5.4. Microsoft Power BI® Berichtspaket Controlling-Cockpit

Das Power BI® Berichtspaket zum ADDISON DataCube „Controlling-Cockpit“ dient der Analyse von Buchungen aus der Finanzbuchhaltung und Bewegungen aus dem ADDISON-Controlling mit dem Ziel, Transparenz zu schaffen und potenzielle Buchungsfehler zu identifizieren. Es handelt sich um ein Abstimmwerkzeug zur effizienten Erkennung von Differenzen auf Buchungsebene zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling.

Controlling-spezifische Berechnungen wie Ergebniszeilen oder Umlagen werden in diesem Berichtspaket nicht berücksichtigt. Etwaige Korrekturen, die sich aus der Abstimmung ergeben, müssen direkt in der ADDISON Software vorgenommen werden. In Microsoft Power BI® sind keine Rückkopplungen, Eingaben oder Buchungen möglich, die in die ADDISON Software zurückgespielt werden.

Voraussetzungen zur Nutzung

1. ADDISON Software
2. ADDISON DataCube mit Daten aus ADDISON oder AKTE Rechnungswesen und ADDISON Controlling
3. Microsoft Power BI® Desktop, Pro oder höher (sollte immer auf dem aktuellen Stand sein)
 

Wichtige Hinweise zur erfolgreichen Nutzung

Für die Nutzung des Berichtspakets „Controlling-Cockpit“ müssen vorab die relevanten Datenchecks im ADDISON DataCube ausgewählt und die zugehörigen Datenabrufe durchgeführt werden. Nur so stehen die benötigten Informationen in den SQL-Tabellen zur Verfügung, die als Datenbasis für die Auswertung in Microsoft Power BI® dienen.
 

Folgende Datenchecks sind erforderlich:

• Sachkonten
• Konten Sachkonten
• Salden Sachkonten
• Kost1-Stamm
• Kost1-Bewegungen
• Kost2-Stamm
• Kost2-Bewegungen

Nach Auswahl der Datenchecks muss der Datenabruf entsprechend ausgeführt werden, damit die SQL-Datenbank befüllt wird. 

Wichtiger Hinweis zur Aktualisierungsart:

Bei der Auswahl der Mandanten und der Aktualisierungsart ist besondere Sorgfalt geboten:

• Initialübergabe: Leert die ausgewählten bestehenden Datentabellen und aktualisiert ausschließlich die neu gewählte Konstellation (z. B. Mandanten, Wirtschaftsjahre).
• Update: Ergänzt die bestehende Datenbasis um die neu ausgewählte Konstellation, ohne nicht ausgewählte Daten zu entfernen.
   

Die korrekte Durchführung des Datenabrufs ist entscheidend für die Vollständigkeit und Konsistenz der Datenbasis im Berichtspaket.
 

Aufbau der Berichtsvorlage

1. Controlling-Cockpit                      -> Dashboard Controlling-Mandanten mit Stammdaten
2. Kostenstellen/Bereiche KOST1    -> Übersicht Kostenstellen/Bereiche Kostkreis 1
3. Differenzen KOST1                        -> Abstimmliste Buchungen Rechnungswesen/Controlling Kostkreis 1
4. KOST1 Saldenliste                        -> Saldenlistenvergleich Rechnungswesen/Controlling Kostkreis 1
5. Kostenstellen/Bereiche KOST2   -> Übersicht Kostenstellen/Bereiche Kostkreis 2
6. Differenzen KOST2                       -> Abstimmliste Buchungen Rechnungswesen/Controlling Kostkreis 2
7. KOST2 Saldenliste                        -> Saldenlistenvergleich Rechnungswesen/Controlling Kostkreis 2
8. Chat                                              -> Abfragen an die Datenbank via Chat

Erläuterungen zu den enthaltenen Berichtsseiten

1. Controlling-Cockpit

Die linke Seitennavigation enthält eine strukturierte Navigation durch die einzelnen Berichtseiten des Berichtspakets:

• Controlling-Cockpit                     
• Kostenstellen/Bereiche KOST1              
• Differenzen KOST1                                        
• KOST1 Saldenliste                                         
• Kostenstellen/Bereiche KOST2              
• Differenzen KOST2                                        
• KOST2 Saldenliste                                         
• Chat

Die Schaltfläche „Alle Filter zurücksetzen“ ist auf jeder Berichtsseite verfügbar. Mit ihrer Hilfe lässt sich der ursprüngliche Zustand der Seite wiederherstellen – alle gesetzten Filter aus den Slicern werden entfernt, sodass die Standardansicht erneut angezeigt wird.

Über die Schaltfläche „Programmhilfe“ kann die Beschreibung des Power BI® Berichtspakets aufgerufen werden.               

Hinweis: Die Schaltflächen in der Seitennavigation sowie auf den Berichtsseiten sind in der Microsoft Power BI® Desktop Version mit gedrückter Strg-Taste zu bedienen. 

Die Startseite „Controlling-Cockpit“ bietet eine zentrale Übersicht über die im Controlling angebundenen Mandanten, getrennt nach Kostkreis 1 und Kostkreis 2. Sie dient als Einstiegspunkt zur Analyse der Stammdatenbasis und zur Orientierung über die Datenlage je Mandant. Es erfolgt eine Darstellung der Controlling-Mandanten mit folgenden Informationen:

• Mandant
• Kurzbezeichnung
• Ort
• Compact-Status (Kennzeichnung, ob es sich um einen Compact-Mandanten handelt)
• Zähler für Stammdaten je Kostkreis
  • Anzahl bebuchter Kostenarten
  • Anzahl Kostenstellen (KOST1) bzw. Kostenträger (KOST2)
  • Anzahl Bereiche

Die Schaltfläche „Weitere Details anzeigen“ bietet eine Verlinkung auf die jeweilige Detailseite Kostenstellen/Bereiche KOST1/2 mit erweiterten Informationen zu den Mandanten und deren Stammdaten. Die Schaltflächen „Abstimmhilfe Differenzen KOST1/2“ bieten einen Absprung zur jeweiligen Berichtseite mit der Abstimmhilfe zur Erkennung von Differenzen zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling (je Kostkreis, ohne Compact-Mandanten).

Hinweis zu Compact-Mandanten:
Compact-Mandanten verfügen über nur einen Kostkreis mit einer einzigen Kostenstelle, auf der sämtliche Buchungen gesammelt werden. Es handelt sich ausschließlich um Buchungen aus der Finanzbuchhaltung. Daher erscheinen Compact-Mandanten im „Controlling-Cockpit“ lediglich nachrichtlich mit Stammdaten, jedoch nicht in den Differenzenlisten, da keine Kostbewegungen vorliegen.

Mit der Lizenzvariante ADDISON Controlling Entry ist ausschließlich die Nutzung von Compact-Mandanten im Controlling möglich.

2. Kostenstellen/Bereiche

Diese Berichtseite zeigt die Stammdaten der Kostenstellen und Bereiche im Kostkreis 1 (KOST1) und ermöglicht eine gezielte Filterung und Analyse je Mandant. Sie dient der Transparenz über die vorhandenen Controlling-Elemente und deren Eigenschaften.

Tabellarische Darstellung:

• Mandant
• Nr. und Bezeichnung KOST1 (Kostenstelle/Bereich)
• Kurzbezeichnung
• Typ (Kostenstelle oder Bereich)
• Startdatum
• Verantwortlich
• Vorjahres-Vortrag
• Notiz

Zähler:

• Anzahl Kostenstellen
• Anzahl Bereiche

Filtermöglichkeiten („Slicer“):

• Mandant
• Kostenstelle/Bereich
• Typ (Kostenstelle, Bereich)
• Abgerechnet (ja, nein)
• Abgerechnet Datum
• Verantwortlich

Hinweise zur Datenstruktur:

Compact-Mandanten: Auch Compact-Mandanten sind in dieser Übersicht enthalten. Sie verfügen technisch über nur eine Kostenstelle in einem Kostkreis, auf der sämtliche Buchungen gesammelt werden. Diese Mandanten erscheinen hier mit ihren Stammdaten.

Keine Bereichszuordnung erkennbar: Zwar kann nach Typ (Kostenstelle/Bereich) gefiltert werden, jedoch ist keine direkte Zuordnung einzelner Kostenstellen zu Bereichen ersichtlich. Die entsprechende Struktur ist im zugrunde liegenden Datenmodell nicht enthalten.

3. Differenzen          

Diese Berichtseite dient als detailliertes Abstimmwerkzeug von Buchungen zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling auf Einzelbuchungsebene. Sie ermöglicht die Identifikation von Differenzen je Mandant, Wirtschaftsjahr, Monat und Konto.

In der Übersichtstabelle werden die Differenzen zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling auf Buchungsebene dargestellt. Die Differenzen werden je Mandant, Wirtschaftsjahr, Monat und Konto ausgewiesen und farblich gekennzeichnet: 

- grüne Symbole stehen für Konstellationen ohne Differenz: Summe der Einzelbeträge Buchungen aus der Finanzbuchhaltung = Summe der Einzelbeträge 
   KostBewegungen.
- rote Symbole markieren vorhandene Abweichungen.

Wird eine bestimmte Konstellation durch Klick selektiert – beispielsweise Mandant 3 im Wirtschaftsjahr 2024 für Konto 4001 im Monat Januar – erscheint darunter eine gefilterte Liste der zugehörigen Einzelbuchungen. Diese zeigt die Buchungen, aus denen die Differenz resultiert, inklusive Angaben zu Mandant, Jahr, Monat, Belegdatum, Konto, Belegnummern, Buchungstext, Betrag im Controlling (KOST1), Betrag in der Finanzbuchhaltung und der berechneten Differenz.

Filtermöglichkeiten (Slicer):

• Mandant
• Wirtschaftsjahr
• Buchungsmonat
• Kontonummer / -bezeichnung
• Kontenart (inkl. Auswahl „_Nicht zugeordnet“ für Controlling-Buchungen ohne FiBu-Konto, z. B. Buchungen im Controlling, Verteilungen)

Hinweise zur Nutzung: 
Kontenart „_Nicht zugeordnet“: Diese Auswahl zeigt Controlling-Buchungen ohne zugehörige FiBu-Buchung, z. B. interne Verteilungen. Bei Kanzleimandanten können hier auch Tätigkeiten erscheinen.

Selektion: Die Selektion erfolgt durch Klick auf eine Konstellation. Achtung bei mehrfacher Selektion: Doppelklick oder Klick ins Freifeld setzt die Auswahl zurück.

Nullsummen-Differenzen: Auch wenn Einzelbuchungen Differenzen enthalten, kann die Gesamtdifferenz einer Konstellation 0,00 betragen. Dies ist dann in der Liste der Einzelbuchungen in der Differenzensumme zu erkennen:
 

Hinweis zu Compact-Mandanten: Compact-Mandanten enthalten keine Controlling-Bewegungen, da alle Buchungen auf einer einzigen Kostenstelle gesammelt werden. Sie erscheinen daher nicht in dieser Berichtseite, da keine Abstimmung auf Buchungsebene möglich ist.

Wird auf der Berichtseite „Differenzen (KOST1)“ eine spezifische Konstellation selektiert – beispielsweise Mandant, Wirtschaftsjahr, Konto und Monat – kann per Rechtsklick über die Drillthrough-Funktion eine detaillierte Einzelbuchungsliste aufgerufen werden. Diese Funktion entspricht der Power BI-Logik zur kontextbezogenen Navigation und ermöglicht eine vertiefte Analyse direkt aus der Differenzenübersicht heraus.
 

Die Drillthrough-Ansicht zeigt alle Einzelbuchungen, die zur gewählten Konstellation gehören, unabhängig davon, ob eine Differenz vorliegt. Die Buchungen werden tabellarisch dargestellt mit folgenden Informationen: Mandant, Konto, Belegdatum, Belegnummern, Buchungstext, Kostenstelle (KOST1), Betrag im Controlling, Betrag in der Finanzbuchhaltung sowie die berechnete Differenz. Diese Ansicht dient der transparenten Nachverfolgung der Buchungsdetails und unterstützt die manuelle Abstimmung auf Einzelbuchungsebene.

4. Saldenliste im Detail

Diese Berichtsseite ist in zwei Bereiche unterteilt: 

Saldenübersicht (Finanzbuchhaltung): Darstellung der Salden aus den Buchungen der Finanzbuchhaltung, differenziert nach:

• Mandant
• Wirtschaftsjahr
• Konto
• Monat
• Kostenstelle (KOST1)
• Anfangsbestand
• Soll
• Haben
• Saldo

Saldenübersicht (Controlling / KOST-Bewegungen): Darstellung der Salden aus den Bewegungsdaten des Controllings, ergänzt um die Kostenart. Kost-Bewegungen ohne Zuordnung Sachkonto werden nicht berücksichtigt.
Die Struktur umfasst:

• Mandant
• Wirtschaftsjahr
• Konto
• Monat
• Kostenstelle (KOST1)
• Kostenart
• Soll
• Haben
• Saldo
   

Filtermöglichkeiten (Slicer):

• KOST1 (Kostenstelle)
• Konto
• Wirtschaftsjahr
• Buchungsmonat
• Buchungskreis (nur im Bereich der Buchungen aus der Finanzbuchhaltung)
• Kostenart (nur im Bereich der KOST-Bewegungen)

Hinweis: Compact-Mandanten erscheinen nur in der Saldenübersicht der Finanzbuchhaltung, da sie keine Controlling-Bewegungen enthalten. Wie bereits erläutert, verfügen Compact-Mandanten über lediglich eine technische Kostenstelle, auf der alle Buchungen gesammelt werden. Eine differenzierte Kostenarten- oder Kostenstellenstruktur im Controlling liegt nicht vor.
 

Diese Berichtseite ermöglicht somit eine präzise Abstimmung der Salden auf granularer Ebene und unterstützt die Identifikation von Abweichungen zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling.
 

5. Berichtsseiten KOST2
Die dargestellte Logik und Funktionalität gilt analog für den Kostkreis 2 (KOST2). Die entsprechenden Berichtseiten sind identisch aufgebaut und bieten dieselben Filter- und Auswertungsmöglichkeiten, angepasst auf die Datenstruktur von KOST2.