AKTE | Servicevereinbarungen | Im laufenden Kanzleibetrieb

Automatische Anlage von Servicevereinbarungen

Im laufenden Betrieb wird bei jeder Auftragsanlage geprüft, ob die Servicevereinbarung bereits vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, wird sie im Hintergrund erzeugt.

Die Prüfung erfolgt nicht, wenn die Angelegenheit von der Anlage ausgeschlossen ist.

Automatische Synchronisation über Serienaufträge und Vorschuss-Pauschalen

Die Verwaltung von Servicevereinbarungen ist nahtlos mit der Pflege von Serienaufträgen und Vorschuss-Pauschalen gekoppelt.

Automatische Anlage & Serienmuster

Beim Speichern eines neuen Serienauftrags / einer neuen Vorschuss-Pauschale wird automatisch geprüft, ob für Mandant und Fachbereich bereits eine Servicevereinbarung existiert. Falls nicht, wird diese automatisch ab dem erfassten Starttermin automatisch angelegt.

Für die Fachbereiche Finanzbuchhaltung und Steuerberatung wird der hinterlegte Bearbeitungsrhythmus (monatlich, quartalsweise oder jährlich) als Serienmuster für alle Folgejahre an ADDISON Online übergeben.

Beenden von Servicevereinbarungen

Tragen Sie in Serienaufträgen/Vorschuss-Pauschalen einen Endtermin ein oder löschen Sie eine Serie, prüft das System automatisch die verknüpfte Servicevereinbarung.

Es erscheint der Dialog:

„Soll die Servicevereinbarung zum Endtermin MM/JJJJ beendet werden?“ (Ja / Nein)

Bei Bestätigung mit Ja, wird die Servicevereinbarung zum angegebenen Termin beendet. Nachfolgende Perioden werden nicht mehr generiert.

Wiederaufnahme / Restart

Wird bei einem zuvor beendeten Serienauftrag / einer zuvor beendeten Vorschuss-Pauschale der Endtermin entfernt (z. B. bei Fortführung des Mandats), erkennt das System dies beim Speichern.

Es erscheint der Dialog:

„Die Servicevereinbarung ist zum MM/JJJJ beendet. Soll sie zum MM/JJJJ neu gestartet werden?“ (Ja / Nein)

Nach Bestätigung wird die Servicevereinbarung in ADDISON Online reaktiviert.

Aktualisierung von Serienmustern

Ändert sich der Bearbeitungsrhythmus einer Serie (z. B. Wechsel von monatlicher Buchführung auf Quartalsbuchführung), kann das neue Serienmuster direkt übertragen werden:

Automatisch: Beim Speichern der Serie über den Abfragedialog.

Manuell: Über die neue Funktion Serienmuster aktualisieren… in der Symbolleiste der geöffneten Auftragskarte der Serie.

 

Manuelle Verwaltung (Anlegen, Beenden, Starten, Löschen)

Über die Symbolleiste oder das Kontextmenü der Dokumente Auftragsliste, Servicevereinbarungen sowie in der Auftragskarte können Servicevereinbarungen jederzeit manuell gesteuert werden:

• Servicevereinbarungen beenden…: Erlaubt die gezielte Auswahl der gewünschten letzten aktiven Periode.
• Servicevereinbarungen starten…: Reaktiviert beendete Prozesse.
• Servicevereinbarungen löschen…: Entfernt die Servicevereinbarung und deren Perioden aus ADDISON Online (historische Buchungs- und Leistungsdaten bleiben in AKTE unberührt).

Direktaufruf der Bearbeitungsliste in ADDISON Online

Der direkte Aufruf ist über die Schaltfläche in den Dokumenten Auftragsliste und Servicevereinbarungen und der Auftragskarte möglich.

 

Besondere Prüfungen

Damit keine fehlerhaften Servicevereinbarungen entstehen, führt das System verschiedene Prüfungen durch.

Ausgeschiedene Mandanten

Für Mandanten mit einem Austrittsdatum in der Vergangenheit können keine neuen Servicevereinbarungen erstellt oder gestartet werden.

Wirtschaftsjahre

Eine Servicevereinbarung wird nur angelegt, wenn das vorgesehene Startdatum innerhalb eines gültigen Wirtschafts- beziehungsweise Aktenjahres liegt. Dadurch werden fehlerhafte Zuordnungen vermieden.

Entlastung von Hinweismeldungen

Bestätigungsdialoge nach erfolgreicher Neuanlage wurden deaktiviert. Das System meldet sich nur noch dann zu Wort, wenn tatsächlich Fehler oder fehlende Stammdaten (z. B. fehlendes Wirtschaftsjahr) vorliegen.