ADDISON Online | Datensynchronisation zu ADDISON Online

Im Rahmen der Umstellung auf ADDISON Online wurde eine erste Vollsynchronisation angestoßen, bei der alle benötigten Stammdaten aus ADDISON/AKTE in ADDISON Online übernommen wurden. Danach werden folgende Stammdatenänderungen und Ergänzungen in ADDISON/AKTE permanent und in Echtzeit mit ADDISON Online synchronisiert.

WICHTIGER HINWEIS: Um ein Problem mit der Synchronisation zu vermeiden, muss die Kanzlei mit der ADDISON/AKTE-Lizenz als Hauptkanzlei geschlüsselt sein.

• Mandanten & Kontakte - alle aktiven, unabhängig davon, ob AOC-Portal vorhanden 
  • Dokumente, Kommunikation und digitale Steuerakte aus dem Mandantenportal 
  • Stammdaten zur Person oder/und zum Unternehmen wie Namen, Adressen, Bankdaten etc.  
  • Zugeordnete Ansprechpartner der Kanzlei mit ihren jeweiligen Zuständigkeiten 
  • Ehegatten und Kinder werden als Kontakte synchronisiert und zugeordnet 
• Kanzleimitarbeiter - nur mit AOC-Admin-Rechten sichtbar
  • Stammdaten zur Person, inklusive Adressen und Kommunikationsdaten  
  • Benutzerkonto und Administrationsrechte 
  • Zugeordnete Mandanten und Zuständigkeiten 
  • Einstellungen zu gesperrten Mandanten 
• Kanzlei(en) - nur mit AOC-Admin-Rechten sichtbar 
  • Stammdaten der Hauptkanzlei wie Name, Adressen und Bankdaten 
  • Fachbereiche (ADDISON) bzw. Auftragsarten (AKTE) werden als Zuständigkeiten angelegt 
  • Weitere Kanzleien und Standorte werden als sog. Organisationseinheiten synchronisiert   
• Kanzleimandant
  • Zu jeder mit ADDISON Online synchronisierten Kanzlei wird immer der damit verknüpfte Kanzleimandant als Mandant angelegt und der Gruppe "Kanzleimandanten" zugeordnet. Der Kanzleimandant wird für zukünftige Online-Applikationen wie z. B. Kanzlei Online, Lohn Online und weitere Funktionen benötigt. 
  • Besonderheit in Verbindung mit ADDISON: Eine in der ADDISON Software angelegte Kanzlei, die (noch) nicht mit einem Kanzleimandanten verknüpft ist, wird nicht mit ADDISON Online synchronisiert, da hier die benötigten Stammdaten fehlen würden.   

Die Datensynchronisation erfolgt derzeit ausschließlich in eine Richtung: Ihre ADDISON/AKTE-Kanzleilösung fungiert dabei als führendes System und Quelle der Synchronisation.

Die Synchronisation setzt eine aktive Internetverbindung sowie einen laufenden Scheduler voraus – beides ist unter normalen Umständen gegeben. Bitte beachten Sie, dass Unterbrechungen der Internetverbindung oder ein unerwartetes Beenden des Schedulers zu Fehlern bei der Datenübertragung von ADDISON/AKTE zu ADDISON Online führen können.

Besonderheiten der Datensynchronisation in ADDISON Akte

Scheduler läuft nicht

Nach der erfolgreichen Umstellung auf ADDISON Online wird die Erreichbarkeit des Dienstes für den ADDISON Scheduler Server (kurz: ADDISON Scheduler) geprüft. Dies ist notwendig, weil nur mit gestarteten bzw. erreichbaren ADDISON Scheduler eine ständige automatische Synchronisation von Stammdaten nach ADDISON Online sichergestellt werden kann. 

Das Funktionieren des ADDISON Scheduler Dienst ist daher ein zentraler Bestandteil für alle Anwendungen in ADDISON Online und eine Synchronisation der Stammdaten von Mitarbeiter-, Kanzlei- und Mandantenstammblättern. Bisher wurde nur über die rote Ampel oder den Systray angezeigt, dass der ADDISON Scheduler bzw. das Rechenzentrum nicht erreichbar war. 

Mit der Umstellung auf ADDISON Online wird nun sowohl beim erstmaligen Starten der AKTE als auch im laufenden Betrieb beim Öffnen einer Mitarbeiter-, Kanzlei- oder Mandantenakte geprüft, ob der ADDISON Scheduler und damit auch ADDISON Online erreichbar ist. 

Wenn der ADDISON Scheduler Server beim Start der AKTE mit der Anmeldung des Mitarbeiters nicht erreichbar ist, wird auch die AKTE nicht gestartet. Es erscheint die unten aufgeführte Hinweismeldung, dass der ADDISON Scheduler Server nicht erreichbar ist. Nach Bestätigung mit OK, wird die AKTE geschlossen.

Sofern weitere Dokumente (z.B. Mitarbeiterliste, Kanzlei- oder Mandatsverzeichnis) geöffnet werden, die das Funktionieren des ADDISON Scheduler voraussetzen, erfolgt auch hier eine Prüfung.  

Eine weitere Neuerung wird es bei der Neuanlage, beim Ändern und Speichern von Stammblattdaten geben. Stammdaten können nur noch neu angelegt, geändert und gespeichert werden, wenn der ADDISON Scheduler zur Synchronisation der Stammdaten erreichbar ist. Damit wird sichergestellt, dass eine Neuanlage, ein Ändern und ein Speichern von Stammdaten immer auch eine sofortige automatische Synchronisation mit ADDISON Online nach sich zieht und es keinen inkonsistenten Datenbestand zwischen Akte/ADDISON Online geben kann.   

Bei der Prüfung wird eine zentrale Hinweismeldung angezeigt. In den geöffneten Stammblättern, die dann nur gelesen werden können, erfolgt zusätzlich noch ein Hinweis in roter Schrift.  

Hinweismeldung, wenn der ADDISON Scheduler nicht erreichbar ist: 

Hinweis beim geöffneten Stammblatt am Beispiel des Mandantenstammblattes:

Einzelsynchronisation ohne Änderung von Stammdaten (AKTE) 

Bisher war es nur möglich, eine Synchronisation zu erzeugen, wenn Änderungen und die damit verbundene Speicherung von Stammdaten vorgenommen wurden. Es kann aber Ausnahmefälle, wie z. B. eine Datenrücksicherung geben, die eine Einzelsynchronisation ohne Änderung von Stammdaten für Mitarbeiter, Kanzleien oder Mandanten erforderlich machen. Für diese Fälle wurde eine Schaltfläche für die Einzelsynchronisation in der Menüleiste für die Stammblätter eingefügt. Diese Schaltfläche ist dann aktiv, wenn auch der ADDISON Scheduler erreichbar ist.   

Schaltfläche Einzelsynchronisation in den Stammblättern für Mitarbeiter, Kanzleien und Mandanten:

Protokollierung von Synchronisationsnachrichten im Postkorb (AKTE) 

Für die Transparenz der verschiedenen Synchronisationsnachrichten werden derzeit alle Synchronisationsvorgänge für ADDISON Online nur im Postkorb der Zentralakte angezeigt. Dafür kann in den Eigenschaften die Nachrichtenart Addison Online an- oder abgewählt werden:

Die Protokollierung im Postkorb zeigt Ihnen dann alle ausgehenden Synchronisationsnachrichten an und kann beispielsweise wie folgt aussehen:

Eingang der Nachrichtenart Hinweise

Falls dennoch Probleme bei der Synchronisation auftreten sollten, werden diese protokolliert. Die Eingangsnachrichten, mit der Nachrichtenart Hinweise bei Synchronisationsproblemen, werden im Gegensatz zu den Ausgangsnachrichten der Nachrichtenart ADDISON Online, nicht nur im Postkorb der Zentralakte angezeigt, sondern auch in allen Postkörben. In den Eigenschaften des Postkorbs kann die Nachrichtenart Hinweise auch an- und abgewählt werden:

Die Protokollierung im Postkorb enthält in der ersten Spalte der Zeile ein Klammersymbol, womit signalisiert wird, dass Sie bei Ansicht der Nachricht noch einige weitergehende Informationen erhalten können. In der nachfolgenden Abbildung sind erzeugte Testdaten mit Synchronisations-Problemen enthalten, um Ihnen die Darstellung im Postkorb bildlich darzustellen: