Anbindung SBA an DocuWare
Anbindung SBA an DocuWare
Verarbeitung von Papier- und Onlinerechnungen
Allgemeines
Allgemein
Wird im Mittelstand mit der DocuWare-Anbindung gearbeitet, ist es häufig so, dass die Belege zuerst in DocuWare (DW) archiviert werden und anschließend in SBA einlaufen.
Über die Schnittstelle SBAtoDW werden in der Folge nur noch die Indexdaten in DocuWare aktualisiert. Das Dokument wird kein zweites Mal in DocuWare archiviert.
Werden nun Dokumente mit Barcode versehen, tritt die Problematik auf, dass Onlinerechnungen keinen Barcode haben, da diese direkt aus dem E-Mail-Programm heraus archiviert werden.
Um nun die Dokumente mit SBA verarbeiten zu können, benötigen diese Dokumente ein eindeutiges Kriterium – wie z.B. eine Dokumenten-ID - mit der dann der Buchungssatz verknüpft wird.
Dazu benötigen Sie ein externes Modul von DocuScan, wie z.B. den StampRobot. Dieses Programm exportiert die Belege aus DocuWare und bringt auf dem PDF einen Stempel mit einer fortlaufenden DokumentenID an.
Durch die Unterstützung der Stempelfunktion Indexzuweisung von DocuWare können mit dem Stempeln auch Indexdaten des Dokuments aktualisiert werden.
Durch die Unterstützung der Funktion Formularfelder der Stempel können auch Indexbegriffe des Dokuments in den Stempel integriert werden.
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Diese Einrichtung ist wichtig, so dass die DokumentenID aus der ersten Archivierung durch die fortlaufende Nummer des Stempels in den Indexdaten aktualisiert wird. |
Von nun an wird das Dokument immer über die fortlaufende Nummer in DocuWare referenziert.
Was muss in SBA für den Einsatz des Barcodes getan werden?
Allgemein
Für den Barcode einer Rechnung muss eine übergeordnete Regel angelegt werden.
Um diesen Stempel als eindeutiges Kriterium, ähnlich dem Barcode, zu verwenden, muss ebenfalls eine übergeordnete Regel angelegt werden.
Dazu muss zunächst ein Zusatzfeld in SBA angelegt werden, da der Inhalt des Feldes dort abgebildet werden soll.
Die Felder Belegnummer1 und Belegnummer2 sind nicht dazu geeignet, da diese anderweitig in der Fibu benötigt werden.
Hinweis laufende Nummer:
Die laufende Nummer wird aus einer TXT-Datei des Programmes gelesen.
Legen Sie diese Datei mit einem Zähler von 1000000 an. Dadurch werden alle Belege hochgezählt.
Der Vorteil dabei ist, dass sich die Größe des Stempels auf dem Dokument nicht ändert.
Die Regel greift dann auch, wenn die fortlaufende Nummer um eine Stelle höher wird.
Anlage eines Zusatzfeldes mit zugehöriger Regel
Starten Sie aus dem Bin-Verzeichnis von SBA das Programm IniArc.
Aktivieren Sie unter Verwaltung den Menüpunkt Zusatzfelder in der Erfassung.
Markieren Sie in der Verzeichnisstruktur auf der linken Seite den Ordner Rechnungen.
Über das Menü Felder markieren Sie bitte einzeiliges Textfeld.
Nun wird ein Dialog angezeigt:
Vergeben Sie einen Namen, z.B. „Belegnummer3” und markieren den numerischen Wert.
Speichern Sie diese Eingaben mit OK.
Legen Sie nun eine Regel für die Belegnummer3 an.
Als Ankertext nehmen Sie „DokumentenID”. Der Inhalt wäre im obigen Beispiel dann die „847”.
Nun wird das Dokument ausgelesen. Die Heftung erfolgt über diesen Dokumentenstempel.
In der Fibu muss nun noch ein freies Feld an der Buchung erstellt werden.
: Über: Stammdaten / freie Felder / Finanzbuchhaltung Buchungen
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Das Feld muss identisch benannt werden, wie in SBA. Darüber tauschen sich nun die Programme die Informationen aus. |
Nach dem Buchen können die Indexdaten in DocuWare aktualisiert werden, die Referenz ist der Inhalt der Belegnummer3.
Anzeige der Dokumente im Kontoblatt
Normalerweise werden Dokumente anhand der GUID aus SBA angezeigt.
In Verbindung mit SBA und Barcode, werden die Dokumente anhand der Belegnummer2 angezeigt, standardmäßig steht hier der Barcode.
In obigem Beispiel muss der ausgelesene Barcode von Papierrechnungen aber in Belegnummer3 abgestellt werden.
Dazu benötigen Sie zusätzlich in der TFIBU.INI (Config-Verzeichnis) einen INI-Eintrag.
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Wird der verwendete Parameter (bspw. Belegnummer 3 oder Beleg-ID) im Laufe der Zeit noch einmal geändert, dann dürfen die mit dem vorherigen Parameter erfassten Buchungen nicht noch einmal geändert werden! |
Zur automatischen Überwachung von Verzeichnissen empfehlen wir in der SBA-Umgebung, den Jobserver mit Jobchargerserver zu installieren.
Stellen Sie in einem Verzeichnis die PDFs der Papierrechnungen mit Barcode ab, in einem anderen Verzeichnis die PDFs der Onlinerechnungen mit angebrachtem Stempel.
Legen Sie für jedes Verzeichnis eine Konfiguration mit dem BDV-Programm UAJCServicemanager an.
Die Dokumente werden dann direkt beim Abstellen entsprechend richtig analysiert und stehen automatisch im Buchen zur Verfügung.
NEU Übernahme des definierten Feldes bei Nutzung der automatischen Zuordnungsfunktionen
Sie haben nun ebenfalls die Möglichkeit den Barcode/Beleg-ID, welcher durch die Analyse des Beleges bereits erkannt wurde, an bereits bestehende Buchungen mit den Funktionen E (Einzelzuordnung), A (Automatische Zuordnung) und D (Drag&Drop) zu übernehmen.
Keine Verwendung der Belegnummer2 in der Fibu für Papierrechnungen
Allgemein
Standardmäßig wird seitens SBA bei der Barcodelösung der ausgelesene Barcode in die Belegnummer2 abgestellt.
Soll aber die Belegnummer2 für andere Informationen in der Fibu verwendet werden, dann besteht die Möglichkeit, den ausgelesenen Barcode in ein zusätzliches freies Feld zu übernehmen.
Legen Sie dazu ein freies Feld für die Buchung in der Fibu an.
Das Programm übernimmt dann den Barcode in dieses Feld und die Belegnummer2 kann anderweitig verwendet werden.
Um dieses Mapping zu steuern, muss in der TFIBU.INI folgender Eintrag enthalten sein:
In SBA muss dazu keine zusätzliche Einrichtung erfolgen.
Wird diese Funktionalität eingeschaltet, werden die Dokumente anhand des freien Feldes in DocuWare angezeigt.
„Alte Belege”, also Dokumente, die vor dem INI-Eintrag erfasst worden sind, werden automatisch über die Belegnummer2 angezeigt.
Es ist keine besondere Einrichtung dafür erforderlich.
NEU Übernahme des definierten Feldes bei Nutzung der automatischen Zuordnungsfunktionen
Sie haben nun ebenfalls die Möglichkeit den Barcode/Beleg-ID, welcher durch die Analyse des Beleges bereits erkannt wurde, an bereits bestehende Buchungen mit den Funktionen E (Einzelzuordnung), A (Automatische Zuordnung) und D (Drag&Drop) zu übernehmen.
Anzeige von Dokumenten aus DocuWare, wenn DocuWare als Fremdprodukt beim Anwender läuft
Wenn DocuWare über einen Fremdpartner gekauft und installiert wurde, dann liegt i.d.R. die ADDISON-Integration nicht vor.
Die Anzeiger der Dokumente erfolgt in diesem Fall über die Steuerung der BUCHIDEX.
Damit diese greift - standardmäßig geht das bei DocuWare über unseren eingebetteten Client - muss in der APP-INI noch folgender Eintrag eingefügt werden:
[Fibu]
EXT_DMS_DW_BUCHID=1
In diesem Fall wird der Aufruf aus der BUCHIDEX verwendet.
Import von Dokumenten aus DocuWare mit buchungsrelevanten Datenfeldern zur Weiterverarbeitung in ADDISON
Allgemeines
Beschreibung
Sie haben die Möglichkeit, Dokumente aus einem Vorsystem (z.B. DocuWare) zusammen mit buchungsrelevanten Datenfeldern (Metadaten) in ADDISON zu importieren und diese anschließend im Buchen mit SBA zu verbuchen.
Dazu werden die Dokumente zusammen mit einer zugehörigen namensgleichen XML-Datei in ein vom JobChargerServer überwachtes Verzeichnis (Netzwerkordner) abgelegt und automatisch an den JobServer zur Weiterverarbeitung übergeben. Die mitgelieferten buchungsrelevanten Datenfelder werden aus der XML-Datei ausgelesen und bei der weiteren Verarbeitung (Datenextraktion bzw. Analyse) über den JobServer vor einer Änderung bzw. vor dem Überschreiben geschützt.
Voraussetzungen
Importfähige Dateiformate: .tif, .tiff, .pdf, dwtif, .dwtiff
namensgleiche XML-Datei mit den Meta-Daten
JobServer und Job mit Datenextraktion
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Eine Übergabe von Positionsdaten, z.B. für eine Aufteilungsbuchung, ist nicht möglich. |
Aufbau der XML-Datei
In der XML-Datei wird zu einem Indexfeld (Datenfeld) jeweils der entsprechende Feldinhalt übergeben.
Status DOCFIX
In der XML-Datei muss das Feld DOCFIX mit dem Wert true übergeben werden. Dies bewirkt, dass die importierten Dokumente mit dem Heftungsstatus fixiert importiert werden und dadurch bei der Analyse übersprungen und bei der Datenextraktion besonders behandelt werden.
SYS\FIXED\
Jedes buchungsrelevante Datenfeld, welches nicht von der Datenextraktion überschrieben werden soll, muss mit dem Präfix SYS_FIXED_ übergeben werden, z.B.:
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Die Feldbezeichnung hat der in ADDISON und im Uniarchiv verwendeten Feldbezeichnung zu entsprechen. |
Beispiel Aufbau XML-Datei
In diesem Beispiel werden die Felder Gegenkonto, Kost 1 und Belegfeld 2 übergeben und bei der Datenextraktion vor dem Überschreiben geschützt.
Optional: Mitgabe einer Job-Beschreibung
Für eine bessere Übersicht in der Belegliste kann optional eine Job-Beschreibung in der XML-Datei übergeben werden.
Job-Workflow einrichten
Beschreibung
Auf dem JobServer muss ein Job mit ConvertToTiffActivity, OcrFolderActivity und DataExtractionFolderUDActivity verwendet werden. Die übergebenen Indexdaten werden durch die Datenextraktion um Analysedaten ergänzt. Bereits hinterlegte Datenfelder mit dem Präfix SYS_FIXED_ werden von der Datenextraktion nicht verändert.
Musterworkflow
Die Einrichtung eines Jobs (Jobserver Workflows) erfolgt über den BDV Jobmanager z.B. ausfolgendem Verzeichnis:
Vorgehensweise
Erstellen Sie einen neuen Workflow über Datei / Neu / Rechnungswesen oder rufen Sie für eine Änderung einen manuell angelegten Job über Datei / Öffnen auf.
Ziehen Sie die gewünschten Bearbeitungsschritte aus der rechten Dialoghälfte nach Aktivitäten hier ablegen.
Klicken Sie in den neuen Verarbeitungsschritt und wechseln auf die Eigenschaft JobData im Bearbeitungsdialog.
Klicken Sie auf das rot markierte Icon, um die Jobby-Eigenschaft an die Aktivität zu binden.
Die Vorgehensweise (3. und 4.) muss für jeden Schritt durchgeführt werden.Über Workflow / Workflow generieren wird der neue JobWorkflow erstellt.
Vergeben Sie eine Bezeichnung und Bestätigen Sie mit OK.
Besonderheit RemoveBlankPages
Für diese Aktivität ist hier zusätzlich der Grenzwert für die Erkennung von Leerseiten mit 5000 – entspricht einer Seitengröße von 5kb (oder einem anderen z.B. geringerem Wert) einzutragen.
Einrichtung des XML-Importes im JobChargerServerManager
Im JobChargerServerManager wird der XML-Import für das entsprechende Verzeichnis (Netzwerkordner) eingerichtet.
Dieser kann manuell durch Ausführen der UAJServiceManager.exe aus dem Verzeichnis
C:\Program Files (x86)\BDV\Uniarchiv\Bin gestartet werden.
Vorgehensweise
Über die Schaltfläche Hinzufügen gelangen Sie in den folgenden Einrichtungsdialog:
Erfassen Sie folgende Daten:
Verarbeitung: Rechnungswesen
Auswahl des Mandanten (Hinweis: Dieser muss mindestens einmal vorher mit SBA ausgewählt worden sein, damit dieser entsprechend initialisiert ist)
Importer: XMLMetadataImport
Auswahl des zu überwachenden Verzeichnisses Über die Schaltfläche Job und Empfänger setzen Sie die Einrichtung fort und gelangen zum folgenden Dialogfenster:
- Auswahl des angelegten JobWorkflows mit Datenextraktion 6. Auswahl, für welche(n) Benutzer der Job in SBA angezeigt werden soll Über die Schaltfläche OK wird die Einrichtung abgeschlossen.
Werden nun Dokumente mit zugehöriger XML-Datei in dem überwachten Verzeichnis abgelegt, werden diese über den Jobserver mit dem angelegten Job verarbeitet und stehen im Buchen mit SBA auf der Registerkarte Job zum Abholen und Verbuchen bereit.