ADDISON Online | Bearbeitungslisten | Aufbau der Bearbeitungsliste

Sie erreichen die Bearbeitungslisten entweder direkt in ADDISON Online oder per Direktsprung aus der Übersicht Servicevereinbarungen in ADDISON bzw. aus der Auftragsliste in AKTE. Dort angekommen sehen Sie je Sachgebiet (Fibu, Lohn und Gehalt, Abschluss/StE, ESt-Erklärung, Steuerberatung) eine Liste mit einer Zeile pro Mandant.

Wie ist die Tabelle aufgebaut?

Was sehen Sie in jeder Zeile?

• Mandantennummer und Name – diese Spalten bleiben beim horizontalen Scrollen sichtbar, sodass der Mandantenbezug auch bei vielen eingeblendeten Spalten nicht verloren geht,
• den zuständigen Sachbearbeiter für das jeweilige Sachgebiet (bzw. der Hauptverantwortliche, wenn nicht vorhanden),
• den Bearbeitungszyklus (monatlich, vierteljährlich, jährlich),
• den Gesamtstatus der Periode: Er ergibt sich aus dem Fortschritt der Bearbeitungsschritte sowie der zugehörigen Fristen. Dadurch erkennen Sie unmittelbar, ob sich die Periode noch in Bearbeitung befindet oder bereits vollständig abgeschlossen wurde,
• den Status je Bearbeitungsschritt: ein leerer Kreis steht für „noch nicht begonnen“, ein Uhrensymbol für „in Bearbeitung“ und ein grünes Symbol für „erledigt“,
• die im gewählten Zeitraum relevanten gesetzlichen Fristen (z. B. UStVA, Zusammenfassende Meldung, OSS) mit Ampelfarben: Grün für eingehalten, Orange für Fristen, die innerhalb der nächsten 7 Tage fällig werden, und Rot für überfällige Termine,
• die Spalte „Liefertermin Kanzlei“, sofern Ihre Kanzlei für die jeweilige Servicevereinbarung einen eigenen internen Termin festgelegt hat,
• die Spalte „Fakturierung“, die anzeigt, ob die Leistung der Periode bereits abgerechnet wurde, damit Sie den Gesamtstatus eines Auftrags auf einen Blick vollständig beurteilen können,
• die Spalte „Notizen“, über die Sie erkennen, ob zu einem Mandanten zusätzliche Hinweise vorliegen.

Was können Sie direkt in der Liste tun?

Über ein Schnellaktionssymbol direkt in der Zeile markieren Sie eine Periode mit einem Klick als erledigt, ohne das Detailfenster öffnen zu müssen. Einzelne Status-Symbole lassen sich zudem direkt in der Liste anklicken, um den Status eines Bearbeitungsschritts, einer gesetzlichen Frist oder des Liefertermins Kanzlei zu ändern – ganz ohne dass die gesamte Liste neu geladen werden muss.

Ein Klick auf einen Listeneintrag öffnet rechts das Sidepanel mit allen Details zur gewählten Periode (siehe weiter unten).

Warum hilft Ihnen dieser Aufbau?

Weil Mandantennummer und Name immer sichtbar bleiben, verlieren Sie auch bei vielen eingeblendeten Spalten nie den Bezug zur richtigen Zeile. Die Ampelfarben zeigen Ihnen sofort, wo Sie aktiv werden müssen, und die Schnellaktionen sparen Ihnen bei alltäglichen Routineaufgaben unnötige Klicks.

Eine Periode im Detail bearbeiten

Reicht der Blick in die Liste einmal nicht aus, finden Sie alle Details zu einer einzelnen Periode gebündelt an einer Stelle: Ein Klick auf einen Eintrag in der Bearbeitungsliste öffnet rechts das Sidepanel mit drei Reitern.

Änderungen im Sidepanel wirken sich unmittelbar auf die ausgewählte Periode aus. Die übrigen Perioden einer Servicevereinbarung bleiben davon unberührt, sofern keine mandanten- oder jahresbezogenen Einstellungen geändert werden.

Reiter „Bearbeitungsschritte“

Hier sehen Sie den vollständigen Status der gewählten Periode, gegliedert in drei Ebenen:

1. Gesamtstatus der Periode – begonnen, in Arbeit oder abgeschlossen,
2. Status der einzelnen Bearbeitungsschritte,
3. Status der zugehörigen Fristen – inklusive visueller Hinweise bei drohenden oder überschrittenen Terminen sowie, sofern vorhanden, des Liefertermins Kanzlei.
4. **

Über den Button „Auf ‚erledigt‘ setzen“ schließen Sie die gesamte Periode ab; dabei werden alle Bearbeitungsschritte und Fristen automatisch auf „erledigt“ gesetzt. Über den Button „Historie“ rufen Sie eine Übersicht auf, die alle Änderungen mit Datum, Ereignis, Aktion und auslösendem Benutzer auflistet. Über die Pfeile am unteren Rand des Sidepanels wechseln Sie bequem zum vorherigen oder nächsten Auftrag der Liste, ohne das Panel schließen zu müssen.

Reiter „Notizen“

Manche Besonderheiten eines Mandats stehen in keinem Formular – sie stecken im Erfahrungswissen Ihres Teams. Damit dieses Wissen nicht verloren geht oder nur im Kopf einzelner Mitarbeitender existiert, können Sie es direkt am Auftrag festhalten: Im Reiter „Notizen“ des Sidepanels hinterlegen Sie zu einem Auftrag zwei Arten von Hinweisen:

• Dauerhinweise: Sie erscheinen automatisch in jeder zukünftigen Periode des Auftrags und eignen sich z. B. für wiederkehrende Besonderheiten im Mandantenfall, interne Hinweise zur Verarbeitung oder individuelle Abstimmungswege.
• Hinweise für die aktuelle Periode: Sie gelten ausschließlich für die gewählte Periode und werden nicht in Folgeperioden übernommen. Typische Anwendungsfälle sind Abstimmungen, die nur für einen bestimmten Monat gelten, oder besondere Buchungssachverhalte in diesem Zeitraum.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe über den Button „Speichern“ unten rechts im Sidepanel. Nach erfolgreichem Speichern erhalten Sie eine kurze Erfolgsmeldung, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Notiz übernommen wurde.

Ob zu einem Mandanten Hinweise vorliegen, erkennen Sie bereits in der Bearbeitungsliste selbst an der Spalte „Notizen“.

Reiter „Einstellungen“

Hier finden Sie alle auftragsspezifischen Angaben, die für die richtige Zuordnung und Bewertung einer Periode relevant sind. Ein Teil der Angaben stammt direkt aus ADDISON bzw. AKTE und kann nur dort angepasst werden. Andere Angaben – etwa die Zeiträume für die Zusammenfassende Meldung oder die One-Stop-Shop-Meldung – werden direkt in ADDISON Online verwaltet; über den Link „Ändern“ gelangen Sie unmittelbar in die passenden Jahreseinstellungen des Mandanten. Zusätzlich sehen Sie hier die Zuständigkeiten für den gewählten Mandanten in Ihrer Kanzlei.

Filtern und die Liste an die eigenen Bedürfnisse anpassen

Je mehr Mandate Sie betreuen, desto wichtiger wird es, die Bearbeitungsliste auf das zu reduzieren, was gerade für Sie relevant ist. Mit wenigen Klicks blenden Sie Unwichtiges aus und holen sich genau die Spalten in den Blick, die Sie täglich brauchen.

Filter

Oberhalb der Liste stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung:

• Status: offen, in Bearbeitung, überfällig oder erledigt,
• Periode: grenzt den Bezugszeitraum ein,
• Ansprechpartner: schränkt die Liste auf den jeweils zuständigen Mitarbeitenden für das Sachgebiet ein.

Export

Über den Excel-Export lässt sich der aktuelle Listenstand jederzeit als Tabelle sichern oder weiterverarbeiten.

Eigene Spalten konfigurieren

Sie können die angezeigten Spalten individuell anpassen, zum Beispiel um die Spalte „Periode“ zu ergänzen:

1. Öffnen Sie rechts die Listenkonfiguration und klicken Sie auf „Spaltenkonfiguration der Liste ändern“.
2. Wählen Sie im folgenden Fenster links die gewünschte Spalte aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
3. Speichern Sie die Liste unter einem eigenen Namen.
4. Die neue Spalte erscheint rechts in der Liste und kann dort per Ziehen an die gewünschte Position verschoben werden.