ADDISON Lohn Online | Die neue Version von Personal und Zeiten: Schnelleinstieg für Lohnabrechner und Steuerkanzleien mit ADDISON SBS Lohn
Die neue Version von Personal und Zeiten
Mit der Einführung der neuen Version von Personal und Zeiten wurde der bisherige Datenaustausch über den Monatsabschluss durch einen permanenten Datenaustausch ersetzt. Die Synchronisation der Daten erfolgt daher nicht mehr im Rahmen des Monatsabschlusses von Personal und Zeiten, sondern kontinuierlich über das Nachrichtencenter im ADDISON SBS Lohn. Geänderte Daten in ADDISON SBS Lohn werden sofort zu Personal und Zeiten übertragen.
Vollständige Informationen zu Personal und Zeiten finden Sie hier: ADDISON SBS Lohn | Personal und Zeiten (neue Version)
Einleitung
Mit der neuen Version von Personal und Zeiten wird der bisherige monatliche Datenaustausch durch eine kontinuierliche Synchronisation ersetzt. Änderungen aus Personal und Zeiten stehen dadurch schneller für die Lohnabrechnung zur Verfügung. Das Nachrichtencenter in ADDISON SBS Lohn dient dabei als zentrale Steuerungs- und Informationsplattform.
1. Das Nachrichtencenter
Das Nachrichtencenter ist der zentrale Einstiegspunkt für die tägliche Arbeit. Hier werden alle Informationen angezeigt, die für die Lohnabrechnung relevant sind.
Dazu gehören:
- Neue Arbeitnehmer
- Änderungen an Stammdaten
- Variable Lohndaten
- Abwesenheiten
- eDokumente
- Offene Aufgaben
- Verarbeitungshinweise
Anhand von Statussymbolen erkennen Sie sofort, welche Datensätze bereits verarbeitet wurden und bei welchen noch Handlungsbedarf besteht.
Durch die Pfeilsymbole (Doppelklick) können Sie Änderungen abrufen, eDokumente in Personal und Zeiten anzeigen lassen oder neue Arbeitnehmer importieren. Bei Neuanlagen werden Sie gefragt, ob die nächste freie Personalnummer verwendet werden soll oder Sie selbst erfassen eine Ihnen bekannte freie Nummer. Das alte Postkorb-Icon wird nur noch für Firmen benötigt, die noch nicht auf Personal und Zeiten (neue Version) umgestellt wurden. Bei bereits umgestellten Firmen erfolgen sämtliche Übernahmen über das Nachrichtencenter.
Navigation über das Nachrichtencenter Grüner Pfeil. Direkter Aufruf von:
eDokumente
Abwesenheiten
Berichtsdaten
Blauer Pfeil. Import von variablen Daten in die Berichtsdatenerfassung.
Briefumschlag Import von:
neuen Arbeitnehmern
Wiedereintritten
Personalstammänderungen
2. Neue Arbeitnehmer übernehmen
Neue Mitarbeiter, Wiedereintritte oder erstmals angelegte Arbeitnehmer werden automatisch erkannt.
Vor der weiteren Verarbeitung sollten diese Datensätze zunächst übernommen werden.
Der Übernahmeprozess unterstützt bei:
- Prüfung der Stammdaten
- Zuordnung von Personalnummern
- Kontrolle der Beschäftigungsdaten
- Übernahme in die Lohnabrechnung
Nach erfolgreicher Übernahme können weitere Änderungen verarbeitet werden.
Änderungen, die im Personalstamm in ADDISON Lohn Online Personal und Zeiten erfasst wurden, z. B. eine Adressänderung , werden direkt nach dem Speichern an ADDISON SBS Lohn übergeben. Diese werden Ihnen im Personalstamm zum Import angezeigt.
Sind keine Änderungen vorhanden wird ein grünes Symbol angezeigt.
3. Arbeitnehmer verwalten
In der Arbeitnehmerübersicht können alle Beschäftigten zentral verwaltet werden. Es ist jederzeit nachvollziehbar, welche Informationen bereits verarbeitet wurden.
Funktionen innerhalb der Arbeitnehmer
4. Änderungen an Stammdaten
Änderungen an Arbeitnehmerstammdaten werden automatisch erkannt und zu ADDISON SBS Lohn übertragen/bereitgestellt.
Beispiele:
- Adressänderungen
- Bankverbindungen
- Familienstand
- Steuermerkmale
- Sozialversicherungsdaten
Vor der Übernahme können die Änderungen geprüft und freigegeben werden.
5. Vergütungen und variable Lohndaten
Vergütungsdaten und Variable Daten können direkt über Personal und Zeiten bereitgestellt werden.
Hierzu zählen beispielsweise:
- Überstunden
- Zuschläge
- Prämien
- Einmalzahlungen
- Sonstige variable Entgeltbestandteile
- VWL
Nach der Verarbeitung werden die Datensätze entsprechend gekennzeichnet, ob und wann der ADDISON SBS Lohn diese übernommen hat.
- Vergütungsbestandteile des Arbeitnehmers:
Sie können regelmäßig wiederkehrende Entgeltbestandteile, wie z.B. laufendes Gehalt oder VWL-Verträge sowie variable Entgeltbestandteile, wie beispielsweise Urlaubsgeld, Prämien usw. erfassen. Der Transferstatus zeigt Ihnen an, ob die Daten bereits zu ADDISON SBS Lohn importiert wurden. Die Spalte Herkunft erläutert den Ursprung, ob manuell erfasst, durch einen externen Import, über einen CSV Import oder über die Funktion Schnellerfassung.
- Variable Daten des Arbeitnehmers:
Variable Daten können im Arbeitnehmer direkt oder über das Menü Variable Daten für z.B. mehrere Arbeitnehmer erstellt werden. Nachdem die Eingabe mit +Hinzufügen bestätigt wurde, wird der erstellte Entgeltbestandteil in der Liste angezeigt:
6. Abwesenheiten verwalten
Abwesenheiten können werden zentral erfasst werden oder im jeweiligen Arbeitnehmer und automatisch an die Lohnabrechnung übergeben.
Typische Abwesenheiten sind:
- Urlaub
- Krankheit
- Kinderkrankheit
- Mutterschutz
- Sonstige Fehlzeiten
Zusätzlich werden Informationen aus der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) berücksichtigt.
Neue Arbeitnehmer Abwesenheiten können Sie über den +Hinzufügen Button erfassen. Welche Abwesenheiten Sie, Ihr Mandant, der Arbeitnehmer des Mandaten zur Auswahl angezeigt bekommen, hängt von den Einstellungen in der Administration | Lizenz & Konfiguration zusammen. Dies gilt auch für die Anzeigen in den mobilen Apps Lohnordner und Mein Berater. Verschiedene Abwesenheiten werden nach Geschlecht angezeigt. So kann z.B. die Abwesenheit Mutterschutz nicht für ein männliches Geschlecht angelegt werden. Sie können nachträglich Werte ändern und in der Seitenansicht Rückmeldungen der Krankenkasse für die Arbeitnehmer anzeigen und per PDF drucken lassen.
Im Register eAU-Bescheinigungen können Sie die eAU-Rückmeldungen der Krankenkassen für die Arbeitnehmer einsehen. Sie können sich in der Seitenansicht über Details Rückmeldungen anzeigen lassen und diese per PDF bei Bedarf drucken.
7. Arbeiten mit eDokumenten
eDokumente können werden zentral erfasst werden oder im jeweiligen Arbeitnehmer und automatisch an die Lohnabrechnung übergeben.
Dazu gehören beispielsweise:
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
- Bescheinigungen von Krankenkassen
- Personalunterlagen
- Sonstige Nachweise
Neue Dokumente werden im Nachrichtencenter angezeigt und können direkt geprüft werden. Alle für den Arbeitnehmer hochgeladenen eDokumente aus dem Menü Neue eDokumente prüfen werden in dieser Ansicht angezeigt.
Mit der Schaltfläche Dokument hochladen können neue Dokumente hochgeladen werden.
8. Aufgaben und Hinweise
Das System unterstützt die Bearbeitung durch verschiedene Aufgaben und automatische Hinweise auch in der Aufgabenliste. Offene Vorgänge können dadurch leichter nachverfolgt werden.
Beispiele:
- Fehlende Angaben
- Nicht verarbeitete Datensätze
- Unvollständige Datensätze
- Fehlende Daten externer Importe
Die Aufgabenliste dient dabei als persönliche Arbeitsübersicht. In der Aufgabenliste werden bestimmte Aufgaben, die entweder systemseitig oder manuell vom Benutzer erstellt worden sind, angezeigt.
Die Aufgabenliste zeigt beim Start immer alle Aufgabentypen an, darüber hinaus alle Aufgaben mit Status Offen und In Bearbeitung. Der Benutzer kann die Anzeige anpassen durch Änderung der Einstellung in den beiden Filtern Aufgabentyp und Status der Aufgabe.
Innerhalb der Übersicht ist es möglich, durch Aktivieren der Checkbox in der jeweiligen Zeile mehrere Aufgaben gleichzeitig als erledigt zu markieren bzw. zu löschen (Löschen ist nicht möglich, wenn die Aufgabe systemseitig erstellt wurde).
Das Hinzufügen von Aufgaben erfolgt über die Schaltfläche +Hinzufügen
9. Statusinformationen verstehen
Es sind verschiedene Bearbeitungsstatus für die Arbeitnehmer vorhanden und wie diese aufgerufen werden können. Fortschrittsbalken zeigen dies beispielsweise an:
Hier wird der Bearbeitungsstatus der Arbeitnehmer angezeigt. Mit dem Link Arbeitnehmerübersicht öffnen können Sie in die Übersicht im Menü Arbeitnehmer springen.
Dadurch ist jederzeit ersichtlich, in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Vorgang befindet.
Bearbeitungsstatus festlegen in der Arbeitnehmerübersicht: Der Bearbeitungsstatus für die Bereiche Stammdaten, Vergütungsdaten und variable Daten separat festgelegt werden, weiterhin kann ein übergreifender Gesamtstatus gesetzt werden. Der Bearbeitungsstatus kann auch per Multiselektion für mehrere bzw. alle Arbeitnehmer gleichzeitig geändert werden.
Im Arbeitnehmer sehen Sie z.B. den Bearbeitungsstatus in der Kachel der Arbeitnehmerinformationen
Klicken Sie auf Bearbeitungsstatus, um den Status der Stammdaten, Vergütungsdaten und variablen Daten bzw. den gesamten Bearbeitungsstatus zu ändern.
Weitere Funktionen
Über Administration im Bereich Lizenz & Konfiguration sind im Wesentlichen die gleichen Konfigurations-Möglichkeiten vorhanden wie zuvor, darüber hinaus wurden neue Einstellungen implementiert:
ARBEITGEBER SELF-SERVICE - BASISFUNKTIONEN
- Betriebsübliche Frist anpassen
- Team- und Organisationsstruktur aktivieren. Details über die Team- und Organisationsstruktur finden Sie in diesem Artikel: Team- und Organisationsstruktur
- Mitarbeitergruppen aktivieren. Details über die Mitarbeitergruppen finden Sie in diesem Artikel: Mitarbeitergruppen
- Benutzerverwaltung aktivieren. Details über die Benutzerverwaltung finden Sie in diesem Artikel: Benutzerverwaltung
- A1 Bescheinigung aktivieren. Details über die A1 Bescheinigung finden Sie in diesem Artikel: A1 Bescheinigung
ARBEITGEBER SELF-SERVICE - BEWEGUNGSDATEN
- Übernahme von Arbeitszeiten in variable Daten
- Erinnerung an Übernahme der Arbeitszeiten in variable Daten
- Erfassung in Industrieminuten (Standardeinstellung)
ARBEITGEBER SELF-SERVICE - SONSTIGES
- Aufgabenliste
ARBEITNEHMER SELF-SERVICE
- Arbeitnehmer Onboarding aktivieren. Ist diese Checkbox aktiviert, wird beim erstellen eines neuen Arbeitnehmers/Sofortmeldung vor dem Senden gefragt, ob Sie diesen neuen Arbeitnehmer direkt zum Onboarding Verfahren, einladen möchten. Weitere Informationen erhalten Sie hier: Arbeitnehmer Onboarding
Zusammenfassung
Die neue Version von Personal und Zeiten vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Mandant, Arbeitnehmer und Lohnabrechnung deutlich. Das Nachrichtencenter bildet dabei den zentralen Einstiegspunkt und unterstützt bei der Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten, Abwesenheiten, variablen Lohndaten und eDokumenten.
Personal und Zeiten Artikel (vollständig): Handbuch
Weiterführende Links:
Team- und Organisationsstruktur