Ansicht definieren
Ansicht definieren
Allgemein
Programmaufruf
Diese Funktionalität ist aus der folgenden Menüfolge ausführbar Ablage / Menü | Fach | Ansicht definieren.
Programmzweck
Die Ansicht kann je Fach unterschiedlich definiert und gespeichert werden. Das gilt für angezeigte Felder/Spalten, die Filterung je Feld, die Spaltenbreite und die Sortierung der Einträge.
Die Spaltenbreite wird durch Ziehen der Begrenzungslinie rechts neben der Spaltenüberschrift auf die gewünschte Breite eingestellt.
Im Bereich Benutzer kann jeder Benutzer selbst seine Ansicht definieren.
In den Bereichen Kanzlei und ADDISON kann nur der BBS- Administrator diese Einstellungen vornehmen. Führt ein Benutzer ohne Administrator-Rechte Änderungen in der Ansicht eines Fachs in diesen Bereichen durch, so werden diese nicht gespeichert und werden bei Wechsel in ein anderes Fach wieder rückgängig gemacht.
Einstellungen Ansicht
Programmzweck
Mit rechter Maustaste - Ansicht definieren kann im Dialog Einstellungen ausgewählt werden, welche Spalten in welcher Reihenfolge im aktuell geöffneten Fach angezeigt werden.
Spalten anzeigen
Über die Schaltflächen 
Reihenfolge der Spalten
Die Felder/Spalten werden in der unter angezeigte Einträge dargestellten Reihenfolge angezeigt. Die Reihenfolge der Felder Spalten kann über die Schaltflächen nach oben und nach unten verändert werden.
Speichern der Änderungen
Mit Anklicken der Schaltfläche OK werden die Änderungen gespeichert und die Ansicht des Fachs aktualisiert.
Spaltenbreite
Die Änderung der Spaltenbreite erfolgt durch Anklicken und Ziehen der Begrenzungslinie rechts neben der Spaltenüberschrift auf die gewünschte Breite.
Sortierung der Einträge
Durch Anklicken der Spaltenüberschrift werden die Einträge nach der angeklickten Spalte aufsteigend sortiert. Durch nochmaliges Anklicken der Spaltenüberschrift werden die Einträge absteigend sortiert.
Filter
Programmaufruf
Mit rechter Maustaste - Ansicht definieren über die Schaltfläche Filter.
Programmzweck
Über Filter erfolgt die selektierte Anzeige von Einträgen, die in diesem Fach enthalten sind. Dadurch wird Übersichtlichkeit geschaffen, da nur die zur Bearbeitung notwendigen Einträge angezeigt werden.
Standardmäßig ist in jedem Fach der Filter auf den aktuellen Mandanten gesetzt. Das bedeutet, dass die Einträge immer selektiert nach dem aktuell in der ADDISON Software be- arbeiteten Mandanten angezeigt werden. Im Fach Bilanzen ist zusätzlich der Filter auf das Projekt „Fibu“ aktiviert.
Ist für eine Spalte ein Filter aktiviert, wird vor der Bezeichnung der entsprechenden Spalte ein „*“ angezeigt, sofern die Spalte im Fenster „Einträge“ eingeblendet ist.
Die Spalten, auf die Filter gesetzt sind, werden im Dialog Ansicht definieren – Filter blau angezeigt.
Allgemein
Auf jedes Feld, das im Bereich Filter setzen auf angezeigt wird, kann ein Filter gesetzt werden. Filter können sowohl auf einen bestimmten Wert (z.B. Projekt Fibu) als auch variabel, bezogen auf Eingaben in der ADDISON Software (z.B. aktueller Mandant), gesetzt werden.
Die je Feld möglichen Variablen und teilweise auch mögliche feste Werte (z.B. bei Bearbeiter, Projekt, Erstellungsdatum) werden im Bereich Auswahl in einer Liste angezeigt und können per Doppelklick in das Feld Filter auf übernommen werden. Ein Filter kann auch manuell in das Feld Filter auf eingetragen werden. Das ist beispielsweise notwendig, wenn der gewünschte Filter im Bereich Auswahl nicht angezeigt wird.
Mehrfach-Filter auf ein Feld
Auf die Felder Mandant, Bearbeiter, Ersteller und Projekt können mehrere Filter gesetzt werden. Wenn mehrere Filter auf ein Feld gesetzt werden sollen, sind diese durch Semikolon zu trennen. Durch z.B. die Filtereinstellung „GST; KST“ wird bei Feld Projekt auf Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer gefiltert.
Diese Filter wirken mit einer Oder-Verknüpfung. Sofern z.B. auf das Feld Projekt die Filter GST und KST gesetzt sind, wird ein Eintrag angezeigt, wenn im Eintrag entweder das Projekt GST oder das Projekt KST eingestellt ist.
Filter entfernen
Soll ein Filter nicht mehr aktiv sein, so ist das entsprechende Feld im Bereich Filter setzen auf zu markieren und die Eingabe im Feld Filter auf zu entfernen.
Alle Filter entfernen
Mit der Schaltfläche Löschen werden alle Filter gelöscht, die in diesem Fach gesetzt sind.
Mögliche Filter:
Bei einigen Feldern wurde zu Gunsten einer besseren Übersichtlichkeit darauf verzichtet, alle Möglichkeiten der Filterung im Bereich „Auswahl“ darzustellen. Im Folgenden sind die Filter aufgelistet, die nur manuell im Feld „Filter auf“ gesetzt werden können:
Mandant
Der Filter kann auf einen bestimmten Mandanten gesetzt werden, unabhängig davon , welcher Mandant gerade aktiv ist. Für diesen Fall ist die Mandantennummer in das Feld Filter auf einzutragen.
Text/Betreff Notiz Mandantenname
Für diese Felder kann ein Stichwort mit Platzhalter (* oder ?) als Filter gesetzt werden. Die Groß-/Kleinschreibung des Stichworts ist dabei zu beachten. Der Platzhalter „?“ steht für ein beliebiges Zeichen, der Platzhalter „*“ für einen beliebigen Text. Die Platzhalter sind natürlich auch in Kombination möglich.
Beispiele:
*Notiz findet einen Text, bei dem am Ende das Wort „Notiz“ vorkommt
Notiz* findet einen Text, bei dem am Anfang das Wort „Notiz“ vorkommt
*Notiz* findet einen Text, in dem das Wort „Notiz“ vorkommt, egal an welcher Stelle
VJ
Der Filter kann auf ein bestimmtes Veranlagungsjahr gesetzt werden, unabhängig davon, welches Veranlagungsjahr gerade aktiv ist. Für diesen Fall ist das Veranlagungsjahr im Format „JJJJ“ (z.B. „2004“) in das Feld Filter auf einzutragen.
Ersteller Bearbeiter
Der Filter kann auf einen bestimmten Benutzer gesetzt werden, unabhängig davon, welcher Benutzer gerade angemeldet ist. Für diesen Fall ist im Feld „Filter auf“ der Name des BBS-Benutzers einzutragen.
Erstellungsdatum Zuordnungsdatum Termin Archiviert am
Soll der Filter auf ein bestimmtes Datum gesetzt werden, ist im Feld „Filter auf“ das Datum im Format TT.MM.JJJJ (z.B. 12.09.2000, die Punkte sind mit einzugeben) einzutragen.
Soll der Filter auf einen Zeitraum gesetzt werden, kann der Zeitraum in Tagen mit „+“ oder „+-“ oder „-“ ohne Leerzeichen hinter dem Datum oder der Variablen eingegeben werden oder mit Datum von bis angegeben werden.
Beispiele:
15.12.2000+-10
05.12.2000-25.12.2000
In beiden Fällen ist der Filter ist auf den Zeitraum 05.12.2000 bis 25.12.2000 gesetzt.
Ansicht auf alle Unterfächer anwenden
Programmzweck
Grundsätzlich ist für jedes Fach die Ansicht und die Filterung gesondert zu definieren. Sofern jedoch für jedes Fach Ansicht und Filterung exakt identisch sein sollen, wäre die Konfiguration für jedes Fach vorzunehmen. Um die Konfiguration des Office Managers für diesen Fall zu vereinfachen, wurde eine Option geschaffen, mit deren Hilfe die eingestellte Ansicht mit Filterung für die Unterfächer übernommen wird. Somit kann z.B. auf dem Ordner-Bereich Kanzlei eine Ansicht eingestellt werden und diese für die komplette Kanzlei-Ablagestruktur übernommen werden.
Vorgehensweise für die Übernahme von Ansicht und Filterung von einem übergeordneten Fach auf die Unterfächer:
Im übergeordneten Fach die gewünschte Ansicht und Filterung einstellen.
In diesem übergeordneten Fach im Bereich Ablage / Menü Ansicht definieren die Option Ansicht auf alle Unterfächer anwenden setzen und mit OK bestätigen.
Diese Option ist in den Ordner-Bereichen Kanzlei und ADDISON nur für den BBS-Administrator freigegeben.