ADDISON Druckservice - Konfiguration

ADDISON Druckservice - Konfiguration

Sind die eingangs beschriebenen Grundvoraussetzungen erfüllt, wird nach Vorgabe des betreffenden Mandanten und Anwahl von CRM | Online | ADDISON Direkt eine zusätzliche Registerkarte ADDISON Druckservice - Konfiguration (im weiteren Verlauf als Konfigurationsdialog bezeichnet) mit folgender Vorbelegung der Felder eingeblendet:

Über diese Registerkarte erfolgt die allgemeine Konfiguration für die Druckaufträge des gewählten Mandanten.

Der Konfigurationsdialog besteht aus den Bereichen:

• Mandant
• Arbeitnehmer (wenn bei dem Mandanten mit ADDISON Lohn & Gehalt gearbeitet wird)
• Mahnungen (wenn bei dem Mandanten mit der ADDISON Finanzbuchhaltung gearbeitet wird)
• Honorarschreibung (wenn eine Kanzleiorganisation lizenziert ist)

Der Bearbeitungsmodus wird durch Klick auf den Bearbeitungsstift aktiviert.

Zur Aktivierung des Druckservice bei einem Mandanten ist zwingend die Option Auswertungen versenden über ADDISON Druckservice zu aktivieren.

Beim Versand des Druckauftrages aus dem Listenmanager werden die Vorgaben aus diesem Konfigurationsdialog übernommen und können je Versandauftrag nochmals überprüft, übernommen oder überschrieben werden. So kann beispielsweise bei einem Mandanten grundsätzlich der Farb-Druck und bei einem weiteren Mandanten grundsätzlich der Schwarzweiß-Druck voreingestellt werden.

Bereich Mandant

Verwaltung des Bereichs Mandant im Konfigurationsdialog

• Farbe
• • Schwarzweiß
• • Farbe (sofern der betreffende Ausdruck als Farbdruck konzipiert ist)
• Umschlag
• • DL(DINLang): Bis 9 Blätter im DINLang Umschlag
• • C4: Großbrief bis 97 Blätter im DIN C4 Umschlag
• Bei mehr als 9 Blättern schaltet das Programm im Falle der Voreinstellung DL(DINLang) automatisch auf C4 um. Bei mehr als 97 Blättern wird der Auftrag automatisch in mehrere Großbriefe aufgeteilt, wobei die Aufteilung konsolidiert erfolgt. Beispiel: Verschiedene Arbeitnehmerauswertungen werden an den Mandanten verschickt. Vom Programm erfolgt nach 91 Blättern eine Splittung, damit die 10 nächsten Auswertungen, die alle den gleichen Arbeitnehmer betreffen, nicht in zwei verschiedenen Umschlägen an den Mandanten verschickt werden.
• Auswertungen versenden über ADDISON Direkt
• Dies ist der Defaultwert. Dieses Feld ist zu markieren bzw. markiert zu belassen, wenn die Auswertungen über ADDISON Direkt gesendet werden sollen.
• Auswertungen versenden über ADDISON Druckservice
• Für die Ausgabe über den ADDISON Druckservice muss dieses Feld markiert sein.
• Empfänger-Adresse
• Beim Versand von Auswertungen an den Mandanten wird als Deckblatt automatisch ein Anschreiben mit der Empfängeradresse beigefügt. Hierfür kann die Korrespondenzadresse herangezogen oder eine abweichende Adresse verwendet werden.
• Weiter unten finden Sie das Muster eines Deckblattes.
• Korrespondenz-Adresse verwenden
• Die Korrespondenzadressen eines Mandanten sind im Mandantenstammblatt | Allgemeine Mandantendaten | Registerkarte Korrespondenzadressen verwaltet. Je Mandant können dort Korrespondenzadressen für die Bereiche Steuerpflichtiger und Unternehmen und eine allgemeine Korrespondenzadresse hinterlegt werden. Für das Deckblatt wird die Korrespondenzadresse Allgemein herangezogen.
• abweichende Adresse festlegen
• Soll anstatt der Korrespondenzadresse Allgemein eine abweichende Adresse festgelegt werden, können Sie diese nach Markieren dieser Option im automatisch geöffneten Dialog Empfängerauswahl festlegen. Dieser Dialog entspricht dem Dialog Mandantenstammblatt | Allgemeine Mandantendaten | Registerkarte Korrespondenzadressen, weshalb bzgl. der Verwaltung auf die Online-Hilfe zu den Korrespondenzadressen verwiesen wird.
• Honorarschreibung
• Diese Konfigurationsmöglichkeit wird nur angezeigt, wenn eine Kanzleiorganisation lizenziert wurde.
• Rechnungsposten erstellen
• Sofern diese Kontrollkästchen markiert ist, werden Fakturierungsdaten über getätigte Sendungen in die Kanzleiorganisation importiert. Falls die Faktura eines Mandanten beispielsweise über eine Pauschale erfolgt, ist dieses Kontrollkästchen nicht notwendig.
• Kanzleiauswahl
• Wählen Sie hier aus, welcher Kanzlei die Fakturierungsdaten des Mandanten zugeordnet werden sollen.

Muster eines Deckblattes

Ein Deckblatt mit den Adressangaben wird per Programm automatisch dann erzeugt, wenn die Auswertungen an den Mandanten geschickt werden.

Bereich Arbeitnehmer

Dieser Bereich wird nur dann eingeblendet, wenn bei dem betreffenden Mandanten mit der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung gearbeitet wird.

Voraussetzungen für den Versand direkt an die Arbeitnehmer

Alle Arbeitnehmer, an welche Auswertungen über den ADDISON Druckservice gesendet werden sollen (z. B. die Verdienstabrechnung), müssen entsprechend geschlüsselt sein.

• Die Schlüsselung kann für einzelne Arbeitnehmer (z. B. im Rahmen der Neuanlage) erfolgen im Programm Lohn- & Gehaltsabrechnung / Stammdaten / Personal | in Registerkarte ADDISON Direkt: In der Spalte ADDISON Druckservice müssen die betreffenden Auswertungen für den Arbeitnehmer aktiviert sein. (Die Haken in der linken Spalte Meine Lohndokumente (Auswertung Online) werden standardmäßig automatisch für den Arbeitnehmer gesetzt, sobald für diesen ein ADDISON Direkt-Login erstellt wird).
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• oder kann gleich für mehrere/alle Arbeitnehmer eines Mandanten erfolgen im CRM über Online / ADDISON Direkt / Verwaltung, indem die betreffenden Arbeitnehmer nach Aktivierung des Bearbeitungsstiftes markiert werden und nach Klicken auf die rechte Maustaste Versandart bearbeiten gewählt wird.
• Der Aufruf der Funktion Versandart bearbeiten ist auch über das Symbol in der Symbolleiste sowie über das Symbol möglich.
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• Daraufhin öffnet sich der folgende Dialog:
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• Hier können nun die gewünschten Einstellungen in der Spalte ADDISON Druckservice für die ausgewählten Arbeitnehmer vorgenommen werden. Nach dem Markieren der gewünschten Einstellungen und Klicken auf OK werden die Einstellungen für alle ausgewählten Arbeitnehmer übernommen und in den Spalten Meine Lohndokumente bzw. Druckservice eingeblendet (vorher ggf. bereits vorhandene Einstellungen werden überschrieben).
• Die so für den Versand gewählten Dokumente werden in der Registerkarte Verwaltung in den Spalten Meine Lohndokumente für die Bereitstellung an ADDISON Direkt sowie in der Spalte Druckservice für den Versand per ADDISON Druckservice dargestellt.
• Die Abkürzungen sind per Schnellinfo abrufbar.
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Beachten Sie die nachfolgenden Hinweise ganz besonders.

• Für die Verwaltung der Spalte Druckservice spielt der in der Registerkarte Verwaltung in Spalte Status angezeigte Status des Arbeitnehmers keine Rolle. Das Vorhandensein eines ADDISON Direkt-Logins ist keine Voraussetzung für den Versand von Auswertungen über den ADDISON Druckservice. Somit können auch Dokumente an Arbeitnehmer mit dem Status ausgeschlossen, deaktiviert oder nicht erstellt über den Druckservice verschickt werden.
• Werden Arbeitnehmer neu für ADDISON Direkt freigeschaltet, werden alle für ADDISON Direkt verfügbaren Lohndokumente automatisch in der Spalte Meine Lohndokumente vorbelegt.

Verwaltung des Bereichs Arbeitnehmer im Konfigurationsdialog

• Farbe
• • Schwarzweiß
• • Farbe (sofern der betreffende Ausdruck als Farbdruck konzipiert ist)
• Umschlag
• • DL(DINLang): Bis 9 Blätter im DINLang Umschlag
• • C4: Großbrief bis 97 Blätter im DIN C4 Umschlag
• Bei mehr als 9 Blättern schaltet das Programm im Falle der Voreinstellung DL(DINLang) automatisch auf C4 um. Bei mehr als 97 Blättern wird der Auftrag automatisch in mehrere Großbriefe aufgeteilt, wobei die Aufteilung konsolidiert erfolgt.
• Beispiel: Verschiedene Arbeitnehmerauswertungen werden an den Mandanten verschickt. Vom Programm erfolgt nach 91 Blättern eine Splittung, damit die 10 nächsten Auswertungen, die alle den gleichen Arbeitnehmer betreffen, nicht in zwei verschiedenen Umschlägen an den Mandanten verschickt werden.
• Versandmerkmal
• Hier kann gewählt werden, wie der Versand der lohnrelevanten Dokumente
• • Verdienstabrechnungen
• • DEÜV-Meldungen
• • Lohnsteuerbescheinigungen
• unter den im Abschnitt Voraussetzungen für den Versand direkt an die Arbeitnehmer beschriebenen Voraussetzungen erfolgt.
• Wird die Option Versand unkuvertiert an Mandant gewählt, erfolgt der Versand aller selektierten Dokumente im Stapel und unkuvertiert an die gewählte Mandantenadresse.
• Bei Selektion der Option Versand direkt an Arbeitnehmer werden die selektierten Dokumente direkt an die Adressen der Arbeitnehmer versandt.
• Beispiel: In der Auswertung Verdienstabrechnung sind 10 Arbeitnehmer enthalten. Mit Selektion der Option Versand direkt an Arbeitnehmer wird die Auswertung Verdienstabrechnung beim Versand in 10 Auswertungen aufgeteilt (eine Sendung je Arbeitnehmer) und es werden 10 Sendungen an die jeweiligen Arbeitnehmer erstellt.

Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit der gesetzten Option Versand direkt an Arbeitnehmer die nachfolgenden Hinweise.

• Ist z. B. für die Arbeitnehmer A, B, und C das Kontrollkästchen in Zeile Verdienstabrechnung in Spalte ADDISON Druckservice aktiviert, wie im Abschnitt Voraussetzungen für den Versand direkt an die Arbeitnehmer beschrieben, bei den Arbeitnehmern D und E aber nicht, werden beim späteren Versand über den ADDISON Druckservice nur an die Arbeitnehmer A, B und C Verdienstabrechnungen versandt. Die Arbeitnehmer D und E werden ignoriert.
• Ist hingegen keiner der Arbeitnehmer A bis E entsprechend geschlüsselt, erfolgt der Versand aller 5 Verdienstabrechnungen automatisch an den Mandanten.

Bereich Mahnungen

Dieser Bereich wird nur dann eingeblendet, wenn bei dem betreffenden Mandanten mit der ADDISON Finanzbuchhaltung gearbeitet wird.

Voraussetzungen für den Versand direkt an die Debitoren des Mandanten

Um Mahnungen über den ADDISON Druckservice versenden zu können, müssen diese bei dem betreffenden Mandanten im Programm Rechnungswesen | Auswertungen | Finanzbuchhaltung und Bilanz / Mahnung in der Registerkarte Grunddaten 2 mit ADDISON Druckservice geschlüsselt sein.

Über die neue Ausgabesteuerung ADDISON Druckservice können die Mahnungen über ADDISON Direkt an den ADDISON Druckservice übergeben werden. Dieser kuvertiert, frankiert und versendet die Mahnungen in Ihrem Auftrag.

Ist diese Schlüsselung nicht gesetzt, sondern die Ausgabesteuerung Nach Kontensteuerung, erscheint beim späteren Versuch, eine Mahnung im Listenmanager über den ADDISON Druckservice zu versenden, der Hinweis, dass dies mangels entsprechender Drucksteuerung nicht möglich ist.

Wird der Druck der Mahnungen per Druckservice gewählt, dann werden alle Mahnungen, unabhängig von der im Personenkonto hinterlegten Kontensteuerung, per Druckservice ausgegeben.

Beachten Sie die nachfolgenden Hinweise ganz besonders.

Voraussetzungen:

• Aktiviertes ADDISON Direkt
• Der ADDISON Druckservice muss vorhanden sein
• Recht unter ZMiS / Druckservice zulassen muss aktiviert sein
• Individuelle Mahnvorlagen müssen an die Formatvorgaben des Druckservice angepasst werden. Für notwendige Anpassungen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Vertriebszentrum.

Welche Mahnungen können nicht per Druckservice versendet werden?

• Mahnungen für Diverse Konten
• Mahnungen mit nicht vollständigen/fehlerhaften Adressangaben
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• Diese Mahnungen müssen per Druckjob aus dem Listenmanager über den hier hinterlegten Drucker ausgegeben werden.

Mahnungen mit nicht vollständiger Adressangabe werden nicht mehr in den Druckjob abgestellt und erhalten somit auch keine neue Mahnstufe.

Diese Mahnungen müssen korrigiert und dann in einem neuen Mahnlauf erstellt und ausgegeben werden.

Bei der Erstellung/Ausgabe der Mahnung erhält der Kunde die Information, welche Personenkonten nicht per Druckservice gemahnt werden können.

Individuelle Mahnvorlagen

Falls Sie eine individuell angepasste Mahnvorlage (mahn- oder mahn2.vlg) verwenden, erhalten Sie bei der Mahnungserstellung die folgende Hinweismeldung:

Verwendung eines mahnbitmaps (mahn.bmp oder mahn2.bmp)

Wenn Sie einen Briefbogen als bmp-Datei für den Druck der Mahnungen verwenden, dann ist über die Schaltfläche zu prüfen, ob der Briefbogen für den Versand per Druckservice geeignet ist.

Über die Schaltfläche Prüfe Vorlage wird im Listenmanager ein Dokument abgestellt, auf dem die vom Druckservice vorgegebenen Druckbereiche dargestellt werden.

Drucken Sie dieses Dokument aus und vergleichen Sie es mit Ihrem bisherigen Ausdruck der Mahnungen.

Beispiel

Verwaltung des Bereichs Mahnungen im Konfigurationsdialog

• Farbe
• • Schwarzweiß
• • Farbe (sofern der betreffende Ausdruck als Farbdruck konzipiert ist)
• Umschlag
• • DL(DINLang): Bis 9 Blätter im DINLang Umschlag
• • C4: Großbrief bis 97 Blätter im DIN C4 Umschlag

Bereich Honorarschreibung

• Honorarschreibung
• Diese Konfigurationsmöglichkeit wird nur angezeigt, wenn eine Kanzleiorganisation lizenziert wurde.
• Die Inanspruchnahme des ADDISON Druckservice wird monatlich von Wolters Kluwer an den Steuerberater berechnet.
• Die Fakturierungsdaten aus den Druckaufträgen werden automatisch jeden Monat übermittelt, eingelesen und je Mandant in der Honorarschreibung bereitgestellt.
• Rechnungsposten erstellen
• Sofern diese Kontrollkästchen markiert ist, werden die Fakturierungsdaten über getätigte Sendungen in die Kanzleiorganisation importiert. Falls die Faktura eines Mandanten beispielsweise über eine Pauschale erfolgt, ist dieses Kontrollkästchen nicht notwendig.
• Kanzleiauswahl
• Wählen Sie hier aus, welcher Kanzlei die Fakturierungsdaten des Mandanten zugeordnet werden sollen.