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Fristen und Termine im Blick behalten
Fristen gehören zu den größten Stressfaktoren im Kanzleialltag – vor allem, wenn man sie erst bemerkt, wenn es fast zu spät ist. Deshalb überwacht die Bearbeitungsliste neben den Bearbeitungsschritten auch alle relevanten gesetzlichen Fristen einer Periode automatisch für Sie mit, zum Beispiel die Abgabefrist der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Zusammenfassende Meldung oder die One-Stop-Shop-Meldung.
Die Farbgebung zeigt Ihnen den Status auf einen Blick, sodass Sie sofort erkennen, wo Sie handeln müssen:
- Grün – die Frist wurde eingehalten bzw. ist bereits erledigt,
- Orange – die Frist wird innerhalb der nächsten 7 Tage fällig,
- Rot – die Frist ist überfällig.
Fristen werden grundsätzlich automatisch aus den Mandanten- und Jahreseinstellungen ermittelt. Änderungen an Dauerfristverlängerungen oder anderen fristrelevanten Stammdaten werden bei der Berechnung berücksichtigt – ist für einen Mandanten beispielsweise eine Dauerfristverlängerung hinterlegt, berücksichtigt die Liste dies automatisch bei der Berechnung der jeweils gültigen Abgabefrist.
Neben den gesetzlichen Fristen kann Ihre Kanzlei zusätzlich einen eigenen, frei definierten Termin je Servicevereinbarung hinterlegen, den Liefertermin Kanzlei. Er wird genauso wie eine gesetzliche Frist dargestellt, gefiltert und sortiert.
Gesetzliche Fristen gelten für alle Mandate gleichermaßen – gerade bei jährlichen Arbeiten (z. B. Jahresabschluss oder Einkommensteuererklärung) führt das häufig dazu, dass sehr viele Mandate scheinbar zum selben Zeitpunkt fällig werden. Mit dem Liefertermin Kanzlei legen Sie zusätzlich einen eigenen, internen Zieltermin je Servicevereinbarung fest. So verteilen Sie die Arbeitslast realistisch über das Jahr und erkennen frühzeitig, wo Engpässe drohen.
Über den Button „Auf ‘erledigt‘ setzen“ im Sidepanel oder über die Schnellaktion direkt in der Liste lässt sich eine komplette Periode inklusive aller zugehörigen Fristen – gesetzliche wie den Liefertermin Kanzlei – auf einmal abschließen.
Wie wird der Liefertermin Kanzlei berechnet?
Der Liefertermin Kanzlei wird über eine Regel berechnet, die auf einem Bezugsdatum der Servicevereinbarung aufsetzt (z. B. Periodenende oder eine gesetzliche Frist) und sich wie bei anderen Terminen um einen bestimmten Zeitraum davor oder danach verschieben lässt:
Für jährlich wiederkehrende Arbeiten lässt sich der Liefertermin darüber hinaus auf einen konkreten Tag und Monat bezogen auf das jeweilige Bezugsjahr festlegen. So kann beispielsweise eine Abschlussarbeit für das Bezugsjahr 2025 unabhängig von der gesetzlichen Frist einheitlich zum 31.05.2026 intern fällig gestellt werden, auch wenn er technisch erst im Folgejahr abgeschlossen wird. Dadurch bündeln sich die Arbeiten nicht mehr im ersten Monat des Bezugsjahres.
Wo sehen Sie den Liefertermin Kanzlei?
Der Liefertermin Kanzlei erscheint als eigene Spalte in der Bearbeitungsliste, direkt neben den gesetzlichen Fristen. Er verhält sich wie jede andere Frist:
- er lässt sich filtern und nach ihm sortieren,
- er wird farblich nach demselben Ampelschema dargestellt (Grün = eingehalten, Orange = fällig innerhalb der nächsten 7 Tage, Rot = überfällig),
- er kann einzeln direkt in der Liste oder im Sidepanel auf „erledigt“ gesetzt werden,
- beim Abschließen einer gesamten Periode über „Auf ‚erledigt‘ setzen“ wird er automatisch mit abgeschlossen.