Allgemeine Mandantendaten

Allgemeine Mandantendaten

Registerkarte Finanzamt

Programmaufruf

Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Registerkarte Finanzamt

Programmzweck

Finanzämter und Steuernummern des Mandanten erfassen:

Neuanlage einer Finanzamtszuordnung: über die Neuanlage wird in die Finanzamtsauswahl gewechselt

Löschen einer Finanzamtszuordnung

Finanzamtsdaten bearbeiten

Elster - Steuerkontenabfrage

Die Option Elster - Steuerkontenabfrage zeigt an, ob für das im oberen Bereich gewählte Finanzamt des Mandanten die Steuerkontenabfrage gilt. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Elster Benutzerhandbuch.

Ansprechpartner

Zum selektierten Finanzamt können Ansprechpartner für den Mandanten zugeordnet werden. Ansprechpartner können entweder aus der Institution übernommen, oder manuell angelegt werden.

Nähere Informationen über das Suchen und Importieren von Finanzämtern finden Sie im Kapitel Institutionen.

Registerkarte Allgemeine Informationen

Programmaufruf

Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Registerkarte Allgemeine Informationen

Programmzweck

Erfassung von Informationen zum Mandanten und Erfassung der Fristverlängerungsdaten für die Steuererklärungen:

Sonstige Informationen

Textfeld zur Erfassung von Informationen zum Mandanten.

Anzeige Notizfenster bei Mandantenwechsel

Beim Mandantenwechsel kann automatisch ein Notizfenster geöffnet werden. Es zeigt die Daten aus dem Feld Sonstige Informationen an. Die Notizen können sowohl in diesem Feld als auch direkt im Notizfenster geändert werden. Somit können wichtige Informationen zum Mandanten erfasst und für jeden Mitarbeiter bei Aktivierung des Mandanten angezeigt werden.

Es muss die Option Notizfenster bei Mandantenwechsel gesetzt (ADDISON-Menü / ADDISON-Optionen) werden.

Das Fenster öffnet sich nur bei Mandanten, die eine Notiz hinterlegt haben.

Übersicht Fristverlängerungen

Erfassung der Fristverlängerungsdaten und Erledigt-Kennzeichen zu Steuererklärungen des Mandanten. Basierend auf diesen Informationen können Einzel- und Sammelfristverlängerungen erstellt werden.

Fristverlängerung deaktivieren

Mit der Option Fristverlängerung deaktivieren wird der Mandant für die Erstellung der Fristverlängerungen ausgeschlossen.

Mandatsverhältnis

Im Bereich Mandatsverhältnis werden Mandatsbeginn und Mandatsende erfasst.

Sofern ein Mandatsende erfasst ist, wird der Mandant standardmäßig im Mandantenauswahldialog nicht angezeigt. Des Weiteren wird ab der Hauptversion 3/2025 zum Mandatsende die Deaktivierung des Mandanten in ADDISON Direkt inkl. seiner ADDISON Direkt-Anwendungen sowie der Datensicherungs- und Servicepauschale durchgeführt.

Des Weiteren können Rechnungspositionen des Mandanten mit Fakturierzeitraum nach diesem Datum nicht fakturiert und auch keine Leistungserfassung für diese Rechnungspositionen vorgenommen werden.

Registerkarte Kanzleiverbindung

Programmaufruf

Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Registerkarte Kanzleiverbindung

Programmzweck

Konfiguration von Einstellungen für die Kanzleiverbindung und Definition der Ansprechpartner in der Kanzlei für den Mandanten. Hierbei wird nach der Neuanlage eines Mandanten automatisch der Hauptansprechpartner mit dem Kanzleimitarbeiter vorbelegt, der die Neuanlage vornimmt.

Kundenkonto

Das Kundenkonto wird für die Verbuchung von Rechnungen aus ADDISON Kanzleiorganisation in ADDISON Finanzbuchhaltung und für das SEPA Mandat verwendet.

Die Kundenkontonummer sollte im Normalfall zwischen 10000 und 69999 (Debitorennummer) sein.

Um zu vermeiden, dass Kundenkonten ungleich 5-stelliger Nummer bebucht werden, muss in den Kanzleistammdaten / Optionen / USt/Konten ein Differenzenkonto für Debitoren eingetragen sein (z.B. 69999).

Wird eine Nummer < 10000 eingegeben, kommt eine Sicherheitsabfrage.

Danach erfolgt eine weitere Sicherheitsabfrage:

Bitte beachten Sie, dass die Debitorennummer ggf. in der Kanzleibuchhaltung manuell nachgepflegt werden muss.

Erlöskontenschlüssel

Der Erlöskontenschlüssel steuert die anzusprechenden Erlöskonten bei der Verbuchung von Rechnungen aus ADDISON Kanzleiorganisation in ADDISON Finanzbuchhaltung.

Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Kanzleiorganisation.

§13 b UStG (Reverse-Charge-Verfahren)

Sofern diese Option gesetzt ist, werden in ADDISON Kanzleiorganisation die Rechnungen zu diesem Mandanten ohne Umsatzsteuer erstellt.

Elster

Die Option Selbstbucher ist ggf. für Elster notwendig. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zu Elster.

Übermittlung an ADDISON Datenservice

Detaillierte Informationen zu den Funktionen zu ADDISON Direkt finden Sie in der Dokumentation ADDISON Direkt / Benutzerhandbuch für Steuerberater, Kanzleimitarbeiter und Administratoren.

Rechnung - Versandweg

Folgende Versandwege stehen zur Verfügung:

• Papier
• E-Mail
• ADDISON Direkt
• XRechnung

Wird der Versandweg Papier ausgewählt, kann die Rechnung gedruckt und per Post an den Mandanten versendet werden. Die Option steht für Unternehmen und Steuerpflichtigen zur Verfügung. Wird der Versandweg E-Mail gewählt, muss im Mandantenstamm in der Kommunikationsart "E-Mail (Rechnungsversand)" eine gültige Mailadresse hinterlegt sein. Die Option steht für Unternehmen und Steuerpflichtigen zur Verfügung.

Bei Nutzung des neuen Versandwegs per E-Mail wird die Rechnung als PDF-Datei erzeugt und für den Mailversand an ADDISON Direkt übermittelt. ADDISON Direkt übernimmt den Versand der E-Mail und fügt die Rechnung als Dateianhang bei. Der Mandant benötigt hierfür keinen aktiven Portalzugang.

Für den Versandweg ADDISON Direkt muss für den Mandant ein aktiver Portalzugang eingerichtet sein. Die Option steht für Unternehmen und Steuerpflichtigen zur Verfügung.

Der Versandweg XRechnung steht nur bei reinen Unternehmensmandanten zur Verfügung.

Im Falle der XRechnung ist es möglich, die XML-Rechnungen nach der Erzeugung automatisch an eine bestimmte E-Mail-Adresse zu versenden. Dazu muss der Haken für die Option Versand per E-Mail aktiviert werden. Die E-Mail-Adresse können Sie im Mandantenstamm in den Kommunikationsdaten hinter "E-Mail (Rechnungsversand)" hinterlegen.

Ansprechpartner

Für die vorgegebenen Fachbereiche können interne Ansprechpartner bzw. Sachbearbeiter/Mitarbeiter hinterlegt werden. Über die Auswahl werden alle aktiven Mitarbeiter angezeigt. Im Auswahl-Dialog können die Ansprechpartner mit der Schaltfläche "Übernehmen" in die Kanzleiverbindung übernommen werden. Mit "Neu" können neue Mitarbeiter angelegt werden. Über "Bearbeiten" können vorhandene Stammdaten der Mitarbeiter bearbeitet werden. Über die Schaltfläche "Löschen" können angelegte Ansprechpartner gelöscht werden. Das Löschen ist nur möglich, solange der Mitarbeiter noch nicht mit seinem BBS-Benutzer verknüpft ist bzw. nicht an ADDISON Online übertragen ist, also kein grünes Häkchen hinter der Nummer angezeigt wird.

Der Mitarbeiter ist zwingend mit seinem BBS-Benutzer zu verknüpfen. Die Zuordnung mit dem BBS-Benutzer ist einmalig und endgültig vorzunehmen. Eine falsche Zuordnung kann nach dem Speichern nicht wieder rückgängig gemacht werden.

Wird ein BBS-Benutzer verknüpft, werden - sofern vorhanden - der Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse des Benutzers aus dem Benutzerberechtigungssystem übernommen.

Ist eine Kanzleiorganisation vorhanden, sind die Mitarbeiter unter Kanzlei / Stammdaten / Mitarbeiter zu erfassen.

Registerkarte Freie Felder

Allgemein

Freie Felder

Mit den Freien Feldern stehen zusätzliche Eingabefelder zur Erfassung weiterer Informationen zu den einzelnen Mandanten zur Verfügung. Die Freien Felder sind einmalig mandantenübergreifend anzulegen.

Kategorien / Typen

Freie Felder können einer oder mehreren Kategorien zugeordnet werden. Jedem Mandanten kann eine Kategorie zugeordnet werden. Das bedeutet, dass bei einem Mandanten nur die tatsächlich notwendigen Freien Felder und nicht bei allen Mandanten alle vorhandenen Freien Felder angezeigt werden.

Konfiguration der Freien Felder

Programmaufruf

Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Freie Felder definieren

Programmzweck

Die gewünschten Freien Felder können angelegt und einer oder mehreren Kategorien zugeordnet werden:

Bereiche

Der Dialog ist in zwei Bereiche aufgeteilt. In der Baumstruktur links werden die Kategorien angezeigt, in der Auflistung rechts werden die Freien Felder angezeigt.

Kategorie

Über die Symbolleiste im linken Bereich des Dialogs können die einzelnen Kategorien verwaltet werden.

Den Kategorien werden dann die entsprechenden Felder zugeordnet.

Legt eine neue Kategorie an. Erfassen Sie die Bezeichnung für die neue Kategorie und bestätigen Sie die Eingaben mit OK.

Die Kategorie ist jetzt innerhalb der Baumstruktur ersichtlich.

Die Bezeichnung der markierten Kategorie kann geändert werden.

Löscht die markierte Kategorie.

Felder

Über die Symbolleiste im rechten Bereich des Dialogs können die einzelnen Felder verwaltet werden.

Legt in der markierten Kategorie ein neues Feld an. Dabei ist die Bezeichnung des Feldes, der Dateityp und daraus resultierende Einstellungen einzutragen.

Über den Datentyp beeinflussen Sie die Werte, die später in diesem Freien Feld erfasst werden können.

Der Datentyp Überschrift bewirkt eine Gruppierung. Das bedeutet, dass die nachfolgenden Freien Felder unter dieser Überschrift zusammengefasst dargestellt werden.

Bestätigen Sie die Eingaben mittels OK.

Wichtig: Feldnamen dürfen keinen Punkt und keine Sonderzeichen enthalten

Die Bezeichnung des Feldes, der Dateityp und daraus resultierende Einstellungen können geändert werden.

Löscht das markierte Feld.

Verschiebt ein Feld innerhalb der Kategorie nach oben. Auch in der Anzeige beim Mandanten verschiebt sich das Feld nach oben.

Verschiebt ein Feld innerhalb der Kategorie nach unten. Auch in der Anzeige beim Mandanten verschiebt sich das Feld nach unten.

Die Funktion alle Felder anzeigen steht nur zur Verfügung, wenn eine Kategorie zuvor angeklickt wurde. Durch betätigen der Schaltfläche werden alle vorhandenen freien Felder aller Kategorien angezeigt.

Werden alle angelegten Felder angezeigt, kann über das Kontrollkästchen vor der Feldbezeichnung die Zuordnung zur markierten Kategorie eingestellt werden.

Das bedeutet, dass ein freies Feld mehreren Kategorien zugeordnet werden kann. Ebenso können darüber freie Felder von einer Kategorie in eine andere verschoben werden.

Erfassung beim Mandanten

Programmaufruf

Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Registerkarte Freie Felder

Programmzweck

Erfassung weiterer Informationen zum Mandanten, die z.B. zur Selektion bei Dateiausgaben oder im Serienbrief verwendet werden können:

Erfassung

Die der ausgewählten Kategorie / Typ zugeordneten Felder werden angezeigt und können ausgefüllt werden. Erfassungen in den Feldern sind entsprechend dem Datentyp und den dazu angelegten Einstellungen möglich.

Änderung der Kategorie / Neuorganisation der Felder

Bei Auswahl einer anderen Kategorie / Typ werden grundsätzlich die Werte der Felder der bisherigen Kategorie / Typ gelöscht.

Durch diese Funktionalität kann eine Neuorganisation der Freien Felder erfolgen.

Ausnahme:

Ist ein Feld sowohl in der bisherigen Kategorie / Typ als auch in der neuen Kategorie / Typ enthalten, bleibt der Wert des Felds erhalten.

Verwendung der Freien Felder

Die Freien Felder werden zur Selektion in der Mandantenliste mit Dateiausgabe (Mandant / Auswertungen / weitere Auswertungen) und im Serienbrief (Schnellstartleiste / Office-Anbindung / Serienbrief erstellen) verwendet.

Registerkarte Korrespondenzadressen

Programmaufruf

Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Registerkarte Korrespondenzadressen

Programmzweck

Die Korrespondenzadressen werden in der ADDISON Office-Anbindung und im Mandantenanschreiben in der Einkommensteuer verwendet. Somit kann je Mandant die gewünschte Anschrift, z.B. für den Schriftverkehr vordefiniert werden. Insbesondere bei Serienbriefen über die ADDISON Office-Anbindung können dadurch alle Mandanten, alle Unternehmen oder alle Steuerpflichtigen mit der jeweils individuell eingestellten Korrespondenzadresse auf einmal angeschrieben werden:

Korrespondenzadresse

In diesem Feld wählen Sie den Bereich aus, für den Sie die Korrespondenzadresse einstellen möchten. Die auswählbaren Bereiche sind abhängig vom Mandantentyp.

Folgende Bereiche sind möglich:

• Allgemein
  Allgemeingültige Korrespondenzadresse des Mandanten, unabhängig von Privat- oder Unternehmensbereich.
• Unternehmen
  Die Korrespondenzadresse gilt für den Unternehmensbereich des Mandanten.
• Steuerpflichtiger
  Die Korrespondenzadresse gilt für den Privatbereich des Mandanten.

Empfängerauswahl

Als Empfänger stehen alle beim Mandanten angelegten Adressen zur Auswahl.

In der Baumstruktur der Empfängerauswahl werden alle Bereiche angezeigt, für die bei diesem Mandanten Empfänger vorhanden sind. Die Auswahl eines Empfängers erfolgt durch Anklicken des entsprechenden Empfängers in der Baumstruktur.

Weitere Auswahl

Sofern mehrere Empfänger zu einem Bereich vorhanden sind, ist eine weitere Auswahl notwendig (z.B. bei Bank oder Zusatzadressen).

Neben der Empfängerauswahl werden die möglichen Empfänger zum ausgewählten Bereich in einer Tabelle angezeigt. In der Tabelle wählen Sie den gewünschten Empfänger aus.

Über das Feld Suchtext kann in der Tabelle der Empfänger zu einem Bereich gesucht werden und somit die Anzeige der Empfänger in der weiteren Auswahl eingeschränkt werden.

Auswahl Adresstyp

Die zu einem Empfängerbereich vorhandenen Adresstypen werden angezeigt. Einer der angezeigten Adresstypen kann ausgewählt werden. Aufgrund der Auswahl des Adresstypen werden Anschrift, Betreff, Briefanrede und Grußformel aufgebaut.

Sofern beim ausgewählten Mandanten zu dem gewählten Empfängerbereich in den Mandantenstammdaten bei Anschrift formell ein Adresstyp ausgewählt ist, wird dieser Adresstyp vorbelegt.

Anschrift, Betreff und Briefanrede

Die aufbereiteten Daten zu Anschrift, Betreff und Briefanrede aufgrund der vorhergehenden Auswahl in den Feldern Empfängerauswahl, weitere Auswahl und Auswahl Adresstypen werden angezeigt. Dadurch erhalten Sie direkt eine Vorschau der Daten, die z.B. beim Brief erstellen über die ADDISON Office-Anbindung bei Auswahl der entsprechenden Korrespondenzadresse verwendet werden.

Weiterführende Informationen zum Schriftverkehr erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Software / ADDISON Office-Anbindung.

Registerkarte Legitimation

Programmaufruf

Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Registerkarte Legitimation

Programmzweck

Gemäß § 3 Geldwäschegesetz sind u.a. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer verpflichtet, die Vertragspartner zu identifizieren. Die Identifizierung i.S. des Geldwäschegesetzes erfolgt aufgrund eines gültigen Ausweisdokuments. Sofern der zu Identifizierende persönlich bekannt ist, kann von einer Identifizierung abgesehen werden. Die bei der Identifizierung getroffenen Feststellungen sind aufzuzeichnen.

Ebenso schreibt seit 2017 § 87d Abs. 2 Abgabenordnung eine Identifizierung im Fall von Datenübermittlungen an Finanzbehörden im Auftrag vor. Danach hat der Auftragnehmer sich vor Übermittlung der Daten Gewissheit über die Person und die Anschrift seines Auftraggebers zu verschaffen und die entsprechenden Angaben in geeigneter Form festhalten.

Die Aufzeichnung der Feststellungen zur Identifizierung des Mandanten kann auf der Registerkarte Legitimation festgehalten werden:

Legt eine neue Legitimation an. Dabei wird auf die bereits im Mandanten vorhandenen Personen zugegriffen.

Löscht die markierte Legitimation.

Legitimationsdaten

Im Bereich Legitimationsdaten werden die Daten erfasst, die zur Identifizierung notwendig sind.

Allg. Information

Im Bereich Allg. Information kann ein freier Text zu dieser Legitimation erfasst werden.

Risikopotenzial

Im Bereich Risikopotenzial können die Risikomerkmale politisch exponierte Person und Hochrisikoland verwaltet werden.

Prüfung

Im Bereich Prüfung kann das Datum erfasst werden, an dem die Legitimation zuletzt geprüft wurde. Über die Schaltfläche "Aktualisieren" wird automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen.

Dokumentenkopie

Im Bereich Dokumentenkopie kann die digitalisierte Kopie von Personalausweis oder Reisepass hinterlegt werden und direkt aufgerufen werden.

Hierzu können Dokumente aus den folgenden Quellen zugeordnet werden:

• Neues Dokument scannen
• Neues Dokument aus einem Windowsverzeichnis
• Dokument aus dem Office Manager
• Dokument aus DocuWare

Sofern die Dokumentenkopie bereits als Datei vorliegt, kann ein Link auf die Datei gesetzt werden.

Durch Betätigung dieser Schaltfläche öffnet sich eine Auswahl zur Herkunft des Dokuments:

Neues Dokument hinzufügen

Auswahl eines beliebigen Dokumentes aus einem beliebigen Windows-Verzeichnis.

Dokument aus dem Office Manager hinzufügen

Hinzufügen eines bereits registrierten Dokumentes aus dem Office Manager.

Dokument aus DocuWare hinzufügen

Ein bereits in DocuWare archiviertes Dokument wird als Dokumentenkopie hinterlegt. Diese Funktionalität steht abhängig von der Lizenz zur Verfügung.

Zur Ermittlung und Auswahl des Dokuments wird die DocuWare-Recherche als Dialog geöffnet. Weiterführende Informationen zur DocuWare-Recherche erhalten Sie in der Dokumentation DMS-Schnittstelle zu DocuWare.

Neues Dokument scannen

Des Weiteren kann die Dokumentenkopie durch Einscannen des Ausweises direkt erstellt werden. Voraussetzung für das Einscannen ist, dass ein Scanner mit Twain-Schnittstelle vorhanden und installiert ist.

Mit der Schaltfläche neues Dokument scannen starten Sie den Scan eines neuen Dokuments.

Weiterführende Informationen zum Scannen und zu den zugehörigen Einstellungen erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Office Manager im Kapitel Einträge anlegen.

Das Öffnen eines hinterlegten Dokuments zur Anzeige erfolgt über die Schaltfläche Dokument aufrufen.

Hebt die Verknüpfung zu einem Dokument wieder auf.

Verbundene Einträge hinzufügen

Es können Links auf zugehörige Dokumente gesetzt werden. Durch die Verlinkung mit dem Eingangskorb des zuständigen Mitarbeiters stehen diesem die Dokumente zum schellen Aufruf zur Verfügung.

Über die Schaltfläche Hinzufügen kann gewählt werden, ob ein neues Dokument, ein Eintrag aus dem Office Manager oder ein in DocuWare archiviertes Dokument hinzugefügt werden soll.

Die Funktion der Schaltfläche Hinzufügen entspricht der vorstehenden Beschreibung zur Dokumentenkopie. Zu unterscheiden ist, dass hier beliebige Einträge zusätzlich zur Dokumentenkopie hinzugefügt werden können.

Über die Schaltfläche Anzeigen wird der angewählte Eintrag geöffnet.

Mit der Schaltfläche Löschen wird der angewählte Eintrag gelöscht.

Registerkarte Weitere Geschäftsbeziehungen

Weitere Geschäftsbeziehungen allgemein

Programmaufruf

Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Registerkarte Weitere Geschäftsbeziehungen

Programmzweck

Bei den weiteren Geschäftsbeziehungen können für den Mandanten relevante Kontakte mit Ansprechpartnern verwaltet werden:

In der oberen Bildschirmhälfte werden die Kontakte für den Mandanten angelegt, in der unteren Bildschirmhälfte die mandantenindividuellen Ansprechpartner für den dazugehörigen Kontakt.

Zugeordnete Kontakte des Mandanten (obere Bildschirmhälfte)

Geschäftsbeziehung suchen und für den Mandanten übernehmen.

Geschäftsbeziehung bearbeiten.

Löschen der Geschäftsbeziehung für diesen Mandanten. Gleichzeitig werden damit auch eventuell zugeordnete Ansprechpartner in der unteren Bildschirmhälfte gelöscht.

Ansprechpartner zum ausgewählten Kontakt (untere Bildschirmhälfte)

Ansprechpartner aus der Geschäftsbeziehung suchen und für den Mandanten übernehmen.

Neuen Ansprechpartner mandantenindividuell erfassen.

Ansprechpartner des Mandanten zum ausgewählten Kontakt bearbeiten.

Mandantenindividuellen Ansprechpartner löschen.

Neuanlage Geschäftsbeziehung

!Software zmisdoku image101.png Geschäftsbeziehung suchen!Software zmisdoku image141.png

Der Dialog Geschäftsbeziehung suchen kann auch über die Registerkarte Erweitert / Institutionen / Registerkarte Weitere Geschäftsbeziehungen aufgerufen werden.

Die markierte Geschäftsbeziehung wird mit dem Mandanten verbunden.

Ermöglicht die Neuanlage einer weiteren Geschäftsbeziehung. Diese steht für alle Mandanten zur Verfügung.

Die ausgewählte Geschäftsbeziehung öffnet sich zur Bearbeitung. Die Änderungen wirken sich auf alle Mandanten aus.

Entfernt die Geschäftsbeziehung aus der kanzleiweiten Bereitstellung der möglichen Geschäftsbeziehungen. Dies ist nur möglich, wenn die Geschäftsbeziehung bei keinem Mandanten in Verwendung ist.

Über die Neuanlage werden Art, Adresse und Ansprechpartner einer Geschäftsbeziehung erfasst.

Die Art der Geschäftsbeziehung kann über das Listenfeld gewählt werden. Über die Schaltfläche kann die Verwaltung der Auswahlliste geöffnet werden, worüber neue Arten generiert, bestehende Arten bearbeitet und gelöscht werden können.

Registerkarte Mandantenbriefe

Allgemein

Programmaufruf

Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Registerkarte Mandantenbriefe

Programmzweck

Der Mandantenbrief ist eine Internet-Anwendung, um individualisierte Mandantenbriefe als PDF-Dateien an die Kanzlei, oder die Mandanten direkt zu versenden. Er wird über ADDISON-Software mit Mandanteninformationen bestückt und über eine Web-Schnittstelle bedient. Der Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlag (AAV) leistet die redaktionelle Bereitstellung. Die Erstellung und Versendung erfolgt in Verbindung mit unserem Technikpartner Lansol.

Der Mandantenbrief liefert Ihren Mandanten automatisch aktuelle steuerrechtliche und juristische Nachrichten sowie weitere redaktionelle Beiträge (z.B. Urteilsbesprechungen, Tipps etc.).

Eine individuelle Themenzuordnung wird über die Kategorien in den Mandantenstammdaten erreicht.

Voraussetzungen

• Ein Standard-PC mit E-Mail/Internet-Zugang
• Die E-Mail-Adressen der Mandanten

Bestellung

Um den Mandantenbrief nutzen zu können, muss dieser bei Ihnen lizenziert sein. Für den Erwerb einer entsprechenden Lizenz wenden Sie sich bitte an Ihr ADDISON Vertriebszentrum.

Profile

Über das Profil wird bestimmt, welche Themen der Mandantenbrief enthalten soll.

Aus der Auswahlliste kann ein Profil gewählt werden. Standardmäßig sind folgende Profile vorhanden:

• keine Mandantenbriefe
  Der Mandant ist von den Mandantenbriefen ausgeschlossen.
• mandantenspezifisch
  Für diesen Mandanten sollen Mandantenbriefe generiert werden. Der Mandant erhält eine eigene, individuelle Auswahl der Kategorien.

Wird das Profil für einen Mandanten geändert, so ändert sich die Zuordnung automatisch auf mandantenspezifisch bzw. auf ein bereits vorhandenes identisches Profil.

Öffnet die Mandantenprofilverwaltung. Dabei können neue Profile angelegt und bestehende Profile bearbeitet werden. Auch die Zuordnung der Mandanten zu den Profilen kann hier mandantenübergreifend bearbeitet werden.

Vorteile der Profile

Arbeiten Sie mit den Mandantenbrief-Profilen! Sie sparen erheblichen Pflegeaufwand:

• Mandanten können im Stapel dem Profil zugeordnet werden.
• Versandwege und E-Mail-Adressen der zugeordneten Mandanten können direkt im Mandantenbrief-Profil geändert ändern.

Auswahl der Kategorien

Dem Mandanten können durch Anklicken einer Kategorie die Themen des Mandantenbriefs zugeordnet werden.

Vorschau Mandantenbrief

Eine Vorschau auf die zu versendenden Themen in den Mandantenbriefen kann online über onlineservice.addison.de und dem Kundenlogin erfolgen. Jeweils ab dem 25. eines Monats sind die Inhalte für die nächste Versendung verfügbar.

Versandwege

Mit den Optionen im Bereich Versandwege wird bestimmt, auf welchem Weg der Mandant die Briefe erhalten soll:

• per E-Mail an den Mandanten:
  Die Mandantenbriefe werden an die gewählte E-Mail-Adresse geschickt. Als E-Mail werden folgende Adressen in dieser Hierarchie aus den Stammdaten vorgeschlagen:
• Unternehmen
• Gesetzlicher Vertreter Unternehmen
• Empfangsbevollmächtigter Unternehmen
• Zusatzadressen Unternehmen
• Steuerpflichtiger
• Gesetzlicher Vertreter Steuerpflichtiger
• Empfangsbevollmächtigter Steuerpflichtiger
• Zusatzadressen Steuerpflichtiger
• per E-Mail an die zuständige Kanzlei (zum Postversand):
  Ist diese Option gesetzt, wird der Mandantenbrief an die gewählte E-Mail-Adresse der Kanzlei geschickt. Diese Option kann gewählt werden, wenn der Mandant z.B. keine E-Mail-Adresse besitzt.

Mit der Schalfläche Export werden:

• die Adresse der Kanzlei,
• die Adressdaten der aktivierten Mandanten,
• die E-Mail-Adresse der Mandanten, bzw. der Kanzlei und
• die gewählten Kategorien

in eine XML-Datei geschrieben. Standardmäßig wird das Verzeichnis …\Daten\MandBrief vorgeschlagen.

Beim Export werden immer alle Mandanten exportiert, bei denen der Mandantenbrief aktiviert ist.

Anschließend wird der sofortige Upload zum Onlineservice angeboten:

Wurde der Upload nicht beim Export ausgeführt, kann mit der Schaltfläche Upload die Datei ausgewählt und hochgeladen werden.

Benutzerberechtigung (BBS) für den Export und den Upload

Das Recht auf den Export und den Upload kann über das BBS-Recht Mandantenbrief Export entzogen werden. Besitzt ein Mitarbeiter dieses Recht nicht, sind die Schaltflächen inaktiv.

Werden beim Export Fehler festgestellt, werden diese in einem Protokoll am Bildschirm ausgegeben.

Mandantenbrief-Profile bearbeiten

Programmaufruf

Bereich Mandant / Allgemeine Daten / Registerkarte Mandantenbriefe / Schaltfläche

Programmzweck

Mit den Mandantenbrief-Profilen werden einzelne Kategorien für die Mandantenbriefe zu Profilen zusammengefasst, um sie den Mandanten zuzuordnen.

Symbolleiste

Neues Profil

Ein Profil sollte angelegt werden, wenn mehrere Mandanten Mandantenbriefe mit dem gleichen Inhalt bekommen sollen. Das erspart die Pflege in dem einzelnen Mandanten.

Zuerst wird eine eindeutige Bezeichnung für das Mandantenbrief-Profil erfasst. Danach werden die Kategorien markiert, die im Mandantenbrief dieses Profils enthalten sein sollen. Durch Markieren/Demarkieren einer Hauptkategorie werden automatisch alle Kategorien unterhalb dieser Kategorie ebenfalls markiert/ demarkiert.

Die Kategorien sind vorgegeben und können nicht geändert werden.

Profil umbenennen

Mit dieser Funktion kann das Profil umbenannt werden.

Profil kopieren

Das markierte Profil kann mit dieser Funktion kopiert werden.

Profil löschen

Das markierte Profil wird gelöscht.

Wird ein Profil gelöscht, das bereits Mandanten zugewiesen wurde, werden diese Zuordnungen ebenfalls gelöscht. Den Mandanten wird das Profil keine Mandantenbriefe zugeordnet.

Vor dem Löschen erfolgt eine Sicherheitsabfrage.

Bearbeitungsmodus an/aus:

Mit dieser Funktion wird die Bearbeitung des Profils freigeschaltet / gesperrt.

Mandantenbrief-Profile bearbeiten

Registerkarte Kategorien

Ist der Bearbeitungsmodus eingeschaltet, dann muss hier das entsprechende Thema markiert/demarkiert und dadurch dem markierten Profil im rechten Bereich zugeordnet werden. Allerdings müssen dazu auch entsprechende Mandanten zugeordnet werden, damit die Kategorie abgespeichert wird.

Der Inhalt des Registers Kategorien ist fest vorgegeben und kann nicht verändert werden.

Registerkarte Mandanten

Hier ist eine schnelle Zuordnung mehrerer Mandanten zu diesem Profil möglich. Vorteil: Sie müssen nicht in jedem einzelnen Mandanten die Zuordnung vornehmen.

Ist der Bearbeitungsmodus eingeschaltet, können hier Mandanten über die Schaltflächen bzw. über das Kontextmenü (rechte Maustaste) dem Profil hinzugefügt bzw. entfernt werden.

Da jedem Mandanten nur ein einziges Profil zugeordnet werden kann, werden im Auswahldialog nur die Mandanten angeboten, denen noch kein Profil zugeordnet wurde. Ist der Dialog leer, wurden bereits alle Mandanten einem Profil zugeordnet.

Die Mehrfachauswahl ist mit den in Windows bekannten Funktionen mit den Tasten Shift + Strg möglich.

In der Spalte Versandweg wird festgelegt, auf welchem Weg der Mandant den Mandantenbrief erhalten soll. Auf Klick öffnet sich eine Auswahlliste, in dem die möglichen Versandwege angeboten werden.

Um für mehrere Mandanten gleichzeitig den Versandweg festzulegen, sind folgende Schritte auszuführen:

• Markieren der betreffenden Mandanten mit der Mehrfachauswahl
• Klick mit der rechten Maustaste
• Gewünschten Versandweg aus dem Kontextmenü wählen

In der Spalte E-Mail wird die zugeordnete E-Mail-Adresse angezeigt. Mit Klick auf die E-Mail-Adresse öffnet sich eine Auswahlliste zur Auswahl einer abweichenden E-Mail-Adresse. Folgende E-Mail-Adressen stehen aus den Stammdaten zur Verfügung, die Reihenfolge ist hierarchisch:

• Unternehmen
• Gesetzlicher Vertreter Unternehmen
• Empfangsbevollmächtigter Unternehmen
• Zusatzadressen Unternehmen
• Steuerpflichtiger
• Gesetzlicher Vertreter Steuerpflichtiger
• Empfangsbevollmächtigter Steuerpflichtiger
• Zusatzadressen Steuerpflichtiger

Benutzerberechtigung (BBS) für die Profilbearbeitung

Das Recht auf das Bearbeiten der Profile kann über das BBS-Recht Mandantenbrief Profilbearbeitung entzogen werden. Besitzt ein Mitarbeiter dieses Recht nicht, ist die Schaltfläche inaktiv.

Stammdatenblätter / Datenausgaben

Programmaufruf

Bereich Mandant / Stammdatenblätter / Datenausgaben

Programmzweck

Über den Programmpunkt sind Ausgaben von Mandantenstammdaten in Form von Listen in den Listenmanager bzw. als Datensatz möglich.

Die o.a. Auswertungen gelten jeweils für den ausgewählten Mandanten.

DV-Zugriff der Finanzverwaltung (GDPdU)

Weiterführende Informationen erhalten Sie in der Dokumentation ADDISON Software / Datenträgerüberlassung DV-Zugriff.