ADDISON Online | Pendelordner | Prozesshinweise verwalten

Der digitale Pendelordner unterstützt den Mandanten nicht nur dabei, seine offenen Aufgaben im Blick zu behalten. Er stellt ihm auch die Informationen und Hilfestellungen bereit, die er benötigt, um seine Aufgaben selbstständig und in der richtigen Reihenfolge zu erledigen.

Dafür stehen unterschiedliche Arten von Hinweisen zur Verfügung:

• Allgemeine Hinweise zur Bearbeitung geben einen Überblick über den gesamten Ablauf und wichtige Grundlagen der Zusammenarbeit.
• Aufgabenhinweise erklären die einzelnen Aufgaben und die dazugehörigen Arbeitsschritte. Sie werden in den Prozesshinweisen in der vorgesehenen Reihenfolge dargestellt und können zusätzlich auf weiterführende Hilfeangebote, beispielsweise Videos, verweisen. So wird für den Mandanten verständlich, wie die einzelnen Anwendungen und Arbeitsschritte zusammenspielen.
• Mandantenspezifische Hinweise zu einer Aufgabe ergänzen die allgemeine Anleitung um Besonderheiten, die nur für einen bestimmten Mandanten gelten.
• Periodenspezifische Hinweise informieren über Besonderheiten, die nur für die jeweilige Buchhaltungsperiode relevant sind.

Damit lassen sich standardisierte Abläufe der Kanzlei mit individuellen Informationen für einzelne Mandanten und Perioden kombinieren.

1. Allgemeine Hinweise zur Bearbeitung (aus der jeweiligen Vorlage). Entfällt, falls nicht gepflegt.
2. Allgemeiner Hinweis zur Fälligkeit der Aufgaben des Mandanten.
3. Periodenspezifische Hinweise falls vorhanden.
4. Allgemeine Hilfsangebote, die von Wolters Kluwer zur Verfügung gestellt werden.
5. Dokumentation der einzelnen Aufgabe mit den entsprechenden Schritten aus der Vorlage.
6. Ein mandantenindividueller Hinweis für die gewählte Aufgabe (falls vorhanden).

Welche Informationen werden über die Dokumentationsvorlage festgelegt?

In den Dokumentationsvorlagen definieren Sie die Inhalte, die für alle Mandanten gelten sollen, denen diese Vorlage zugeordnet ist.

Eine Vorlage enthält:

• die allgemeinen Hinweise zur Bearbeitung,
• die Aufgaben des Pendelordners und
• die Hinweise und Arbeitsschritte zu den einzelnen Aufgaben.

Die Aufgabenhinweise werden auf Kanzleiebene gepflegt und nicht individuell für jeden Mandanten erstellt. Dadurch können Sie einheitliche Abläufe für die Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten etablieren.

Unterschiedliche Vorlagen sind insbesondere dann sinnvoll, wenn sich die Arbeitsabläufe für bestimmte Gruppen von Mandanten unterscheiden.

 

Allgemeine Hinweise zur Bearbeitung

Die allgemeinen Hinweise beschreiben übergreifend, wie der Mandant seine Buchhaltung vorbereiten soll. Hier können Sie beispielsweise Informationen hinterlegen, die für das grundsätzliche Verständnis des Ablaufs wichtig sind.

Diese Hinweise werden über die Dokumentationsvorlage festgelegt und stehen damit allen Mandanten zur Verfügung, denen diese Vorlage zugeordnet ist.

Aufgaben und Arbeitsschritte beschreiben

Für die einzelnen Aufgaben legen Sie in der Dokumentationsvorlage fest, was der Mandant erledigen soll und welche Arbeitsschritte dafür erforderlich sind.

Die Aufgabenhinweise werden dem Mandanten innerhalb der Prozesshinweise in der vorgesehenen Reihenfolge angezeigt. Dadurch erhält er nicht nur einzelne Anleitungen, sondern kann den gesamten Ablauf der Buchhaltungsvorbereitung nachvollziehen.

Ergänzend können die Aufgabenhinweise Links zu weiterführenden Hilfeangeboten enthalten, beispielsweise zu Videos. Auf diese Weise erhält der Mandant bei Bedarf zusätzliche Unterstützung und erkennt besser, wie die verschiedenen Anwendungen und Arbeitsschritte miteinander zusammenhängen.

Individuelle Hinweise für einen Mandanten ergänzen

Nicht jede Information lässt sich sinnvoll über eine allgemeine Dokumentationsvorlage abbilden. Besonderheiten eines Mandanten oder einer einzelnen Buchhaltungsperiode können deshalb direkt über die Prozesshinweise in der Kanzleiansicht ergänzt werden.

Dabei stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Mandantenspezifische Hinweise zu einer Aufgabe

Gibt es bei einer bestimmten Aufgabe Besonderheiten für einen Mandanten, können Sie diese als individuellen Hinweis hinterlegen.

So können Sie die zentral vorgegebene Aufgabenbeschreibung um Informationen ergänzen, die ausschließlich für diesen Mandanten relevant sind, ohne dafür die Dokumentationsvorlage verändern zu müssen.

Periodenspezifische Hinweise

Zusätzlich können Sie Hinweise hinterlegen, die nur für eine bestimmte Buchhaltungsperiode gelten.

Diese eignen sich für Informationen, die nicht dauerhaft gelten und daher weder in die allgemeine Dokumentation noch in einen mandantenspezifischen Aufgabenhinweis gehören.

Standardisierte Abläufe und individuelle Hinweise kombinieren

Als Orientierung gilt:

Über die Dokumentationsvorlage auf Kanzleiebene:

• allgemeine Hinweise zur Bearbeitung
• Aufgaben des Pendelordners
• Aufgabenhinweise und erforderliche Arbeitsschritte
• Verweise auf weiterführende Hilfeangebote

Über die Prozesshinweise des einzelnen Mandanten:

• mandantenspezifische Hinweise zu einzelnen Aufgaben
• periodenspezifische Hinweise

So bilden die Dokumentationsvorlagen den standardisierten Arbeitsprozess Ihrer Kanzlei ab. Die Prozesshinweise ergänzen diesen Standard dort, wo für einen Mandanten oder eine einzelne Periode zusätzliche Informationen erforderlich sind.