Analyse und Konvertierung der Daten im Archiv-Konverter

Analyse und Konvertierung der Daten im Archiv-Konverter

Der Konverter ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:
ADDISON Software / Rechnungswesen / Extras / Desktop Toolbox / Datev Archiv DVD-Konverter.

AKTE Software Programme / Archiv-Konverter

SBS Rewe neo® Multifunktionsbereich / DATEV Archiv-DVD-Konverter

• Esöffnet sichfolgenderBearbeitungsdialog.

Voreinstellungen, Hinterlegungen und Automatiken

		Neu: Auswahl eines neuen Verzeichnisses zum Konvertieren der Daten
		Importpfad: Der aktuelle Ordner für den Import der Daten wird angezeigt. Durch Doppelklick auf das Wort Importpfad öffnet sich der Pfad im Explorer.
		Exportpfad: Der Export-Ordner für die konvertierten Daten wird angezeigt. Durch Doppelklick auf das Wort Exportpfad öffnet sich der Pfad im Explorer.
		Import- oder Exportpfad ist auswählbar über das Dialogfeld. Bei der Auswahl des Importpfades findet sofort die Analyse der zu verarbeitenden Daten statt.
		Aufruf der Dokumentation
		Über die Schaltfläche Konvertieren werden die Daten für den Import aufbereitet und ein einlesbares Format gewandelt.

Einstellungen

Ausgabe

ADDISON

Die Daten werden für den Import in die ADDISON-Software konvertiert und im ausgewählten Verzeichnis gespeichert. Bei dem Datenformat handelt es sich um das ADDISON-Import Format.

Akte - SBS

Die Daten werden für den Import in die Akte-Software und SBS konvertiert und im ausgewählten Verzeichnis gespeichert. Bei dem Datenformat handelt es sich um das MTA-Format.

Dokumente aufbereiten

Wurden im Rahmen der Erstellung der Daten auch Belege ausgegeben, so können Sie diese wahlweise in SBA (ScannenBuchenArchivieren) oder im Filesystem abgelegt werden.

Bei der Auswahl Filesystem werden die Dokumente unter *dem Installationsverzeichnis* Software\Daten\Mandantennummer abgelegt (siehe auch Einstellungen).

Für die Konvertierung der Daten in die AKTE | SBS Rewe neo® Software steht Ihnen die Option Filesystem zur Verfügung. Die Option SBA ist inaktiv und kann nicht verwendet werden.

Übernahme in das SBA-Archiv AKTE | SBS Rewe neo®

Sind die Buchungen mit Beleganhängen importiert worden, können Sie über die Belegliste im Mandanten in das SBA-Archiv übernommen werden. Dazu kann im Menüpunkt Verbinden die Archivierung der Dokumentverknüpfung verwendet werden:

Buchungskreise Datev

Logik und Beschreibung

Addison | Zusammenfassung Standard und HR

Die Datev Buchungskreise sind aktuell 0=Standard, 1=Handelsbilanz und 2 =Steuerbilanz. Die Kreise 0 und 1 werden zusammengefasst und auf den Standardbuchungskreis 0 gebucht. Der Buchungskreis 2 bleibt auch in Addison als Nummer 2 bestehen.

Akte-| SBS Akte-Logik

Die Datev Buchungskreise sind aktuell 0=Standard, 1=Handelsbilanz und 2 =Steuerbilanz. Durch die individuelle Steuerung der BKUmleitung können die Buchungskreise entsprechend der in AKTE/SBS vorhandenen Logik umgeleitet werden. In den Bewegungsdaten innerhalb des Ordners DesktopToolbox\Config ist im Ordner BKUmleitung standardmäßig die BKAllgemein.csv enthalten. Innerhalb der BKAllgemein.csv wird gesteuert, ob die Buchungskreise umgeleitet werden sollen. Standardmäßig enthält die Datei folgende Informationen:

Quelle	Ziel Buchungskreis	Rechnungslegung
0	0	Basisbuchungskreis

Soll für die MTA Erstellung andere Buchungskreise als vom Ursprungssystem geleifert, gelten, so sind diese individuell innerhalb der BKAllgemein.csv zu hinterlegen. Speichern Sie anschließend die Datei in BK_Mandantennummer.csv ab, damit die Umleitung der Konvertierung nur für die Konvertierung dieses Mandanten erfolgt. Beachten Sie bitte, dass bei individueller Steuerung der BKAllgemein.csv diese Umleitung generell für alle Konvertierungen gilt.

Beispiel zur Individuellen Steuerung:

Quelle	Ziel Buchungskreis	Rechnungslegung
0	0	Basisbuchungskreis
1	5
2	8

Diese Beispielsteuerung führt dazu, dass alle Buchungen der Buchungskreise 1 und 2 auf die Buchungskreise 5 und 8 umgeleitet werden. Der Buchungskreis 0 bleibt unverändert.

Datev | Umsetzung 1:1

Die Datev Buchungskreise sind aktuell 0=Standard, 1=Handelsbilanz und 2 =Steuerbilanz. Diese Buchungslogik würde ebenfalls in Addison angelegt werden.

Kostenrechnung - Controlling

ADDISON

Die Umleitung der Kostenstellen und Kostenträger wird mit einer der nächsten Versionen ausgeliefert. Im GDPdU-Konverter ist diese Umleitung bereits möglich.

Akte-| SBS Akte-Logik

Durch die individuelle Steuerung der KostenkreisUmleitung können die Kostenreise entsprechend der in AKTE/SBS vorhandenen Logik umgeleitet werden. In den Bewegungsdaten innerhalb des Ordners DesktopToolbox\Config ist im Ordner KostenkreisUmleitung standardmäßig die KostenkreisAllgemein.csv enthalten. Innerhalb der KostenkreisAllgemein.csv wird gesteuert, ob die Kostenkreise umgeleitet werden sollen. Standardmäßig enthält die Datei folgende Informationen:

Quelle	Ziel Kostenkreis
1	1
2	2

Soll für die MTA Erstellung andere Kostenkreise als vom Ursprungssystem geleifert, gelten, so sind diese individuell innerhalb der KostenkreisAllgemein.csv.zu hinterlegen. Speichern Sie anschließend die Datei in Kostenkreis_Mandantennummer.csv ab, damit die Umleitung der Konvertierung nur für die Konvertierung dieses Mandanten erfolgt. Beachten Sie bitte, dass bei individueller Steuerung der KostenkreisAllgemein.csv diese Umleitung generell für alle Konvertierungen gilt.

Beispiel zur Individuellen Steuerung:

Quelle	Ziel Kostenkreis
1	2
2	3

Diese Beispielsteuerung führt dazu, dass alle Buchungen der Kostenkreise 1 und 2 auf die Kostenkreise 2 und 3 umgeleitet werden. Beachten Sie bitte, dass beim Ziel lediglich der Kostenkreis 1, 2 oder 3 zugeordnet wird und nicht die individuelle Kostenkreisnummer.

Auswahl

Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung

Finanzbuchhaltung

Es werden die Buchungen für den Import konvertiert.

Anlagenbuchhaltung

Es werden die Daten/Wirtschaftsgüter für den Import zur Anlagenbuchhaltung konvertiert.

Anzahl Jahre

Es werden die analysierten die Jahre dargestellt. Sollte es bei der Aufbereitung zu Fehlern in einzelnen Jahren kommen, werden Abweichungen in den Bereich angezeigt.

Mandant bearbeiten

Nachdem Sie einen Import Ordner hinterleg haben, beginnt die automatische Erkennung der Fremddaten. Das Ergebnis wird Ihnen im Dialog Mandant bearbeiten und Detailansicht angezeigt.

Spalte Konvertieren

Hier können Sie einzelne Mandanten bei z. B. einer Massendatenübernahme von der Konvertierung ausschließen.

Spalte Provider, Berater, Mandant Nr. alt

Es werden die ausgelesenen Daten aus den Dateien angezeigt.

Spalte Mandant Nr. Neu

In der Spalte können Sie die neue Mandantennummer eintragen.

Spalte Bezeichnung, Jahr, SKR alt, Sachkonten, Personenkonten

Es werden die ausgelesenen Daten aus dem Fremdsystem angezeigt.

Spalte SKR Neu

Über die Auswahl können Sie den (neuen) Zielkontenrahmen hinterlegen.

Sollte keine Umleitungstabelle vorhanden sein, erscheint folgende Meldung.

In diesem Fall legen Sie sich bitte eine eigene Umleitungstabelle an. Als Vorlage können Sie sich aus dem Addison Installationsverzeichnis\desktoptoolbox\config\KrUmleitung bedienen. Spalte A = Konto alt, Spalte B=Konto neu.

Spalte Sachkonten, Personenkonten, Addison SKR

In den Spalten Sachkonten und Personenkonten werden die Kontenlänge im neuen Kontenrahmen vorbelegt. Sollten diese Stellen abweichend vom Standard sein, so lesen Sie bitte das nächste Kapitel Besonderheit: erweiterte Kontenrahmen.

Die Spalte Addison SKR benötigen Sie um den abweichenden bzw. individuellen Kontenrahmen, der in Addison verwendet werden soll, zu hinterlegen. Der Archiv-Konverter stellt beim Erkennen einer abweichenden Kontenlänge automatisch den Kontenrahmen für den Projektdatenimport auf die vorbelegte andere Nummer um.

Detailansicht

Ihnen werden die Daten aus der Analyse angezeigt wie zum Beispiel der Umsatzsteuerzeitraum, das Wirtschaftsjahr usw.

Sie können nach den Spalten gruppieren oder über die Suchfunktion (Lupe) die Anzeige wählen. Ebenso können Sie die Spalten per Drag and Drop in der Reihenfolge verschieben.

Start der Konvertierung

Durch die Auswahl des Importpfades fand bereits eine Analyse der Importdaten statt. In der Übersicht Mandant bearbeiten werden die analysierten Jahre angezeigt.

Über die Schaltfläche Konvertieren werden die Daten für den Import aufbereitet.

Die Aufbereitung der Importdaten erfolgt auf Basis der Kontenblätter. Das bedeutet, alle Buchungen werden aus dem Kontenblatt übernommen mit Ausnahme der Skipkonten (Hintergrundbuchungen wie Forderungen/Verbindlichkeiten). Alle Buchungen werden mit Buchungsschlüssel 4 -Ausschaltung der Steuerautomatik- übernommen.

Bitte beachten Sie, dass USt-VA oder USt-Jahresmeldungen mit der Option Mit Aufhebung der Sl-Automatik zu erstellen sind.

Nach der Aufbereitung erscheint folgende Meldung: Die Daten können jetzt in die ADDISON Software oder auch Akte/SBS Software eingelesen werden.

Datenimport in die ADDISON Software

Projektdatenimport

Die konvertierten Daten werden als gesamtes Projekt importiert. Bereits bestehende Projekte beim Mandanten werden überschrieben. Nachdem die Daten für den Import aufbereitet wurden, stehen diese zum Einlesen über den Projektdatenimport zur Verfügung.

Die Funktion ist aus dem folgenden Menü aufrufbar:

ADDISON Software

Erweitert / Import Fremddaten / Projektdatenimport

Wählen Sie das Format Desktop Toolbox für den Import aus.

Hinterlegen Sie als Quelle den Ordner, in welchem die konvertierten Daten abgelegt sind. Dies ist je nach Konvertierung der Ordner mit der Berater- oder der Mandantennummer.

Entsprechend den vorhandenen exportierten Mandanten im Quellverzeichnis werden diese unter der Registerkarte Offene Mandanten (offene bzw. fehlerhafte Übernahmen) und/ oder Alle Mandanten (alle Übernahmen) aufgelistet.

Folgende Status werden angezeigt:

		Es liegen keine Daten für den entsprechenden Bereich vor
		Die Daten wurden noch nicht importiert
		Beim Abgleich der Daten wurden Abweichungen festgestellt
		Beim Abgleich der Daten wurden keine Abweichungen festgestellt

In den Einstellungen über die Schaltfläche Mandant befindet sich die letzte Möglichkeit die Mandanten-Nummer für den Import in ADDISON festzulegen. Die vorherige Anlage der neuen Mandantennummer ist nicht notwendig.

Mit der Schaltfläche Übernahme wird die Datenübernahme gestartet.

Diese 3 Schritte werden nacheinander durchgeführt:

• Analyse der Quelldaten
• Datenübernahme
• Prüfung der übernommenen Daten

Nach der Übernahme werden die Protokolle erstellt und der Status für die Übernahme entsprechend gesetzt.

Für jeden Mandanten werden im unteren Bereich die durchgeführten Aktionen angezeigt.

Des Weiteren können hier folgende Auswertungen abgerufen werden, die bei der Übernahme automatisch erstellt und als PDF im Mandantenverzeichnis abgestellt werden:

• Checkliste: Die übernommenen Daten und das Ergebnis des Prüfungsprotokolls sind hier dokumentiert.
• Übernahmeprotokoll: Das Übernahmeprotokoll zeigt den Ablauf der Übernahme auf.
• Prüfungsprotokoll: Das Prüfungsprotokoll gibt detailliert Aufschluss über etwaige Differenzen zwischen den externen Daten und den importierten Daten in ADDISON.

Einzeldatenübernahme - ADDISON Import

Diese Art der Übernahme ist nur für den Bereich Rechnungswesen (Buchungen inkl. Belege, OP-Listen und Übernahme der Saldenlisten) möglich. Das Anlagevermögen ist ausschließlich über den Projektdatenimport zu importieren.

Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar:

Rechnungswesen / Erfassung / weitere / Datenübernahme. Das ADDISON Importformat ist auszuwählen.

Es können Buchungen sowie Kontenstammdaten in die Finanzbuchhaltung importiert werden. Sind Dokumente angehangen, so müssen Sie in den Optionen das Kontrollkästchen Dokumente archivieren aktivieren.

Neue Konten werden automatisch angelegt sowie geänderte Konten überschrieben. Diese werden entsprechend protokolliert.

Detailinformationen entnehmen Sie bitte aus der Hilfe zur Finanzbuchhaltung:
Import Bewegungsdaten.