Allgemeine Beschreibung

Programmzweck

Das Ein- und Auslagern ist eine Anwendung zur komfortablen Übertragung von Daten, eines oder mehrerer Mandanten, von einer Quelldatenbank (auch Hauptdatenbank genannt) in eine Zieldatenbank (auch Auslagerungsdatenbank genannt). Dabei kann bei jedem einzelnen Mandanten individuell gewählt werden, ob alle vorhandenen Projekte, einzelne Projekte, nur bestimmte Veranlagungsjahre von Projekten oder nur Mandantenstammdaten übertragen werden sollen. Ebenso kann der ADDISON Office Manager mit den dazugehörigen Dateien komplett oder nur Inhalte einzelner Fächer übertragen werden.

Programmaufruf

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar: Erweitert / Datentransfer / Ein-/ Auslagern Das Ein- und Auslagern kennt 2 Arten der Datenübertragung: das Abgleichen und das Verlagern.

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Abgleichen

Daten von Mandanten werden in einer Quelldatenbank neu erfasst oder geändert und werden in die Zieldatenbank übertragen

Beispiel: Eine Kanzlei hat mehrere Büros. In einem Büro werden zentral neue Mandanten aufgenommen und Adressen von bestehenden Mandanten gepflegt. Diese geänderten Mandantenstammdaten sollen (z.B. über ISDN) in die Datenbank des zweiten Büros übertragen werden (Vermeidung von Doppelerfassung der Stammdaten). In der nachfolgenden Anleitung wird in diesen Fällen von abgleichen gesprochen.

Verlagern

Daten von Mandanten werden von der Quelldatenbank in eine Zieldatenbank übertragen, um sie dort zu bearbeiten. Nach der Bearbeitung werden die Daten zurück in die Quelldatendank übertragen. Beispiel: In der Kanzlei befindet sich die Quelldatenbank. Die Körperschaftsteuer eines Mandanten soll auf einen Laptop übertragen werden, um sie extern vor Ort weiterbearbeiten zu können. Nach der Verarbeitung sollen diese Daten wieder in die Quelldatenbank zurückgespielt werden. In diesen Fällen wird von verlagern gesprochen.

Das Abgleichen und Verlagern hat im Prinzip dieselbe Funktion, nur ist der verlagerte Mandant während der Zeit der Verlagerung markiert und beim Aufruf des Mandanten in der Quelldatenbank erscheint ein Hinweis, dass jetzt durchgeführte Änderungen beim Einlagern überschrieben werden.

Aktenkoffer

Der Aktenkoffer zeigt Informationen darüber, wo sich die Zieldatenbank befindet.

Im Aktenkoffer können bei Bedarf mit verschiedenen Aktenkoffernamen mehrere Zieldatenbanken festgelegt werden.

Die Zieldatenbank kann sich auf Ihrem Server, einem fremden Server, einem lokalen Laufwerk oder einem externen, beschreibbaren Laufwerk befinden.

Es muss sichergestellt sein, dass genügend freier Speicher zur Verfügung steht.

Auf ein Diskettenlaufwerk darf die Zieldatenbank nicht gespielt werden, da bei mehreren Projekten der Platzbedarf der Diskette nicht ausreicht.

Befindet sich im Zielverzeichnis noch keine Datenbank, erscheint eine Abfrage, ob eine leere Datenbank in das Zielverzeichnis kopiert werden soll.

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