ADDISON Online | Pendelordner | Arbeiten mit dem Pendelordner
Nach der Einrichtung unterstützt Sie der digitale Pendelordner bei der laufenden Zusammenarbeit mit Ihrem Mandanten. Sie sehen, welche Aufgaben der Mandant bereits erledigt hat, erkennen offene Rückfragen und können den aktuellen Stand direkt über die Bearbeitungslisten verfolgen.
Öffnen des Pendelordners
Für Mitarbeiter der Kanzlei kann der Pendelordner über die Bearbeitungslisten in einem eigenen Tab in den Details eines Mandanten zugegriffen werden. Künftig wird es auch möglich sein, direkt in ADDISON bzw. AKTE den Pendelordner in einem separaten Fenster zu öffnen.
Für Mandanten wird nach Aktivierung des Pendelordners der Einstiegspunkt direkt im Mandanten-Dashboard angezeigt:
Vorbereitung durch den Mandanten
Für jede Periode enthält der Pendelordner die Aufgaben, die der Mandant im Rahmen der Buchhaltungsvorbereitung erledigen soll. Welche Aufgaben angezeigt werden, richtet sich nach den für den Mandanten freigeschalteten Apps, beispielsweise für Belegmanagement oder Kasse. Die Aufgaben dienen dabei als übergeordnete Checkliste. Die eigentliche Bearbeitung erfolgt weiterhin in der jeweiligen Anwendung, die direkt über einen Link bei der Aufgabe geöffnet werden kann. Je nachdem, welche Zugriffsrechte der eigentliche Benutzer des Mandanten auf die einzelnen Apps hat, wird die Sicht der Aufgaben entsprechend gefiltert. Fehlen ihm jegliche Rechte auf Apps aus dem Bereich Buchhaltungsvorbereitung, wird ihm der Pendelordner im ADDISON Direkt nicht angezeigt.
Zu den Aufgaben stehen Anleitungen zur Verfügung. Diese erläutern dem Mandanten, was zu tun ist, wie die jeweilige Anwendung genutzt wird und worauf bei der Vorbereitung der Buchhaltung zu achten ist. Die Inhalte können über Vorlagen an die Arbeitsweise Ihrer Kanzlei angepasst werden.
Der Mandant markiert erledigte Aufgaben im Pendelordner als abgeschlossen. Dadurch können Sie den Fortschritt der Vorbereitung nachvollziehen. Sind alle Aufgaben erledigt, wird die Vorbereitung in den Bearbeitungslisten entsprechend als abgeschlossen angezeigt.
Wichtig: Das Erledigen der Aufgaben bedeutet, dass der Mandant seine Vorarbeiten nach eigener Einschätzung abgeschlossen hat. Es bestätigt nicht automatisch, dass alle für die Buchhaltung erforderlichen Informationen und Belege vollständig vorliegen. Offene Rückfragen werden deshalb zusätzlich berücksichtigt.
Hinweise für den Mandanten hinterlegen
Neben den allgemeinen Anleitungen können Sie den Mandanten auf Besonderheiten hinweisen.
Mandantenspezifische Hinweise beziehen sich auf einen bestimmten Mandanten und können beispielsweise Besonderheiten bei der Bearbeitung einer Aufgabe erläutern.
Periodenbezogene Hinweise gelten dagegen nur für eine bestimmte Periode. Sie eignen sich beispielsweise, wenn aufgrund von Betriebsferien Unterlagen früher als üblich benötigt werden oder in einer bestimmten Periode zusätzliche Informationen erforderlich sind.
So können Sie den standardisierten Ablauf um genau die Informationen ergänzen, die für den jeweiligen Mandanten oder die aktuelle Buchhaltungsperiode relevant sind.
Den Bearbeitungsstand verfolgen
Den aktuellen Stand der Zusammenarbeit können Sie direkt in den Bearbeitungslisten nachvollziehen. Hat der Mandant seine Aufgaben abgeschlossen, wird der Bearbeitungsschritt Vorbereitung entsprechend gekennzeichnet.
Zusätzlich informiert der Rückfragenstatus darüber, ob für eine Periode Rückfragen vorhanden sind und ob diese noch offen oder bereits beantwortet sind. Die Bearbeitungslisten können nach dem Rückfragenstatus gefiltert werden. So können Sie beispielsweise gezielt die Vorgänge anzeigen, bei denen Sie noch auf eine Antwort des Mandanten warten oder bei denen eine Antwort bereits vorliegt und von Ihnen geprüft werden muss.
Damit hilft Ihnen der Pendelordner bei der Entscheidung, welche Buchhaltung als Nächstes bearbeitet werden kann und wo zunächst noch eine Rückmeldung des Mandanten erforderlich ist.
Rückfragen an den Mandanten stellen
Stellen Sie bei der Bearbeitung der Finanzbuchhaltung fest, dass Informationen fehlen oder ein Sachverhalt geklärt werden muss, können Sie eine Rückfrage für die betreffende Periode anlegen.
Der Mandant wird über eine neue Rückfrage per E-Mail informiert und gelangt über den enthaltenen Link zum Pendelordner. Dort kann er die Rückfrage beantworten.
Beantwortete Rückfragen bleiben auf Kanzleiseite zunächst als Aufgabe sichtbar. Prüfen Sie die Antwort des Mandanten. Ist der Sachverhalt geklärt, markieren Sie die Rückfrage als geklärt. Erst danach wird sie aus der aktiven Arbeitsansicht entfernt.
Offene Rückfragen bleiben für den Mandanten auch dann sichtbar, wenn sie aus einer vorherigen Periode stammen.
Benachrichtigungen nutzen
Der digitale Pendelordner informiert Mandant und Kanzlei über wichtige Änderungen im Prozess.
Der Mandant erhält im aktuellen Stand für jede neu erfasste Rückfrage eine E-Mail inklusive Direktlink zu der Rückfrage in seinem ADDISON Direkt Pendelordner. Wird der festgelegte Termin zur Erledigung der Aufgaben überschritten und sind noch Aufgaben offen, erhält er ebenfalls eine Erinnerung. Für unbeantwortete Rückfragen werden derzeit dagegen keine zusätzlichen Erinnerungen versendet. Bei der Erstellung der E-Mail werden die Einstellungen für Ihr Portal verwendet.
Auf Kanzleiseite sind Benachrichtigungen im Themenmanager (ADDISON) bzw. Postkorb/Erinnerungsfenster (AKTE) insbesondere vorgesehen, wenn der Mandant seine Aufgaben abgeschlossen oder eine Rückfrage beantwortet hat. Der Status ist zusätzlich in den Bearbeitungslisten sichtbar.
Zur nächsten Periode wechseln
Der Pendelordner arbeitet periodenbezogen. Im derzeitigen Ablauf wird nach Abschluss aller Aufgaben durch den Mandanten die nächste Periode angelegt. Offene Rückfragen aus vorherigen Perioden bleiben dabei weiterhin sichtbar und können weiterbearbeitet werden.
So begleitet der digitale Pendelordner die Zusammenarbeit fortlaufend von Periode zu Periode: Der Mandant bereitet die Buchhaltung vor, die Kanzlei beginnt mit der Bearbeitung, offene Punkte werden als Rückfragen geklärt und anschließend startet der Prozess für die nächste Periode erneut.