AAG (Aufwendungsausgleichsgesetz)

Allgemein

Im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) wird das U1- und U2-Verfahren geregelt:

Erstattung der Aufwendungen der Arbeitgeber für Mutterschaftsleistungen unabhängig von der Zahl der Beschäftigten
Teilnahme aller Krankenkassen an den Umlageverfahren
Ausgleich der Kosten für die Entgeltfortzahlung bei Angestellten
Festsetzung einer einheitlichen Beschäftigtenhöchstgrenze (30 Arbeitnehmer)

Ausgleichsverfahren

Es gibt zwei Arten von Ausgleichsverfahren, über die Aufwendungen (aus Arbeitsunfähigkeit bzw. Mutterschutz) zum Teil erstattet werden:

U1 – für die Erstattung von Aufwendungen aus der Arbeitsunfähigkeit
U2 – für die Erstattung von Aufwendungen die der Arbeitgeber auf Grund des Mutterschutzgesetzes zu tragen hat

Teilnahme am Aufwendungsausgleichsverfahren (§ 1 AAG)

Träger des Ausgleichsverfahrens sind die Krankenkassen mit Ausnahme der landwirtschaftlichen Krankenkassen. Maßgebend für die Teilnahme am Aufwendungsausgleichsverfahren U1 für Erstattung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist grundsätzlich die Anzahl der regelmäßig beschäftigten Arbeitnehmer eines Arbeitgebers.

Hier gilt der Grundsatz:

Teilnahme am Ausgleichsverfahren, wenn der Arbeitgeber regelmäßig nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigt (Arbeiter + Angestellte ohne Azubis)

Zur Prüfung, ob ein Mandant zur Teilnahme am Aufwendungsausgleichsverfahren U1 verpflichtet ist, steht die Auswertung Feststellung Teilnahme Ausgleichsverfahren U1 in den Steuerungsdaten unter Weitere Auswertungen zur Verfügung. Abhängig vom eingestellten Jahr des Abrechnungsmonats wird die Auswertung anhand der Daten des Vorjahres erstellt. Es werden im auszuwertenden Kalenderjahr alle Personalversionen mit Status abger., s.abger. und n.abger. berücksichtigt.

Die Teilnahme am Aufwendungsausgleichsverfahren U1 wird zu jedem Beginn eines Kalenderjahres von der jeweiligen Krankenkasse festgestellt und der gewählte Erstattungssatz ist für das gesamte Kalenderjahr bindend. Der Arbeitgeber hat der zuständigen Krankenkasse die für die Durchführung des Ausgleichs erforderlichen Angaben zu machen.

Am Aufwendungsausgleichsverfahren U2 für die Erstattung der Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverbot und Erstattung des gezahlten Zuschusses zum Mutterschaftsgeld nehmen grundsätzlich alle Arbeitgeber unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten teil.

Erstattung Arbeitsunfähigkeit – Aufwendungsausgleich U1

Grundsätzlich sind folgende Aufwendungen durch das Umlageverfahren U1 erstattungsfähig:

Aufwendungsausgleich an Arbeiter im Krankheitsfall
Aufwendungsausgleich an Angestellte im Krankheitsfall
Aufwendungsausgleich der Ausbildungsvergütung an Azubis im Krankheitsfall
Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, die auf das fortgezahlte Entgelt/Ausbildungsvergütung entfallen (bei satzungsmäßiger Bestimmung der KK – oft schon mit dem Erstattungssatz mit abgegolten).

Nicht erstattet werden:

Entgeltfortzahlung die länger als 6 Wochen gezahlt werden (42 Tage)
Sonderzahlungen innerhalb der Arbeitsunfähigkeit (z.B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld)
Pauschalsteuern, die vom Arbeitgeber getragen werden

Die Höhe der Erstattung liegt im Grundsatz bei 80% der Aufwendungen. Viele Kassen bieten jedoch auch gestaffelte Sätze (z.B. 60, 70, 80%) bei entsprechender Wahl des Umlagesatzes an.

Der Arbeitgeber kann sich den für Ihn günstigsten Umlagesatz wählen – ist jedoch für ein Kalenderjahr an die Wahl gebunden.

Erstattung Mutterschutzaufwendungen – Aufwendungsausgleich U2

Frauen, die bei Beginn der Mutterschutzfrist in einem Arbeitsverhältnis stehen, haben Anspruch auf Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse bzw. vom Bundesversicherungssamt. Sie erhalten dieses Geld für die Dauer der Schutzfrist (sechs Wochen vor und acht bzw. zwölf Wochen nach der Geburt). Bei Geburten vor dem voraussichtlichen Entbindungstermin verlängert sich die Schutzfrist nach der Geburt um die nicht in Anspruch genommenen Tage der Schutzfrist vor der Geburt.

Weiterhin ist der Arbeitgeber verpflichtet einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu zahlen, wenn das durchschnittliche kalendertägliche Nettoarbeitsentgelt der letzten drei Monate den Betrag von 13,00 EUR pro Monat übersteigt. Der Zuschuss ist steuer- und sozialversicherungsfrei. Dies gilt für in einer gesetzlichen Krankenkasse (auch freiwillig) und privat versicherte Arbeitnehmer. Maßgebend für das Mutterschaftsgeld ist das Nettoarbeitsentgelt der letzten drei Monate (vor Schutzfrist). Bei der Berechnung des Durchschnittsverdienstes sind dauerhafte Gehaltserhöhungen oder -kürzungen, die nicht auf mutterschutzrechtlichen Beschäftigungsverboten beruhen, zu berücksichtigen. Verdienstkürzungen durch KUG oder unverschuldete Arbeitsversäumnisse/-ausfälle bleiben unberücksichtigt.

Bei der Berechnung des Nettoarbeitsentgelts ist der arbeitsrechtliche Entgeltbegriff zu beurteilen, d.h. es fließen z.B. steuer- und beitragsfreie Zuschläge für SFN mit in die Bewertung. Bei der Berücksichtigung der gesetzlichen Abzüge ist darauf zu achten, dass keine Aufwendungen für eine freiwillige oder private Krankenversicherung in Abzug gebracht werden.

Grundsätzlich sind folgende Aufwendungen durch das Umlageverfahren U2 erstattungsfähig:

Der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld während der Schutzfrist
Die Weiterzahlung des Arbeitsentgelts für die Dauer von Beschäftigungsverboten nach dem Mutterschutzgesetz
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung für das weitergezahlte Arbeitsentgelt (bei entsprechender Satzungsbestimmung der Krankenkasse)

Die Aufwendungen bei Mutterschaft werden zu 100% erstattet.

ADDISON Lohn Programmlösung

Für die Erfassung der Angaben zum AAG-Antrag wird im Menü Stammdaten / Personal / Fehlz. nach Erfassen einer erstattungsfähigen Fehlzeit automatisch der Dialog "Aufwendungsausgleich" geöffnet, wenn der Mandant und Arbeitnehmer umlagepflichtig ist und unter Stammdaten / Mandant / Str1 bei "Teilnahme an Verfahren" das Kontrollkästchen "AAG-Verfahren" aktiviert ist.

Wichtig: Die Antragsdaten enthalten abrechnungsrelevanten Daten und können daher nur durch Rückrechnung verändert werden.

Druck AAG-Erstattungsantrag

Der AAG-Erstattungsantrag kann über die Schaltfläche "Drucken" im Dialog "Aufwendungsausgleich", über das Menü in der Registerkarte "Meldungen" oder über das Meldecenter gedruckt werden.

Sollen für alle Arbeitnehmer eines Mandanten die Bescheinigungen gedruckt werden, kann dies über Steuerungsdaten / Sozialversicherung / AAG-Meldungen drucken erfolgen.

AAG - elektronisches Verfahren für Erstattungsanträge

Allgemein

Die Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) müssen maschinell erstellt und elektronisch an die entsprechenden Krankenkassen übermittelt werden.

Um die Meldungen elektronisch erstatten zu können gibt es auf der Maske Personal / Fehlz. folgende Fehlzeiten:

Entgeltfortzahlung (3.3/10.3) bei Arbeitsunfähigkeit – U1
Beschäftigungsverbot (10.4) bei Mutterschaft – U2
Mutterschutzfrist (4.5) – U2

Die Angaben müssen vollständig vorgenommen werden, da sonst die Abrechnung und die elektronische Übermittlung nicht möglich sind.

Erstattung der Aufwendungen

Da es sich in dem Verfahren grundsätzlich um ein Antragsverfahren zur Erstattung der Arbeitgeberaufwendung handelt, werden im elektronischen Verfahren bei den Angaben zur Erstattung die Varianten

Überweisung durch Krankenkasse und
Gutschrift auf das Beitragskonto

unterstützt.

Erfassungsmaske Entgeltfortzahlung

Bei der Erfassung der Fehlzeit wird bereits geprüft, ob der Zeitraum der Unterbrechung 42 Kalendertage überschreitet (Fehlzeiten-Kette). Ist dies der Fall, wird die Eingabe nicht angenommen. Die Fehlzeit muss ggf. aufgeteilt werden.

Geprüft wird außerdem, ob innerhalb des letzten halben Jahres eine Fehlzeit Entgeltfortzahlung vorlag. Wenn ja, so muss diese, im Falle der gleichen Erkrankung, mit der aktuellen verknüpft werden, da auch in der Summe mehrerer gleicher Fehlzeiten die 42 Tagefrist nicht überschritten werden darf. Dazu öffnet sich nach Eingabe der relevanten Fehlzeitdaten ein Dialog, in dem die Verknüpfung zu einer bereits vorhandenen Fehlzeit hergestellt werden kann.

Eine sich an die Fehlzeit Entgeltfortzahlung anschließende Fehlzeit Krankheit wird bei der Überprüfung der 42 Tagefrist ebenfalls nicht berücksichtigt. Bei häufigen, länger währenden Fehlzeiten ist es ratsam, die Fristen anhand der früheren Fehlzeiten zu überprüfen.

Nach Auswahl der Fehlzeit Entgeltfortzahlung und der Eingabe des Fehlzeitraumes wird der Dialog "Aufwendungsausgleich" angezeigt.

Nach der Eingabe des Beginn-Datums wird geprüft, ob seit dem Eintritt des Arbeitnehmers vier Wochen vergangen sind. In diesem Zeitraum besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung und demzufolge darf kein Erstattungsantrag gestellt werden. Es wird ein entsprechender Hinweis ausgegeben.

Folgende Eingabefelder sind zu erfassen:

Arbeitsausfall wegen Krankheit	Fehlzeitraum
Erstattungszeitraum	Erstattungszeitraum monatsbezogen
Letzter Arbeitstag		Eingabe
Der Arbeitnehmer war/ist wegen der Schädigung durch einen Dritten arbeitsunfähig.		Eingabe
Die Arbeitsunfähigkeit ist auf einen Unfall/Berufskrankheit zurückzuführen.		Eingabe
Entgelt		Eingabe
Art des Entgelts		Eingabe
Ausgefallen		Eingabe
Art des Ausfalls		Eingabe
Tägliche Arbeitszeit		Eingabe
Kalendertage/Arbeitstage		Eingabe
Abtretung nach § 5 AAG wird erklärt		Eingabe
Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt		Eingabe
Ggf. erstattungsfähige Arbeitgeberzuwendungen zur bAV		Eingabe
Ggf. SV-pflichtiges Arbeitsentgelt	Lt. Krankenkassendaten	Eingabe
Ggf. Arbeitgeberanteile	Lt. Krankenkassendaten	Eingabe
Erstattungssatz	Lt. Krankenkassendaten
Summe Erstattungsbetrag	Berechnet
Erstattungsbetrag gutschreiben/ Erstattungsbetrag überweisen		Eingabe alternativ
Bankverbindung		Eingabe
Verwendungszweck		Eingabe

Nach Abschluss der Erfassung erfolgt eine Vollständigkeitsprüfung auf die erfassten Daten. Wird die Erfassung trotz Hinweisen verlassen, kann der Arbeitnehmer nicht abgerechnet werden.

Bei einer monatsüberschreitenden Fehlzeit ist die Erfassung, bezogen auf den dargestellten Erfassungszeitraum, monatlich vorzunehmen.

Erfassungsmaske Beschäftigungsverbot

Nach Auswahl der Fehlzeit Beschäftigungsverbot und der Eingabe des Fehlzeitraumes wird der Dialog "Aufwendungsausgleich" angezeigt.

Folgende Eingabefelder sind zu erfassen:

Arbeitsausfall wegen Beschäftigungsverbot	Fehlzeitraum
Erstattungszeitraum	Erstattungszeitraum monatsbezogen
Voraussichtlicher Entbindungstermin		Eingabe
Tatsächlicher Entbindungstermin		Eingabe, sobald bekannt
Art des Beschäftigungsverbots - individuelles - generelles - teilweise individuelles - teilweise generelles		Eingabe alternativ
Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt		Eingabe
Ggf. erstattungsfähige Arbeitgeberzuwendungen zur bAV		Eingabe
Ggf. SV-pflichtiges Arbeitsentgelt	Lt. Krankenkassendaten	Eingabe
Ggf. hierauf entfallende SV-AG-Anteile	Lt. Krankenkassendaten	Eingabe
Erstattungssatz	Lt. Krankenkassendaten
Summe Erstattung	Berechnet
Erstattungsbetrag gutschreiben/ Erstattungsbetrag überweisen		Eingabe alternativ
Bankverbindung		Eingabe
Verwendungszweck		Eingabe

Nach Abschluss der Erfassung erfolgt eine Vollständigkeitsprüfung auf die erfassten Daten. Wird die Erfassung trotz Fehlerhinweisen verlassen, kann der Arbeitnehmer nicht abgerechnet werden.

Erfassungsmaske Mutterschutzfrist

Nach Auswahl der Fehlzeit Mutterschutzfrist wird der Dialog "Aufwendungsausgleich" angezeigt.

Folgende Eingabefelder sind zu erfassen:

Voraussichtlicher Entbindungstermin	Eingabe
Tatsächlicher Entbindungstermin / Tag der Fehlgeburt		Eingabe, sobald bekannt
Früh-, Mehrlingsgeburt oder Kind mit Behinderung		Eingabe
Fehlgeburt ab der	Auswahl der zutreffenden Schwangerschaftswoche	Eingabe
Arbeitsausfall wegen Mutterschutz	Berechnung lt. Entbindungstermin
Erstattungszeitraum monatsbezogen
Kalendertage
Abweichende Kalendertage		Eingabe
Verdienste vor Beginn der Mutterschutzfrist (Brutto/Netto)	3-Monate	Eingabe
Durchschn. mtl. Brutto/Netto
Nettoverdienst pro Tag
Tägl. Netto aus anderer Beschäftigung		Eingabe
Muttersch.geld KK
Muttersch.geld anteilig
Muttersch.geld anteilig aus anderer Beschäftigung
AG-Zuschuss Tag
AG-Zuschuss Monat
Lohnart Mutterschaftsgeld		Auswahl
Vorschlag Elternzeit
Elternzeit 2
Erstattungsbetrag gutschreiben/ Erstattungsbetrag überweisen		Eingabe Alternativ
Bankverbindung		Eingabe
Verwendungszweck		Eingabe

Nach Abschluss der Erfassung erfolgt eine Vollständigkeitsprüfung auf die erfassten Daten. Wird die Erfassung trotz Fehlerhinweisen verlassen, kann der Arbeitnehmer nicht abgerechnet werden.

Wiederaufruf/Korrektur der Daten

Wenn die Daten zu den entsprechenden Meldetatbeständen vor der Abrechnung nochmals überprüft bzw. korrigiert werden sollen, so ist die entsprechende Fehlzeit nochmals im Personalstamm aufzurufen und mit der Schaltfläche OK zu bestätigen.

Eine Korrektur nach einer erfolgten Abrechnung ist nur über Wiederholungsabrechnung bzw. einer Rückrechnung möglich.

Erstellen der AAG-Anträge

Nach Durchführen der Abrechnung können die AAG-Anträge über den Job "AAG-Meldungen" im Ordner "Sozialversicherung" in den Steuerungsdaten oder über das Menü Datenausgabe / Sozialversicherung / AAG-Meldungen gestartet werden.

Die Meldungen werden im Meldecenter unter Offene Aufträge | Bereitgestellt angezeigt. Die Meldeinhalte können per Doppelklick angezeigt werden, außerdem kann über das Menü "Drucken" ein Protokoll je Meldung ausgedruckt werden.

Erzeugen von Vorschlagswerten/automatische Vorbelegungen

Schlüsselung der Lohnarten

Die bei der Abrechnung verwendeten Lohnarten sind auf Ihre Schlüsselung bzgl. der Optionsfelder Entgeltfortzahlung und Entgeltfortzahlung (Besch.Verbot) unter Stammdaten / Lohnarten / Beträge steuern zu überprüfen.

Die Vorbelegung der Basis-Lohnarten kann dem Dokument unter ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung / Checklisten / ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung - Checkliste Lohnartensteuerung Entgeltfortzahlung entnommen werden.

Verwendung von Zeittabellen

Ist unter Stammdaten / Mandant / Zeit/indiv.ZVK bzw. Stammdaten / Personal / Zeit ein persönliches Arbeitszeitmodell oder eine Zeittabellen-Nr. für tarifliche bzw. betriebliche Arbeitszeiten (eine Zeittabelle für tarifliche Arbeitszeiten hat Vorrang bei einer zusätzlich eingetragenen Zeittabelle für betriebliche Arbeitszeiten) hinterlegt, werden bei Erfassen einer Fehlzeit Entgeltfortzahlung (3.3/10.3) die Felder

letzter Arbeitstag
ausgefallene Kalendertage, Arbeitstage oder Stunden
tägliche Arbeitszeit
monatliche Kalendertage/Arbeitstage

im Dialog zum Aufwendungsausgleich vorbelegt und für die Ermittlung des fortgezahlten Arbeitsentgeltes berücksichtigt. Die vorgeschlagenen Werte können überschrieben und beim Verlassen des Dialogs mit einem Klick auf die Schaltfläche OK gespeichert werden.

Automatische Vorbelegung der Entlohnungsgruppe bei Entgeltfortzahlung

Ist unter Stammdaten / Personal / Pers.-1 das Auswahlfeld "Art der Entlohnung (AAG)" gepflegt, wird diese Auswahl automatisch beim Antrag auf Erstattung der Arbeitgeberaufwendung bei Entgeltfortzahlung im Bereich Erstattung berücksichtigt.

Automatisches Füllen der Betragsfelder

Bei Erfassen einer Fehlzeit Entgeltfortzahlung (3.3/10.3) oder Beschäftigungsverbot (10.4) können für Gehalts- bzw. Monatslohnempfänger (Entlohnung: Monatliches Bruttogehalt) die Betragsfelder für den AAG-Antrag automatisch mit Abrechnungswerten durch einen Klick auf die Schaltfläche Simulierte Abrechnung vorbelegt werden. Bei der Fehlzeit Mutterschutzfrist (4.5) werden die Betragsfelder automatisch nach Eingabe des voraussichtlichen Entbindungstermins mit Vorschlagswerten vorbelegt.

Für die Berechnung des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgelts bei Fehlzeit Entgeltfortzahlung (3.3/10.3) werden die ausgefallenen Kalendertage oder Arbeitstage und die monatlichen Tage (abhängig von der Einstellung "Kürzung im Teillohnzahlungszeitraum" im Mandantenstamm bzw. "Teillohnzahlungszeitraum" im Personalstamm) für die Ermittlung des täglich ausgefallenen Entgelts (Monatswerte "Erstattungsbrutto" : Tage) verwendet.

Für die Fehlzeit Beschäftigungsverbot (10.4) werden bei der Berechnung des fortgezahlten Bruttoarbeitsentgelts die ausgefallenen Kalendertage und die monatlichen Kalendertage für die Ermittlung des täglich ausgefallenen Entgelts (Monatswerte "Erstattungsbrutto Besch. Verbot" : Kalendertage) herangezogen.

Wird ein Wert aus der simulierten Abrechnung manuell geändert, werden alle anderen Werte aus der simulierten Abrechnung automatisch gelöscht und müssen durch selbst ermittelte Werte ersetzt werden.

Bei Stundenlohnempfängern wird standardmäßig u. a. ein „Durchschnitt Krankheit“ ermittelt. Ist für einen Arbeitnehmer in einem Monat ein „Durchschnitt Krankheit“ aus den letzten drei Monaten vorhanden, wird dieser beim Erfassen einer Fehlzeit Entgeltfortzahlung im Dialog zum Aufwendungsausgleich im Feld „Entgelt“ vorbelegt. Wird eine Zeittabelle oder ein persönliches Arbeitszeitmodell verwendet, wird bei Auswahl Stundenlohn im Bereich Entlohnung (siehe auch Stammdaten | Personal | Pers.-1 | Beschäftigung | Art der Entlohnung (AAG)) außerdem automatisch das „Fortgezahlte Bruttoarbeitsentgelt“ berechnet.

Ist kein „Durchschnitt Krankheit“ vorhanden erfolgt die Abfrage, ob stattdessen der „Lohnsatz 1.“ in den Antrag zum Aufwendungsausgleich übernommen werden soll.

Monatlich feste Gehaltsbestandteile, die nicht über Stundenlohn abgerechnet werden (z. B. VWL, bAV, Dienstwagen), können durch einen Klick auf die Schaltfläche Simulierte Abrechnung ermittelt werden. Der dadurch geänderte Werte im Feld "Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt" führt entsprechend auch zu einem neuen Stundenlohn für den AAG-Antrag (erstattungsfähige Arbeitgeberzuwendungen zur bAV bleiben für die Ermittlung des neuen Stundenlohns außen vor).

Beispiel:
Stundenlohn: 18,00 EUR
VWL-Arbeitgeberanteil: 40,00 EUR
Ausgefallene Stunden: 8
Kürzung im Teillohnzahlungszeitraum: Dreißigstel-Berechnung

Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt aus Stundenlohn: 18,00 EUR x 8 h = 144,00 EUR
Schaltfläche "Simulierte Abrechnung":
Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt VWL / h: 40,00 EUR : 30 Tage : 8 h = 0,17 EUR
Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt gesamt: 18,17 EUR x 8 h = 145,36 EUR

Automatische Vorbelegung des Arbeitgeberkontos

Wird im Dialog "Aufwendungsausgleich" das Kontrollkästchen bei "Der Erstattungsantrag soll auf folgendes Konto überweisen werden" gesetzt und ist im Mandantenstamm nur ein Arbeitgeberkonto vorhanden, wird dieses automatisch eingetragen.

Ausweis der erstattungsfähigen Arbeitgeberzuwendungen zur betrieblichen Altersvorsorge

Die erstattungsfähigen Arbeitgeberzuwendungen zur betrieblichen Altersvorsorge dürfen nicht im Feld "Fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt" erfasst werden und müssen separat ausgewiesen werden.

Ausweis des SV-pflichtigen Arbeitsentgelts

Das SV-pflichtige Arbeitsentgelt, begrenzt auf die Beitragsbemessungsgrenze RV, von dem die fortgezahlten Arbeitgeberanteile für den Erstattungszeitraum ermittelt wurden, enthält den sozialversicherungspflichtigen Anteil der Arbeitgeberzuwendung zur betrieblichen Altersvorsorge, jedoch keine Einmalzahlungen und keine Entgelte, die nicht im Arbeitsentgelt im Sinne des EFZG sind.

Grunddaten

Monatliches Arbeitsentgelt: 2.000,00 EUR Direktversicherung Alt-Vertrag: monatlich 200,00 EUR 20,00 EUR AG-Beitrag 180,00 EUR Entgeltumwandlung AAG-Antrag

Fortgezahltes Entgelt: 2.000,00 EUR bAV AG: 20,00 EUR (Alt-Vertrag davon beitragspflichtig 20,00 EUR) Ausweis SV-Entgelt in der AAG-Meldung: 2.020,00 EUR

Elektronische Rückmeldung der Krankenkasse bei Abweichung vom beantragten Erstattungsbetrag

Allgemein

Seit dem 1. Januar 2016 teilen die Krankenkassen den Arbeitgebern in teilweise entsprochenen Anträgen Abweichungen zwischen dem ursprünglichen beantragten Erstattungsbetrag und dem von den Krankenkassen festgestellten Erstattungsbetrag in Form von 14 Rückmeldegründen mit.

Rückmeldung der Krankenkassen über einen abweichenden Erstattungsbetrag

Die Krankenkassen teilen den Arbeitgeber Abweichungen zwischen dem ursprünglich beantragten Erstattungsbetrag und dem von den Krankenkassen festgestellten Erstattungsbetrag durch maschinelle Übertragung mit. Neben dem abweichenden Erstattungsbetrag wird dem Arbeitgeber auch der Grund der Abweichung mitgeteilt.

Ab dem 1. Januar 2017 erfolgt von den Krankenkassen auch eine maschinelle Rückmeldung, wenn dem Antrag im vollen Umfang oder nicht vollständig entsprochen werden konnte. Dazu werden dem Arbeitgeber zukünftig 32 unterschiedliche Rückmeldegründe mitgeteilt:

01 = Erstattungssatz nicht korrekt
02 = Erstattungszeitraum abweichend/außerhalb vom Beschäftigungszeitraum
03 = Erstattung U1 über RV-BBG-Ost beantragt und auf RV-BBG-Ost reduziert (Satzungsregelung)
04 = Erstattung U1 über der RV-BBG-West beantragt und auf RV-BBG-West reduziert (Satzungsregelung)
05 = Erstattungszeitraum fällt teilweise in den Bezug einer Entgeltersatzleistung
06 = Erstattungszeitraum liegt teilweise im Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung)
07 = Erstattungszeitraum teilweise abweichend zum bestehenden EFZ - Anspruch (z.B. Höchstanspruchsdauer überschritten)
08 = Erstattung für den ersten Tag der AU beantragt, an dem aber noch gearbeitet wurde
09 = Erstattungszeitraum liegt teilweise außerhalb vom Mutterschaftsgeldzeitraum
10 = Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nicht korrekt berücksichtigt
11 = GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht pauschal berücksichtigt
12 = GSV-Beitrag im Erstattungsbetrag nicht in tatsächlich Höhe berücksichtigt
13 = Antrag umfasst bereits erstattete Zeiträume
14 = Sonstige
15 = Es konnte keine Teilnahme am Umlageverfahren für den Erstattungszeitraum festgestellt werden
16 = Es ist keine Versicherungszeit/Mitgliedschaft für den Beschäftigten feststellbar
17 = Geringfügig Beschäftigter - Zuständigkeit Knappschaft-Bahn-See (§ 2 Abs. 1 AAG)
18 = Erstattungszeitraum ist verjährt (§ 6 Abs. 1 AAG)
19 = Beschäftigungsverbot nicht alleiniger Grund für Arbeitsausfall
20 = GSV-Beiträge bei U1-Erstattungen nicht erstattungsfähig (Satzungsregelung)
21 = Erstattungszeitraum fällt vollständig in den Bezugszeitraum einer Entgeltersatzleistung
22 = Erstattungszeitraum liegt vollständig im Wartezeitraum (28 Tage seit Aufnahme der Beschäftigung)
23 = Für den Erstattungszeitraum besteht kein EFZ-Anspruch (z.B. Höchstanspruchsdauer überschritten)
24 = Für den Erstattungszeitraum liegt kein Mutterschaftsgeldzeitraum vor
25 = Erstattungszeitraum liegt vollständig in einem bereits erstatteten Zeitraum
26 = Der Antrag enthält Arbeitsentgeltbestandteile, die nicht erstattungsfähig sind
27 = Für die Person besteht kein Erstattungsanspruch nach dem AAG
28 = Fehlzeit bestand aufgrund Erkrankung des Kindes
29 = Versagung wegen fehlender Mitwirkung (§ 4 Abs. 1 AAG)
30 = Teilnahme am freiwilligen Ausgleichsverfahren nach § 12 AAG
31 = Beschäftigungsverbot liegt (teilweise) innerhalb einer Schutzfrist nach dem MuSchG
32 = Es liegt kein Beschäftigungsverbot vor

Zum Abgleich mit dem ursprünglich übermittelten Erstattungsantrag teilen die Krankenkassen den Arbeitgebern folgende Angaben mit:

Name des Versicherten
Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
Aktenzeichen des Arbeitgebers (soweit bekannt)
Abweichungsgründe
Ursprünglicher Erstattungszeitraum
Beantragter Erstattungsbetrag
Festgestellter Erstattungsbetrag
den zuständigen Ansprechpartner bei der Krankenkasse

Eine Rückmeldung über einen abweichenden Erstattungsbetrag löst keine automatische Stornierung des ursprünglich übermittelten Antrags aus.

Die Angaben in den elektronischen Rückmeldungen der Krankenkassen werden beim Einlesen über das Meldecenter als Protokoll in den Listenmanager ausgeben und dienen als Hinweis auf eine durch die Krankenkasse festgestellte Abweichung zu einem maschinell übermittelten Erstattungsantrag nach dem AAG. Es wird keine automatische Korrektur der Erstattungsbeträge in der Lohnabrechnung als auch in der Finanzbuchhaltung vorgenommen.

Ist die Feststellung der Krankenkasse aus Sicht des Arbeitgebers nicht korrekt, muss der Arbeitgeber dieser Feststellung schriftlich widersprechen. Der Widerspruch ist entsprechend zu begründen.