Abrechnungsarten, Datums- und Versionsverwaltung
Abrechnungsarten, Datums- und Versionsverwaltung
Simulierte Abrechnung
Simulierte Abrechnung
Eine simulierte Abrechnung kann beliebig oft durchgeführt werden. Erzeugt wird immer die Version 1.
Geänderte Stammdaten sowie variabel erfasste Daten werden wieder bereitgestellt. Es kann geändert, gelöscht sowie hinzugefügt werden.
Im Anschluss an die simulierte Abrechnung muss immer die endgültige monatliche Abrechnung durchgeführt werden.
Rückrechnungen auf simulierte Abrechnungen sind nicht möglich.
Abrechnung
Monatliche Abrechnung
Der abgerechnete Monat erhält immer die Version 1.
Abgerechnete variabel erfasste Daten sowie die Stammdaten sind nicht mehr veränderbar (Historische Werte).
Möglich sind Wiederholungsabrechnungen sowie Rückrechnungen in beliebiger Häufigkeit.
Wiederholungsabrechnung vorbereiten
Wiederholungsabrechnung vorbereiten
Wiederholungsabrechnungen (Stornoabrechnungen) sind immer nur auf den letzten abgerechneten Abrechnungsmonat (Version 1) zulässig.
Bevor eine erneute Abrechnung durchgeführt werden kann, muss immer erst die Verarbeitung Wiederholungsabrechnung vorbereiten angestoßen werden. Im Anschluss an die Vorbereitung kann die erneute Abrechnung erfolgen. Hierbei besteht wieder die Möglichkeit simulierte Abrechnungen in beliebiger Anzahl durchzuführen.
Ist ein Abrechnungsmonat per erneuter Abrechnung abgeschlossen, sind Rückrechnungen auf diesen Monat zulässig.
Rückrechnung
Rückrechnung
Vor dem Starten der Rückrechnung ist in den Steuerungsdaten das Abrechnungsdatum des Monats einzugeben, auf den die Rückrechnung erfolgen soll. Nach Drücken der Schaltfläche Rückrechnung wird dieser Monat angezeigt. Zusätzlich wird angezeigt, bis zu welchem (aktuell abgerechneten) Monat Rückrechnungen durchgeführt werden sollen.
Das bedeutet, dass Rückrechnungen (RR) für eine bestimmte Anzahl von Monaten automatisch in einem Lauf durchgeführt werden können. Außerdem wird der Monat für die RR-Verrechnung angeboten. Rückrechnungen auf den gleichen Abrechnungsmonat sind beliebig oft durchführbar.
Zahlungen im Rückrechnungsmonat verrechnen
Grundsätzlich werden Zahlungen in den Verrechnungsmonat verrechnet (vgl. Stammdaten / Mandant / Str2 / Über-/Nachzahlungen). Durch das Kontrollkästchen Zahlungen im Rückrechnungsmonat verrechnen werden die Zahlungen (Über-/Nachzahlungen) optional nicht an den Verrechnungsmonat weitergegeben, sondern an den Rückrechnungsmonat. Dies kann sinnvoll sein, wenn der Arbeitnehmer für den Verrechnungsmonat keine Verdienstabrechnung erhält (z.B. nachträglicher Austritt).
Für ausgeschiedene Arbeitnehmer besteht kein Wahlrecht zur Verrechnung des Zahlbetrages in den Verrechnungsmonat. Evtl. anstehende Zahlungen (Nachzahlung/Überzahlung) werden somit nicht in den Verrechnungsmonat verrechnet, da keine Verdienstabrechnung mehr ausgegeben wird. Die Differenzzahlung wird nachrichtlich auf der Verdienstabrechnung ausgewiesen.
Wichtiger Hinweis
Das Verrechnen der Zahlungen in den Rückrechnungsmonat betrifft allein die Zahlbeträge für den Arbeitnehmer. Eventuelle Steuer- und Sozialversicherungskorrekturen werden automatisch in den Verrechnungsmonat verrechnet.
Rückrechnungen mit Stammdatenkorrektur
Rückrechnungen mit Stammdatenkorrektur
Rückrechnungen mit Stammdatenkorrektur können nur für einen einzelnen Arbeitnehmer durchgeführt werden. Das heißt: die Schaltfläche Stammdatenkorrektur ist nur bei Selektion eines einzelnen Arbeitnehmers, in den Steuerungsdaten, freigegeben.
Die Stammdatenkorrektur ist über Datumsfelder (von - bis) terminierbar.
Alle Daten der Originalabrechnung werden automatisch vorgetragen.
Jede Rückrechnung erhöht die Version.
Müssen Stammdaten verändert werden, die nicht innerhalb der Stammdatenkorrektur angesprochen werden können, so ist im Personalstamm beim jeweiligen Arbeitnehmer die Version manuell um 1 zu erhöhen und in den entsprechenden Personaldaten die Änderung einzutragen. Differenzen werden in den nächsten Abrechnungsmonat verrechnet.
Rückrechnungen können auch simuliert durchgeführt werden.
Rückrechnung in das Vorjahr
Allgemein
Die Vorgehensweise zur Rückrechnung in das Vorjahr unterscheidet sich nicht von dem der Rückrechnung für das laufende Kalenderjahr.
Zufluss-/Entstehungsprinzip
Für laufende und sonstige Bezüge gilt steuerrechtlich grundsätzlich das Zuflussprinzip. Dies bedeutet, dass die Steuerschuld entsteht, wenn der Arbeitslohn zufließt. Es werden damit die aktuellen Steuermerkmale (wie Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession, Frei-/Hinzurechnungsbeträge) berücksichtigt.
Ausnahme vom Zuflussprinzip
Von dem steuerlichen Zuflussprinzip kann in den ersten drei Wochen des Monats Januar abgewichen werden. Die Berechnung erfolgt dann nach dem Entstehungsprinzip und damit nach den damals gültigen steuerlichen Merkmalen. In diesem Fall ist eine neue Lohnsteuerbescheinigung für das abgelaufene Kalenderjahr zu erstellen.
Bei Korrekturen Vj. Entstehungsprinzip anwenden
Das Zuflussprinzip ist automatisch vom Programm eingestellt, wenn für das Kalenderjahr bereits eine Lohnsteuerbescheinigung erstellt und versendet wurde.
Mit dem Kennzeichen Bei Korrektur Vj. Entstehungsprinzip anwenden im Menü Personal / Steuer-2 / sonstige Kennzeichen kann für die Rückrechnung vom Zuflussprinzip abgewichen werden.
Dies ist nur möglich, wenn nicht schon in einer vorhergehenden Korrektur (Rückrechnung) bereits das Zuflussprinzip angewendet wurde. Zum Beispiel durch Rückrechnung von Nachzahlungen oder Rückforderungen mit Zuflussprinzip.
Nachzahlungen/Rückforderungen
Bei Beträgen, die in das Vorjahr rückgerechnet werden, ist zwischen Nachzahlungen und Rückforderungen zu unterscheiden. Für beide Beträge gilt steuerlich das Zuflussprinzip.
Nachzahlungen, die für das Vorjahr gezahlt, aber im laufenden Kalenderjahr ausgezahlt werden, sind steuerlich immer als sonstiger Bezug zu behandeln.
Die Nachzahlungen werden in der Verdienstabrechnung des Rückrechnungsmonats bei laufenden Bezügen mit der Lohnart 9100 Korr. St.Brutto. lfd. bzw. bei sonstigen Bezügen mit der Lohnart 9101 Korr. St.Brutto EBZ ausgewiesen. In der Verdienstabrechnung des aktuellen Jahres werden diese mit der Lohnart 9111 St.Brutto Vj. EBZ dargestellt.
Rückforderungen (-zahlungen) aus dem Vorjahr sind dagegen im laufenden Kalenderjahr unabhängig von ihrer Entstehung als laufender Bezug zu behandeln.
Die Rückforderungen werden in der Verdienstabrechnung des Rückrechnungsmonats bei laufenden Bezügen mit der Lohnart 9100 Korr. St.Brutto. lfd. bzw. bei sonstigen Bezügen mit der Lohnart 9101 Korr. St.Brutto EBZ ausgewiesen. In der Verdienstabrechnung des aktuellen Jahres werden diese mit der Lohnart 9110 St.Brutto Vj. lfd dargestellt.
Besonderheiten Netto-Entgelte
Die Rückrechnung in das Vorjahr mit Netto-Entgelten, oder auf Monate, in denen ein Netto-Entgelt gezahlt wurde mit Anwendung des Zuflussprinzips ist derzeit nicht möglich. Es wird ein entsprechender Fehler im Abrechnungsprotokoll ausgegeben.
Korrektur von Besteuerungsmerkmalen Vorjahr
Die Rückrechnung von Besteuerungsmerkmalen des Vorjahres ist grundsätzlich nicht zugelassen, da diese in der Lohnsteuerbescheinigung (LStB) des Vorjahres bescheinigt werden. So lange die LStB nicht abgegeben wurde, werden die Korrekturen nach dem Entstehungsprinzip ausgeführt und damit in die LStB des Vorjahres aufgenommen.
Wurde bereits eine LStB für den Arbeitnehmer erstellt, kann eine Korrektur LStB des Vorjahres nur so lange erfolgen, so lange kein Zuflussprinzip für evtl. rückgerechnete Beträge erfolgte.
Die Rückrechnung muss mit dem Kennzeichen Bei Korrektur Vj. Entstehungsprinzip anwenden im Menü Personal / Steuer-2 / sonstige Kennzeichen erfolgen.
Erfolgt die Rückrechnung ohne Kennzeichen, wird die Rückrechnung nicht ausgeführt und folgender Fehlertext wird im Abrechnungsprotokoll angezeigt:
„Die Besteuerungsmerkmale für das abgelaufene Kalenderjahr können nicht korrigiert werden, da bereits eine Lohnsteuerbescheinigung (LStB) abgegeben wurde. Möchten Sie dennoch korrigieren, markieren Sie das Kontrollkästchen Bei Korrekturen Vj. Entstehungsprinzip anwenden auf der Maske Personal / Steuer-2 / sonstige Kennzeichen. Beachten Sie, dass eine neue LStB für das abgelaufene Kalenderjahr erstellt werden muss.“