Arbeiten mit der Prozessorientieren Software in der Steuerkanzlei
Arbeiten mit der Prozessorientieren Software in der Steuerkanzlei
Anlegen neuer Aufträge und Auftragspositionen
Allgemein
Voraussetzung für die Vorgänge sind die Aufträge des Mandanten.
Um vom Auftrag zu den Vorgängen zu gelangen, gibt es verschiedene Möglichkeiten.
Auch in der Kanzleiorganisation können Vorgänge generiert werden (aus dem Mandantenauftrag heraus oder übergreifend für alle Mandanten). Nähere Informationen hierzu können Sie der Dokumentation Kanzleiorganisation entnehmen. An dieser Stelle werden alle Möglichkeiten, die der Seitenbereich Bearbeitung bietet, dargestellt.
Seitenbereich Bearbeitung
Hier werden alle, für den aktuellen Mandanten Kanzleiaufträge und Auftragspositionen, sowie bereits bestehende Vorgänge angezeigt.
Sind keine Kanzleiaufträge vorhanden, ist dieser Bereich leer. Es wird nur der Ordner Weitere Vorgänge angezeigt.
Neuanlage eines Auftrages
Soweit noch keine Kanzleiaufträge für den Mandanten angelegt wurden bzw. neue Kanzleiaufträge hinzugefügt werden sollen, kann dies direkt über den Seitenbereich durchgeführt werden.
Zum Anlegen eines Auftrages wählen Sie den Ordner Weitere Vorgänge. Über die rechte Maustaste wird das Kontextmenü aufgerufen.
Wählen sie Neuer Auftrag aus. Es können hier beliebige Aufträge angelegt werden. Sind bereits Kanzleiaufträge vorhanden, ist der Aufruf auch über die anderen Kanzleiaufträge/ Ordner möglich.
Es kann ein Auftrag z.B. aus den Musteraufträgen angelegt werden. Durch die Anlage eines Musterauftrags sind die Auftragspositionen auch bereits vorhanden.
Weiterführende Informationen zur Gestaltung von Aufträgen können Sie in der Dokumentation Kanzleiorganisation nachschlagen.
Auftragspositionen anlegen bzw. bearbeiten
Soll einem Auftrag eine zusätzliche Auftragsposition zugewiesen werden wählen Sie hierzu den entsprechenden Kanzleiauftrag oder eine bereits bestehende Auftragsposition des Kanzleiauftrages aus. Dann über das Kontextmenü Auftragsposition Bearbeiten bzw. Neue Auftragsposition auswählen.
Planungsmanager
Wird in der Kanzleiorganisation mit Planungsmanager gearbeitet, können In der Auftragspositionen Daten, die für den Planungsmanager relevant sind, unter dem Reiter Vorgangsplanung angelegt werden.
Die Planung dient der Überwachung des Vorgangs. Plandaten werden Istdaten (aus der Leistungserfassung) gegenüber gestellt. Während der laufenden Bearbeitung des Vorgangs wird die Restplanzeit (Planzeit minus Istzeit) ermittelt. Daraus wird automatisch ein Erledigungsgrad errechnet.
Des Weiteren werden alle Vorgänge mit Plandaten in den Planungsmanager eingetragen. Der Planungsmanager bietet eine schnelle Übersicht über verfügbare und geplante Zeiten je Mitarbeiter und je Periode. Jeder geplante Vorgang wird dabei in seiner zugehörigen Gruppe im Detail angezeigt. Die vorhandenen Kanzleiressourcen können überwacht und aktiv verteilt werden.
Registerkarte Vorgangsplanung
Gültig ab
Das Datum ab dem die geplante Zeit gültig ist
Zeitaufteilung
Standardmäßig wird der Vorgang dynamisch eingeplant. Das bedeutet, dass der Vorgang im Planungsmanager so eingeordnet wird, dass der Mitarbeiter nach Möglichkeit nicht überlastet wird. Bei der Einordnung im Planungsmanager wird also die verfügbare Zeit mit der geplanten Zeit des Mitarbeiters verglichen und dann geprüft, in welcher Periode der Vorgang entsprechend der Mitarbeiterressource bearbeitet werden kann. Letzte Periode der Bearbeitung ist natürlich der Monat des Vorgangsendes.
Mitarbeiter
Eingabe des zuständigen Mitarbeiters mit der Anzahl der Stunden, die für diesen Auftrag geplant sind.
Sind für einen Auftrag mehrere Mitarbeiter zuständig, können diese eingetragen werden. Der verantwortliche Mitarbeiter ist als erstes einzutragen.
Vorgang planen
Ist die Option gesetzt, werden beim Generieren Vorgänge für diese Position Vorgänge erstellt, sofern die Plandaten korrekt erfasst sind. Ist die Option nicht gesetzt werden keine Vorgänge erstellt. Dadurch kann gesteuert werden, für welche Auftrags-positionen Vorgänge erstellt werden sollen.
Vorgang bei Fakturierung auf Fertigstellen setzen
Ist diese Option gesetzt, wird mit der Fakturierung der Rechnungsposition, der Status des dazugehörigen Vorganges automatisch auf „fertig gestellt“ gesetzt. Diese Option kann beim Auftrag und bei der Fakturierung Mandantenindividuell geändert werden.
Registerkarte Abrechnung
Es wird automatisch der voreingestellte Standardarbeitsablauf für diesen Bereich vorbelegt. Eine entsprechende Steuerung, welcher Vorgang für welchen Bereich grundsätzlich verwendet werden soll, ist über die Vorgangsteuerung möglich.
Vorgangsrhythmus
Für jeden Vorgangszeitraum kann ein Vorgang erstellt werden. Die Vorgänge werden (wenn Mitarbeiter mit Planstunden hinterlegt sind) sowohl im Planungsmanager als auch im Vorgangsmanager angezeigt.
Vorgangsbeginn- / -ende
Über Vorgangsbeginn und –ende wird bestimmt, in welchem Zeitraum ein Vorgang bearbeitet werden soll.
Weitere Informationen zum Planungsmanager erhalten Sie im Kapitel Planungsmanager der Dokumentation ADDISON Kanzleiorganisation.
Anlegen, Anzeigen und Starten von Vorgängen
Neuen Vorgang erstellen
Soweit noch kein Vorgang angelegt wurde, kann dieser über Doppelklick auf die Auftragsposition, über das Kontextmenü Vorgänge oder über den Vorgangsmanager (Menü Bearbeiten) erstellen generiert werden.
Hier muss der entsprechende Vorgangszeitraum erfasst werden, für den Vorgänge generiert werden sollen.
Bei der monatlichen Finanzbuchhaltung für das Jahr 2018 muss 01.2018 bis 12.2018 erfasst werden. In diesem Fall wird für jeden Monat ein entsprechender Vorgang generiert. Bei jährlichen Auftragspositionen z.B. Jahresabschluss wird der letzte Monat des Wirtschaftsjahres und das WJ selbst eingegeben.
Bestehenden Vorgang aktivieren
Über Doppelklick auf die Auftragsposition oder über das Kontextmenü Vorgang starten kann ein bestehender Vorgang aufgerufen werden.
Bei Doppelklick auf die Auftragsposition wird der älteste offene Vorgang aufgerufen.
Über das Kontextmenü Vorgang starten sind die angelegten, offenen Vorgänge ersichtlich und es kann ein beliebiger Vorgang aus dieser Auswahl aufgerufen werden.
Vorgangseigenschaften
Beim erstmaligen Aufruf des Vorgangs werden zunächst die Eigenschaften angezeigt. Alle Programmfunktionen, die aus dem aktiven Vorgang aufgerufen werden, erhalten automatisch die entsprechenden Voreinstellungen aus den Vorgangseigenschaften.
Nähere Informationen zu den Vorgangseigenschaften finden Sie im Kapitel Vorgangseigenschaften in dieser Dokumentation
Starten mehrerer Vorgänge
Gleichzeitig können mehrere Vorgänge abgearbeitet werden. Ein bereits aktivierter Vorgang muss nicht beendet werden.
Bei einem Mandantenwechsel werden alle aktiven Vorgänge beendet und die Zeiten automatisch verbucht.
So können z.B. die Vorgänge Buchführungsarbeiten und Aufstellung Jahresabschluss gleichzeitig aktiv sein.
Sind mehrere Vorgänge gestartet, kann über das Symbol 
Symbole des Vorgangs nach dem Start
Ist ein Vorgang gestartet, werden die einzelnen Ordner, Vorgangsketten und Arbeitsschritte angezeigt.
Nicht aufgeklappte Ordner
Hier handelt es sich um einen nicht aufgeklappten Ordner. Durch Doppelklick kann der Ordner geöffnet und die einzelnen Arbeitsschritte durch Anklicken abgearbeitet werden.
Aufgeklappte Ordner
Sind alle Arbeitsschritte innerhalb eines Ordners abgehakt, bekommt auch der Ordner einen Haken. Jeder abgehakte Arbeitsschritt wird mit Datum, Uhrzeit und BBS User abgespeichert.
Arbeitsanweisung
Es handelt sich um eine Arbeitsanweisung, für die bei Bedarf auch ein längerer Text hinterlegt werden kann.
Vorgangskette
Das Symbol 
Durch Doppelklick oder über das Symbol 
Arbeitsschritt ausblenden
Arbeitsschritte können je Mandant ausgeblendet werden. So vorgenommene Änderungen werden gespeichert und bleiben für die weiteren Vorgänge des Mandanten erhalten. Dazu muss der Bearbeitungsmodus 
Ausgeblendete Arbeitsschritte werden im Bearbeitungsmodus grau dargestellt.
Arbeitsschritt einblenden
Ausgeblendete Arbeitsschritte können über den Bearbeitungsmodus wieder eingeblendet werden.
Weitere Vorgänge
Ausgeblendete Arbeitsschritte bleiben für alle folgenden Vorgänge dieses Mandanten erhalten.
Arbeitsschritt erledigt
Sind alle Arbeitsschritte einer Vorgangskette abgehakt, wird auch der Haken bei Arbeitsschritte erledigt gesetzt.
Ordner für Dokumente und Postbuch
Über das Kontextmenü können vorhandene Dokumente und Postbucheinträge angezeigt oder verwaltet werden.
Anzeigen Dokumente und Postbuch
Über Doppelklick können vorhandene Postbucheinträge, Office-Dokumente bzw. in DocuWare archivierte Dokumente bearbeitet oder angezeigt werden.
Dokumente verwalten
Über Hinzufügen können vorhandene Dokumente dem Vorgang zugeordnet werden.
Die Funktion Löschen löscht markierte Dokumente.
Dokumente zum aktiven Vorgang zuordnen
Eine weitere Möglichkeit, ein Dokument dem aktiven Vorgang zuzuordnen, steht an folgenden Stellen des Programms zur Verfügung:
- Im Office Manager die entsprechenden Dokumente anzeigen. Anschließend über das Kontextmenü (rechte Maustaste) den Menüpunkt Zum aktiven Vorgang hinzufügen wählen.
- In der DocuWare-Recherche die entsprechenden Dokumente suchen und markieren. Anschließend über das Kontextmenü (rechte Maustaste) den Menüpunkt Zum aktiven Vorgang hinzufügen wählen.
Vorgang fertigstellen
Sind alle Arbeitsschritte erledigt, kann der Vorgang fertiggestellt werden. Es wird auch hier das Datum, die Uhrzeit und der BBS User abgespeichert. Zusätzlich bekommt der Vorgang den Status fertiggestellt.
Vorgang beenden oder Mandantenwechsel
Sofern die Voraussetzungen für die Verbuchung erfüllt sind, erfolgt die Leistungserfassung entweder bei Anklicken der Schaltfläche Vorgang beenden oder durch Mandantenwechsel.
Die bei der Abarbeitung des Vorgangs gemessenen Zeiten werden angezeigt und können in der Leistungserfassung verbucht werden.
Vorgang
- Vorgang Anzeige der gestarteten Vorgänge und Arbeitsschritte. Für Zeiten, die außerhalb der Vorgänge stattfinden, gibt es den sogenannten Systemvorgang. In der Vorgangssteuerung wird festgelegt, ob und auf welche Tätigkeit diese Zeiten verbucht werden sollen.
- Vorgangszeitraum Der Vorgangszeitraum wird als Zeitraum für die Leistungserfassung verwendet. Der Vorgangszeitraum ergibt sich aus der eingestellten Periode des Vorgangs auf der Seite Eigenschaften. Er kann bei Bedarf für die Leistungserfassung überschrieben werden.
- Status Der Status des Vorgangs wird angezeigt und kann geändert werden.
- Anzeige gemessene Zeiten
In der Anzeige werden der Tag, die Uhrzeit (Grundlage für Zeitermittlung) und die Dauer angezeigt. Die Dauer kann bei Bedarf überschrieben werden. - Mandantenzeit Ist die Option gesetzt, dann wird die eingestellte Auftragsposition der Seite „Eigenschaften“ vorgeschlagen und weitere passende Auftragspositionen stehen in der Auswahl zur Verfügung. Sofern die gewünschte Auftragsposition/ Tätigkeit fehlt, kann über den Eintrag andere Tätigkeit in der Auswahlliste der Tätigkeitsauswahldialog geöffnet werden.
Ist die Option nicht gesetzt, wird die Zeit auf „nicht berücksichtigen“ gesetzt. In der Auswahlliste stehen in diesem Fall die Leistungsarten (unproduktive Tätigkeiten) zur Verfügung. Bei Auswahl einer Leistungsart wird die Zeit auf diese verbucht. - Tätigkeit In der Spalte Tätigkeit stehen entweder die Auftragsposition/Tätigkeiten passend zum Vorgang oder die Leistungsarten (unproduktiven Tätigkeiten) zur Verfügung. Die Anzeige hängt von der Option Mandantenzeit ab (siehe oben). Die Tätigkeit kann bei Bedarf geändert werden.
Zeiten verbuchen
Mit der Option Zeiten verbuchen erfolgt die Entscheidung, ob die gemessenen Zeiten in der Leistungserfassung verbucht werden sollen oder nicht.
Die Vorbelegung erfolgt durch die Einstellung in der Vorgangssteuerung (Aufruf: Seitenbereich / Vorgangssteuerung).
Leistungserfassung öffnen
Ist diese Option gesetzt, wird nach der Verbuchung der Zeiten die Leistungserfassung geöffnet.
Die Vorbelegung erfolgt durch die Einstellung in der Vorgangssteuerung (Aufruf: Seitenbereich / Vorgangssteuerung).
Die Vorgangssteuerung – Voraussetzungen zum Arbeiten mit Vorgängen
Allgemein
Über die Vorgangssteuerung werden die Arbeitsabläufe für die einzelnen Bereiche zugewiesen. Es werden globale Steuerungen der Vorgangseigenschaften vorgenommen und es wird festgelegt, wie die Zeiten des Standardvorgangs verbucht werden sollen.
Programmaufruf
Registerkarte Bearbeitung / Menü / Vorgangssteuerung
Zuordnung der Standardvorgangsvorlagen
Zu jedem Bereich kann eine Standard-Vorgangsvorlage mit Arbeitsablauf zugeordnet werden.
Diese Standard-Vorgangsvorlagen werden verwendet, sofern keine abweichende Vorgangsvorlage bei der Vorgangsneuanlage definiert wird. Das ist z.B. der Fall, wenn bei einer Auftragsposition keine Vorgangsvorlage eingestellt ist und zu dieser Auftragsposition Vorgänge generiert werden.
Vorgang speichern
Diese Option steuert die Vorbelegung der Option Vorgang speichern in den Vorgangseigenschaften (durch sie wird der Vorgang als Leistungsvorgang gekennzeichnet).
Gemessene Zeiten anzeigen
Es werden die gemessenen Zeiten beim Beenden des Vorgangs bzw. beim Mandantenwechsel angezeigt und können in die Leitungserfassung übernommen werden.
Ist diese Option nicht gesetzt, werden die gemessenen Zeiten nicht angezeigt und können auch nicht in die Leistungserfassung übernommen werden.
Zeiten verbuchen
Diese Option steuert die Vorbelegung der Option Zeiten verbuchen bei der Anzeige der gemessenen Zeiten.
Sie ist nur relevant, wenn die Option gemessene Zeiten anzeigen gesetzt ist.
Leistungserfassung öffnen
Diese Option dient der Vorbelegung der Option Leistungserfassung öffnen bei der Anzeige der gemessenen Zeiten. Nach der automatischen Verbuchung der Zeiten wird die Leistungserfassung zur Kontrolle und möglichen Nacherfassung geöffnet.
Diese Option ist nur relevant, wenn die Option gemessene Zeiten anzeigen gesetzt ist.
Automatische Vorgangsanlage bei Auftragsanlage
Ist diese Option gesetzt, wird bei Auftragsneuanlage über Musteraufträge unter bestimmten Voraussetzungen ein zum Auftrag passender Vorgang angelegt.
Einstellung für Standardvorgang
Ist kein Vorgang beim Mandanten gestartet, ist im Hintergrund ein sogenannter Standardvorgang aktiv. Dieser misst die Zeiten, die außerhalb des Arbeitens mit Vorgängen anfallen.
Zeiten des Standardvorgangs verbuchen
Legt fest, ob die Zeiten des Standardvorgangs verbucht werden sollen.
Zeiten verbuchen als
Es kann zwischen Mandanten- und Kanzleizeit gewählt werden.
Tätigkeit
Hier wird die Tätigkeit hinterlegt, auf die die Zeiten des Standardauftrages verbucht werden sollen.
Die Vorgangsvorlagen – Die Arbeitsgrundlage
Beziehung zwischen Vorgangsvorlage und Vorgang
Allgemein
Der Vorgang ist mit der Vorlage verknüpft. Beim Laden des Vorgangs werden die Eigenschaften der Vorlage eingelesen und anschließend durch die Einstellungen des gespeicherten Vorgangs ergänzt.
Die Verknüpfung kann im Vorgangsdialog im Bereich Arbeitsablauf geändert werden.
Durch die Vorgangsvorlage kann zentral der Ablauf aller Vorgänge beeinflusst werden.
Auswirkung von Änderungen der Vorgangsvorlage
Die Vorgangsvorlage ist mit dem Vorgang verknüpft. Die Vorgangsvorlage wird nicht in jeden Vorgang kopiert.
Das bedeutet, dass sich Änderungen an der Vorgangsvorlage direkt auf alle Vorgänge auswirken, die mit dieser Vorgangsvorlage verknüpft sind.
Bearbeiten von Vorgangsvorlagen
Programmaufruf
Aus dem Seitenbereich Registerkarte Bearbeitung / Menü Vorgangsvorlagen bearbeiten
Programmzweck
Auf der Registerkarte Neuer Vorgang werden die vorhandenen Vorgangsvorlagen innerhalb jeden Bereichs angezeigt.
Die Auswahl des Bereichs erfolgt über den Navigationsbaum in der Spalte Auswahl Bereich.
Um die Vorlagen zu bearbeiten wählen Sie aus dem Kontextmenü die entsprechende Aktion.
Es kann gewählt werden:
- Neue Vorgangsvorlage
- Vorlage bearbeiten
- Vorlage löschen
- Vorlage kopieren und
- Vorgang erstellen.
Anzeige der Vorgangsvorlagen
Aus dem Seitenbereich:
Neue Vorgangsvorlage/ Vorlage bearbeiten
Im Seitenbereich Bearbeitung kann bei angezeigten Vorgängen mit der rechten Maustaste die Bearbeitung aufgerufen werden.
Vorlage löschen
Es können keine Standardvorlagen gelöscht werden.
Vorlage kopieren
Es können Kopien von Vorgangsvorlagen erstellt werden.
Vorgang erstellen
Aus der angeklickten Vorlage wird der Vorgang gestartet.
Genereller Aufbau von Vorgangsvorlagen
Grundaufbau
Für jede Vorgangsvorlage wird eine Bezeichnung vergeben. Die Vorlage ist einem Bereich (Rechnungswesen, Abschluss usw.) zugeordnet.
Über die Optionen Verwaltungsvorgang und Unterstützungsvorgang wird das Verhalten des Vorgangs beeinflusst:
- Verwaltungsvorgänge sind keiner Auftragsposition zugeordnet und werden nicht gespeichert. Im Unterschied zum Unterstützungsvorgang sind sie Hauptvorgänge und beenden beim Aufruf ggf. einen bereits aktiven Vorgang.
- Unterstützungsvorgänge werden ebenfalls nicht gespeichert. Dabei handelt es sich um „Untervorgänge“ zum Hauptvorgang. Unterstützungsvorgänge können ohne Beenden des Hauptvorgangs aktiviert werden (siehe Kapitel Unterstützungsvorgänge).
Der Vorgang ist in drei Bereiche gegliedert:
- Eigenschaften
- Arbeitsschritte
- Anbindung.
Registerkarte Eigenschaften
Auf der Registerkarte Eigenschaften wird das Verhalten des Vorgangs in Bezug auf vom Vorgang kontrollierte Eigenschaften eingestellt.
Der Vorgang beeinflusst direkt verschiedene Eigenschaften, zum Beispiel durch Vorbelegung der Programmeinstellungen.
Auswirkung der Periode eines Vorgangs:
- Wird beispielsweise Periode 03.2019 voreingestellt, werden alle Vorläufe der Finanzbuchhaltung auf Abgrenzungsdatum 03.2019 eingestellt. Die aktuelle Buchungsperiode des Mandanten ist in diesem Fall nicht mehr relevant.
- Wird beispielsweise die Saldenliste gedruckt, ist unabhängig von der aktuellen Buchungsperiode die Periode 03.2019 vorbelegt.
Wichtige Eigenschaften können im Vorgangsbereich (Seitenbereich) angezeigt werden. Die Anzeige der aktuellen Periode wird beispielsweise aktiviert, in dem neben dem Feld Periode in der Vorlage die Option anzeigen gesetzt wird.
Einstellungsmöglichkeiten des Bereichs Vorbelegung Folgende Einstellungen sind im Bereich Vorbelegung möglich:
- Abfrage bei Start des Vorgangs Die Eigenschaft wird mit den aktuellen Programmeinstellungen vorbelegt. Eine spätere Änderung der Programmeinstellungen hat keinen Einfluss auf den aktiven Vorgang.
- Dynamische Belegung Die Eigenschaft wird mit den aktuellen Programmeinstellungen vorbelegt. Sobald die Programmeinstellungen verändert werden, ändert sich die Einstellung des aktiven Vorgangs mit.
Mit der Option anzeigen wird definiert, ob die Eigenschaft im Seitenbereich angezeigt wird. Bis zu vier Eigenschaften können im Seitenbereich angezeigt werden.
Felder im Bereich Vorbelegung Registerkarte Eigenschaften
Wirtschaftsjahr:
: Nur bei Firmenmandanten: das Wirtschaftsjahr/Geschäftsjahr, für das der Vorgang angelegt wird.
Jahresakte:
: Jahresakte ist die Vorbelegung für das Veranlagungsjahr in den Steuerprogrammen
Periode:
: Aktuelle Periode, korrespondiert mit dem Vorgangszeitraum und i.d.R. mit dem Fakturierzeitraum. : Bei Rechnungswesen-Vorgängen ist die Voreinstellung die aktuelle Buchungsperiode, bei allen anderen wird auf Periode 12, bei Abschlussvorgängen auf Periode 14 voreingestellt
Bilanzschema:
: Aktuelles Bilanzschema, voreingestellt wird das aktuelle Bilanzschema aus dem Firmendaten-Dialog. : Hier kann man z.B. ein anderes Bilanzschema (z.B. ein verkürztes Schema) für parallel laufende Vorgänge hinterlegt werden (Beispiel: abweichende Handels- und Steuerbilanz, Konsolidierung usw.).
BWA-Schema:
: Noch nicht implementiert.
Auswertungskreis:
: Zuordnung des passenden Auswertungskreises: sind beispielsweise Auswertungskreise für Handels- und Steuerbilanz-Abweichungen eingerichtet, kann der zum Vorgang notwendige Auswertungskreis voreingestellt werden können.
Konsolidierung:
: Soll der Vorgang konsolidiert oder nicht konsolidiert ausgeführt werden?
Auswertungsart:
: Vorbelegung der Auswertungsart (z.B. Eröffnungsbilanz – nur Einrechnung der AB-Buchungen usw.).
AfA-Variante:
: Vorbelegte AfA-Variante für die Anlagenbuchhaltung.
Kostkreis:
: Aktueller Kostkreis für den Bereich Controlling.
Registerkarte Arbeitsschritte
- Auf der Registerkarte Arbeitsschritte wird der Arbeitsablauf definiert, der im Seitenbereichs
- des Vorgangs angezeigt wird.
Anzeige der Arbeitsschritte Im Vorschaubereich werden die Arbeitsschritte angezeigt, die aktuell für den Arbeitsablauf definiert sind.
- Durch Ordner wird der Arbeitsablauf gegliedert.
Arbeitsschritte sind Aufrufe von Programmteilen. Standardmäßig wird die Menübezeichnung des Vorgangs herangezogen. Bei mit „*“ markierten Arbeitsschritten wurde die Bezeichnung geändert.
Funktionen für Arbeitsschritte
Neuen Arbeitsschritt hinzufügen
Einfügen eines neuen Arbeitsschritts. In einer Liste werden alle verfügbaren Arbeitsschritte angezeigt.
Neue Arbeitsanweisung hinzufügen
Einfügen einer neuen Arbeitsanweisung. Es kann ein erläuternder Text zugefügt werden kann.
Neuen manuellen Prüfschritt hinzufügen
Einfügen eines Prüfschrittes. Dieser hat momentan die Funktionalität wie neuen Arbeitsschritt hinzufügen
Neuen Ordner hinzufügen
Einfügen eines neuen Ordners. Beim Einfügen eines Ordners kann eingestellt werden, ob dieser beim Start des Vorgangs aufgeklappt oder zusammengeklappt angezeigt werden soll. Des Weiteren kann hinterlegt werden, ob es sich hierbei um eine Vorgangskette handelt. Eine Vorgangskette bietet die Möglichkeit einer weiteren Untergliederung.
Eigenschaften
Ändern der Bezeichnung des Arbeitsschritts oder des Ordners und ggf. Feinsteuerung des Arbeitsschritts.
Nach oben/unten
Verschieben der Position des selektierten Eintrags (nur innerhalb der Ebene).
Löschen
Löschen des ausgewählten Arbeitsschritts bzw. Ordners aus dem Arbeitsablauf
Feinsteuerung von Arbeitsschritten Bei einigen Arbeitsschritten steht die Option „Feinsteuerung ist aktiv“ zur Verfügung. Damit können zusätzliche Voreinstellungen für diesen Arbeitsschritt hinterlegt werden. Z.B. kann im Controlling der Aufruf einer bestimmten Auswertung oder der Export in ein Zielverzeichnis vordefiniert werden.
Registerkarte Anbindung Auf der Registerkarte Anbindung kann die Standardverknüpfung zwischen Vorgang und Auftragsposition (Kanzleiverbindung) eingerichtet werden. Des Weiteren können Schlüsselwörter für die Verknüpfung mit einer externen Wissensdatenbank definiert werden.
Kanzleiverbindung Durch Zuordnung der Formeln aus der Kanzleiorganisation (Schaltfläche Neue Formel) wird eine Liste von Formeln angelegt.
Wird der Vorgang aus dem Vorgangsmanager angelegt (d. h. ohne Auftrag) stellt diese Formel die Verknüpfung zu einer entsprechenden Auftragsposition her. Beim ersten Beenden des Vorgangs wird dann innerhalb des Dialogs zum Verbuchen der Zeiten, abgefragt, ob ein entsprechender Auftrag angelegt werden soll.
Reihenfolge der Formeln Die Reihenfolge der Formeln wird für die Verknüpfung zwischen Vorgang und Auftragsposition beachtet. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass die Formel, die die Haupttätigkeit darstellt, an erster Stelle eingefügt wird. Die Reihenfolge der Formeln kann über die Schaltflächen Nach Oben und Nach Unten beeinflusst werden.
Schlüsselwörter Über den Bereich Schlüsselwörter können am Vorgang Schlüsselwörter hinterlegt werden. Über diese Schlüsselwörter kann eine Verknüpfung zu einer externen Wissensdatenbank hergestellt werden.
Vorgangseigenschaften
Eigenschaften
Programmzweck
Die grundlegenden Eigenschaften des Vorgangs werden angezeigt und können bearbeitet werden. Viele der Eigenschaften werden aufgrund von Programmverknüpfungen automatisch vorbelegt.
Bezeichnung
Bezeichnung des Vorgangs, der angezeigt wird.
Die Vorbelegung erfolgt mit der Bezeichnung der Auftragspositionsbezeichnung.
Verantwortlich
Im Feld Verantwortlich wird der für den Vorgang zuständigen Mitarbeiter eingetragen. Ist kein Mitarbeiter in der Vorgangsplanung eingetragen, wird der BBS-Benutzer vorgeschlagen.
Dieser kann auch geändert werden.
Kanzleimitarbeiter
Der Kanzleimitarbeiter, der zum BBS-Benutzer im Feld Verantwortlich passt, wird angezeigt.
Die Zuordnung zwischen Kanzleimitarbeiter und BBS-Benutzer wird im Bereich Kanzlei / Stammdaten / Mitarbeiter vorgenommen.
Status
Das Feld Status gibt Auskunft über den aktuellen Bearbeitungsstand des Vorgangs. Der Status wird z.B. für den Filter im Vorgangsmanager ausgewertet.
Folgende Stati stehen zur Verfügung:
- Angelegt
- Geplant
- Belege im Haus
- In Bearbeitung
- Fertiggestellt
- Nachschau
Die Vorbelegung erfolgt mit dem Status Angelegt.
Vorgang speichern
Mit dieser Option entscheiden Sie, ob ein Vorgang gespeichert wird oder nicht.
Die Vorbelegung hängt von der Einstellung in der Vorgangsvorlage ab.
Wichtig: Unterstützungsvorgänge können nicht gespeichert werden.
Kanzlei
Sofern mehrere Kanzleien angelegt sind, kann die gewünschte Kanzlei über das Fernglas ausgewählt werden.
Die Vorbelegung erfolgt mit der aktuell eingestellten Kanzlei.
Tätigkeit
Im Feld Tätigkeit wird die Auftragsposition angezeigt, mit der der Vorgang verknüpft wird. Die Auftragsposition kann über das Fernglas geändert werden. Im Auswahldialog für Auftragspositionen steht die Möglichkeit zur Verfügung, neue Aufträge und Auftragspositionen anzulegen.
Die Vorbelegung erfolgt entweder aufgrund der zugeordneten Kanzleiformel in der Vorgangsvorlage oder aufgrund der Auftragsposition aus der der Vorgang generiert wurde.
Vorgangszeitraum
Im Bereich Vorgangszeitraum werden Wirtschaftsjahr, Jahresakte/Veranlagungsjahr und Periode des Vorgangs festgelegt.
Die Vorbelegung erfolgt aufgrund des Vorgangsrhythmus in der Auftragsposition und der Periode, für die der Vorgang generiert wurde.
Das Vorgangsende wird mit den Daten aus der Auftragsposition - Vorgangsrhythmus bis vorbelegt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, ein Vorgangsende zu einzugeben. Das Vorgangsende definiert den Termin, bis zu dem der Vorgang erledigt sein soll.
Arbeitsablauf
Programmzweck
Der Arbeitsablauf zeigt die Arbeitsschritte an, die im Programm abzuarbeiten sind. Jeder Arbeitsschritt ist ein Programmpunkt.
Auf der Seite Arbeitsablauf kann eine andere Vorgangsvorlage gewählt und damit der Arbeitsablauf geändert werden.
Vorgangsvorlage
Im ersten Feld auf der Registerkarte Vorgangssteuerung, wird die eingestellte Vorgangsvorlage angezeigt.
In der Auswahlliste dieses Felds werden alle Vorgangsvorlagen des entsprechenden Bereichs (z.B. Rechnungswesen) angezeigt. Über die Auswahlliste kann eine andere Vorgangsvorlage gewählt werden.
Die Vorbelegung erfolgt:
- bei Vorgangsneuanlage über eine Auftragsposition mit dem in der Auftragsposition eingestellten Arbeitsablauf (Vorgangsvorlage).
- bei Vorgangsneuanlage bei Auftragsneuanlage mit dem Standard-Arbeitsablauf des entsprechenden Bereichs aus der Vorgangssteuerung (Aufruf: Seitenbereich / Vorgangssteuerung).
Bearbeitung
Über die Schaltfläche Bearbeiten wird die eingestellte Vorgangsvorlage zur Bearbeitung geöffnet. Eigenschaften, Arbeitsschritte, Kanzleiverbindung und Schlüsselwörter werden angezeigt und können geändert werden.
Über die Schaltfläche Bearbeiten wird die Vorgangsvorlage verändert. Änderungen an der Vorgangsvorlage haben Auswirkung auf alle Vorgänge, die auf dieser Vorgangsvorlage basieren!
Arbeitsschritte
Im Feld Arbeitsschritte werden die in der Vorgangsvorlage definierten Arbeitsschritte angezeigt. Arbeitsschritte sind Programmpunkte, die zur Abarbeitung des Vorgangs notwendig bzw. sinnvoll sind.
Dokumente
Programmzweck
Die dem Vorgang zugeordneten Dokumente werden angezeigt. Dokumente sind Links auf Einträge des Office Managers. Bezeichnung und Verweis werden aus dem entsprechenden Office Manager-Eintrag angezeigt.
Hinzufügen
Über die Schaltfläche Hinzufügen kann gewählt werden, ob ein neues Dokument, ein Eintrag aus dem Office Manager oder ein in DocuWare archiviertes Dokument zum Vorgang zugefügt werden soll.
Zur Ermittlung und Auswahl des Dokuments wird die DocuWare-Recherche als Dialog geöffnet.
Diese Funktionalität steht abhängig von der Lizenz zur Verfügung.
Weiterführende Informationen zur DocuWare-Recherche erhalten Sie in der Dokumentation DMS-Schnittstelle zu DocuWare.
Öffnen
Durch Anklicken der Schaltfläche Öffnen wird der Verweis des selektierten Eintrags geöffnet.
Löschen
Durch Anklicken der Schaltfläche Löschen wird die Verbindung des selektierten Eintrags zum Vorgang gelöscht.
Der Eintrag im Office Manager bleibt bestehen.
Kanzleiorganisation | Planung
Programmzweck
Die Planung dient der Überwachung des Vorgangs. Plandaten werden Istdaten (aus der Leistungserfassung) gegenüber gestellt. Während der laufenden Bearbeitung des Vorgangs wird die Restplanzeit (Planzeit minus Istzeit) ermittelt. Daraus wird automatisch ein Erledigungsgrad errechnet.
Des Weiteren werden alle Vorgänge mit Plandaten in den Planungsmanager eingetragen. Der Planungsmanager bietet eine schnelle Übersicht über verfügbare und geplante Zeiten je Mitarbeiter und je Periode. Jeder geplante Vorgang wird dabei in seiner zugehörigen Gruppe im Detail angezeigt. Die vorhandenen Kanzleiressourcen können überwacht und aktiv verteilt werden.
Der Planungsmanager steht im Bereich Kanzlei / Extras / Planungsmanager zur Verfügung.
Weitere Informationen zum Planungsmanager erhalten Sie im Kapitel Planungsmanager der Dokumentation ADDISON Kanzleiorganisation.
Planung für einen oder mehrere Mitarbeiter in einem Vorgang
Die Planung in einem Vorgang kann sich auf einen oder auf mehrere Mitarbeiter beziehen. Das hängt davon ab, von wie vielen Mitarbeitern dieser Vorgang bearbeitet werden soll. Die Entscheidung, ob die Planung für einen oder für mehrere Mitarbeiter durchgeführt werden soll, wird über die Option Teilvorgänge vorgenommen. Bei Setzen der Option Teilvorgänge wird die Planung für mehrere Mitarbeiter aktiviert.
Unterschiedliche Felder für einen bzw. mehrere Mitarbeiter
Im Folgenden werden zuerst die allgemein gültigen Felder für die Planung beschrieben. Danach wird getrennt nach Planung für einen Mitarbeiter und Planung für mehrere Mitarbeiter.
Allgemein gültige Planungsfelder
Bezeichnung
Die Bezeichnung für den Planungsmanager beinhaltet i.d.R. Mandant, Auftragsposition, Periode, Mandantennamen und Auftragspositionsbezeichnung.
Die Bezeichnung für den Planungsmanager ist i.d.R. abweichend von der Bezeichnung für den Vorgangsmanager. Grund dafür ist die unterschiedliche Darstellung: Im Vorgangsmanager werden die Vorgänge in einer Tabelle angezeigt, in der verschiedene Eigenschaften des Vorgangs eingeblendet werden können wie z.B. Mandant, Periode usw. Im Planungsmanager hingegen wird aus Platzgründen nur die Bezeichnung des Vorgangs angezeigt. Somit muss die Bezeichnung im Planungsmanager die Information über Mandant und Periode beinhalten, um den Vorgang eindeutig identifizieren zu können.
Die Vorbelegung erfolgt mit Daten des Mandanten, der Auftragsposition und der Periode aus der Seite Eigenschaften.
Vorgangsbeginn / Vorgangsende
Bei Vorgangsbeginn handelt es sich um den geplanten Arbeitsbeginn am Vorgang, bei Vorgangsende handelt es sich um das geplante Arbeitsende. Das Feld Vorgangsende auf der Seite Eigenschaften entspricht dem Feld Vorgangsende auf der Seite Planung.
Die Vorbelegung erfolgt mit den Daten der Auftragsposition.
Begriffsdefinitionen
Vorgangsbeginn und –ende beziehen sich also auf den Zeitraum, in dem der Vorgang abgearbeitet werden soll.
Im Gegensatz dazu bezieht sich die Periode / der Vorgangszeitraum bzw. –rhythmus auf den Zeitraum, für den der Vorgang angelegt wird.
Beispiel
Der Jahresabschluss 2018 soll in der Zeit von 01.03.2019 bis 30.04.2019 bearbeitet werden:
- Vorgangsbeginn = 01.03.2019
- Vorgangsende = 30.04.2019
- Vorgangszeitraum / Periode = 12.2018
Gruppe
Beim Feld Gruppe handelt es sich um die Auswertungsgruppe, die der Auftragsposition/Tätigkeit in der Kanzleiorganisation zugeordnet ist (Bereich Kanzlei / Stammdaten / Tätigkeiten).
Plandaten aus Checkliste
Sofern dem Vorgang eine Checkliste zugeordnet ist, können die einzelnen Punkte in der Checkliste geplant werden. Diese Planung aus der Checkliste kann in die Vorgangsplanung übernommen werden.
Teilvorgänge
Die Planung in einem Vorgang kann sich auf einen oder auf mehrere Mitarbeiter beziehen. Das hängt davon ab, von wie vielen Mitarbeitern dieser Vorgang bearbeitet werden soll. Die Entscheidung, ob die Planung für einen oder für mehrere Mitarbeiter durchgeführt werden soll, wird über die Option Teilvorgänge vorgenommen.
Bei Setzen der Option Teilvorgänge wird die Planung für mehrere Mitarbeiter aktiviert.
Planungsfelder bei einem Planmitarbeiter
Mitarbeiter
Die Auswahl des Mitarbeiters, der den Vorgang bearbeiten soll erfolgt über das Fernglas. Die Kanzleimitarbeiter werden in einem Auswahldialog angezeigt und können übernommen werden.
Die Vorbelegung erfolgt mit den Planungsdaten aus der Auftragsposition.
Planstunden
Geplante Zeit, die zur Abarbeitung des Vorgangs voraussichtlich benötigt wird.
Die Vorbelegung erfolgt mit den Planstunden aus der Auftragsposition.
Keine Übernahme in Auftragsposition
Änderungen von Vorgangsbeginn, -ende, Planzeiten und Mitarbeiterzuordnung werden nicht in die Auftragsposition zurück geschrieben.
Die Änderungen sind nur für diesen einen geänderten Vorgang gültig.
Iststunden
Anzeige der in der Leistungserfassung gebuchten Istzeiten zum Vorgang.
Die Planstunden eines Vorgangs werden um die zu diesem Vorgang erfassten Istzeiten in der Leistungserfassung automatisch gekürzt und somit die Restplanzeit ermittelt. Die Restplanzeit fließt als geplante Zeit in den Planungsmanager ein.
Zeitaufteilung
Standardmäßig wird der Vorgang dynamisch eingeplant. Das bedeutet, dass der Vorgang im Planungsmanager so eingeordnet wird, dass der Mitarbeiter nach Möglichkeit nicht überlastet wird. Bei der Einordnung im Planungsmanager wird also die verfügbare Zeit mit der geplanten Zeit des Mitarbeiters verglichen und dann geprüft, in welcher Periode der Vorgang entsprechend der Mitarbeiterressource bearbeitet werden kann. Letzte Periode der Bearbeitung ist natürlich der Monat des Vorgangsendes.
Soll der Vorgang fix einem bestimmten Monat zugeordnet werden, so kann dieser Monat über die Auswahlliste eingestellt werden. Angezeigt werden nur die Monate, die zwischen Vorgangsbeginn und –ende liegen.
Die Vorbelegung erfolgt mit den Planungsdaten aus der Auftragsposition.
Status
Der Status des Vorgangs wird angezeigt und kann geändert werden. Das Feld entspricht dem Feld Status auf der Seite Eigenschaften.
erledigt am
Bei Setzen der Stati Fertiggestellt oder Nachschau wird im Feld erledigt am das Tagesdatum gesetzt. Das Datum kann geändert werden.
Im Planungsmanager wird der Vorgang in der Periode angezeigt, in die das Erledigt am-Datum fällt.
Sofern Vorgänge generiert werden, deren Abrechnungspositionen bereits fakturiert sind, wird das Rechnungsdatum in das Feld erledigt am übernommen.
erledigt % (autom.)
In diesem Feld wird der Erledigungsgrad angezeigt, der automatisch aus Plan- und Istzeiten errechnet wird.
erledigt % (manuell)
Sofern der automatisch berechnete Erledigungsgrad nicht dem tatsächlichen Erledigungsgrad entspricht, kann in diesem Feld der manuell errechnete Erledigungsgrad eingetragen werden.
Der Erledigungsgrad im Feld erledigt % (manuell) übersteuert den automatisch berechneten Erledigungsgrad. Die Planstunden zur Berechnung der Restplanzeit werden entsprechend um den manuellen Erledigungsgrad gekürzt.
Planungsfelder bei mehreren Planmitarbeitern
Teilvorgänge
Sofern die Option Teilvorgänge gesetzt ist, ändert sich die Darstellung der Plandaten (siehe Screenshot oben).
Neuer Planmitarbeiter
Mit der Schaltfläche 
Ein Mitarbeiter kann mehrfach zugeordnet werden. Das kann bei fixer Zeitaufteilung sinnvoll sein.
Die Vorbelegung erfolgt mit den Planungsdaten aus der Auftragsposition.
Umbuchen auf einen anderen Planmitarbeiter
Mit der Schaltfläche 
Löschen eines Planmitarbeiters
Mit der Schaltfläche 
Anzeige Planmitarbeiter / Teilvorgänge
In der Anzeige der Planmitarbeiter werden die Teilvorgänge mit folgenden Informationen angezeigt:
- Nummer und Name Anzeige der Nummer und des Namens des Kanzleimitarbeiters.
- Plan Die Planstunden werden angezeigt und können geändert werden. Die Vorbelegung erfolgt mit den Planstunden aus der Auftragsposition.
- Ist Anzeige der in der Leistungserfassung gebuchten Istzeiten zum Vorgang.
Die Planstunden eines Vorgangs werden um die zu diesem Vorgang erfassten Istzeiten gekürzt. Die so ermittelte Restplanzeit fließt als geplante Zeit in den Planungsmanager ein. - Erl% A Anzeige des Erledigungsgrads, der automatisch aus Plan- und Istzeiten errechnet wird.
- Erl% M Sofern der automatisch berechnete Erledigungsgrad nicht dem tatsächlichen Erledigungsgrad entspricht, kann in diesem Feld der manuell errechnete Erledigungsgrad eingetragen werden.
Der Erledigungsgrad im Feld Erl% M übersteuert den automatisch berechneten Erledigungsgrad. Die Planstunden zur Berechnung der Restplanzeit werden entsprechend um den manuellen Erledigungsgrad gekürzt. - Status Der Status des Teilvorgangs wird angezeigt und kann geändert werden.
- erl. am Bei Setzen der Stati Fertiggestellt oder Nachschau wird im Feld erl. am das Tagesdatum gesetzt. Das Datum kann geändert werden.
Im Planungsmanager wird der Vorgang in der Periode angezeigt, in die das Erledigt am-Datum fällt.
Sofern Vorgänge generiert werden, deren Abrechnungspositionen bereits fakturiert sind, wird das Rechnungsdatum in das Feld erledigt am übernommen.
Zeitaufteilung: Standardmäßig wird der Vorgang dynamisch eingeplant. Das bedeutet, dass der Vorgang im Planungsmanager so eingeordnet wird, dass der Mitarbeiter nach Möglichkeit nicht überlastet wird. Bei der Einordnung im Planungsmanager wird also die verfügbare Zeit mit der geplanten Zeit des Mitarbeiters verglichen und dann geprüft, in welcher Periode der Vorgang entsprechend der Mitarbeiterressource bearbeitet werden kann. Letzte Periode der Bearbeitung ist natürlich der Monat des Vorgangsendes.
Soll der Vorgang fix einem bestimmten Monat zugeordnet werden, so kann dieser Monat über die Auswahlliste eingestellt werden. Angezeigt werden nur die Monate, die zwischen Vorgangsbeginn und –ende liegen.
Die Vorbelegung erfolgt mit den Planungsdaten aus der Auftragsposition.
Keine Übernahme in Auftragsposition
Änderungen von Vorgangsbeginn, -ende, Planzeiten und Mitarbeiterzuordnung werden nicht in die Auftragsposition zurück geschrieben.
Die Änderungen sind nur für diesen einen geänderten Vorgang gültig.
Checklisten | Einstellungen
Programmzweck
Um die Qualität bereits bei der Erstellung von Jahresabschlüssen zu gewährleisten, können einem Vorgang im Bereich Abschluss Checklisten hinterlegt werden.
Musterchecklisten
Folgende Musterchecklisten können pro Vorgang hinterlegt werden:
- Jahresabschlusserstellung (Arbeitsschrittindex an dem eigene Checklisten hinterlegt werden können).
- Jahresabschluss mit Plausibilität IDW HFA 4/1996 (Checkliste zur Beurteilung der Plausibilität von Jahresabschlüssen.)
- Vorbereitende Tätigkeiten für den Jahresabschluss (Checkliste für Tätigkeiten die im Vorfeld der Jahresabschlusserstellung vorgenommen werden können.)
Checklisten für die Jahresabschlusserstellung aus dem Verlag C.H. Beck
In Kooperation mit dem Beck-Verlag wurden die Checklisten für die Jahresabschlusserstellung von Dr. Walter Niemann in das Programm eingebunden.
Anwender die beim Verlag C.H. Beck das Werk inkl. CD „Jahresabschlusserstellung“ erworben haben, erhalten die Prüfungsfragen neben den Worddokumenten auch als datenbankbasierte Checklisten.
Die Arbeitshilfen (Checklisten) sind selektiert nach:
- Jahresabschluss-Erstellung (ohne Prüfungshandlungen)
- Jahresabschluss mit Plausibilität
- Jahresabschluss mit Prüfung
Hinterlegen von Checklisten an einem Vorgang
Über den Vorgangsmanager können innerhalb der Registerkarte Neuer Vorgang Checklisten zu einem Vorgang hinterlegt werden.
Wählen Sie hierfür den Vorgang aus z.B. Standardvorgang Jahresabschluss und starten Sie den Vorgang über die Schaltfläche Vorgang aktivieren.
Wird ein Vorgang aktiviert, kann innerhalb des Bereichs Checklisten / Einstellungen die gewünschte Checkliste für den jeweiligen Vorgang hinterlegt werden.
Hinterlegen eines Vorgangs an eine Checkliste
Über den Vorgangsmanager können innerhalb der Registerkarte Neuer Vorgang Checklisten zu einem Vorgang hinterlegt werden.
Wählen Sie zu einer Checkliste den gewünschten Vorgang aus z.B. Standardvorgang Jahresabschluss und starten Sie den Vorgang über die Schaltfläche 
Über die Schaltfläche 
Aufrufen der Checkliste
Im Seitenbereich Vorgänge kann über den Arbeitsschritt Checklisten und Arbeitspapiere die hinterlegte Checkliste aufgerufen werden.
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Checklisten erhalten Sie in den Dokumentationen ADDISON Jahresabschlussprüfung und ADDISON Wirtschaftsprüfung.