Arbeiten mit Akten

Arbeiten mit Akten

Akte öffnen

Eine Akte können Sie wie folgt öffen:

• Öffnen Sie das Menü Akte.
• Gehen Sie auf den Menüpunkt Öffnen.
• Sie erhalten den Dialog Akte öffnen
• Markieren Sie die gewünschte Akte.
• Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Wenn Sie eine Kanzleiakte öffnen möchten, klicken Sie auf die das Symbol K (Kanzlei), für die Mitarbeiter- und Zentralakte auf die Registerkarte S (Sonstige Akten). Die weitere Vorgehensweise ist identisch.

Hinweis: Sie können auch direkt aus dem Dialog Akte öffnen heraus eine neue Akte anlegen (außer Mitarbeiter- und Zentralakte). Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neu. Gehen Sie anschließend weiter vor wie unter Akte neu anlegen beschrieben.

Akte neu anlegen

• Öffnen Sie das Menü Akte.
• Gehen Sie auf den Menüpunkt Neu.
• Sie erhalten den Dialog Neuanlage einer Akte.

Bedienelemente der Symbolleiste

• Darstellung als Liste oder Symbole

Mit diesen beiden Symbolen können Sie die Darstellung der Aktenvorlagen im linken Feld verändern.

Die Listenform zeigt alle vorhandenen Aktenvorlagen untereinander aufgelistet mit kleinen Symbolen an.

Bei der Symboldarstellung werden die Symbole vergrößert und die Vorlagen paarweise nebeneinander angezeigt.

• Löschen

Mit diesem Befehl verschieben Sie die selektierte Aktenvorlage in den Papierkorb. Diese steht dann nicht mehr zum Anlegen von Akten zur Verfügung.

• Papierkorb anzeigen

Über dies Schaltfläche öffnet sich ein Dialog, in dem Sie gelöschte Aktenvorlagen anzeigen und wiederherstellen können.

• Jahr

Hier können Sie das Jahr einstellen, für das die neue Akte angelegt werden soll.

Arbeitsbereich

• Register Mandant

Nach dem Klick die Registerseite Mandant werden im Feld darunter alle vorhandenen Aktenvorlagen für Mandantenakten aufgelistet. Im Vorschau-Bereich wird die Struktur der gerade markierte Aktenvorlage dargestellt.

• Register Kanzlei

Nach dem Klick auf das Register Kanzleiakte werden im Feld darunter alle vorhandenen Aktenvorlagen für Kanzleiakten aufgelistet. Im Vorschau-Bereich wird die Struktur der gerade markierte Aktenvorlage dargestellt.

• Bereich Vorlagen

In diesem Bereich werden alle zur ausgewählten Aktenart (Mandant oder Kanzlei) verfügbaren Aktenvorlagen aufgeführt.

• Bereich Vorschau

Dieser Bereich zeigt die Struktur, also alle Dokumente und Register, der jeweils im linken Feld markierten Aktenvorlage an.

Vorgehensweise Neuanlage

• Entscheiden Sie zunächst, ob Sie eine Mandantenakte oder eine Kanzleiakte anlegen wollen, indem Sie auf das entsprechende Register klicken. Beim Anlegen einer Kanzlei achten Sie bitte darauf, dass Sie im Feld Jahr das älteste Jahr anlegen, das in Ihrer Kanzlei noch bearbeitet wird.
• Wählen Sie im linken Feld die gewünschte Vorlage durch Markieren aus.
• Klicken Sie auf OK.
• Die von Ihnen gewählte Akte wird angelegt:
• Bei einer Mandantenakte wird automatisch das Mandantenstammblatt geöffnet. Sie können nun die erforderlichen Daten eingeben.
• Bei einer Kanzleiakte erhalten Sie zunächst den Dialog Kanzleiakte anlegen.

Wenn Sie das Mehrkanzleimanagement lizenziert haben, können Sie wählen, ob Sie eine neue Kanzlei (Option neue Kanzlei selektiert) oder nur eine weitere Akte für eine bestehende Kanzlei (Option neue Kanzlei nicht selektiert) anlegen möchten.

Ohne Mehrkanzleimanagement können Sie nur weitere Akten für Kanzlei anlegen. Die Option neue Kanzlei wird nicht angeboten.

In beiden Fällen füllen Sie das Feld Name der Akte aus und klicken auf OK.

Aktenvorlage neu erstellen

• Öffnen Sie das Menü Akte.
• Wählen Sie den Eintrag Aktenvorlage / Neu aus.

Sie erhalten den Dialog Neuanlage einer Aktenvorlage. Dieser ist ähnlich aufgebaut wie der Dialog, den Sie beim Anlegen einer neuen Akte erhalten.

• Wenn Sie eine neue Vorlage für eine Kanzleiakte anlegen möchten, klicken Sie auf das Register Kanzlei.

Die weitere Vorgehensweise ist identisch.

• Wählen Sie im linken Feld die Vorlage durch Markieren aus, die Ihren Anforderungen am ehesten entspricht, d.h. wo der Arbeitsaufwand sie zu ändern offensichtlich am geringsten ist.
• Klicken Sie auf OK.
• Sie erhalten den Dialog Aktenvorlage bearbeiten.
• Vergeben Sie im Textfeld Name der Aktenvorlage einen Namen.
• Wählen Sie im Feld Mandantentyp den gewünschten Mandanten- bzw. Kanzleityp aus.
• Stellen Sie nun mittels der Schaltflächen Neues Register einfügen und Dokumentvorlage
• einfügen eine neue Aktenstruktur Ihren Wünschen entsprechend zusammen.
• Ordnen und strukturieren Sie bei Bedarf die neue Vorlage durch Anklicken der Pfeilsymbole.

Neues Register

• Markieren Sie das Register, unter dem Sie ein neues Register einfügen möchten (z.B. Jahresakte).
• Klicken Sie auf das Symbol Neues Register einfügen.
• Ordnen Sie dem neuen Eintrag bei Bedarf ein Sachgebiet aus dem Listenfeld zu und vergeben Sie, wenn nötig, im Feld Beschriftung einen Namen für das neue Register.

Neues Dokument

• Markieren Sie das Register, unter dem Sie eine neue Dokumentvorlage einfügen möchten.
• Klicken Sie auf das Symbol Dokumentvorlage einfügen.
• Sie erhalten den Dialog Dokumentvorlagen zur Auswahl einer bereits bestehenden Vorlage. Ist das markierte Register einem Sachgebiet zugeordnet, öffnet sich der Dialog gleich mit den zu diesem Sachgebiet gehörigen Dokumentvorlagen. Anderenfalls müssen Sie zunächst im Feld Sachgebiete das gewünschte auswählen.
• Markieren Sie die gewünschte Dokumentvorlage und klicken Sie abschließend auf OK.
• Durch Klicken auf das Disketten-Symbol können Sie den aktuellen Stand Ihrer Aktenvorlage speichern. Durch Klicken auf Abbrechen verlassen Sie den Dialog Aktenvorlage bearbeiten. Alle noch nicht gespeicherten Änderungen gehen verloren. Durch Klicken auf OK verlassen Sie den Dialog ebenfalls, aber der aktuelle Stand wird gespeichert.

Siehe hierzu auch den Abschnitt: Neue Vorlage erstellen.

Aktenpflege

Sie haben die Möglichkeit, einer bestehenden Akte eine neue Aktenvorlage zuzuweisen.

Öffnen Sie hierzu die Akte im gewünschten Jahr und wählen den Menüpunkt Akte | Aktenvorlage | Zuordnen…

Hinweis: Bitte stellen Sie sicher, dass zu diesem Zeitpunkt keine Dokumente in der zu verändernden Akte geöffnet sind. Außerdem darf die Akte auf keinem anderen Arbeitsplatz offen sein.

Daraufhin wird der Dialog Aktenvorlage zuordnen angezeigt, der alle verfügbaren Aktenvorlagen auflistet. Selektieren Sie die zuzuordnende Aktenvorlage und wählen Sie den zu ändernden Aktenbereich (Dauerakte / Jahresakte) aus. Betätigen Sie die Schaltfläche OK, um die Funktion auszuführen.

Die Struktur der ausgewählten Akte wird an die gewählte Aktenvorlage angepasst. Die Dokumenteigenschaften bestehender Dokumente bleiben erhalten. Dokumente, die sich in der Akte befinden, aber laut Aktenvorlage nicht enthalten sein sollen, werden in ein eigenes Register Dokumente aus alter Aktenstruktur verschoben.

Eine Sonderstellung nehmen hierbei externe, Web- und Schriftverkehrsdokumente ein. Für diese Dokumente gibt es in der Regel keine Dokumentvorlagen in der Aktenvorlage. Das Programm versucht daher, diese Dokumente an eine Stelle in der zugeordneten Aktenvorlage einzufügen, die der ursprünglichen Position entspricht.

Beispiel: Ihre Akte enthält das Schriftverkehrsdokument SV1.doc. Es befindet sich an folgender Stelle: Jahresakte > Rechnungswesen > Jahresabschluss > Schriftverkehr. Wenn die zuzuordnende Aktenvorlage ebenfalls den Pfad Jahresakte > Rechnungswesen > Jahresabschluss > Schriftverkehr enthält, wir das Dokument SV1.doc dort einsortiert. Kann der Original-Pfad jedoch nicht gefunden werden, z.B. weil Sie in der Aktenvorlage das Register in Schriftwechsel umbenannt haben, wird das Dokument im Register Dokumente aus alter Aktenstruktur angelegt und Sie müssen es ggfls. manuell verschieben. Wird ein passendes Register gefunden, werden die Dokumente unterhalb dieses Registers an letzter Stelle eingefügt.

Pflege mehrerer Akten gleichzeitig In der Zentralakte steht Ihnen der Menüpunkt Akte | Aktenvorlage | Übertragen zur Verfügung. Hiermit lässt sich die aktuelle Struktur einer Aktenvorlage auf alle Akten übertragen, die auf der gewählten Vorlage beruhen.

Im Listenfeld Jahr geben Sie an, ob die Akten jeweils in ihrem höchsten Jahr oder in einem konkreten Jahr geändert werden sollen.

Je nach Anzahl der betroffenen Akten kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.

Vorlage einer Akte bearbeiten

Die Vorgehensweise ist im wesentlichen identisch wie unter Aktenvorlage neu erstellen beschrieben.

• Öffnen Sie das Menü Akte.
• Wählen Sie den Menüpunkt Aktenvorlage | Bearbeiten.
• Sie erhalten den Dialog Aktenvorlage bearbeiten.

Hinweis: Falls hier keine Aktenvorlagen angezeigt werden, dann haben Sie noch keine anwenderspezifischen Aktenvorlagen erstellt (siehe Aktenvorlage neu erstellen). Die mit dem Programm ausgelieferten Aktenvorlagen sind nicht änderbar. Die Aktenvorlage der aktuellen Akte wird nur zur Bearbeitung angeboten, wenn die entsprechende Akte in einem konkreten Jahr geöffnet ist. Bei der Ansicht Alle Jahre kann die Vorlage nicht bearbeitet werden.

• Markieren Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
• Klicken Sie auf OK.

Sie erhalten den Dialog Aktenvorlage bearbeiten.

• Ändern Sie, falls nötig, im Textfeld Name der Aktenvorlage den Namen.
• Wählen Sie im Feld Mandantentyp den gewünschten Mandanten- bzw. Kanzleityp aus.

Ändern Sie nun mittels der Schaltflächen für Neues Register einfügen und Dokumentvorlage einfügen die Aktenstruktur Ihren Wünschen entsprechend. Ordnen und strukturieren Sie bei Bedarf die Vorlage durch Anklicken der Pfeilsymbole.

Neues Register

• Markieren Sie das Register, unter dem Sie ein neues Register einfügen möchten (z.B. Jahresakte).
• Klicken Sie auf das Symbol Neues Register einfügen.
• Ordnen Sie dem neuen Eintrag bei Bedarf ein Sachgebiet aus dem Listenfeld zu und vergeben Sie, wenn nötig, im Feld Beschriftung einen Namen für das neue Register.

Neues Dokument

• Markieren Sie das Register, unter dem Sie eine neue Dokumentvorlage einfügen möchten.
• Klicken Sie auf das Symbol Dokumentvorlage einfügen.

Sie erhalten den Dialog Dokumentvorlagen zur Auswahl einer bereits bestehenden Vorlage. Ist das markierte Register einem Sachgebiet zugeordnet, öffnet sich der Dialog gleich mit den zu diesem Sachgebiet gehörigen Dokumentvorlagen. Anderenfalls müssen Sie zunächst im Feld Sachgebiete das gewünschte auswählen.

• Markieren Sie die gewünschte Dokumentvorlage und klicken Sie abschließend auf OK.

Speichern

Durch Klicken auf das Disketten-Symbol können Sie den aktuellen Stand Ihrer Aktenvorlage speichern. Durch Klicken auf Abbrechen verlassen Sie den Dialog Aktenvorlage bearbeiten. Alle noch nicht gespeicherten Änderungen werden verworfen. Durch Klicken auf OK verlassen Sie den Dialog ebenfalls, aber der gerade aktuelle Stand wird gespeichert.

• Klicken Sie abschließend auf OK.

Hinweis: Siehe hierzu auch den Abschnitt Aktenvorlage neu erstellen.

Neues Register in eine Akte einfügen

• Markieren Sie im Aktenmanager ein Dokument oder Register unter dem das neue Register eingefügt werden soll.
• Öffnen Sie das Menü Akte.
• Wählen Sie den Menüpunkt Register anlegen.

Sie erhalten den Dialog Register anlegen.

• Wählen Sie aus dem Listenfeld Sachgebiet den Bereich aus, der aus dem Register heraus gestartet werden soll.
• Verändern Sie bei Bedarf den vorgegebenen Namen im Feld Beschriftung.
• Klicken Sie auf OK.

Akte schließen

• Öffnen Sie das Menü Akte.
• Klicken Sie auf Schließen.

Tipp: Wollen Sie alle geöffneten Akten schließen und das Programm beenden, halten Sie die Tasten Strg und Shift (Umschalttaste) gedrückt und wählen dann das Menü Datei: Am Ende des Menüs wird der Eintrag Alles beenden angezeigt, mit dem alle Dokumente und Akten geschlossen werden und das Programm beendet wird.

Aktendeckeldesigner 1 und 2

Der Aktendeckeldesigner ermöglicht die Gestaltung des Aktenrückens innerhalb des Programms, also des Bereichs, in dem die Mandantenkurzinfo erscheint. Der Aufruf erfolgt über das Symbol Aktendeckel bearbeiten beim Bearbeiten oder Erstellen einer Aktenvorlage.

Detaillierte Informationen zur Bedienung und Nutzung des Aktendeckedesigners 1 und 2 finden Sie in der Online Hilfe in der Rubrik AKTE/SBS Software Einführung Bedienung Optionen / Programmoberfläche AKTE / Aktendeckel.