AKTE | Servicevereinbarungen | Setup und Konfiguration

Automatische Erstanlage aus Serienaufträgen und Vorschuss-Pauschalen

Um den Einstieg in die Bearbeitungslisten maximal zu vereinfachen, können Servicevereinbarungen vollautomatisch aus den in der AKTE bereits bestehenden Serienaufträgen und Vorschuss-Pauschalen erzeugt werden.

Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie in der Kanzlei-, Mitarbeiter- oder Mandantenakte das Dokument Servicevereinbarungen.
2. Existieren aktive Serienaufträgen/Vorschuss-Pauschalen ohne Servicevereinbarung, öffnet sich automatisch ein Hinweisdialog.
3. Alternativ klicken Sie in der Symbolleiste des Dokuments Servicevereinbarungen auf die Schaltfläche „Servicevereinbarungen aus Serienaufträgen/Vorschuss-Pauschalen“.
4. Wählen Sie die gewünschten Fachbereiche aus (Finanzbuchhaltung, Lohn & Gehalt, Abschluss, Einkommensteuer, Steuerberatung).
5. Klicken Sie auf „Starten“. Die Servicevereinbarungen werden vollautomatisch im Hintergrund angelegt und initialisiert.
6. Nach Abschluss erhalten Sie ein detailliertes Protokoll über alle erfolgreich eingerichteten Vereinbarungen.

Ermittlung des frühesten Starttermins:

Das System berechnet dynamisch den frühesten Starttermin auf Basis des aktuellen Datums:

• Monatliche Serien (Fibu, Lohn): bis zu 3 Monate rückwirkend

• Vierteljährliche Serien (Fibu, StB): bis zu 6 Monate rückwirkend

• Jährliche Serien (Abschluss, ESt, StB): bis zu 3 Jahre rückwirkend

Liegt der Starttermin der Serie nach diesem berechneten Termin, wird exakt der Startmonat der Serie übernommen.

Manuelle Stapelanlage über das Dokument „Servicevereinbarungen“

Für Aufträge, die nicht als Serienaufträge/Vorschuss-Pauschalen angelegt sind, steht weiterhin die bewährte Stapelanlage zur Verfügung.

In den Eigenschaften, im Register Ausgabe kann über die gewählte Darstellung ein Filter aktiviert werden. Weitere Spalten mit Informationen zu den Servicevereinbarung stehen zur Verfügung.

 

1. Wählen Sie über das Menü Servicevereinbarungen… | Alle Servicevereinbarungen anlegen…, bzw. für markierte Zeilen Servicevereinbarungen anlegen….
2. Definieren Sie im Vorschaltdialog pro Fachbereich den Stichtag, ab welchem Auftragstermine berücksichtigt und zu welchem Starttermin die Servicevereinbarungen erzeugt werden sollen.

3. Nach Bestätigung führt das System die Prüfung durch und überträgt die Servicevereinbarungen an ADDISON Online. -- In einem Protokoll werden vor der Anlage die Servicevereinbarungen samt Starttermin und Ursache aufgeführt, die nicht erzeugt werden können. Ursachen können z.B. fehlendes Akten-/Wirtschaftsjahr, ausgeschiedener Mandant sein. b. Nach der Anlage der Servicevereinbarungen wird in einem weiteren Protokoll die erzeugten Servicevereinbarungen aufgeführt.

Steuerung & Ausschluss von Auftragsarten und Angelegenheiten

Unregelmäßige, einmalige oder untergeordnete Angelegenheiten können gezielt von der automatischen Anlage von Servicevereinbarungen ausgeschlossen werden. Dadurch wird verhindert, dass temporäre Sonderaufträge die Bearbeitungslisten überfrachten.

Auswirkung der Deaktivierung:

• Aufträge zu dieser Auftragsart/Angelegenheit erzeugen keine automatische Servicevereinbarung.
• In den Dokumenten Servicevereinbarungen und Auftragsliste (Darstellung Servicevereinbarung) werden diese Angelegenheiten nicht aufgeführt.
• Bei Stapel- und Serienanlagen werden diese Angelegenheiten übersprungen; im Protokoll erscheint der Hinweis „Angelegenheit von automatischer Anlage ausgeschlossen“.
• Eine manuelle Anlage über die geöffnete Auftragskarte bleibt weiterhin möglich.

Konfiguration in der Auftragsart

In den Stammdaten jeder Auftragsart existiert die neue Option Servicevereinbarung (ADDISON Online) automatisch anlegen (Standard: aktiviert).

 

Wird die Option deaktiviert, vererbt sich diese Einstellung automatisch auf alle Angelegenheiten dieser Auftragsart.

Konfiguration in der Angelegenheit

Ist die Option in der übergeordneten Auftragsart aktiv, kann sie bei Bedarf auf Ebene der einzelnen Angelegenheit deaktiviert werden.

Erweiterte Spalten und Filter in der Auftragsliste

Über die Eigenschaften der Auftragsliste (Register Ausgabe) können Sie die Ansicht optimal anpassen:

• Darstellung Servicevereinbarung: Zeigt je Mandant und Fachbereich genau den Stellvertreterauftrag mit dem jüngsten Termin an.
• Filteroptionen: Anzeige wahlweise „mit vorhandener Servicevereinbarung“, „ohne vorhandene Servicevereinbarung“ oder „alle Aufträge“.
• Weitere Spalten mit Informationen zu den Servicevereinbarung stehen zur Verfügung.