Allgemeine Hinweise zur Datensicherung

Grundregeln der Datensicherung

Hier werden die wichtigsten Grundregeln der Datensicherung aufgeführt:

Sicherungen sollten außer Haus und sicher (z.B. im Bankschließfach) aufbewahrt werden.
Sicherungen auf gleicher Festplatte bzw. Partition sind nutzlos, wenn die Festplatte zerstört ist.
Bewahren Sie ältere Sicherungen für eine bestimmte Zeit auf, falls die neueste Sicherung beschädigt oder zerstört wird, verloren geht oder Probleme erst später bemerkt werden.
Implementieren Sie ein System zum Überschreiben von Sicherungen, bei dem die ältesten Sicherungen zuerst wiederverwendet werden.
Verwenden Sie Ablaufdaten für Sicherungen, um ein verfrühtes Überschreiben zu vermeiden.
Testen Sie Ihre Sicherungsroutine. Häufig wird erst im Ernstfall festgestellt, dass die Sicherungsroutine nicht oder sogar noch nie funktioniert hat oder dass der gesicherte Datenbestand selbst schon defekt war.
Klären Sie die für Sie geeignete Sicherungsroutine mit Ihrem Systembetreuer.

Eine ordnungsgemäß durchgeführte Datensicherung ist - wie der Name bereits ausdrückt - eine Versicherung gegen Datenverlust und die damit evtl. einhergehenden wirtschaftlichen Folgen: Das Sicherungsverfahren sowie auch die Sicherungshardware und das Sicherungsmedium müssen stimmen. Hard- und Software-Hersteller bieten sehr zuverlässige, komfortable und schnelle Komponenten an, sodass ein Verzicht auf eine individuelle Vorort-Datensicherung (in-house) nicht mehr zu begründen ist.

Datensicherheit in einem IT-Umfeld

Auszug aus den GoB, „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie“:

„Voraussetzungen für ein geeignetes IT-Umfeld sind eine angemessene Grundeinstellung zum Einsatz von IT und ein Problembewusstsein für mögliche Risiken aus dem IT-Einsatz bei den gesetzlichen Vertretern und Mitarbeitern.

Das Sicherungskonzept muss in Übereinstimmung mit der IT-Strategie und der IT-Organisation stehen und eine Bewertung der spezifischen Sicherheitsrisiken des Unternehmens enthalten. Ein solches Sicherheitskonzept wird durch Ausführungsanweisungen etwa im Bereich des IT-Betriebes, des Netzbetriebes und der Administration sowie bei der Gestaltung von Zugriffsschutzverfahren konkretisiert.

Die aus dem Sicherheitskonzept abgeleiteten Sicherungsmaßnahmen umfassen physische Sicherungsmaßnahmen und logische Zugriffskontrollen, Datensicherungs- und Auslagerungs-verfahren.

Physische Sicherungsmaßnahmen dienen dem Schutz der Hardware sowie der Programme und Daten vor Verlust, Zerstörung und unberechtigter Veränderung. Hierzu zählen u.a. Zugangskontrollen und Datensicherungskonzepte.

Über logische Zugriffskontrollen unter Verwendung von Benutzer-ID und Passwörtern ist die Identität der Benutzer von IT-Systemen eindeutig festzustellen, um damit nicht autorisierte Zugriffe zu verhindern.

Die Durchführung regelmäßiger Datensicherungen ist im Allgemeinen Voraussetzung für

die Rekonstruktion historischer Bestände (Programme und Daten),
die Rekonstruktion aktueller Software- und Datenbestände bei Funktionsstörungen der Hardware.

Im Rahmen des Datensicherungsverfahrens für die Wiederherstellbarkeit des IT-Systems sind die Zahl bzw. die regelmäßige Wiederkehr der Sicherungen (Generationskonzept), die verwendeten Sicherungsmedien und die Art der Aufbewahrung der Sicherungen festzulegen. Für die Erstellung eines Datensicherungskonzeptes sowie die Einhaltung des Konzeptes sind die gesetzlichen Vertreter verantwortlich.

Häufigkeit der Sicherung

Wir empfehlen, den Datenbestand mindestens einmal täglich komplett zu sichern. Darüber hinaus muss unmittelbar vor dem Einspielen einer neuen Version der ADDISON Softwarelösungen eine Sicherung des Datenbestandes durchgeführt werden.

Bitte beachten Sie, dass für Sicherungsmedien in Abhängigkeit z.B. vom Umfang des Datenbestandes und der täglich anfallenden Änderungen am Datenbestand Aufbewahrungsfristen vorgesehen werden sollten.

Die Häufigkeit der Datensicherung bei einer Einplatzinstallation hängt von der Veränderung Ihrer Daten ab. Da diese vermutlich nicht so hoch wie bei einer Mehrplatzinstallation ist, wird eine tägliche Sicherung nicht zwingend notwendig sein. Berücksichtigen Sie jedoch den notwendigen Aufwand für die Wiederherstellung der verlorenen Daten, wenn Ihre Sicherung zum Beispiel mehrere Tage alt ist.

Sollten Sie Sicherungen auf Bänder durchführen, so müssen die Bänder der Sicherungen an entsprechend gesicherten Orten gelagert werden, sodass im Notfall darauf zurückgegriffen werden kann.

Beispiel: Wenn alle Sicherungsbänder im Serverraum gelagert werden und dieser durch höhere Gewalt (Feuer, Wassereinbruch, Diebstahl, Vandalismus, ...) zerstört wird, war die Sicherung nutzlos.

Es ist sehr wichtig, dass ein sinnvolles Sicherungsverfahren angewendet wird, damit auch auf Datenbestände eines länger zurückliegenden Zeitraums zurückgegriffen werden kann.

Eine Sicherung, die jeden Tag überschrieben wird, stellt keine sinnvolle Datensicherung dar!

Hier hat sich das sogenannte „Großvater-Vater-Sohn-Prinzip“ (englisch GFS-Rotation) bewährt und etabliert.

Allgemeine Empfehlung zur Lagerung der Sicherungsbänder:

Monatssicherung (Jahressicherung):
Schließfach bei der Hausbank oder bei der beauftragten Sicherheitsfirma
Wochensicherung: Wie Monatssicherung oder Firmen-Safe
Tagessicherung: Firmen-Safe, um bei Bedarf schnellen Zugriff zu erhalten

Maßnahmen bei Gesamtausfall (Notfallzustand)

Das Datensicherungskonzept ist dann vollständig, wenn der Ernstfall berücksichtigt wird. Maßnahmen müssen definiert werden, die im Notfall zu ergreifen sind, um z.B. die Ausfallzeit zu minimieren.

Definition des Notfallzustandes (BSI: Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik):

„Der Notfall tritt erst dann ein, wenn ein Zustand erreicht wird, bei dem innerhalb der geforderten Zeit eine Wiederherstellung der Verfügbarkeit nicht möglich ist und sich daraus ein sehr hoher Schaden ergibt. Schon bei Eintritt eines Ereignisses, in dessen Folge der Notfall entstehen könnte, sind die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, die zu einer Schadensreduzierung führen. Für die autorisierte und rechtzeitige Einleitung von Notfallmaßnahmen bedarf es der Benennung eines Notfall-Verantwortlichen. Die Behörden- bzw. Unternehmensleitung muss den Notfall-Verantwortlichen sowohl für die Entscheidung autorisieren, ob ein Notfall eingetreten ist, als auch für die Einleitung erforderlicher Notfallmaßnahmen“.

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