ADDISON Direkt Themenmanager

ADDISON Direkt Themenmanager

Allgemeines

Zweck des Programms

Der ADDISON Direkt Themenmanager stellt die Einträge der wichtigsten Arten übersichtlich gruppiert dar.

Das Arbeiten mit ADDISON Direkt Einträgen in der ADDISON Software soll durch den Themenmanager erleichtert und anstehende Prozesse innerhalb der Kanzlei sowie zwischen Kanzlei und Mandant unterstützt werden.

Verschobene Einträge aus dem Bereich Akte | Ablage | ADDISON Direkt bleiben im Themenmanager sichtbar. Zu beachten ist, dass die Einträge nicht automatisch durch das Verschieben des Eintrages im Office Manager auf erledigt gesetzt werden. Der Status „erledigt“ muss explizit gesetzt werden.

Programmaufruf

Der Aufruf des ADDISON Direkt Themenmanagers erfolgt aus dem Register Mandant | Themenmanager oder aus dem Register Online | Themenmanager oder unter dem ADDISON Desktop. Beim Mandantenwechsel bleibt der Themenmanager offen.

Die Anzeige einer Kommunikation erfolgt in einem flexiblen Browser-Control, das u.a. aus der Digitalen Steuerakte bekannt ist.

Funktionsweise

Gruppiert wird standardmäßig nach Status. Im Vergleich zum Postkorb im CRM (Status: offen/erledigt) gibt es beim Themenmanager mit Rückfrage und in Bearbeitung zwei zusätzliche Statusausprägungen. Durch Umstellung in der Symbolleiste kann zudem auch nach Erstellungsdatum, Projekt, Verantwortlichkeit oder Fälligkeit gruppiert werden.

Für markierte Zeilen bzw. Kacheln wird rechts ein Detailbereich eingeblendet. Im Detailbereich stehen - je nach Art des markierten Eintrags - vier Schaltflächen für eine schnelle Navigation und Weiterverarbeitung zur Verfügung:

• Anzeige Aufruf in ADDISON Direkt
• Arbeitsbereich Wechsel in das Projekt des Mandanten
• Ablegen Registrieren im Office Manager / Archivieren in DocuWare
• Postbuch Postbucheintrag erzeugen

Zudem können über den Detailbereich die Eigenschaften des markierten Eintrags eingesehen und abgeändert werden. Durch Ändern des Status auf erledigt, ändert sich automatisch auch der Zustand auf gelesen.

Einträge im Themenmanager, bei denen der Bearbeiter geändert wird, werden beim neu zugewiesenen Bearbeiter automatisch immer als ungelesen angezeigt, unabhängig einer zuvor erfolgten Änderung des Zustands auf „gelesen“.

Über die Symbolleiste oder über das Menü können schnell zahlreiche Filterungen aktiviert oder deaktiviert werden. Folgende Filterungen sind verfügbar:

• Mandanten: aktueller, eigene, alle
• Benutzer: aktueller, ausgewählte, alle
• Ungelesene / gelesene Einträge
• Nicht erledigte / alle Einträge
• Darüber hinaus besteht mit dem Themenmanager die Möglichkeit, die aus anderen Views bekannte, mächtige Filterzeile zu nutzen und die Ansicht so nach individuellen Vorstellungen anzupassen.

Weitere Informationen zur Bearbeitung der Bildschirmansicht erhalten Sie im Benutzerhandbuch ADDISON Software Bedienung der Oberfläche im Kapitel Bildschirmauswertungen (DevExpress)

Über den Dialog Bearbeiter auswählen kann die Ansicht auf bestimmte BBS-Benutzer eingegrenzt werden. Deaktivierte BBS-Benutzer können optional eingeblendet werden.

Neben der voreingestellten Darstellung als Liste kann auch auf Kachelansicht (Kanban-View) umgestellt werden. Die Eckdaten der Einträge sind dabei auf Kacheln zusammengefasst und diese können per Drag&Drop verschoben werden.

Moderner Viewer für Belegstapel/Belegjobs

Belege, die ein Mandant über die App Beleg- und Dateiupload zur Verfügung stellt, können ab sofort in ADDISON in einer modernen Vorschau angezeigt und einzeln oder gesammelt weiterverarbeitet werden. Der Dialog ist zweigeteilt, links erscheint die Vorschau des im rechten Bereich markierten Belegs.

Der Viewer kennt alle gängigen Dateiformate und erlaubt mit den Pfeil-Schaltflächen (oben rechts) ein schnelles Durchblättern durch die im Stapel vorhandenen Belege. Die Ansicht des markierten Belegs kann vergrößert und verkleinert werden, sodass bspw. viele Seiten auf einen Blick zu sehen sind, sowie auf eine Seite angepasst werden (oben links). Zudem ist das Öffnen im Standard-Bearbeitungsprogramm möglich.

Markierte Belege des Stapels können - über die Schaltflächen oben rechts - in einem Rutsch weitergegeben werden zum

• Registrieren im Office Manager
  Die ausklappbare Lasche Vorbelegung Office Manager am rechten Seitenrand bietet die Möglichkeit Eigenschaften der Einträge vorab anzupassen.
• Archivieren nach DocuWare
  mit und ohne Indexfelder bearbeiten sowie Postbucheintrag
• Herunterladen auf die Festplatte
• Splitten in zwei Belegstapel
  Bei dieser neuen Funktionen werden markierte Einträge durch Betätigen des Splitten-Symbols für einen neuen Belegstapel vorgeschlagen. Im zwischengeschalteten Dialog Belegstapel splitten können bei Bedarf Eigenschaften des neuen Stapels verändert werden, ehe nach Bestätigung mit OK ein neuer Belegstapel erzeugt wird. Die Belege des neuen Stapels werden dabei aus dem ursprünglichen Stapel entfernt.

Mehrere Einträge können mit gedrückter Taste Strg und Selektion mit linker Maustaste markiert werden.

Benachrichtigung über neue Einträge

Über neue Einträge für den aktuellen BBS-Benutzer wird der Anwender an folgenden Stellen visuell informiert:

• Durch ein neues Symbol oben rechts neben dem BBS-Benutzer-Symbol.
• Bei geöffnetem Themenmanager mit einer roten Ecke am Reiter sowie einer roten Aktualisierungsschaltfläche.

Durch Betätigen des Symbols oben rechts öffnet bzw. aktualisiert sich der Themenmanager.

Durch Betätigen der Aktualisieren-Schaltflächen im Themenmanager wird dieser neu geladen. Das Symbol wird wieder blau und die rote Ecke im Reiter verschwindet.

Einträge massenhaft auf Status erledigt setzen

Einträgen im Themenmanager kann über Erweitert | Wartung | Massenänderung Themenmanager (erledigt setzen) im Stapel performant der Status 'erledigt' zugewiesen werden. Durch Ändern des Status auf erledigt, ändert sich automatisch auch der Zustand auf gelesen.

Das massenhafte "erledigt"-Setzen empfiehlt sich insbesondere, wenn viele offene Einträge älteren Datums vorhanden sind. Erledigte Einträge werden standardmäßig ausgeblendet, wodurch der Themenmanager übersichtlicher und performanter wird.

Entsprechende Einträge können vorab wie folgt selektiert werden:

• Bearbeiter
• Mandant von/bis
• Art
• Erstellungsdatum von/bis

Die Nutzung dieses Tools setzt das neue gleichnamige BBS-Attribut Projekt ZMIS | Massenänderung Themenmager (erledigt setzen) voraus. Ist nur die Zusatzeigenschaft eigene Einträge des BBS-Attributs gesetzt, so können Einträge anderer Bearbeiter nicht verändert werden.

Freigabeprozess in ADDISON mit der App Dokumente

Sie haben die Möglichkeit den Freigabeprozess optional zu steuern.

• In den ADDISON Optionen / ADDISON Software / ADDISON Direkt/ Freigabe des Mandanten anfordern über „Dokumente versenden an ADDISON Direkt“ kann die Freigabe übergreifend für alle Mandanten gesteuert werden.
• Die mandantenbezogene Steuerung des Freigabe-Prozesses können Sie auch abweichend im CRM / Online / ADDISON Direkt / Register Verwaltung / Freigabe über „Dokumente versenden an ADDISON Direkt Dokumente" steuern.
  
  Die Auswahlliste verfügt über drei Optionen zur entsprechenden Steuerung beim Mandanten:
• globale Einstellung anwenden
• nein (abweichende Einstellung)
• ja (abweichende Einstellung

Freigabe anfordern Haben Sie den Freigabe-Prozess dementsprechend aktiviert, wird beim Versenden von Dokumenten an ADDISON Direkt Dokumente ein Vorlaufdialog eingeblendet. Der Dialog Versenden über Auswertung Online ermöglicht es Ihnen durch das Aktivieren des Kontrollkästchens die Freigabe anzufordern und optional ein Fälligkeitsdatum mitzugeben.

Dokumente mit einer Freigabeanforderung werden im ADDISON Direkt Themenmanager mit dem Status Rückfrage hinterlegt.

Themenmanager - Freigabe / Ablehnung einsehen Nach der Freigabe bzw. Ablehnung des Dokuments durch den Mandanten wird der Eintrag im ADDISON Direkt Themenmanager mit dem neuen Freigabe-Status aktualisiert, auf den Status offen sowie als ungelesen angezeigt. Eventuell erfasste Kommentare des Mandanten sind direkt im Feld Notiz einsehbar.

Weiterführende Dokumentationen entnehmen Sie dem ADDISON Online Hilfecenter. Der Aufruf des Hilfecenters erfolgt direkt aus der ADDISON Software unter Online | Status ADDISON Online | ADDISON Online Hilfecenter.