Active-Import Rechnungswesen
Active-Import Rechnungswesen
Allgemeines
Zweck
Der Active Import wird verwendet, um Datendateien, die z.B. aus einer Fakturierung bereitgestellt werden, in einem festgelegten Rhythmus (Zeitrhythmus) automatisch in die Fibu zu importieren.
Dazu wird im Windows-Task-Planer ein Programm eingetragen und der entsprechende Zeitrhythmus definiert.
Die dabei abgestellten Daten können im ADDISON-Importformat, im variablen ASCII-Format oder im DatevPro-Format sein.
Das Verzeichnis wird dabei dauerhaft überwacht. Sobald Buchungsdaten bzw. Stammdaten vorliegen, werden diese automatisch in die ADDISON-Software übernommen.
Dabei besteht die Möglichkeit, über einen Parameter einzustellen, dass die Buchungen an bestehende Buchungsstapel in der Finanzbuchhaltung angehangen werden. Somit wird nicht für jede Übernahme ein neuer Stapel angelegt.
Damit zwischen dem schreibenden Programm (Fakturierung) und dem lesenden Programm (ADDISON Import) keine Konflikte auftreten, wird mit entsprechenden LOG-Dateien gearbeitet.
Voraussetzungen
Zugriff auf das Installationsverzeichnis von ADDISON.
Verzeichnisse
Folgende Verzeichnisse müssen angelegt sein:
Datenverzeichnis – beinhaltet die Importdateien
Sicherungsverzeichnis – für korrekt importierte Dateien (Sicherungsdateien erhalten automatisch einen Zeitstempel im Dateinamen - angelehnt an ISO 8601)
Konfigurationsverzeichnis – XML-Steuerungsdatei und Konfigurationsdatei für die Importdatei
Log-Verzeichnis – für das Importprotokoll
Wichtige Hinweise
Die Verzeichnisnamen, in denen die o.g. Dateien abgelegt sind bzw. werden, dürfen keine Unterstriche oder Leerzeichen enthalten.
Außerdem dürfen keine Umlaute (ü, ä, ö) im Pfad enthalten sein.
Beispiele – so nicht: C:\Importdatei_aus_XXX
C:\Program Files (x86)
C:\Addison\Schnittstellen\SicherungenÜbernahme
Anpassung der XML-Steuerungsdatei
Anpassungen
Die Beispiel-Datei (siehe Kapitel 1.3) ist für den produktiven Betrieb anzupassen.
BBSUser und BBSPassword
Es ist ein User mit den erforderlichen BBS-Rechten einzutragen.
Mit diesem User wird die Datenbank geöffnet und der Import durchgeführt. Er muss dazu die entsprechenden Rechte in der Fibu haben.
MandantNr
Hier ist die entsprechende Mandantennummer eintragen.
Hinweis: Beim Import einer Datev Pro Datei muss die Mandantennummer in der Importdatei in Zeile 1 Spalte L enthalten sein. Eine Vorgabe der Mandantennummer in der XML-Steuerungsdatei ist in dieser Variante nicht möglich.
ImportPeriode - Monat - Jahr
Diese wird verwendet, wenn kein Buchungsdatum in der Importdatei steht.
Hinweis: Auch Stammdaten benötigen das Buchungsdatum, um diese in das richtige Wirtschaftsjahr zu importieren. Insofern muss ggf. dieses Datum in der XML angepasst werden.
ImportVariante
Folgende Import-Treiber können verwendet werden
Addison (ADDISON-Import-Treiber)
Extension (ASCII-Import-Treiber)
DatevPro (DatevPro-Import)
TreiberName
Nur für die ImportVariante Extension ist folgender Eintrag erforderlich:
Fibu ASCII-Import
StapelNameDefault
Es ist zu empfehlen den Namen des benutzten Treibers im Buchungsstapelname einzubinden. Dieser kann um die Angaben [Tagesdatum] und/oder [Buchungsmonat] erweitert werden.
AnhaengenAnStapelNameDefault
Sollen beim nächsten Import die Buchungen automatisch an einen bestehenden Buchungsstapel (entsprechend der Angaben StapelNameDefault) angehängt werden, dann ist hier true vorzugeben.
Wird in der Buchungsstapelbezeichnung das Tagesdatum mitgegeben, dann wird pro Tag ein Buchungsstapel erzeugt bzw. angehängt.
Soll pro Import ein Buchungsstapel erzeugt werden, dann ist hier false vorzugeben.
ImportPfad
Verzeichnis in dem die zu importierenden Dateien stehen.
ImportDateiPattern
Sollen z.B. nur CSV-Dateien importiert werden, kann dies hier eingeschränkt werden - *.csv.
D.h. der Active-Import sucht im Verzeichnis nur nach Dateien mit diesem Dateityp.
ImportDateienSichern
Sollte immer auf true stehen, um ggf. eine Datei wiederholt einlesen zu können.
SicherungsPfad
Verzeichnis in dem die Importdateien gesichert werden sollen.
ConfigDatei
Verzeichnis in dem die Konfigurationsdatei steht plus Angabe des Dateinamens.
Für die ImportVariante DatevPro ist die Konfigurationsdatei DatevProInternal.cfg aus dem Verzeichnis X:\Program Files (x86)\ADDISON\Software\Import\FIBU in das hier angegebene Verzeichnis zu kopieren. Dies ist erforderlich,
- weil im ADDISON-Standardverzeichnis Leerstellen enthalten sind
- weil die Standard-CFG durch ADDISON Updates verändert werden kann
- weil die hier verwendete CFG ggf. angepasst werden musste – z.B. Kontenumschlüsselungen
Für die Import-Treiber muss nachfolgende Option in der CFG-Datei eingetragen werden:
[Optionen]
Autostart={entspricht der Bezeichnung vom Dateiformat}
Optionen
Folgende Optionen können in der XML-Steuerungsdatei vorgegeben werden:
BuSlVorgabe - SofortAktualisieren - ExklusivAusfuehren - NurNeueKonten - ASCIIZeichensatz - KeinMandantenwechsel
Möchten Sie die Importoption Buchungen mit Leistungsdatum in den Leistungsmonat importieren aktivieren, so setzen Sie in der Konfigurationsdatei (cfg) folgenden Eintrag:
[Format]
CopyLeistungsDatumToBuchDatum=1
Möchten Sie die Importoption Bei Anzahlungen Automatikumbuchungen ausführen aktivieren, so setzen Sie in der Konfigurationsdatei (cfg) folgenden Eintrag:
[Format]
AnzahlungenAutomatisch=1
WarnungenUnterdrueckenDefault
True -> es werden Warnungen aus dem Programm als Hinweis unterdrückt
LockTimeoutInHours
1 -> Zeitvorgabe, um die LOCK-Datei (Import-Sperrdatei) automatisch zu löschen
Im Fehlerfall automatisch eine E-Mail senden
Über einen SMTP-Server können im Fehlerfall Emails an z.B. den Admin und Fibu-Mitarbeiter/-in versendet werden.
Folgende Angaben sind dafür erforderlich:
EMailBeiFehlern - SMTPHost - SMTPPort - SMTPUser - SMTPPassword
Im Erfolgsfall automatisch eine E-Mail senden
Über einen SMTP-Server können bei erfolgreichen Import Emails an z.B. den Admin und Fibu-Mitarbeiter/-in versendet werden.
Folgende Angaben sind dafür erforderlich:
EMailBeiErfolg - SMTPHost - SMTPPort - SMTPUser - SMTPPassword
Hinweis: Bitte tragen Sie die Felder für den automatischen E-Mail-Versand nur in die XML-Datei ein, wenn dieser genutzt wird. Ansonsten kann es zu Abstürzen des Imports führen.
Import bei mehreren Datenbanken
Sie haben nun die Möglichkeit den Active Import auch in Verbindung mit mehreren Datenbanken zu nutzen.
Dazu sind in der XML-Steuerungsdatei folgende 2 Einträge erforderlich:
DatabaseName und DatabaseLogicalPath Hinweis: Bitte beachten Sie, dass pro Datenbank eine separate XML-Steuerungsdatei benötigt wird und somit auch separate Aufgaben in Windows anzulegen sind.
So könnte der Eintrag in der XML-Steuerungsdatei lauten:
Import mit Belegen
Zukünftig haben Sie die Möglichkeit neben den Buchungen auch die zugehörigen Belege zu importieren. Hier haben Sie 2 Möglichkeiten.
- Import in das SBA-Archiv (Uniarchiv)
- Für den Import in das SBA Archiv ist folgender Eintrag in der Konfigurationsdatei (cfg) zu setzen:
- Import in das ADDISON Ablageverzeichnis
Für den Import in das ADDISON Ablageverzeichnis ([DATAPATH]\ClientProfile[MandantNr]\6[Buchungsperiode]\belege[Dateiname des Belegs]) ist folgender Eintrag in der Konfigurationsdatei zu setzen:
Weitere Voraussetzungen:
- Die Dokumente müssen im gleichen Verzeichnis liegen, in der auch die Importdatei liegt.
- Der Dateiname des jeweiligen Dokumentes z.B. 12345.pdf muss in der Datendatei in der Spalte BELEGLINK- BELEGLINK5 (ADDISON Importformat) bzw. Dokumentenverweis- Dokumentenverweis5 (ASCII Import) stehen. Bei Aufteilungsbuchungen ist in jeder Zeile der Beleglink mitzugeben.
- Bei Nutzung von Option 1 muss im Importmandanten der Menüpunkt Scannen-Buchen-Archivieren bereits einmal geöffnet wurden sein.
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Für den DatevPro-Treiber wurde diese Funktionalität bisher nicht implementiert. |
Beispiel XML-Datei
BBSUser Admin
BBSPassword service
MandantNr 1
Monat 1 -> muss mitgegeben werden, wird jedoch nur verwendet,
wenn in der Datei kein Buchungsdatum enthalten ist.
Jahr 2021 -> muss mitgegeben werden, wird jedoch nur verwendet, wenn in der Datei kein Buchungsdatum ent- halten ist. Diese Angabe ist im Folgejahr anzupassen.
ImportVariante Addison, Extension oder DatevPro
TreiberName Fibu ASCII-Import (nur für die Import Variante Extension)
StapelNameDefault Beispiel: Active Import [Tagesdatum][Buchungsmonat]
AnhaengenAnStapelNameDefault true
ImportPfad X:\Datenverzeichnis
ImportDateiPattern *.csv
ImportDateienSichern true
SicherungsPfad X:\Datenverzeichnis\Sicherung
ConfigDatei X:\Datenverzeichnis\Import.cfg
ImportLogPfad X:\Datenverzeichnis\log
BuSlVorgabe 0 (ist für alle Buchungen)
SofortAktualisieren true (false: ohne sofortige Aktualisierung der Buchung)
ExklusivAusfuehren true (false: es wird auch im Mehrplatzbetrieb importiert)
NurNeueKonten false (true: es werden nur neue Konten übernommen)
ASCIIZeichensatz false (true: wenn die Importdatei den ASCII-Zeichensatz
hat
KeinMandantenwechsel false (true: Mandantenwechsel zulassen, d.h. es werden
Buchungsdateien für mehrere Mandanten abgestellt)
WarnungenUnterdrueckenDefault false (true: es werden Warnungen aus dem Programm als
Hinweis unterdrückt)
LockTimeoutInHours 1 (Zeitvorgabe, um die LOCK-Datei automatisch zu löschen)
EMailBeiFehlern Angabe von einer oder mehreren (getrennt mit Semikolon)
Emailadressen
EMailBeiErfolgAngabe von einer oder mehreren (getrennt mit Semikolon)
Emailadressen DatabaseName Verzeichnis und Name der Datenbank
DatabaseLogicalPath Pfad, welcher in der Datenbank.cfg hinterlegt wurde
Bspw. LocalHostDB oder StandardDB
Folgende Paramater nur in die XML-Datei schreiben, wenn der automatische E-Mail-Versand genutzt wird und die Felder somit ausgefüllt werden.
SMTPHost Servername oder IP-Adresse SMTPPort Entsprechender Portzugang SMTPUser Benutzer SMTPPassword Passwort
Beispiel-XML
Diese finden Sie auch im ADDISON Installationsverzeichnis unter …/Import/Fibu/Steuerung.xml
Aufgabenplaner
Allgemein
Um das Datenverzeichnis zu überwachen, wird ein Programm im Windows-Task-Planer eingetragen.
Dieser Task-Planer sorgt dafür, dass die Überwachung laufend stattfindet.
Den Zeitrhythmus geben Sie dabei vor.
Starten
Start\Ausführen\Aufgabenplanung
Aufgabe erstellen
Aktion\Aufgabe erstellen
Allgemein
Trigger
Aktionen
Hier ist der Programmstart und die entsprechenden Verzeichnisse einzutragen:
X:\Programme\ADDISON\Software\ADDISON.App.ReWe.BuImporter.exe Argumente -> hier ist das Verzeichnis inkl. Dateiname, in dem die XML steht, anzugeben und zusätzlich das Verzeichnis inkl. Dateiname, in dem die Log-Treiber-Datei abgestellt werden soll.
X:\ XML\BuImporterConfig_FASCII.xml X:\ADDISON-log\ADImp.log Diese Reihenfolge ist zwingend einzuhalten.
Bedingungen
Empfohlene Einstellungen
Einstellungen
Empfohlene Einstellungen
Empfehlung zur Handhabung
Dateiverwaltung
Für die Eindeutigkeit der Dateienamen ist der Anwender verantwortlich.
Soll der Active-Import die Fakturierdaten laufend übernehmen, empfehlen wir Dateien mit einem Zeitstempel im Daten-Verzeichnis abzustellen. Bei kurzen Zeitabständen empfehlen wir mindestens die Sekunden mit in den Zeitstempel zu übernehmen.
Der eindeutige Name ist bspw. wichtig für das LOG-Verzeichnis.
Lock-Mechanismus
Damit Schreiboperation und gleichzeitige Leseoperation ausgeschlossen sind, arbeiten wir mit einem LOCK-Mechanismus.
Dieser ist zwingend einzuhalten.
Hierzu gehen Sie bitte wie folgt beim Schreiben von Fakturierdaten vor:
Prüfen, ob eine LOCK-Datei im Datenverzeichnis vorhanden ist. Wenn diese vorhanden ist, startet keine neue Schreiboperation.
LOCK-Datei im Datenverzeichnis schreiben
ASCII-Datei (o.a. Dateiformat) im Datenverzeichnis erstellen
LOCK-Datei im Datenverzeichnis löschen
Der Dateiname der LOCK-Datei ist identisch mit der Datendatei. Die Dateierweiterung ist .LOCK.
In der XML-Steuerungsdatei wird eine Option: Lock-TimeOut angegeben. (Standard derzeit 1 Stunde). Bleibt die LOCK-Datei länger als diese Zeit stehen, wird diese automatisch durch ADDISON gelöscht. Anschließend werden die Importe wieder durchgeführt. Sollte ein Schreibvorgang bzw. Importvorgang länger als 1 Stunde dauern, sollte diese Zeit hochgesetzt werden. (eventuell wenn sehr viele Buchungen in der Datendatei vorhanden sind – mehr als 150.000 Buchungen).
Import Fibu
ADDISON führt den Import durch, d.h. es ist eine Datendatei vorhanden und keine LOCK-Datei.
ADDISON schreibt dann zuerst eine LOCK-Datei, das bedeutet, der Import ist jetzt aktiv.
In diesem Moment darf die Fakturierung keine Datensätze an die Ausgabedatei anhängen. Dies ist durch den Anwender sicher zu stellen.
Nach erfolgreichem Import wird die Lock-Datei wieder von ADDISON gelöscht.
Arbeiten Sie mit Ausgabedateien mit Zeitstempel im Namen, dürfen neue Dateien in diesem Moment geschrieben werden.
Import Protokollierung
Im log-Verzeichnis wird im Dateiform z.B. ADDISON-Import.log das Importprotokoll abgestellt.
Absicherung - Fehlerfall
Bricht der Import ab, weil Buchungen nicht importiert werden können, wird eine Datei namens _ERROR.lock abgestellt. Solange diese Datei vorhanden ist, wird kein weiterer Import ausgeführt.
In diesem Fall ist zu klären, was den Abbruch ausgelöst hat (meist zu sehen in der log-Datei). In der Fibu sind die Buchungen des fehlerhaft gelaufenen Importes zu löschen.
Sobald die Datendatei entsprechend richtiggestellt ist, muss die _ERROR.lock gelöscht werden, erst dann startet der Active-Import wieder.
Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass keine weiteren Dateien importiert werden, bevor die Fehlerursache nicht geklärt wurde.
Zwischenzeitlich erstellte weitere Fakturierdaten gehen nicht verloren und werden nach Fehlerbehebung importiert.
Produktivbetrieb
Vor Einsatz im Produktivbetrieb ist das gemeinsame Verhalten der Buchungsausgabe und des Active-Importes gründlich zu überprüfen.
Bei erstmaligem Einsatz im Produktivbetrieb ist das Verhalten der Lock-Dateien regelmäßig zu prüfen.