ADDISON Online | Bearbeitungslisten | Grundbegriffe

Damit Sie die Bearbeitungsliste im Alltag sicher einordnen können, helfen Ihnen fünf Begriffe weiter, die in diesem Handbuch immer wieder auftauchen.

Servicevereinbarung

Eine Servicevereinbarung ist die zentrale Verbindung zwischen den Aufträgen eines Mandanten und der Bearbeitungsliste in ADDISON Online. In der Regel wird pro Mandant und Sachgebiet eine Servicevereinbarung geführt. Dadurch bleiben Zuständigkeiten, Fristen und Bearbeitungsstände eindeutig nachvollziehbar. Nur für ADDISON Anwender: Enthält ein Auftrag mehrere Sachgebiete (z. B. ein Sammelauftrag mit Lohn- und Fibu-Tätigkeiten), empfiehlt es sich, diesen in getrennte Aufträge aufzuteilen, damit die Zuordnung eindeutig bleibt.

Periode

Jede Servicevereinbarung wird in regelmäßige Zeitabschnitte – Perioden – unterteilt: monatlich, vierteljährlich oder jährlich, je nachdem, in welchem Rhythmus die zugrunde liegende Leistung erbracht wird. Vierteljährliche und jährliche Arbeiten werden dabei stets in der letzten Periode des jeweiligen Zeitraums ausgewiesen (jährliche Arbeiten also im Dezember).

Bearbeitungsschritte

Für jede Periode wird der Status in mehrere Bearbeitungsschritte unterteilt. Für die meisten Sachgebiete sind dies:

1. Vorbereitung
2. Bearbeitung
3. Qualitätskontrolle
4. Übergabe an den Mandanten
5. Übermittlung (z. B. an Finanzbehörden)

Für die Steuerberatung gelten eigene, passendere Bearbeitungsschritte:

1. Vorbereitung
2. Beratung
3. Nachbearbeitung

Fristen: gesetzliche Fristen und Liefertermin Kanzlei

Neben den Bearbeitungsschritten überwacht jede Periode zusätzlich zwei Arten von Terminen:

• Gesetzliche Fristen: vom Gesetzgeber vorgegebene Abgabetermine, z. B. für die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Zusammenfassende Meldung oder die One-Stop-Shop-Meldung (siehe Artikel 7).
• Liefertermin Kanzlei: ein zusätzlicher, von Ihrer Kanzlei frei festgelegter interner Zieltermin, mit dem Sie Arbeiten unabhängig von gesetzlichen Fristen sinnvoll über das Jahr verteilen können (siehe Artikel 8).

Beide Arten von Terminen werden in der Bearbeitungsliste gleich dargestellt – mit demselben Ampelschema – und lassen sich ebenso filtern, sortieren und auf „erledigt“ setzen wie die Bearbeitungsschritte.

Checkpoints: automatische Aktualisierung durch die Fachanwendungen

Die Bearbeitungsliste muss für die meisten Schritte nicht manuell gepflegt werden. Stattdessen melden die Anwendungen, mit denen Sie und Ihre Mitarbeitenden ohnehin täglich arbeiten – je nach Sachgebiet z. B. die AKTE, die ADDISON Kanzleiorganisation, ADDISON Steuern, ADDISON Rechnungswesen oder ADDISON Kasse –, bestimmte fachlich relevante Ereignisse automatisch an ADDISON Online. Eine solche Meldung wird als Checkpoint bezeichnet.

Ein Checkpoint entsteht immer dann, wenn in einer dieser Anwendungen ein klar definierter Arbeitsschritt abgeschlossen wird, zum Beispiel:

• eine Buchung in der Finanzbuchhaltung,
• die Erfassung des Anfangsbestands in der Kassenbuchführung,
• die Übermittlung einer Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER,
• der Abschluss eines Auftrags in der Kanzleiorganisation.

Welche Ereignisse in welcher Anwendung einen Checkpoint auslösen und welche Wirkung dieser auf die Bearbeitungsliste hat, ist von Wolters Kluwer fachlich vordefiniert. Als Kanzlei müssen Sie hierfür nichts einrichten – die Zuordnung gilt automatisch für alle Mandate und Sachgebiete.

Je nachdem, welches Ereignis gemeldet wird, kann ein Checkpoint eine von vier Wirkungen haben: rein informativ, ein Bearbeitungsschritt wird auf „in Bearbeitung“ gesetzt, ein Bearbeitungsschritt oder eine Frist wird auf „erledigt“ gesetzt, oder die komplette Periode wird inklusive aller zugehörigen Bearbeitungsschritte und Fristen auf „erledigt“ gesetzt.

Da sich noch nicht jeder Arbeitsschritt eindeutig aus einer Systemaktion ableiten lässt, müssen einzelne Schritte weiterhin manuell abgeschlossen werden. Ein durch einen Checkpoint automatisch oder versehentlich zu früh gesetzter Status lässt sich bei Bedarf jederzeit auch wieder manuell zurücksetzen.

Begriffe auf einen Blick

Begriff	Bedeutung
Auftrag	Die fachliche Leistung in ADDISON oder AKTE
Servicevereinbarung	Verknüpft einen Auftrag mit der Bearbeitungsliste
Periode	Ein konkreter Bearbeitungszeitraum
Bearbeitungsschritt	Einzelner Arbeitsschritt innerhalb einer Periode
Checkpoint	Protokolliertes Ereignis in Zusammenhang mit einer konkreten Periode