Adresstypen
Adresstypen
Allgemein
Programmzweck
Innerhalb der ADDISON Office-Anbindung können für die Korrespondenz so genannte Adresstypen zugewiesen werden. Bei den Adresstypen können verschiedenste Adressinformationen in beliebiger Form zusammengestellt werden. Diese werden dann in Word oder auch in der Kanzleirechnung verwendet.
Arten
4 verschiedene Arten von Adresstypen stehen zur Verfügung:
- .Großempfänger (enthält PLZ für Großempfänger)
- .Hausanschrift (beinhaltet die normale Anschrift)
- .Postfach (enthält die Anschrift für das Postfach)
- .PostfachOrt (enthält die Anschrift für das Postfach mit abweichendem Ort)
Bereiche
Adresstypen werden für folgende Bereiche angelegt:
- Steuerpflichtiger
- Ehegatte
- Eheleute
- Kind
- Stpfl. Bank
- Stpfl. Empfangsbevollmächtigter
- Stpfl. gesetzlicher Vertreter
- Firma
- Firma Bank
- Firma Empfangsbevollmächtigter
- Firma gesetzlicher Vertreter
- Betriebsstätte
- Finanzamt
- Kassenfinanzamt
- Lohnsteuerfinanzamt
- Abweichendes Firmenfinanzamt
- Abweichendes Firmen Kassenfinanzamt
- Abweichendes Firmen Lohnsteuerfinanzamt
- Abweichendes Firmen Umsatzsteuerfinanzamt
- Gemeinde
- weitere Geschäftsbeziehungen
Möchten Sie Änderungen in den Adresstypen vornehmen, empfiehlt es sich, eigene Adresstypen anzulegen. Bei einer Reorganisation werden die Standardadresstypen in den Ursprungszustand zurückgesetzt.
Die Adresstypen können beliebig zugewiesen und gestaltet werden. Jeder Adresstyp besteht aus verschiedenen Feldnamen, wie z.B.:
| Adresstyp-Felder | Feldauswahl für MS Word |
|---|---|
| Anschrift.1 | |
| Anschrift.2 | Anschrift |
| Anschrift.3 | Dieses Feld wird mit den |
| Anschrift.4 | Anschrift 1 bis 9 gefüllt |
| Anschrift.5 | |
| Anschrift.6 | |
| Anschrift.7 | |
| Anschrift.8 | |
| Anschrift.9 | |
| Betreff.1 | Betreff |
| Betreff.2 | |
| Betreff.3 | |
| Briefanrede.1 | Anschrift Briefanrede |
| Briefanrede.2 | |
| Grußformel | Grußformel |
Bearbeiten der Adresstypen
Programmaufruf
Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Adresstypen
Bereich
Auswahl des Adresstyps z.B. Firma, Stpfl. usw.
Adresstyp
Auswahl Adresstyp z.B. .Hausanschrift oder eigen angelegte.
Feldname
Feldnamen für die Zuordnung der Makro-Einträge.
Datenbereich
Auswahl des Bereiches für die Anzeige der einzelnen vorhandenen Felder.
Variable
Anzeige der Felder des ausgewählten Bereiches.
Makro:
Anzeige des Makroeintrages der im ausgewählten Feld steht.
Expansion
Anzeige des „Originaltextes“ des ausgewählten Feldes.
Neuanlage Adresstyp
Wichtig: Die mit . gekennzeichneten Standardadresstypen können nicht gelöscht werden.
Um den Feldern evtl. andere Makros zuzuweisen, bitte den Feldnamen löschen. Aus dem Datenbereich die gewünschte Variable mit Doppelklick übernehmen.
Im Feld Makro kann auch ein beliebiger Text eingefügt werden:
Beim Mandanten kann in der Registerkarte Steuerpfl. Sonstiges der angelegte Adresstyp zugewiesen werden.
Herstellen des Ursprungszustands der Standard-Adresstypen erfolgt über Bereich Erweitert / Wartung /Reorganisation Adresstypen.
Beispiel für das Arbeiten mit Adresstypen
Beispielfall: Unternehmensadresse ohne Bezeichnung 2
Nachfolgend wird erläutert, wie Sie einen eigenen Adresstyp anlegen, definieren und auf diesen in verschiedenen Bereichen der ADDISON Software zurückgreifen können.
Ein eigener Adresstyp kann z. B. dann erforderlich sein, wenn die Adressierung an Unternehmen mit nur einer Bezeichnungszeile ohne Leerzeilen erfolgen soll:
Neuen Adresstyp anlegen
Adresstyp „eine Zeile“ anlegen
Gehen Sie zum Anlegen des neuen Adresstyps „eine Zeile“ im Unternehmensbereich wie folgt vor:
- Klicken Sie im Mandant | Allgemeine Daten | Adresstypen an.
- Wählen Sie den Bereich Firma aus.
- Markieren Sie den Adresstyp .Hausanschrift.
- Klicken Sie die Schaltfläche für einen neuen Adresstyp an. Es wird ein neuer Adresstyp mit der Bezeichnung
angelegt.
- Überschreiben Sie die Bezeichnung des neuen Adresstyps mit der Bezeichnung eine Zeile.
Anschriftenfelder neu definieren
Nun kann für den Adresstyp eine Zeile bestimmt werden, welche Anschriften-Felder verwendet werden sollen. Dafür stehen 9 Zeilen zur Verfügung. Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Klicken Sie den Feldnamen Anschrift.3 an.
- Löschen Sie dort die bisherige Zuordnung {Firma.Name2}.
- Wählen Sie rechts oben im Feld Datenbereich den Eintrag Firma aus.
- Doppelklicken Sie die Variable Str.
Für die weiteren Adresszeilen gehen Sie analog vor:
- Anschrift.4: Löschen Sie den bisherigen Eintrag im Feld Makro und fügen Sie die Variablen PLZ und Ort ein.
- Anschrift.5: Löschen Sie den bisherigen Eintrag im Feld Makro und fügen Sie die Variable Land ein.
- Anschrift.6: Löschen Sie den bisherigen Eintrag im Feld Makro.
Neuer Adresstyp steht zur Verfügung
Der Adresstyp ist jetzt neu definiert und steht für alle Mandanten für den Unternehmens-Bereich zur Verfügung.
Verwenden des neuen Adresstyps „eine Zeile“.
Verwendung des neuen Adresstyps
Die definierten Adresstypen können in verschiedenen Bereichen zugeordnet werden, z.B. bei den Mandantenstammdaten (Registerkarte Unternehmen Sonstiges) und bei der Auftragsverwaltung in der Kanzleiorganisation.
In diesem Beispiel soll der neue Adresstyp in der Kanzleiorganisation bei der Fakturierung als Rechnungsempfänger verwendet werden.
Auftragsanlage bzw. Auftragsbearbeitung
Bei der Auftragsanlage bzw. der Auftragsbearbeitung kann der Rechnungsempfänger und ein Adresstyp eingestellt werden:
- Klicken Sie im Bereich Mandant | Fakturierung und Aufträge | Aufträge bearbeiten an.
- Klicken Sie die Schaltfläche zur Auftragsneuanlage an
oder doppelklicken Sie einen bestehenden Auftrag. - Wählen Sie im Feld Empfänger auswählen den Eintrag Firma aus.
- Wählen Sie im Feld Adresstyp auswählen den Eintrag eine Zeile aus.
Musteraufträge entsprechend anpassen
Soweit die Auftragsanlagen über Musteraufträge erfolgen, können Sie bereits beim Musterauftrag den gewünschten Standard-Adresstyp hinterlegen.
Honorarschreibung
Beim Rechnungsdruck wird jetzt die Empfängeradresse nur mit Bezeichnung 1, Straße und PLZ Ort aufbereitet. Eine leere Bezeichnung 2 führt jetzt nicht mehr zu einer Leerzeile.