungen vorzunehmen, um die Daten optimal aufzubereiten und zu visualisieren.

Berichtsansicht – Funktionen und Visualisierungen

Die Berichtsansicht (1) ist der zentrale Arbeitsbereich für die Gestaltung von Dashboards und interaktiven Auswertungen. Hier werden die Daten aus dem ADDISON DataCube visuell aufbereitet und in interaktive Berichte überführt.
 

Eine Berichtsseite besteht aus sogenannten Visualisierungen (2), wie z. B. Diagrammen, Tabellen oder Kennzahlenfeldern. Diese können per Mausklick ausgewählt werden, um ihre Datenquelle und Konfiguration zu prüfen oder anzupassen (3).

Empfohlene Einstellungen und Vorgehensweise:

• Visualisierungselemente wie Balken-, Linien- oder Kreisdiagramme aus dem rechten Bereich auswählen und auf der Berichtsseite platzieren.
• Felder aus dem Datenmodell per Drag & Drop in die Visualisierungen ziehen (4, 5).
• Filter und Slicer einfügen, um interaktive Steuerung zu ermöglichen (z. B. nach Mandanten, Jahr, Branche).
• Formatierung: Farben, Schriftarten, Achsenbeschriftungen und Legenden anpassen, um die Lesbarkeit zu verbessern.
• Tooltips aktivieren, um zusätzliche Informationen beim Überfahren mit der Maus anzuzeigen.
• Seitennavigation nutzen, um mehrere Berichtseiten für unterschiedliche Themenbereiche zu erstellen (z. B. Kanzleiübersicht, Lohn, Fibu).

Tabellenansicht – Einstellungen und Datenformatierung

In der Tabellenansicht (auch Datenansicht genannt) von Power BI® werden die geladenen Daten in tabellarischer Form dargestellt. Diese Ansicht eignet sich besonders zur Kontrolle, Formatierung und Vorbereitung der Daten für die Visualisierung.

Ein häufiges Szenario bei der Arbeit mit ADDISON-Musterberichten ist die Anpassung von Datumsformaten. Beim Import aus ADDISON enthalten viele Datumsfelder standardmäßig eine Uhrzeitkomponente (00:00:00), obwohl diese nicht benötigt wird. Standardmäßig wird das Format „TT.MM.JJJJ HH:MM:SS“ (General Date) verwendet. Für einige ADDISON-Daten empfiehlt sich jedoch die Umstellung auf „TT.MM.JJJJ“ (Short Date), da die Uhrzeit in der Regel nicht mitgeliefert wird und andernfalls fälschlich als 00:00:00 angezeigt wird.

Empfohlene Einstellungen:

• Spalten umbenennen, um sie in Visualisierungen verständlicher darzustellen
• Datentypen prüfen und korrigieren (z. B. Zahl, Text, Datum)
• Berechnete Spalten oder Measures mit DAX erstellen
• Fehlende oder fehlerhafte Daten identifizieren und bereinigen
• Sortierreihenfolge definieren, z. B. Monate nach Kalenderreihenfolge statt alphabetisch.

Modellansicht – Verwaltung des Beziehungsmodells

Neben der Berichts- und Tabellenansicht bietet Power BI® auch die Modellansicht, in der die Beziehungen zwischen den geladenen Datentabellen grafisch dargestellt werden. Diese Ansicht ist besonders wichtig für die korrekte Auswertbarkeit der Daten in den Berichten.

In der Modellansicht werden die Tabellen aus dem SQL-Datenmodell des ADDISON DataCube angezeigt und über ihre Schlüsselspalten miteinander verknüpft. Die Tabellen „StammMandant“ und „Wirtschaftsjahre“ bilden dabei zentrale Knotenpunkte, da sie mit vielen anderen Tabellen in Beziehung stehen.

Beispielsweise ist im Datenmodell eine Beziehung zwischen den Tabellen „Wirtschaftsjahre“ und „StammMandant“ über die Spalte MandantId definiert. Die Kardinalität ist auf 1:1 gesetzt, was bedeutet, dass jedem Eintrag in der einen Tabelle genau ein Eintrag in der anderen Tabelle zugeordnet ist. Die Kreuzfilterrichtung ist auf „Beide“ eingestellt, was eine bidirektionale Filterung ermöglicht.
 

Wichtige Hinweise für die Arbeit mit dem Beziehungsmodell:

• Beziehungen nicht löschen, da sie für die Funktionalität der Berichte essenziell sind.
• Kardinalität prüfen: In den meisten Fällen ist eine 1:n-Beziehung (z. B. ein Mandant zu vielen Buchungen) korrekt.
• Kreuzfilterrichtung bewusst wählen: „Einfach“ für bessere Performance, „Beide“ für komplexe Filterlogik.
• Beziehungen aktivieren, falls sie beim Import deaktiviert wurden.

Ein korrekt gepflegtes Beziehungsmodell ist die Grundlage für konsistente und aussagekräftige Auswertungen in Power BI.

Für bestimmte Auswertungen – z. B. die Anzeige von Wochenenden auf der Berichtsseite „Belegdatum Übersicht“ – ist es erforderlich, eine zusätzliche Beziehung zur mitgelieferten Datumstabelle (_Datum) herzustellen. Dazu wird die Spalte BELEGDATUM aus der Tabelle „KontenblattSachkonten“ mit der Spalte DATE aus der Tabelle „_Datum“ verknüpft. Die Beziehung ist als Viele-zu-Eins (*:1) definiert, mit einfacher Kreuzfilterrichtung. Diese Verbindung ermöglicht die zeitliche Einordnung von Buchungen und die Nutzung von Kalenderfunktionen wie Wochentag, Quartal oder Feiertagskennzeichnung.

Die Kreuzfilterrichtung in den Beziehungen zwischen „KontenblattSachkonten“ und „Wirtschaftsjahre“ sowie zwischen „Wirtschaftsjahre“ und „StammMandant“ sollte auf „Beide“ umgestellt werden.
Dies verbessert die Filterlogik in komplexeren Auswertungen und ermöglicht eine konsistente Navigation durch die Datenhierarchie.

Beispiel 1

Beispiel 2