Applikation Meine Lohndokumente

Applikation Meine Lohndokumente

Nutzungsvoraussetzungen für die Applikation

Allgemein

Mit der Applikation Meine Lohndokumente besteht die Möglichkeit, Arbeitnehmern ADDISON Lohnauswertungen in einem geschützten ADDISON Direkt-Bereich online zu Verfügung zu stellen. Die Anwendung ist für folgende Auswertungen möglich:

• Verdienstabrechnung
• Lohnsteuerbescheinigung
• DEÜV-Meldung

Mit dieser App erspart sich der Arbeitgeber, Steuerberater oder Dienstleister den Druck, die Kuvertierung und Verteilung oder Versand inklusive Portokosten der Lohndokumente.

Voraussetzungen

Voraussetzung für die Nutzungsmöglichkeit der Applikation ist die Freischaltung von ADDISON Direkt für den Mandanten.

ADDISON Direkt für den Mandanten freischalten

Allgemein

Für Mandanten mit denen eine Kommunikation oder ein Datenaustausch über ADDISON Direkt stattfinden soll ist ein "initialer" Mandanten-Login zu erstellen, um den Mandanten für ADDISON Direkt freizuschalten.

Die Aktivierung des Mandanten für ADDISON Direkt erfolgt im Seitenbereich unter Akte (CRM) / Online / ADDISON Direkt auf der Registerkarte ADDISON Direkt-Verwaltung.

Login erzeugen

Die Freischaltung des Mandanten erfolgt über die Schaltfläche Login generieren auf der Registerkarte ADDISON Direkt-Verwaltung.

Die Schaltfläche muss zunächst über das Bleistiftsymbol in der Befehlsleiste freigeschalten werden.

Bei Erstellung eines Logins kann es einige Sekunden bis Minuten dauern, bis der angezeigte ADDISON Direkt-Status von "beantragt" auf "erstellt" wechselt und damit anzeigt, dass die Login-Daten für den Mandanten angekommen sind.

Zugangsdaten anzeigen/ versenden/drucken

Nach erfolgreicher Einrichtung des Mandanten-ADDISON Direkt sind die Symbole Zugangsdaten anzeigen, Zugangsdaten versenden und Zugangsdaten drucken aktiv.

Die Zugangsdaten für das Mandanten-ADDISON Direkt werden in der Registerkarte Postkorb abgelegt, und können dem Mandanten per Briefpost oder per E-Mail mitgeteilt werden.

Über Zugangsdaten anzeigen wird der Brief mit den Zugangsdaten automatisch als PDF-Dokument angezeigt. Die PDF-Datei kann gespeichert oder gedruckt werden.

Über Zugangsdaten versenden wird eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet und der Brief mit den Zugangsdaten (PDF-Datei) als Dateianhang hinzugefügt. Der vorgeschlagene Text im Feld Betreff kann geändert werden. Das Feld mit dem eigentlichen Brieftext ist leer und kann bei Bedarf mit einem Info-Text gefüllt werden.

Über die Schaltfläche Zugangsdaten drucken wird der Brief mit den Zugangsdaten auf dem installierten Standarddrucker gedruckt.

Sammelfreischaltung

Über die Mandantenliste kann eine Sammelfreischaltung des Mandanten-ADDISON Direkt erfolgen. Die Mandantenliste befindet sich im ADDISON Desktop. Die Sammelfreischaltung der Mandanten erfolgt nach markieren/auswählen der gewünschten Mandanten über das ADDISON Direkt-Symbol in der Befehlsleiste.

Systemvoraussetzungen

Für den Zugang zum ADDISON Direkt ist ein internetfähiger PC und ein installiertes Internetzugangsprogramm (Internetbrowser), z.B. Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Google Chrome erforderlich.

Die Auswertungen werden im Dateiformat PDF (Portable Document Format) bereitgestellt. Zum Lesen dieser Dokumente wird ein PDF-Betrachtungsprogramm benötigt, z.B. den Adobe Reader. Dieses Programm wird kostenfrei zur Verfügung gestellt und bei der Installation in den verwendeten Internetbrowser eingebunden.

Mitarbeiter für ADDISON Direkt (Meine Lohndokumente) freischalten

Allgemein

Die Freischaltung der Mitarbeiter für ADDISON Direkt erfolgt ebenfalls in der Akte (CRM) / Online / ADDISON Direkt. Dort steht die Registerkarte ADDISON Direkt Verwaltung zur Verfügung. Auf dieser Registerkarte werden, in einem für ADDISON Direkt aktivierter Mandant, neben dem freigeschalteten Mandanten alle aktiven Arbeitnehmer angezeigt.

Personalselektion

Die ADDISON Standardeinstellung "Alle" zeigt alle abgerechneten Arbeitnehmer unabhängig davon an, ob diese noch beschäftigt oder bereits ausgeschieden sind. Arbeitnehmer, die bereits ausgeschieden sind, werden mit dem abgerechneten Austrittsdatum angezeigt. Arbeitnehmer, für die kein Austrittsdatum eingetragen wurde, werden mit dem Status "Aktiv" angezeigt. Über die Auswahlbox können die Arbeitnehmer nach Beschäftigungsstatus Aktiv oder Ausgeschieden selektiert werden.

Login erzeugen

Um für die Arbeitnehmer das Mitarbeiter-ADDISON Direkt freizuschalten und die Login-Daten zu generieren sind folgende Schritte nötig:

• Bearbeitungsstatus über das Bleistiftsymbol einschalten.
• Freizuschaltende Arbeitnehmer markieren (Mehrfachselektion möglich).
• Login für die selektierten Arbeitnehmer durch Klick auf die Schaltfläche "Login generieren" erzeugen.

Das Einrichten der Mitarbeiter-ADDISON Direkt kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Sobald die Zugangsdaten zur Verfügung stehen, werden sie auf der Registerkarte Postkorb angezeigt.

Die Ansicht kann über die Schaltfläche Aktualisieren aktualisiert werden.

ADDISON Direkt Status

Nach Freischaltung des Mandanten für ADDISON Direkt wird der ADDISON Direkt Status nicht erstellt für alle Arbeitnehmer angezeigt. Nach Freischaltung der Mitarbeiter für ADDISON Direkt wird der Status auf "beantragt/erstellt" geändert.

Der ADDISON Direkt Status der Arbeitnehmer kann je nach durchgeführter Aktion wie folgt verändert werden:

• nicht erstellt: für diesen Arbeitnehmer ist (noch) kein Mitarbeiter-ADDISON Direkt eingerichtet. Dies ist die Ausgangssituation.
• beantragt: für diesen Arbeitnehmer wurde ein Login beantragt. Die Logindaten sind noch nicht eingetroffen.
• erstellt: für diesen Arbeitnehmer ist ein Mitarbeiter-ADDISON Direkt eingerichtet worden und das ADDISON Direkt ist aktiv. Ein erstelltes ADDISON Direkt kann jederzeit deaktiviert werden.
• deaktiviert: Das ADDISON Direkt ist eingerichtet, aber für den Arbeitnehmer nicht zugänglich. Ein deaktiviertes Mitarbeiter-ADDISON Direkt kann wieder aktiviert (= Status "erstellt") werden.
• ausgeschlossen: Das Mitarbeiter-ADDISON Direkt kann nicht eingerichtet werden, da für den Arbeitnehmer im Personalstamm auf der Registerkarte ADDISON Direkt das Kennzeichen Arbeitnehmer ausschließen aktiviert wurde. Dieses Ausschlusskennzeichen kann nur vor dem erstmaligen Login des Arbeitnehmers gesetzt werden - ist das Mitarbeiter-ADDISON Direkt bereits einmal aktiviert/erstellt worden, ist das Kennzeichen nicht mehr aktivierbar.

Registerkarte ADDISON Direkt im Personalstamm

Nach Freischaltung des Mandanten für ADDISON Direkt wird eine zusätzliche Registerkarte ADDISON Direkt im Personalstamm angezeigt. Für die Arbeitnehmerfreischaltung, den Ausschluss einzelner Arbeitnehmer und den Arbeitnehmerlogin, können hier individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

Zugangsdaten anzeigen/versenden/drucken

Nach erfolgreicher Einrichtung des Mitarbeiter-ADDISON Direkt sind die Schaltflächen Zugangsdaten anzeigen, Zugangsdaten versenden und Zugangsdaten drucken sowohl im Personalstamm als auch auf der Registerkarte ADDISON Direkt-Verwaltung in der Akte / CRM / ADDISON Direkt aktiv. Die Zugangsdaten können dem Arbeitnehmer per Briefpost oder per E-Mail mitgeteilt werden.

Über die Schaltfläche Zugangsdaten anzeigen wird der Brief mit den Zugangsdaten automatisch als PDF-Dokument angezeigt. Die PDF-Datei kann bei Bedarf gespeichert oder gedruckt werden.

Über die Schaltfläche Zugangsdaten versenden wird eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet und der Brief mit den Zugangsdaten (PDF-Datei) als Dateianhang hinzugefügt. Der vorgeschlagene Text im Feld Betreff kann geändert werden. Das Feld mit dem eigentlichen Brieftext ist leer und kann bei Bedarf mit einem Info-Text gefüllt werden.

Über die Schaltfläche Zugangsdaten drucken wird der Brief mit den Zugangsdaten auf dem installierten Standarddrucker gedruckt.

Die PDF-Datei mit den Zugangsdaten kann auch über den Office Manager über Akte (Ablage) / ADDISON Online ADDISON Direkt / Logins geöffnet werden. Die Zugangsdaten sind nur so lange gültig, bis der Arbeitnehmer beim erstmaligen Login sein Kennwort individuell verändert hat.

Sobald der Arbeitnehmer die Zugangsdaten erhalten hat, kann er unmittelbar auf sein ADDISON Direkt zugreifen.

Lohndokumente an den Mitarbeiter-ADDISON Direkt schicken

Die Übermittlung der Lohndokumente an das Mitarbeiter-ADDISON Direkt (Meine Lohndokumente) nur aus dem Listenmanager und aus den Steuerungsdaten heraus möglich. Zur Übermittlung der Lohndokumente über den Listenmanager ist die Auswertung in den Listenmanager zu drucken (z.B. Verdienstabrechnung). Die gewünschten Auswertungen ist dort zu selektiert (Mehrfachauswahl möglich) und über das ADDISON Direkt-Symbol und über die Option Versenden über Auswertung Online zu wählen.

Auswertungen können in einem Arbeitsschritt an das Mandanten- und Mitarbeiter-ADDISON Direkt versendet werden. Die Abfrage erfolgt vor dem Versand in dem Dialog:

Je nach Wahl werden die Auswertungen in den jeweiligen ADDISON Direkt Anwendungen (Mandant/Mitarbeiter) geladen.

Wurden die Dokumente erfolgreicher versendet, erscheint der nachstehende Hinweis:

Beispiel

In diesem Fall wurde das Dokument Verdienstabrechnung 05.2011 an den Mandanten Zahlstelle Lorenz GmbH mit der Nummer 70007 versendet (Mandanten- ADDISON Direkt). Zugleich wurde das Dokument "entheftet" und für die Arbeitnehmer 1, 2, 3 und 6 versendet (Mitarbeiter-ADDISON Direkt).

Postkorb

Ist die Auswertung an das Mitarbeiter-ADDISON Direkt versendet, gibt es für den Versender/Kanzleimitarbeiter verschiedene Möglichkeiten zu erkennen, ob die Auswertungen bereits im Mitarbeiter-ADDISON Direkt angekommen sind.

Alle übermittelten Auswertungen sind auf der Registerkarte Postkorb unter Akte / CRM / ADDISON Direkt ersichtlich. Mit Doppelklick auf die gewünschte Auswertung wird ein PDF des übermittelten Dokumentes angezeigt.

Direktzugriff auf das Mitarbeiter-ADDISON Direkt

Eine weitere Form der Kontrolle ist über einen Direktsprung in das Mitarbeiter-ADDISON Direkt möglich. Der Direktsprung erfolgt über die Akte (CRM) / Online / ADDISON Direkt / ADDISON Direkt-Verwaltung, über die Schaltfläche ADDISON Direkt öffnen. Damit hat der Versender/Kanzleimitarbeiter ohne Eingabe der Zugangsdaten einen direkten Zugriff auf das ADDISON Direkt des zuvor markierten Mitarbeiters.

Login deaktivieren

Der Login kann jederzeit über die gleichnamige Schaltfläche in der ADDISON Direkt-Verwaltung deaktiviert werden, wenn der Zugriff des Arbeitnehmers auf das Mitarbeiter-ADDISON Direkt gesperrt werden soll. Die Schaltfläche wird erst frei, wenn die Bearbeitung mit dem Bleistiftsymbol freigeschalten wird. Versucht sich der Arbeitnehmer an seinem deaktivierten ADDISON Direkt anzumelden, erhält er folgende Fehlermeldung:

Durch die Deaktivierung kann sich ein Arbeitnehmer nicht mehr an seinem ADDISON Direkt anmelden. Laufende bzw. geöffnete Sitzungen werden jedoch nicht unterbrochen. Ein deaktiviertes ADDISON Direkt kann auch über den internen Kanzlei-Direktzugriff nicht mehr geöffnet werden.

Durch das Deaktivieren des Logins wird lediglich der Zugriff auf das ADDISON Direkt gesperrt. Die Daten im ADDISON Direkt (Dokumente etc.) bleiben erhalten und es können auch weiterhin Dokumente eingestellt werden.

Login aktivieren

Über den Menüpunkt Akte (CRM) / Online / ADDISON Direkt / ADDISON Direkt-Verwaltung und die Schaltfläche Login aktivieren kann ein deaktivierter Login wieder aktiviert werden. Der ADDISON Direkt-Status wird wieder auf erstellt gesetzt.

Login zurücksetzen - Kennwort vergessen

Über die Schaltfläche Login zurücksetzen wird das Kennwort des Arbeitnehmers unmittelbar gelöscht und durch ein neues systemgeneriertes Kennwort ersetzt. Die Ausführung dieser Funktion ist erforderlich, wenn Arbeitnehmer ihr persönliches Kennwort vergessen haben. Durch das Zurücksetzen des Logins wird in der Akte (CRM) / Online / ADDISON Direkt eine PDF-Datei mit den neuen Zugangs-Daten im Postkorb abgelegt.

Wichtiger Hinweis

Pro Tag kann die Zurücksetzung nur einmal durchgeführt werden. Sollten an einem Tag weitere Zurücksetzungen erforderlich sein, dann muss die zuletzt erstellte PDF-Datei mit dem Erstellungsdatum = Tagesdatum im Office Manager unter Akte (Ablage) / ADDISON Direkt / Logins gelöscht werden.

Druck der Auswertungen für Arbeitnehmer ohne Sendung an Meine Lohndokumente

Der getrennte Druck der betreffenden Auswertungen für alle Arbeitnehmer ohne ADDISON Direkt-Zugang kann über das Kontrollkästchen Druck für AN ohne Sendung an Meine Lohndokumente in den jeweiligen Listeigenschaften in den Steuerungsdaten bzw. in der Jobkette der einzelnen Auswertungen angestoßen werden.