Arbeiten mit dem Webclient UniWeb

Arbeiten mit dem Webclient UniWeb

Einleitung

UniWeb dient als Freigabe-Client für den optionalen WorkflowServer. Rechnungen, die Ihnen aus den Modulen Scannen-Buchen-Archivieren (SBA) oder Rechnungseingangsbuch (REB) des ADDISON Rechnungswesens via Workflow zugestellt wurden, können mit UniWeb außerhalb des ADDISON Hauptprogramms freigegeben werden. Darüber hinaus können Sie browserbasiert in Ihrem SBA Belegarchiv recherchieren.

UniWeb greift dabei über einen Webserver und verschlüsselte Verbindungen auf das lokale SBA-System zu.

Weiterführende Informationen

Zusätzliche Informationen entnehmen Sie bitte dem Online-Benutzerhandbuch von UniWeb. Sie erreichen es über die Schaltfläche Hilfe in der Toolbar.

Neuerungen

HV 1/2026

• UniWeb Notizsystem: Verknüpfung zum zuletzt genutzten Werkzeug

Für das Notizsystem (Freihandzeichnen, Stempel) im Rahmen der Workflow-Freizeichnung wird auf der rechten Seite der Dokumentenansicht eine Verknüpfung angezeigt, mit der das zuletzt verwendete Tool erneut aufgerufen werden kann.

Mit der neuen Funktion können Sie das zuletzt genutzte Werkzeug schnell erneut aktivieren, ohne es manuell aus der Werkzeugleiste auswählen zu müssen.

Beim Freihandzeichnen werden zusätzlich die zuletzt verwendeten Einstellungen (Linienstärke, Farbe usw.) gespeichert.

• UniWeb Workflow: Filter-Funktion für die Workflow-Historie

Bei der Workflow-Freizeichnung in UniWeb spielt die Workflow-Historie eine wichtige Rolle hinsichtlich der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. Um die Übersichtlichkeit an dieser Stelle zu verbessern, kann sich jeder Freizeichner die anzuzeigenden Meldungen nach seinen Wünschen konfigurieren, so dass nur die für ihn relevanten Informationen angezeigt werden. Die Einstellungen können mit einem Klick auf das Filter-Symbol in der Workflow-Historie vorgenommen werden.

Dabei lässt sich für jeden Prozess-Typ separat entscheiden, ob dieser angezeigt werden soll oder nicht. Zusätzlich sind die einzelnen Prozess-Typen in Gruppen (sog. Eintrags-Typen) unterteilt, die bei Bedarf auch komplett ausgeblendet werden können.

Das Ergebnis der Filterung wirkt sich dabei direkt auf die angezeigten Historien-Einträge aus, so dass sich jeder Anwender relativ einfach die gewünschte Ansicht zusammenstellen kann.

In der Liste werden jeweils links das Symbol des Prozess-Typs und rechts das Symbol der Eintrags-Typ-Gruppe angezeigt.

• SBA/REB: Option zum Anhängen weiterer Dokumente an XRechnungen

In der SBA-Rechnungsverarbeitung und im Rahmen der REB-Workflowfreizeichnung in UniWeb ist es nun möglich, zusätzliche Dokumente wie bspw. Lieferscheine an XRechnungen anzuhängen.

Nachdem ein zusätzliches Dokument zu einer XRechnung hinzugefügt wurde, wird in der Dokumentenansicht die Registerkarte „Dokument“ aktiviert, unter der sich die angehängten Belege finden HINWEIS: Hierbei ist zu beachten, dass nur Bilder und PDF-Dateien, aber keine weiteren E-Rechnungen an E-Rechnungen angehängt werden können.

HV 3/2025

• UniWeb Workflow: Suche nach Gruppennamen

In UniWeb kann im Bereich der Workflow-Freizeichnung die Liste der angezeigten Workflows nun auch speziell nach Gruppennamen gefiltert werden, an die Workflows zur Freizeichnung geschickt wurden. Diese Funktionalität kann sinnvoll sein, wenn der angemeldete Benutzer Mitglied in verschiedenen Freizeichnungsgruppen ist.

Um die Liste nach einer bestimmten Gruppe zu filtern, muss der Suchbegriff im Eingabefeld für die Filterung ein „G:“ vorangestellt werden. Damit bspw. alle Workflows angezeigt werden, die von der Gruppe Einkauf freizugeben sind, verwenden Sie den Suchbegriff G:Einkauf.

• UniWeb: In den Auswahldialogen für Konten und Kostenstellen wurden die Checkboxen zur Mehrfachselektion entfernt
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• UniWeb: In der "Druckvorschau" (PDF) wird nun während der PDF-Erstellung eine Ladeanimation angezeigt
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HV 2/2025

• ArchivManager: Option zum Ein- und Ausschalten der E-Mail-Benachrichtigung bei fertigen Jobs für alle Benutzer

SBA-Benutzer, die im Benutzermanager (Benman) eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, kön-nen sich regelmäßig per E-Mail über fertiggestellte Jobs informieren lassen.

Die Einstellungen zur E-Mail-Benachrichtigung lassen sich nun im ArchivManager (IniArc.exe) für alle Benutzer ein- und ausschalten.

Um die Einstellungen zu ändern, wählt man im ArchivManager im Menü Verwaltung unter Vor-gaben aus dem Untermenü Jobs den Menüpunkt „Überwachung von fertigen Jobs“ aus.

File:Finanzbuchhaltung rechnungseingangsbuch image83.emf

Hier kann eingestellt werden, ob und nach wie vielen Tagen eine Benachrichtigung erfolgen soll. Wenn man z.B. die Benachrichtigung für alle Benutzer ausschalten möchte, dann entfernt man das Häkchen bei „Überwachung von fertiggestellten Jobs“ und wählt die Option „Ein-stellungen übernehmen für alle aktuellen und neuen Benutzer“ aus.

Mit einem Klick auf werden die Einstellungen übernommen. Bei Bedarf kann man an-schließend die Benachrichtigung für den Systembenutzer Admin (SU) wieder aktivieren.

Die Benachrichtigungs-E-Mails werden vom BDV ArchivService verschickt.

Die folgenden Anforderungen und Korrekturen wurden vorgenommen:

• UniWeb Workflow Rechnungserfassung: die Pflichtfeldprüfung (z.B. Kost 1) in der Hauptbuchung wird nur noch ausgeführt, wenn keine Aufteilungen vorhanden sind.
• UniWeb Workflow: eine Pflichtfeldprüfung (Rechnungserfassung)wird nur noch beim Genehmigen durchgeführt
• UniWeb Workflow: In den Erfassungsmasken wurden die Kostenstellen-Felder zu schmal dargestellt
• UniWeb Workflow: Bei der Kostenstellenaufteilung ohne Belegkostenerfassung wurden K1 und K2 in der Aufteilung nicht richtig angezeigt
• UniWeb Workflow: Fehlermeldung, wenn man bei ungespeicherten Notizen direkt in die Registerkarte "PDF" gewechselt ist
• UniWeb Workflow: Bei den Aufteilungstabellen waren die Spaltenabstände zu klein
• UniWeb Workflow: Bei der "Belegkostenerfassung konfigurierbar" war die Beschreibung des letzten Feldes nicht sichtbar
• UniWeb Workflow: Bei den Feldern "Kost 1", "Kost 2" wurde die Bezeichnung nach Tastatureingabe nicht aktualisiert

Verbesserungen des Programmverhaltens in Verbindung mit E-Rechnungen

• UniWeb Workflow: Bei ZUGFeRD-Belegen können wieder Dateien hinzugefügt werden

• UniWeb Workflow: Bei ZUGFeRD-Dokumenten wird die Toolbar in der Registerkarte "Dokument" wieder angezeigt
• Mail-Connector: Wenn die Konvertierung auf dem JobServer eingeschaltet ist, wird beim Dateityp XML die automatische Datenextraktion wieder ausgeführt

HV 1/2025

• UniWeb: Erweiterte Dokumentenanzeige von E-Rechnungen

Bei der Anzeige von E-Rechnungen in UniWeb werden abhängig von deren Typ (XRechnung oder ZUG-FeRD-Beleg) unterschiedliche Anzeigeoptionen angeboten.

• Anzeige von XRechnungen

File:Finanzbuchhaltung rechnungseingangsbuch image85.emf

Bei XRechnungen stehen in der Kopfzeile der Dokumentenansicht die folgenden Anzeigeoptionen zur Verfügung:

eRechnung	Vollständige HTML-Visualisierung der XRechnung (XML)
Positionen	Zusammenfassung der Basisdaten der XRechnung inklusive der Positionsdaten und et-waiger benutzerindividueller Anmerkungen
PDF	Anzeige eines aus der E-Rechnung generierten PDF-Dokuments (Darstellung der Indexdaten)

• Anzeige von ZUGFeRD-Belegen

ZUGFeRD-Belege sind PDF-Dateien, bei denen der Datenanteil im XML-Format eingebettet ist.

File:Finanzbuchhaltung rechnungseingangsbuch image86.emf

Bei ZUGFeRD-Belegen stehen in der Kopfzeile der Dokumentenansicht folgende Anzeigeoptionen zur Verfügung:

Dokument	Darstellung der aus dem PDF-Dokument extrahierten Bild-Dateien der einzelnen Dokumentenseiten
eRechnung	Vollständige HTML-Visualisierung des eingebetteten XML-Datenanteils
Positionen	Zusammenfassung der Basisdaten der E-Rechnung inklusive der Positionsdaten und etwaiger benutzerindividueller Anmerkungen
PDF	Anzeige eines aus dem Beleg generierten PDF-Dokuments

DVD 3/2024

• UniWeb: Tasten-Navigation (STRG+Pfeiltasten) zum Wechseln von Seiten

DVD 2/2024

• UniWeb Workflow: Hinzuladen von Dokumenten in Farbe
• :UniWeb: Design einfacher Rechnungsfreigabe-Workflows mit Haupt- / Aufteilungsbuchung

DVD 2/2023

• UniWeb: Spracheinstellungen pro Benutzer speichern
• UniWeb Workflow: Option zur Anzeige der Historie vorheriger Workflows
• UniWeb Workflow: Option zur bevorzugten Anzeige der Registerkarte Historie
• WorkflowManager: Neue Aktivität „Rechnungserfassung konfigurierbar“
• WorkflowServer: Zusätzliche Workflow-Variablen für den letzten Freizeichner

DVD 3/2022

• Sortieren der Workflowliste
• Freizeichnung ohne vorheriges Auschecken
• Verwendung von frei definierbaren Stempeln
• Kostenstellenaufteilung ohne Belegkostenerfassung

DVD 2/2022

• UniWeb Archiv: Standardsuchmaske für alle Benutzer
• UniWeb Beleganzeige: Aufruf von Originalen und verlinkten Dokumenten
• UniWeb: Anbringen von Notizen und Stempeln über das Kontextmenü
• Neue Anmerkung „Eingangsstempel

DVD 1/2022

• Benutzeranmeldung mit Option Angemeldet bleiben
• Kennzeichnung abgeschlossener Anfragen in der Workflow-Liste
• Übersicht aktive Anmeldungen des eigenen Benutzers
• Option zum Aktivieren von Workflow-Anfragen
• Option zum direkten Wechsel auf das Dokument beim Auschecken eines Workflows
• Option zum Aktivieren von Benutzern als Empfänger von Workflow-Anfragen

Starten von UniWeb

Programmaufruf

Öffnen Sie Ihren Internetbrowser und rufen Sie die UniWeb-Startseite auf.

Anmelden

Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Anmelden. Geben Sie dort den Kurznamen und das Passwort ein. Als Kurzname kann alternativ der Benutzername z.B. Angermann, eine zuvor im Benutzermanager erfasste E-Mail-Adresse oder das zweistellige Benutzerkürzel z.B. AA verwendet werden. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Taste ENTER bzw. klicken Sie auf Anmelden.

Im Anmelde-Dialog von UniWeb existiert nun die zusätzliche Option Angemeldet bleiben.

Wenn Sie die UniWeb-Seite verlassen oder den Browser schließen ohne sich abzumelden, müssen Sie sich beim nächsten Aufruf der Seite nicht erneut anmelden, vorausgesetzt Sie verwenden den gleichen Browser auf dem gleichen Endgerät.

Sobald der Browser-Cache geleert wird, ist beim nächsten Aufruf der Seite eine erneute Anmeldung erforderlich.

Abmelden

Der angemeldete Benutzer wird angezeigt. Klicken Sie auf den Namen, um Uniweb über die Schaltfläche Abmelden zu verlassen. Aus Sicherheitsgründen erfolgt nach 20 Minuten Inaktivität des Benutzers eine automatische Abmeldung durch das System.

Menüleiste

Links neben dem Anmeldedialog erscheint die UniWeb Menüleiste, über die Sie die Module Workflow (Workflowbearbeitung), Archiv (Belegrecherche), Verwaltung (Workflowdefinition und Monitoring), Einstellungen (benutzerspezifische Einstellungen) sowie Hilfe (UniWeb‐Onlinehilfe) aufrufen können.

Benutzerspezifische Einstellungen

Einstellungen

Generell werden die Zugriffsrechte auf die Module von UniWeb im BenutzerManager verwaltet. Der einzelne Benutzer ist aber in der Regel kein Mitglied der Administratorgruppe. Daher ist ein Teil der Einstellungen auch durch die Benutzer in UniWeb möglich.

Benutzer

Klicken Sie im Modul Einstellungen auf die Schaltfläche Benutzer, um den Dialog zur Änderung Ihres Benutzerkennworts aufzurufen.

Startmodul

In diesem Bereich definieren Sie auch unter Startmodul festlegen, welches Modul von UniWeb Ihnen unmittelbar nach dem Login angezeigt wird.

Sprache

Klicken Sie auf Sprache wählen, um die Spracheinstellung der UniWeb Benutzeroberfläche zu ändern.

Theme

Über Theme wählen können Sie das Farbdesign der UniWeb Oberfläche anpassen. Wählen Sie eine von vier möglichen Farbvarianten und entscheiden Sie, ob diese Anpassung benutzerübergreifend (Globales Theme, Änderungen sind nur mit Administratorrechten möglich) oder benutzerindividuell (Theme des aktuellen Benutzers) gelten soll.

Anmeldungen

Eine Übersicht der aktiven Anmeldungen des eigenen Benutzers finden Sie unter dem Reiter Einstellungen über den Menüpunkt Anmeldungen.

Gespeicherte Anmeldungen werden in der Spalte Permanent mit Ja gekennzeichnet. Anmeldungen auf anderen Geräten oder Browsern können über die Schaltfläche Abmelden entfernt werden.

Logo

Sofern Sie über Administratorrechte verfügen, können Sie über Logo wählen das Standard‐Logo von UniWeb im Anmeldedialog und im linken Bereich der Menüleiste durch ein individuelles Logo ersetzen. Wählen Sie dazu eine entsprechende Bilddatei im Format bmp, jpg oder png aus.

Stellvertreter

Über die Schaltfläche Stellvertreter kann der in UniWeb angemeldete Benutzer Stellvertretungen für sich anlegen bzw. verwalten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und erfassen Sie die erforderlichen Daten:

• Beschreibung: Grund der Abwesenheit, bspw. Urlaub, Krankheit, Fortbildung)
• Typ der Stellvertretung: Wählen Sie, ob als Stellvertreter ein einzelner Benutzer oder eine Gruppe fungieren soll:
• Beginnt: Als Beginn der Stellvertretung werden das aktuelle Tagesdatum sowie die aktuelle Uhrzeit vorgeschlagen. Über den Kalender kann ein anderer Tag ausgewählt werden. Der Vertretungszeitraum kann in halbstündlichen Schritten angelegt werden.
• Endet: Erfassen Sie hier das Ende des Vertretungszeitraums.

Sollte der ausgewählte Stellvertreter weniger Zugriffsrechte (mandanten‐ und/oder globale Rechte) als der zu vertretende Benutzer haben, erfolgt ein entsprechender Hinweis.

Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, wenn Sie den Vorgang trotzdem fortsetzen wollen. Sinnvoll ist jedoch, einen Stellvertreter mit mindestens gleichen Rechten aus der/den gleichen Gruppe(n) auszuwählen.

Wird eine Stellvertreterregelung für einen Benutzer angelegt, der im entsprechenden Zeitraum selbst als Stellvertreter fungiert, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Wählen Sie einen anderen Stellvertreter oder eine Gruppe, alternativ sorgen Sie dafür, dass für den gewünschten Benutzer ebenfalls eine Stellvertretung eingerichtet wurde.

Mit OK bestätigen Sie Ihre Eingaben.

Die Stellvertretung wird anschließend in der Liste angezeigt. Die Spalte Aktiv informiert Sie darüber, ob der Vertretungszeitraum noch bevorsteht (gelb), derzeit aktiv ist (grün) oder abgelaufen / inaktiv ist (rot).

Solange der Vertretungszeitraum nicht beendet ist, kann eine Stellvertretung über die Schaltfläche Bearbeiten geändert oder über die Schaltfläche Löschen aufgehoben werden.

Nach Ablauf des Vertretungszeitraums verbleibt der Eintrag als inaktiver Datensatz in der Liste. Er dient als Historie und kann nicht entfernt werden.

Im BenutzerManager lässt sich für jeden Benutzer und für jede Gruppe individuell einstellen, ob dieser bzw. diese als Stellvertreter von Workflows ausgewählt werden können. Standardmäßig sind diese beiden Optionen aktiviert.

Für Benutzer ist die Option Auswahl bei Stellvertretung in der Registerkarte Details einstellbar. Für Gruppen ist die Option Auswahl bei Stellvertretung in der Registerkarte Global einstellbar.

• UniWeb Workflow: Hinzuladen von Dokumenten in Farbe

Bei der Workflow-Freizeichnung in UniWeb lassen sich nun auch Dokumente in Farbe oder Graustufen hinzuladen. Die Farbauswahl beim Hinzuladen kann im UniWeb im Menü Einstellungen über den Menüpunkt Workflow benutzerbezogen geändert werden.

Die Standardeinstellung ist Original (farbig).

Aktivieren Sie die Option Nachfragen, wird bei jedem Hinzufügen eines Dokuments im Workflow nach der Farbauswahl gefragt.

• UniWeb: Design einfacher Rechnungsfreigabe-Workflows mit Haupt- / Aufteilungsbuchung

In UniWeb lassen sich im Menü Verwaltung einfache Workflows für die Rechnungsfreigabe erstellen, bei denen ein Beleg parallel an alle ausgewählten Benutzer bzw. Benutzergruppen versendet wird.

Bei einer Rechnungsfreigabe mit Freizeichnung durch eine Gruppe gibt es nun zwei Möglichkeiten, wie die Erfassungsmaske aufgebaut ist:

Nur Aufteilung	Hier kann nur eine Aufteilung des Rechnungsbetrags auf verschiedene Konten und / oder Kostenstellen vorgenommen werden
Rechnungserfassung:	Hier können neben der Aufteilung auch die Buchungsdaten der Hauptbuchung bearbeitet werden

Zusätzlich dazu lässt sich die gesamte Erfassungsmaske als Informationsfeld kennzeichnen, was dazu führt, dass die Buchungsdaten nicht bearbeitet werden können.

Freigabe von Workflows

Neuerungen DVD 3/2024

• UniWeb: Tasten-Navigation (STRG+Pfeiltasten) zum Wechseln von Seiten

In der UniWeb-Webanwendung lässt sich nun in den Bereichen Workflow und Archiv bei mehrseitigen Dokumenten mit den Tastenkombinationen STRG + Pfeiltaste nach oben bzw. STRG + Pfeiltaste nach unten zwischen den einzelnen Seiten hin- und her wechseln.

Neuerungen DVD 2/2023

• UNIWEB: Spracheinstellungen pro Benutzer speichern

Die unter Einstellungen | Sprache wählen getroffene Sprachauswahl wird nun benutzerbezogen gespeichert.

Das UNIWEB wird somit nach erneuter Anmeldung mit der zuvor gewählten Sprache gestartet.

• UniWeb Workflow: Option zur Anzeige der Historie vorheriger Workflows

Für die Workflow-Freizeichnung in UniWeb lässt sich einstellen, dass auch die Historieneinträge vorheriger Workflows eines Dokuments mit angezeigt werden.

Standardmäßig wird nur die Historie des aktuellen Workflows angezeigt.

• Dies ist eine Systemeinstellung und betrifft alle Workflows.

Ändern lässt sich diese Option im ArchivManager im Menü Verwaltung unter Vorgaben > Workflow > Historieneinträge in UniWeb

• UniWeb Workflow: Option zur bevorzugten Anzeige der Registerkarte Historie

Für die Workflow-Freizeichnung in UniWeb lässt sich zudem einstellen, dass die Registerkarte Historie als Erstes angezeigt wird.

Standardmäßig wird die Registerkarte Erfassung mit den Workflow-Erfassungsdaten als erste Registerkarte angezeigt.

• Dies ist eine Systemeinstellung und betrifft ebenfalls alle Workflows.
• Ändern lässt sich diese Ansichtsoption im WorkflowManager im Menü Optionen unter Einstellungen > Web-Einstellungen.

Neuerungen DVD 3/2022

• Sortieren der Workflowliste

Im Rahmen der Workflow-Freizeichnung lässt sich die Workflowliste nun zusätzlich zu den Filterfunktionen auch nach bestimmten Kriterien sortieren.

Um die Liste zu sortieren, klicken Sie in der Toolbar der Workflow-liste auf das vorletzte Icon.

Die Liste lässt sich nach

• Erstellungsdatum
• Umsatz oder
• Belegdatum

auf- oder absteigend sortieren.

• Freizeichnung ohne vorheriges Auschecken

Um die Workflow-Freizeichnung zu vereinfachen, sind bestimmte Aktionen auch ohne ein vorheriges Auschecken der Heftung möglich:

1. Genehmigen/Ablehnen und Kenntnisnahme

• Stempel anbringen

• Hinzufügen von Dokumenten

Sofern bei einer Workflow-Freizeichnung keine Änderungen bei den Indexfeldern notwendig sind, können Sie unmittelbar auf die Schaltflächen Genehmigen, Ablehnen oder Kenntnisnahme klicken.

Auch das Anbringen von Stempeln oder das Hinzufügen von Dokumenten kann nun direkt vorgenommen werden. Der Workflow wird dabei automatisch im Hintergrund ausgecheckt.

Sollte ein Workflow bereits von einem anderen Benutzer bearbeitet werden, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung:

Sind vor der Genehmigung noch Änderungen an den Indexdaten notwendig, muss der Workflow wie gewohnt vorher ausgescheckt werden.

• Verwendung von frei definierbaren Stempeln

Mit dem neuen Tool Stempel-Editor steht ein neues Werkzeug zur Verfügung, mit dem frei definierbare Stempel erstellt werden können (UAStampEditor.exe).

Die erstellten Stempel können zusätzlich mit zwei Funktionalitäten versehen werden:

1. Darstellung von aktuellen Index-Daten beim Anbringen des Stempels 2. Automatisches Genehmigen/Ablehnen von Workflows beim Anbringen des Stempels

Eine ausführliche Beschreibung zur Verwendung des Stempel-Editors und zur Verwendung der frei definierbaren Stempel entnehmen Sie bitte Kapitel 8 der Dokumentation "Installation_SBA.pdf". Diese finden Sie im Downloadmanager unter DVD 3/2022 / Dokumentationen / ADDISON / Weitere Dokumentationen

• Kostenstellenaufteilung ohne Belegkostenerfassung

Bei der Workflow-Freizeichnung in UniWeb ist es nun möglich, unabhängig von der Buchungsaufteilung eine reine Kostenstellenaufteilung vorzunehmen.

Die Kostenstellenaufteilung ist standardmäßig deaktiviert und muss zunächst im MandantenManager eingeschaltet werden.

Rufen Sie dazu im Menü Datei unter Einstellungen den Menüpunkt Kostenstellenaufteilung… auf.

Hier lässt sich einstellen, ob die Kostenstellenaufteilung für Kost1, Kost2 oder für beide Felder (Kost1 und Kost2) aktiviert werden soll.

Es gibt theoretisch drei Arten, mit denen Kostenstellenaufteilungen gekennzeichnet werden:

• Ungebunden

• Hauptbuchung (Main) Aufteilung der Hauptbuchung

• Aufteilung (Split) Aufteilung einer Aufteilungsbuchung

Wird im MandantenManager die Option zur Kennzeichnung als Hauptbuchungseintrag aktiviert, werden bei Workflow-Freizeichnungen mit einfachen Datenfeldern die Kostenstellenaufteilun-gen als solche gekennzeichnet. Andernfalls werden sie als Ungebunden gekennzeichnet.

Im Rahmen der Workflow-Freizeichnung gibt es drei Fälle, in denen die Möglichkeit der Kostenstellenaufteilung eingeblendet wird.

1. Workflow-Freizeichnung mit einfachen Datenfeldern 2. Workflow-Freizeichnung mit der Belegkostenerfassung 3. Workflow-Freizeichnung mit der Aktivität Rechnungserfassung

• 1. Workflow-Freizeichnung mit einfachen Datenfeldern

Die Schaltflächen K1 und/oder K2 zur Kostenstellenaufteilung werden eingeblendet, wenn innerhalb der Freizeichnungsstufe nur einfache Datenfelder inklusive dem Feld Umsatz enthalten sind.

Klicken Sie auf eine der Schaltflächen K1 oder K2, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Kostenstellenaufteilung für Kost1 bzw. Kost2 vornehmen können.

Um eine Aufteilung hinzuzufügen, wählen Sie im unteren Teil des Dialogs eine Kostenstelle aus, geben den gewünschten Betrag oder Prozentsatz ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche Buchen.

Im Feld Menge kann bei Bedarf ein beliebiger Freitext eingegeben werden.

Die hinzugefügten Aufteilungen werden erst gespeichert, wenn der Dialog mit OK beendet wird.

Wurde eine Kostenstellenaufteilung vorgenommen, wird auf den Schaltflächen K1 und K2 in Klammern die Anzahl der Aufteilungen angezeigt.

• 2. Workflow-Freizeichnung mit der Belegkostenerfassung

Sofern in einem Freizeichnungsschritt die Belegkostenerfassung verwendet wird, können nur die einzelnen Buchungsaufteilungen auf Kostenstellen aufgeteilt werden.

Die Schaltflächen K1 und K2 sind zunächst deaktiviert und werden erst aktiv, wenn eine der Buchungsaufteilungen in der Liste ausgewählt wird.

Die an dieser Stelle vorgenommene Kostenstellenaufteilung wird mit der ausgewählten Aufteilungsbuchung verknüpft.

• 3. Workflow-Freizeichnung mit der Aktivität Rechnungserfassung

Bei der Workflow-Freizeichnung mit der Aktivität Rechnungserfassung können im Workflow sowohl die Hauptbuchung als auch die Aufteilungsbuchungen bearbeitet werden.

Hier werden sowohl für die Hauptbuchung als auch für die Aufteilungsbuchungen die Schaltflächen K1 und K2 eingeblendet.

Neuerungen DVD 2/2022

• UniWeb Beleganzeige: Aufruf von Originalen und verlinkten Dokumenten

In der UniWeb-Beleganzeige lassen sich nun auch die zu einem konvertierten Dokument gehörenden Original-Belege und die mit Heftungen verlinkten Dokumente aufrufen.

Dazu wird in der Beleganzeige mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Vorschaubild der entsprechenden Seite geklickt.

Ein Kontextmenü-Symbol wird eingeblendet, welches durch drei weiße Punkte in einem grauen Kreis dargestellt wird.

Klicken Sie auf dieses Menü-Symbol, öffnet sich das Kontextmenü, über das die verlinkten Dokumente oder das Originaldokument aufgerufen werden können.

Wenn keine entsprechenden Dokumente vorhanden sind, sind die jeweiligen Optionen deaktiviert.

Für den Aufruf von Originaldokumenten müssen die Benutzer Mitglied der Benutzergruppe Original-Leser sein. Beim Aufruf des Menüpunkts Verlinkte Dokumente öffnet sich ein Dialog, in dem alle mit der Heftung verlinkten Dokumente aus dem Archiv angezeigt werden.

Sofern der Benutzer über die entsprechenden Archiv-Berechtigungen verfügt, lässt sich das Dokument in einem eigenen Browser-Fenster anzeigen.

• Anbringen von Notizen und Stempeln über das Kontextmenü

Notizen, Stempel und sonstige Anmerkungen können in der UniWeb-Beleganzeige nun auch über das Kontextmenü angebracht werden. Klicken Sie dazu auf einem ausgecheckten Dokument mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Stelle.

Auf dem angezeigten Menü klicken Sie anschließend auf das Symbol mit den drei Punkten.

Dadurch erscheint ein kreisförmiges Menü, über welches sich das gewünschte Element auswählen lässt.

Sofern im äußeren Rand ein dreieckiges Pfeilsymbol angezeigt wird, gelangt man darüber in ein Untermenü mit weiteren Optionen.

• Neue Anmerkung „Eingangsstempel

In den Desktop-Anwendungen und der Webanwendung UniWeb lassen sich neue Anmerkungen vom Typ Eingangsstempel auf den Dokumenten anbringen.

In den Desktop-Anwendungen wird der Eingangsstempel durch ein Briefsymbol gekennzeichnet, auf dem ein kleiner Stempel abgebildet ist.

Beim Anklicken wird der Stempel Eingegangen auf dem Dokument angebracht, der mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt ist.

Mit einem Doppelklick auf den Stempel lässt sich in einem Datums-Steuerelement der gewünschte Tag festlegen.

In der Webanwendung UniWeb wird der Eingangsstempel durch ein Brief-Symbol dargestellt.

Auch hier lässt sich durch einen Doppelklick auf den Stempel das Datum ändern.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem der gewünschte Tag in einer Kalenderanzeige ausgewählt werden kann.

Neuerungen DVD 1/2022

Kennzeichnung abgeschlossener Anfragen in der Workflow-Liste In der Workflow-Liste werden abgeschlossene Anfragen nun durch ein hellgrünes Pfeil-Symbol gesondert gekennzeichnet.

Zudem ist es im Suchbereich möglich, durch Aktivieren der Auswahl abgeschl. Anfragen die Workflowliste gezielt nach Workflows mit abgeschlossenen Anfragen zu filtern.

Option zum Aktivieren von Workflow-Anfragen Im ArchivManager lässt sich das Feature Workflow-Anfragen ein- und ausschalten.

Die Konfiguration erfolgt im Menü Verwaltung | Vorgaben / Workflow mit der Option Anfrage aktivieren.

Option zum direkten Wechsel auf das Dokument beim Auschecken eines Workflows Bei der Workflow-Freizeichnung wird nun beim Klick auf die Schaltfläche Auschecken direkt auf den ausgecheckten Workflow gewechselt.

Im ArchivManager lässt sich das Feature Workflow-Anfragen ein- und ausschalten.

Die Konfiguration erfolgt im Menü Verwaltung / Vorgaben / Workflow mit der Option Bei Workflow-Aktion auf das Dokument wechseln aktivieren.

• Option zum Aktivieren von Benutzern als Empfänger von Workflow-Anfragen

Analog zur Weiterleitung und Stellvertretung lässt sich im BenutzerManager (benman.exe) festlegen, ob einzelne Benutzer bei einer Workflow-Anfrage ausgewählt werden können oder nicht.

Konfiguriert wird dies im Reiter Details mit dem Auswahlkästchen Auswahl bei Anfrage.

Bildschirmansicht

Workflow

Das UniWeb Programmfenster im Modul Workflow besteht aus einer mehrteiligen Arbeitsfläche.

Workflows

Links befindet sich die Workflowliste (WFListe), die die zu bearbeitenden Workflows mit den jeweiligen Informationen wie Workflowbezeichnung, Lieferant inkl. Kreditorenkontonummer, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Absender des Workflows beinhaltet.

Der Reiter Rückstellung zeigt etwaig zurückgestellte Workflows an, für deren Bearbeitung Sie bspw. auf zusätzliche Informationen warten.

Der Reiter Anfragen zeigt Workflows an, die an Sie als Empfänger zur Beantwortung adressiert worden sind. Diese Workflows können Sie nicht freigeben.

Dokument

Das zum selektierten Workflow zugehörige Dokument wird in der Dokumentenansicht im mittleren Bereich angezeigt. Links die Vorschaubilder der einzelnen Seiten, rechts die aktive Seite in Volldarstellung. In der Dokumentenansicht sind verschiedene Darstellungs‐ und Bearbeitungsfunktionen (wie bspw. das Setzen von Markierungen oder Stempeln) möglich.

Erfassung und Historie

Im rechten Bereich finden Sie in der Registerkarte Erfassung je nach Workflowtyp eine Erfassungsmaske für Buchungs‐ bzw. Zusatzdaten, in der zweiten Registerkarte die bisherige Historie und das Anmerkungsfeld, sowie im unteren Bereich die Schaltflächen zur Genehmigung oder Ablehnung eines Workflows.

Einstellungen zur PDF-Ausgabe im UniWeb

Über diese Optionen können Sie einstellen, ob bei der PDF-Ausgabe Notizen, Index-Daten und DMS-Daten (Workflow-Historie) mitausgegeben werden sollen. Die Einstellungen können separat für die Module Workflow und Archiv pro Benutzer festgelegt werden und lassen sich über die Toolbar des jeweiligen Moduls über den Menüpunkt PDF-Ausgabe auswählen.

Ansicht anpassen

Den Arbeitsbereich des Moduls Workflow können Sie über die Schaltflächen unterhalb des Benutzernamens nach Ihren Wünschen anpassen.

• Klicken Sie auf das Symbol , um den Indexbereich (Erfassung und Historie) auszublenden und damit die Workflowliste und die Dokumentenansicht in den Fokus zu rücken.

• Klicken Sie auf das Symbol , um die Workflowliste auszublenden und damit die Dokumentenansicht und den Indexbereich in den Fokus zu rücken.

• Klicken Sie auf das Symbol , um die Standard‐Ansicht wiederherzustellen und den kompletten Arbeitsbereich anzuzeigen.

• Klicken Sie auf das Symbol , um die selektierten Belege in einem separaten Browserfenster anzuzeigen. Dieses Fenster kann bspw. auch auf einen zweiten Monitor verschoben werden. Beim Wechsel zwischen den Modulen Workflow und Archiv bleibt die externe Anzeige erhalten.

Bearbeitung eines Workflows

Selektieren Sie den zu bearbeitenden Workflow in der Workflowliste.

Die erste Seite des enthaltenen Dokuments (hier Rechnung) wird in der Dokumentenansicht angezeigt.

Auschecken

Um den Workflow zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Auschecken.

Beim parallelen Empfang des Workflows durch mehrere Benutzer, können diese simultan auschecken, da hier die Bearbeitung durch mehrere Benutzer vorgesehen ist. Beim Empfang durch eine Gruppe bekommen weitere Benutzer dagegen die Meldung, dass der Workflow bereits in Bearbeitung ist, sobald ihn ein Benutzer durch Auschecken angenommen hat. Der Check‐Out verhindert hier die simultane Bearbeitung, da diese nur durch ein Gruppenmitglied vorgesehen ist. Die einzelnen Seiten einer mehrseitigen Rechnung können über die Vorschaubilder im linken Teil der Dokumentenansicht aufgerufen werden.

Die aktive Seite wird durch ihre Vergrößerung und einen blauen Rahmen gekennzeichnet.

Horizontale Symbolleiste

Die horizontale Symbolleiste im oberen Bereich der Dokumentenansicht enthält verschiedene Bildbearbeitungs- und Ansichtsfunktionen, mit denen Sie die Darstellung der aktiven Dokumentenseite beeinflussen können.

Über das erste Symbol können Sie die Heftung zur Bildbearbeitung (bspw. Drehen des Dokuments), zum Anbringen von Anmerkungen und zum Hinzuladen weiterer Seiten auschecken. Derartige Aktionen können simultan nur durch einen Benutzer durchgeführt werden.

Klicken Sie auf das Symbol , um die bestehende Heftung durch weitere Seiten zu ergänzen und wählen Sie die gewünschten Dateien für den Upload aus. Sie werden an das Ende der bestehenden Heftungselemente angefügt und können anschließend in der Dokumentenansicht eingesehen werden.

Alternativ können Sie zum Upload bereits bestehender Bilddateien über das Symbol mit Hilfe der Kamera Ihres Smartphones oder Tablets neue Bilder erzeugen und das im Workflow enthaltene Dokument um diese ergänzen.

Bitte beachten Sie, dass das dafür verwendete mobile Endgerät im gleichen Netzwerk angemeldet ist, bzw. dass der Uniweb-Server auch über das Internet erreichbar ist.

Fotografieren Sie den in UniWeb eingeblendeten QR-Code mit der Kamera-App Ihres mobilen Endgeräts und bestätigen Sie auf Ihrem Endgerät den Aufruf der vorgeschlagenen UniWeb-Seite im mobilen Browser.

Die auf Ihrem mobilen Endgerät angezeigte ID wird zusätzlich im Feld Verbinden mit (Geräte-ID) Ihrer UniWeb-Sitzung angezeigt.

Bestätigen Sie diese über das Symbol .

Die direkte Verbindung zwischen Ihrem mobilen Endgerät und UniWeb wird dadurch hergestellt.

Anschließend können Sie auf Ihrem mobilen Endgerät über die Galerie bereits aufgenommene Bilder zur Übertragung auswählen oder mittels Photo-App und Photo-Assistent neue Bilder aufnehmen.

Über die Photo-App erstellen Sie mit Ihrer mobilen Kamera ein neues Dokumentenbild. Wenn Sie mit der Aufnahme zufrieden sind, wählen Sie Foto benutzen, andernfalls können Sie die Aufnahme wiederholen.

Anschließend erfolgt eine automatische Umriss-Erkennung, deren Ergebnisse Sie ggf. durch Verschieben der vier Symbole in den Dokumentenecken weiter verfeinern können.

Über die Schaltfläche Anpassen wird der Umriss bzw. der Dokumentenzuschnitt übernommen. Über die Schaltfläche Original kehren Sie alternativ zum Ursprungsfoto zurück.

Nach Bildzuschnitt/Bildbearbeitung können Sie entscheiden, ob Sie das Foto schwarz/weiß , in Graustufen oder in Farbe verwenden wollen.

Nutzen Sie dazu die entsprechenden Schaltflächen am linken Rand.

Anschließend wird das Foto über die Schaltfläche Senden in Ihre UniWeb-Sitzung übertragen.

Nach Abschluss der Übertragung wird Ihnen eine entsprechende Erfolgsmeldung angezeigt.

Sofern Sie den Workflow um weitere Seiten ergänzen wollen, wiederholen Sie die entsprechenden Schritte.

Sind alle Seiten übertragen, verlassen Sie die Smart Scan Anwendung über die Schaltfläche Beenden. Anschließend stehen sämtliche übertragenen Dokumente in Ihrer UniWeb-Sitzung zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Über das Symbol kann eine hinzugeladene Seite/Datei bei Bedarf wieder entfernt werden.

Im Anschluss können Sie durch einen Klick auf das Symbol die Bildbearbeitungsfunktionen öffnen.

Es stehen Ihnen verschiedene Funktionen wie das Drehen, Spiegeln oder Aufrichten (Schräglagenkorrektur) zur Verfügung.

Mit dem Symbol machen Sie einen Bearbeitungsschritt rückgängig, mit dem Symbol wiederholen Sie einen. Speichern Sie eine Bildänderung über das Symbol .

Wichtiger Hinweis

Die Bildbearbeitungsfunktionen stehen nur zur Verfügung, solange noch keine Anmerkungen auf dem Dokumentenbild angebracht wurden.

Im zweiten Block der Toolbar folgen verschiedene Funktionen, über die Sie die Darstellung der aktiven Seite beeinflussen.

Sie können die Ansicht um 90 Grad nach links oder rechts drehen, sie vertikal komplett in ganzer Höhe anzeigen lassen, auf Seitenbreite vergrößern oder die optimale Ansicht wählen, um die Seite unabhängig von ihrem Format vollständig anzuzeigen.

Im Anschluss folgen die Zoomeinstellungen.

Mit Zoom Mausklick können Sie über einen Linksklick das Bild vergrößern, über einen Rechtsklick verkleinern.

Wählen Sie Zoom Rahmen, um bei gedrückter linker Maustaste einen Rahmen zu ziehen, dessen Bildausschnitt vergrößert dargestellt wird.

Über Bild schieben können Sie bei gedrückter linker Maustaste den sichtbaren Bildbereich verschieben. Das Zeigersymbol deaktiviert die zuletzt aktive Zoomfunktion.

Über das Textsymbol können Sie von der aktuellen Ansicht des Dokumentenbilds zur Volltextebene wechseln.

Durch einen erneuten Klick auf das Symbol gelangen Sie zurück zur Bildebene.

Über das PDF‐Symbol können Sie die im Workflow enthaltene Heftung in eine PDF-Datei umwandeln. Dabei werden die Indexdaten sowie die bisherige Workflow-Historie als zusätzliche Seiten in das Dokument eingefügt. Dieses kann anschließend über die entsprechenden Symbole gedruckt bzw. gespeichert werden.

Durch einen erneuten Klick auf das Symbol verlassen Sie die PDF-Ansicht wieder.

Vertikale Symbolleiste

Über die vertikale Symbolleiste am rechten Rand der Dokumentenansicht lassen sich verschiedene Objekte wie z.B. individuelle Notizen, Stempel und Markierungen auf dem Dokumentenbild anbringen. Diese werden in einer separaten Ebene zum Dokument archiviert, so dass das originale Dokumentenbild unverändert bleibt.

Klicken Sie auf eines der folgenden Symbole. Bei weiteren Optionen erscheint jeweils ein weiteres Menü.

• , um Freihandzeichnungen auf dem Dokument anzubringen (mehrere Optionen zu Art, Stiftfarbe und -breite, und Entfernen wählbar)

• , um eine transparente gelbe Notiz auf dem Dokument anzubringen

• , um einen Dokumentenbereich durch eine farbige Markierung hervorzuheben (Textmarker)

• , um aus einer Liste einen vorgefertigten Standard‐Stempel wie z.B. Freigabe, Geprüft etc. zu wählen

• , um einen individuell beschrifteten Stempel zu erzeugen

• , zur Eingabe eines individuellen Texts auf einem transparenten Hintergrund

Das gewählte Objekt wird anschließend in der linken oberen Ecke der selektierten Dokumentenseite angezeigt.

Klicken Sie mit der linken Maustaste darauf und ziehen Sie es bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position auf dem Dokumentenbild. Klicken Sie doppelt in das Objekt, um es zu bearbeiten (bspw. zur Texteingabe).

Nach einem einfachen Klick lässt sich das Objekt über das Symbol wieder löschen.

Über die Markierung in der rechten unteren Ecke können Sie die Größe des Objekts anpassen, in dem Sie bei gedrückter linker Maustaste den Rahmen in die entsprechende Richtung ziehen.

Durch einen Klick auf das Zahnrad‐Symbol kann man die Eigenschaften einer Notiz aufrufen. Über das Einstellungsmenü können folgende Anpassungen vorgenommen werden:

• Autor: Ein‐ und Ausblenden des Autors/Erstellungszeitpunkts

• Löschen: Löschen des Notizzettels

• Hintergrund: Hintergrundfarbe

• Schriftfarbe

• Schriftart

• Schriftgröße

• Fett, Kursiv

Speichern Sie das Objekt anschließend über das Symbol in der oberen horizontalen Toolbar.

Benutzerdefinierte Stempel

Bitte beachten Sie, dass die Schaltfläche Benutzerdefinierte Stempel nur dann in der Werkzeugleiste erscheint, wenn Sie zuvor ein individuelles Bild im bmp-Bilddateiformat im Verzeichnis …/Uniarchiv/Data/UserStamps hinterlegt haben.

Historie

Im Erfassungsbereich können Sie in der Registerkarte Historie einsehen, wann und von wem ein Workflow ursprünglich gestartet wurde und welche Teilnehmer der Workflow bereits durchlaufen hat.

Anmerkung

Im Feld Anmerkung können Sie einen individuellen Kommentar hinzufügen, der ebenfalls in der Historie gespeichert wird.

Anschließend können Sie den Workflow über die Schaltfläche Genehmigt bestätigen oder über Abgelehnt ablehnen.

Der Workflow wird je nach Vorgabe weitergeleitet und aus Ihrer Workflowliste entfernt.

Tipp:

• Soll bei einer Ablehnung eines Workflows zwingend ein Kommentar erfasst werden, so können Sie dies im Archivmanager über das Menü Verwaltung / Vorgaben / Workflow / Ablehnung nur mit Anmerkung fest einstellen.

• Soll auch bei einer Genehmigung eines Workflows zwingend ein Kommentar erfasst wer-den, so können Sie dies im Archivmanager über das Menü Verwaltung / Vorgaben / Work-flow / Aktionsprotokollierung / Genehmigung nur mit Anmerkung vornehmen.

Wechsel zum Archiv

Im Rahmen des Workflows kann es für den Bearbeiter erforderlich werden, vorhergehende und damit bereits archivierte Dokumente (bspw. frühere Rechnungen) einzusehen und um das aktuell zu bearbeitende Dokument damit zu vergleichen. Zu diesem Zweck können Sie die Module Workflow und Archiv parallel in mehreren Browser-Tabs öffnen. Dazu wählen Sie aus dem Kontextmenü des aktiven UniWeb-Tabs - je nach verwendetem Browser - den Befehl Duplizieren bzw. Tab klonen aus. Anschließend können Sie parallel in den Modulen Workflow und Archiv arbeiten.

Weitere Funktionen zur Workflow-Bearbeitung: Zurückstellen, Weiterleiten, Anfragen

Zurückstellen

Wenn Sie die Bearbeitung des Workflows dagegen nicht fortsetzen können, weil Sie auf weitere Informationen externer Quellen warten (bspw. Rückantwort des entsprechenden Lieferanten), können Sie den Workflow über die gleichlautende Schaltfläche zurückstellen. Erfassen Sie dabei den Grund der Rückstellung, einen Zeitpunkt für den Beginn der Weiterbearbeitung sowie ggf. eine entsprechende Anmerkung, die ebenfalls in der Historie des Workflows protokolliert wird.

Der Workflow bleibt dem aktiven Benutzer zugeordnet; wird aber aus der Workflowliste in die Liste der zurückgestellten Workflows verschoben und kann dort zu einem beliebigen Zeitpunkt durch Aufrufen der Registerkarte Rückstellung wieder eingesehen bzw. über den Befehl Zurückstellung aufheben weiterbearbeitet werden.

Weiterleiten

Sofern Sie die Bearbeitung des Workflows nicht vornehmen können, ohne mit einem anderen Sachbearbeiter Rücksprache zu halten, können Sie für einen ausgecheckten Workflow über die drei Pünktchen … die Schaltfläche Weiterleiten nutzen, um das im Rahmen der Workflowdefinition vorgegebene Dokumentenrouting spontan zu verlassen und die Heftung an einen außerplanmäßigen Teilnehmer bzw. eine Teilnehmergruppe zu übermitteln.

Der Empfänger kann dann die geplante Aktion (bspw. die Genehmigung oder Ablehnung) anstelle des ursprünglich vorgesehenen Teilnehmers ausführen, wobei der Workflow anschließend wieder dem vorgegebenen weiteren Ablauf folgt. Alternativ kann der außerplanmäßige Teilnehmer den Workflow nach Anbringen einer Anmerkung (bspw. eines entsprechenden Kommentars) auf dem Dokumentenbild über die Schaltfläche Weiterleiten dem ursprünglich vorgesehenen Teilnehmer zurückschicken, um diesem die Entscheidung zu überlassen.

Mit einem Klick auf das Diskettensymbol unten rechts, können Sie vor dem Weiterleiten bereits erfasste Daten auf dem Reiter Erfassung speichern.

Möchten Sie das Weiterleiten von Workflows auf einzelne Benutzer oder Gruppe eingrenzen, so aktivieren Sie dafür im BenutzerManager im Menü Einstellungen den Eintrag Weiterleitungsberechtigung aktivieren, um im Bereich Rechte im UniWeb gruppenindividuell das zusätzliche Recht Darf Workflows weiterleiten setzen zu können.

Ist diese Einstellung nicht aktiviert, darf jeder Benutzer im Uniweb von der Weiterleitungsfunktion Gebrauch machen.

Zudem können Sie im BenutzerManager für jeden Benutzer und für jede Gruppe individuell einstellen, ob dieser bzw. diese bei der Weiterleitung von Workflows ausgewählt werden können. Standardmäßig sind diese beiden Optionen aktiviert.

• Für Benutzer ist die Option Auswahl bei Weiterleitung in der Registerkarte Details einstellbar.

• Für Gruppen ist die Option Auswahl bei Weiterleitung in der Registerkarte Global einstellbar.

Möchten Sie das nur Gruppe als Empfänger von Weiterleitungen angezeigt werden sollen, dann können Sie dies im Archivmanager unter global Verwaltung / Vorgaben / Workflow / Weiterleitung nur an Gruppen vornehmen.

Anfragen

Neben der zuvor beschriebenen Workflow-Übergabe in Form der (Standard-)Weiterleitung können Sie einen Workflow auch in Form einer Anfrage weiterleiten. In diesem Fall kann der Adressat den Workflow nicht genehmigen oder ablehnen, sondern muss ihn – in der Regel nach Eingabe eines Kommentars – an den Absender der Anfrage zurückschicken.

Zum Erstellen einer Anfrage checken Sie den Workflow zunächst aus und klicken Sie anschließend über die drei Pünktchen … auf die Schaltfläche Anfragen.

Im Anfrage-Dialog wählen Sie den gewünschten Empfänger (Benutzer) aus und tragen einen Anmerkungstext ein.

Beim Empfänger der Anfrage erscheint der Workflow in der Registerkarte Anfragen.

In der Registerkarte Historie wird der Anmerkungstext angezeigt, den der Ersteller der Anfrage übergeben hat.

Zum Abschließen der Anfrage muss der Empfänger den Workflow auschecken, idealerweise eine Antwort bzw. einen Kommentar als Anmerkungs-text eingeben und die Anfrage abschließen. Soll immer ein Anmerkungstext erfasst werden, dann kann das im Archivmanager unter Verwaltung / Vorgaben / Workflow / Aktionsprotokollierung / Abfrage nur mit Anmerkung abschließen eingestellt werden. Der Workflow kehrt damit zum ursprünglichen Freizeichner/Absender der Anfrage zurück. Die Anfrage-Kommunikation ist in der Workflow-Historie einsehbar.

Erweiterte Rechnungsfreigabe mit Erfassung von Zusatzdaten und Splittbuchungen

Erfassung von Zusätzlichen Daten

Sofern Sie bei der Modellierung des Rechnungsfreigabeworkflows ein Template mit Zusatzfeldern und/oder Splitterfassung verwenden und die entsprechenden Aktivitäten zur Feldeingabe und/oder Belegkostenerfassung hinzugefügt haben, können die Workflowteilnehmer bei der Rechnungsfreigabe in UniWeb zusätzliche Daten erfassen, den Kontierungsvorschlag aus SBA editieren oder auch Aufteilungen des Rechnungsbetrages auf verschiedene Sachkonten und/oder Kostenstellen vornehmen.

In der Registerkarte Erfassung werden dann die jeweiligen Erfassungsfelder ausgewiesen. Ihre Reihenfolge entspricht der Anordnung der einzelnen Aktivitäten zur Feldeingabe im Workflow-Manager.

Sofern für die Zusatzfelder Regeln im RegelManager von SBA angelegt wurden, sind die jeweiligen Felder unter Umständen bereits mit Werten aus der SBA‐Analyse vorbelegt.

Zusatzfelder bearbeiten

Um den Inhalt eines Zusatzfelds zu korrigieren bzw. ein leeres Feld zu ergänzen, können Sie ‐ neben der manuellen Eingabe über die Tastatur ‐ analog zum SBA‐Client die Informationen auch direkt aus dem Belegbild via Bereichserkennung übernehmen.

Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste in das zu füllende Feld der Workflowerfassung.

Drücken Sie dann die Umschalt‐Taste (Shift) und ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste auf dem Belegbild in der Dokumentenansicht einen Rahmen um die Information, die Sie in das Erfassungsfeld übernehmen möchten. Lösen Sie anschließend die linke Maustaste, danach die Umschalt‐Taste (Shift). Der umrahmte Wert wird dadurch direkt in die Erfassungsmaske übernommen, ohne dass Sie eine manuelle Tastatureingabe vornehmen müssen.

Splitterfassung

Um den gesamten Rechnungsbetrag auf ein vom SBA Kontierungsvorschlag abweichendes Sachkonto zu buchen, abweichende Kost‐Werte zu erfassen oder den Betrag auf unterschiedliche Sachkonten und/oder Kostenstellen aufzuteilen (Splittbuchung), nutzen Sie den Bereich der Splitterfassung in UniWeb.

Diese beginnt mit dem Rechenfeld MWST, in dem Sie einstellen können, ob ein im Feld Umsatz erfasster Teilbetrag als Nettoteilbetrag um die entsprechende Umsatzsteuer erhöht werden soll (dann Nutzung eines Vorsteuerschlüssels im Feld SL bzw. BU) oder ob er unverändert als Nettoteilbetrag erfasst wird (dann in der Regel Buchung der gesamten Vorsteuer als zusätzliche Teilbuchung auf das entsprechende Vorsteuerkonto, keine Verwendung eines Steuer-schlüssels im Feld SL bzw. BU).

Bei der Belegkostenerfassung lassen sich im Feld Umsatz auch Prozentzahlen eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der prozentuale Umsatzanteil ausgerechnet und in das Umsatzfeld eingetragen. Bspw. wird bei einem Rechnungsbetrag von 1.000,00 Euro und der Eingabe von 25% beim Verlassen des Feldes 250,00 Euro erfasst.

Auch wenn Sie den Betrag nicht aufteilen, aber ein abweichendes Gegenkonto bzw. Kost‐Werte wählen wollen, nutzen Sie als Freizeichner die Splitterfassung und klicken auf die Schaltfläche hinter den Feldern Gegenkonto, Kost 1 und Kost 2, um die verfügbaren Pläne bzw. Sachkonten aufzurufen.

Das Feld Gegenkonto unterstützt die Erfassung von Unterkonten, wobei das Unterkonto bei der Eingabe durch einen Punkt oder ein Komma vom Hauptkonto zu trennen ist.

Eingaben im Bereich der Splitterfassung werden mit der Enter-Taste im letzten Erfassungsfeld übernommen, wodurch die (Teil‐)Buchung in der Liste unterhalb der Schaltfläche erscheint. Im Anschluss können zusätzliche Teilbuchungen erfasst werden, die nach Abschluss des Workflows als Splittbuchungen an SBA übergeben werden.

Zudem können Sie ab dem Feld Gegenkonto durch das Drücken der Plus-Taste im Ziffernblock die Aufteilungsbuchung schneller hinzufügen.

Nach jeder Teilbuchung wird Ihnen im Feld Umsatz der noch zu verteilende Restbetrag angezeigt. Der Bruttogesamtbetrag der Rechnung wird zu Ihrer Information darunter hinter Gesamt eingeblendet.

Damit ist auf einen Blick erkennbar, ob der gesamte Bruttorechnungsbetrag im Rahmen der Aufteilungsbuchung erfasst wurde (Umsatz = 0,00).

Sofern Sie Ihre Arbeit unterbrechen wollen, ohne den Workflow direkt zu genehmigen bzw. abzulehnen, können Sie die erfassten Daten über die Schaltfläche zwischenspeichern.

Recherche im Belegarchiv

Neuerungen DVD 2/2022

• UniWeb Archiv: Standardsuchmaske für alle Benutzer

Mitglieder der Benutzergruppe Administratoren haben nun die Möglichkeit, für alle Benutzer eine Suchmaske als Standard zu setzen.

Dabei können nur Masken als Standard verwendet werden, die zuvor veröffentlicht wurden.

Beim Aufruf des UniWeb-Moduls Archiv wird anschließend bei allen Benutzern diese Suchmaske initial ausgewählt.

Bildschirmansicht

Aufruf

Um Dokumente im SBA Belegarchiv zu recherchieren, rufen Sie zunächst über die UniWeb Menüleiste das Modul Archiv auf.

Archivansicht

Eingabebereich

Im Arbeitsbereich finden Sie links im Bereich Suche den Eingabebereich, in dem zumindest das Feld Volltext angezeigt wird.

Sofern Sie eine individuelle Suchmaske angelegt und ausgewählt haben, wird diese hier mit den zugehörigen Indexfeldern eingeblendet.

Trefferliste

Das Ergebnis Ihres Suchvorgangs wird im mittleren Bereich in der Trefferliste angezeigt. Die gefundenen Dokumente sind hier zeilenweise mit ihren Indexwerten (ihrer Verschlagwortung) aufgelistet.

Dokumentenansicht

Klicken Sie auf einen Trefferlisteneintrag, wird das zugehörige Dokument in der Dokumentenansicht dargestellt. Die Heftungsansicht im linken Bereich der Dokumentenansicht zeigt eine Vorschau der enthaltenen Dokumentenseiten. Klicken Sie auf ein Vorschaubild, so wird das Bild der zugehörigen Dokumentenseite im Viewer dargestellt.

Indexdaten

Klicken Sie in der Toolbar der Dokumentenansicht auf das Symbol , werden zusätzlich rechts von der Dokumentensicht die zugehörigen buchungsrelevanten Indexdaten, die Workflowhistorie, sowie die Zusatzfelder mit den fibuunabhängigen Zusatzinformationen eingeblendet. Die Historie und Zusatzfelder sind nur verfügbar, wenn entsprechende Werte zum Beleg vorliegen.

Ansicht anpassen

Den Arbeitsbereich des Moduls Archiv können Sie über die Schaltflächen unterhalb des Benutzernamens nach Ihren Wünschen anpassen.

• Klicken Sie auf das Symbol , um die Dokumentenansicht auszublenden und damit die Suchmaske und die Trefferliste in den Fokus zu rücken.

• Klicken Sie auf das Symbol , um die Suchmaske auszublenden und damit die Trefferliste und die Dokumentenansicht in den Fokus zu rücken.

• Klicken Sie auf das Symbol , um die Workflowliste auszublenden und damit die Dokumentenansicht und den Indexbereich in den Fokus zu rücken.

• Klicken Sie auf das Symbol , um die Standard‐Ansicht wiederherzustellen und den kompletten Arbeitsbereich anzuzeigen.

• Klicken Sie auf das Symbol , um Belege in einem zweiten Browserfenster anzuzeigen, dass Sie optional auch auf einen weiteren Bildschirm ziehen können.

Dokumentenrecherche

Suche

Um den Inhalt des gesamten Dokumentenarchivs anzuzeigen, klicken Sie direkt auf die Schaltfläche Suchen, bzw. verlassen Sie das Feld Volltext ohne weitere Eingabe über die Enter-Taste. Je nach Größe des Archivs kann die Trefferliste bei einer Gesamtanzeige sehr umfangreich werden. Es empfiehlt sich daher, Dokumente gezielt anhand ihrer Verschlagwortung und/oder ihres Volltexts zu recherchieren.

Revisionen

Sofern Sie neben der aktuellen Version eines Dokuments auch etwaige Vorversionen sehen möchten, aktivieren Sie vor dem Start der Suche über der Registerkarte Suche unter Revisionen die Option Revisionen anzeigen.

Je nach Größe des Archivs kann die Trefferliste bei einer Gesamtanzeige sehr umfangreich werden. Es empfiehlt sich daher, Dokumente gezielt anhand ihrer Verschlagwortung und / oder ihres Volltexts zu recherchieren.

Volltextsuche

Für eine reine Volltextsuche geben Sie Ihren Suchbegriff im Feld Volltext ein und bestätigen Sie über die Taste Enter bzw. die Schaltfläche Suchen.

Dabei gelten beispielhaft folgende Optionen für das Abkürzen bzw. die Kombination mehrerer Begriffe im Feld Volltext:

• Eingabe: Kopierpapier weiß: Mindestens einer der beiden Begriffe muss vorhanden sein (Oder-Verknüpfung).

• Eingabe mit Joker/Wildcard: Kopier*: Die Trefferliste umfasst Dokumente, die den Begriff als Wortbestandteil enthalten, z.B. Kopierer, Kopierpapier,…

• Eingabe: +Kopierpapier +weiß: Beide Begriffe müssen enthalten sein (Und-Verknüpfung).

• Eingabe: +Kopierpapier -weiß: Der Begriff nach dem „-“ darf nicht enthalten sein (Begriff 1 ohne Begriff 2).

• Eingabe: „Kopierpapier weiß“: Die Begriffe müssen in der exakten Abfolge/Phrase im Text vorkommen

Suchmaske bearbeiten

Zielgerichteter suchen Sie unter Verwendung einer Suchmaske. Diese kann ‐ je nach Themenfeld ‐ individuell gestaltet werden, bspw. zur speziellen Recherche von Rechnungen. Neben dem individuellen Design der Suchmaske können Sie auch den Aufbau der resultierenden Trefferliste hinsichtlich Spaltenanzeige und Reihenfolge individuell definieren.

Um eine neue Suchmaske zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche .

Im folgenden Dialogfenster Suchmasken bearbeiten sehen Sie die für den aktuellen Benutzer zur Verfügung stehenden Suchmasken.

Klicken Sie rechts auf Hinzufügen, um eine neue Suchmaske zu erstellen.

Im Dialogfenster Masken sehen Sie auf der linken Seite alle im zugrundeliegenden Uniarchiv verfügbaren Indexfelder.

Zur Modellierung der Suchmaske ist im rechten Bereich des Fensters zunächst die Registerkarte Suchmaske aktiv. Markieren Sie ein für die Suchmaske gewünschtes Feld (bspw. Umsatz für eine Rechnungs-Suchmaske) und klicken Sie auf die Schaltfläche , um das Feld in die Suchmaske im rechten Teil des Fensters zu übernehmen. Über die Schaltfläche , können Sie alle vorhandenen Indexfelder übernehmen, mit bzw. führen Sie entsprechende Korrekturen durch. Die Reihenfolge der Felder in der Suchmaske können Sie über die Schaltflächen und anpassen. Sie können unter Vordefinierten Text setzen… auch direkt Vorschlagswerte für die Suche im jeweiligen Eingabefeld erfassen. Wenn Sie das Feld Archivordner in Ihre Suchmaske aufnehmen, können Sie bei der Recherche gezielt den zugrundeliegenden Archivordner auswählen.

Um die zur Suchmaske passende Trefferliste zu modellieren, wechseln Sie anschließend im rechten Bereich des Fensters von der Registerkarte Suchmaske zur Registerkarte Anzeige.

Nach dem zuvor genannten Verfahren markieren Sie auch hier die gewünschten Felder und übernehmen diese in den rechten Teil des Fensters, um die in der Trefferliste anzuzeigenden Spalten in der gewünschten Reihenfolge festzulegen.

Vergeben Sie anschließend einen Namen für die Suchmaske im Feld Maskenname und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Die Suchmaske steht Ihnen anschließend über das Drop-Down-Menü Suchmaske zur Verfügung.

Über die Schaltfläche können Sie eine ausgewählte Suchmaske verändern.

Suche ausführen

Füllen Sie die gewünschten Indexfelder mit den relevanten Suchbegriffen und kombinieren Sie die Indexsuche bei Bedarf auch mit einer zusätzlichen Eingabe im Feld Volltext.

Im Beispiel wird die zuvor erstellte Suchmaske Rechnungen verwendet, die Recherche aber durch Auswahl im Systemfeld Archivordner auf einen bestimmten Mandanten begrenzt. Innerhalb dessen erfolgt eine Kombination aus Index‐ und Volltextsuche, indem die Felder von und bis des Indexfelds Datum mit dem gewünschten Zeitraum, die Felder von und bis des Indexfelds Umsatz mit dem gewünschten Betragsbereich und zusätzlich das Feld Volltext mit einem inhaltlichen (Teil‐)Begriff (Wort* stellvertretend für Wortmann) gefüllt wird. Die Suche wird durch Betätigung der Taste ENTER in einem der Felder oder alternativ über die Schaltfläche Suchen ausgelöst.

Die Trefferliste zeigt die passenden Suchergebnisse im zuvor definierten Design (hinsichtlich Bezeichnung und Reihenfolge der Indexfelder).

Ein Doppelklick auf den jeweiligen Spaltenkopf sortiert die Liste (bspw. nach aufsteigendem Datum).

Die Spaltenreihenfolge können Sie darüber hinaus spontan anpassen, indem Sie den Spaltenkopf bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position ziehen. Lassen Sie die Maustaste los, sobald die Trennlinie zwischen den Spaltenköpfen fett dargestellt wird.

Sys.-Status

Die Spalte Sys.-Status in der Trefferliste von UniWeb gibt Auskunft darüber, ob sich eine Heftung aktuell in der Erfassung eines Windows Clients bzw. des korrespondierenden UniWeb Bereichs befindet. Sofern Sie den WorkflowServer nutzen, zeigt sie zudem an, ob die archivierte Heftung einen Workflow durchlaufen hat und wie dessen Status ist.

Es sind folgende Ausprägungen möglich:

• Kein Symbol: Die Heftung wurde archiviert und aus dem Erfassungsclient SBA gelöscht. Sie war nicht Bestandteil eines Workflows.

• : Die Heftung wurde archiviert, befindet sich aber noch in der Erfassung von SBA. Sie war nicht bzw. noch nicht Bestandteil eines Workflows.

• : Die Heftung wurde archiviert und ist Teil eines aktiven Workflows. Heftungen, die via WorkflowServer im Umlauf sind, werden immer über den Webclient UniWeb bearbeitet und können sich in diesem Zeitraum nicht in der Erfassung von SBA befinden.

• : Die Heftung wurde archiviert und war Teil eines Workflows. Dieser ist abgeschlossen, die Heftung befindet sich wieder in der Erfassung von SBA. I.d.R. sprechen keine Gründe dagegen, die Erfassung „aufzuräumen“ und die Heftung aus dem Erfassungsclient zu löschen. Andernfalls kann es langfristig zu Performanceproblemen kommen.

• : Die Heftung wurde archiviert und war Teil eines Workflows. Dieser ist abgeschlossen, die Heftung wurde anschließend aus der Erfassung von SBA gelöscht.

Symbolleiste

Über die Symbolleiste des Bereichs Dokument stehen die bekannten Ansichts- und Zoomfunktionen zur Verfügung, mit denen Sie die Darstellung der aktiven Dokumentenseite beeinflussen können.

Klicken Sie auf , um rechts von der Dokumentenansicht den Index sowie - sofern verfügbar - die Historie und etwaige Zusatzfelder des Dokuments einzublenden.

Dokumentenexport

Mit dem PDF-Symbol ganz rechts in der Symbolleiste der Dokumentenansicht einer Heftung können Sie ein via UniWeb recherchiertes Dokument auf dem lokalen Arbeitsplatzrechner ausgeben.

Die in der Heftung enthaltenen TIF-Einzelseiten werden zusammen mit etwaigen Anmerkungen zur Laufzeit in eine PDF Datei konvertiert, die anschließend in der Dokumentenansicht angezeigt wird. Je nach Vor-auswahl werden Notizen eingebettet und Indexdaten bzw. die Workflow-Historie als zusätzliche Seiten am Ende des Dokuments eingefügt.

Dieses kann anschließend über die entsprechenden Funktionalitäten Ihres zur PDF-Anzeige individuell verwendeten Browser-Plug-Ins gedruckt bzw. gespeichert werden.

Durch einen erneuten Klick auf das Symbol verlassen Sie die PDF-Ansicht wieder.

Über den Menüpunkt PDF-Ausgabe in Toolbar kann festgelegt werden, ob bei der PDF-Ausgabe Notizen, Index-Daten und DMS-Daten (Workflow-Historie) mitausgegeben werden sollen.

Dokumentenversand via E-Mail

Sie können die mit dem UniWeb-Modul Archiv recherchierten Dokumente per E-Mail an externe Empfänger versenden. Für diese Funktion wird der JobServer vorausgesetzt, da der E-Mail-Versand per SMTP über den JobServer erfolgt. Es ist außerdem erforderlich, dass im BenutzerManager unter System gültige Anmeldeinformationen für den E-Mail-Versand hinterlegt wurden.

Möchten Sie Dokumente aus dem Archiv per E-Mail verschicken, können Sie dies auf zwei verschiedene Arten tun:

• Versand aus der Trefferliste eines oder mehrerer Dokumente

Selektieren Sie in der Trefferliste die gewünschten Dokumente und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Senden als E-Mail.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem neben dem Format (Original oder PDF) festgelegt werden kann, ob Duplikate mit eingebrannten Anmerkungen hinzugefügt werden sollen und ob alle Dokumente in ein ZIP-Archiv verpackt werden sollen.

Wenn Empfänger, Betreff und Nachrichtentext eingegeben wurden, kann die E-Mail mit Klick auf die Schaltfläche OK verschickt werden.

• Versand aus der Dokumentenansicht eines Dokumentes

Alternativ rufen Sie ein Dokument auf und klicken in der Dokumentenansicht auf die Schaltfläche mit dem Briefsymbol. Das Dokument wird als PDF-Datei versendet. Neben Empfänger, Betreff und Nachrichtentext lassen sich keine weiteren Optionen einstellen.

Export der Trefferliste

Einträge der Archiv‐Trefferliste können als CSV‐Datei ausgegeben werden. Diese Funktion setzt den JobServer voraus.

Für den Export klicken Sie oberhalb der Trefferliste auf die Schaltfläche CSV-Export.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem der Dateiname und die zu exportierenden Daten ausgewählt werden können.

Hierbei kann entweder ein bestimmter Archivordner oder die aktuelle Trefferliste selektiert werden. Bei Auswahl eines Archivordners muss dieser über die Angabe eines Archivierungszeitraums eingegrenzt werden. Nach Abschluss des Exportvorgangs wird eine ZIP‐Datei im Downloadbereich zur Verfügung gestellt, welche den CSV‐Export der Trefferliste enthält. Die Download‐Übersicht befindet sich rechts oben neben der Schaltfläche zum An‐ und Abmelden und zeigt an, wenn Dateien zum Download bereitstehen.

In der Liste der verfügbaren Downloads kann die gewünschte Datei anschließend ausgewählt und heruntergeladen werden.

Design einfacher Workflows mit UniWeb

Einfache Workflows

Mit UniWeb können Sie neue Workflowdefinitionen erstellen. Dabei handelt es sich um einfache Workflows, bei denen eine Heftung parallel an klar definierte Benutzer bzw. Benutzergruppen versendet wird.

Komplexe Workflows

Komplexere Workflows, bei denen die Heftung z.B. indexwertabhängig über verschiedene Benutzergruppen geroutet wird, lassen sich dagegen nur mit Hilfe des externen Moduls Workflow Manager modellieren.

Workflowdefinition via UniWeb

Um eine neue Workflowdefinition zu erstellen, rufen Sie in der Symbolleiste das Modul Verwaltung auf.

Im Arbeitsbereich wählen Sie links den zu erstellenden Workflowtyp aus, um anschließend im rechten Bereich die Verteilungsregeln zu definieren.

Workflowtypen

Wählen Sie zunächst den Workflowtyp aus:

• Beim Typ Genehmigung handelt es sich um eine einfache Freigabe. Die Workflowteilnehmer können das Dokument über entsprechende Schaltflächen entweder Genehmigen oder Ablehnen. Neben Stempeln und anderen grafischen Anmerkungen auf dem Dokumentenbild kann ein zusätzlicher Kommentar im Feld Anmerkungen der Workflowerfassung eingegeben und damit in die Workflow-Historie aufgenommen werden.

• Kenntnisnahme bedeutet, dass die Workflowteilnehmer lediglich die Existenz des erhaltenen Dokuments über die Schaltfläche Kenntnisnahme in der Workflowerfassung quittieren. Es sind keine weiteren Aktionen möglich.

• Beim Typ Rechnungsfreigabe handelt es sich um einen Sonderfall des allgemeinen Genehmigungsworkflows. Speziell für Rechnungen ist dabei vorgesehen, dass die Workflowteilnehmer neben den Aktionen Genehmigen oder Ablehnen in einer zusätzlichen Erfassungsmaske eine Aufteilung des Rechnungsbetrags auf verschiedene Kostenstellen bzw. -träger und/oder Konten vornehmen. Diese Daten werden beim Abschluss des Workflows an SBA weitergegeben. Dazu werden alle Felder der Buchungserfassungsmaske im Workflow mitgezogen.

Mit Hilfe des externen Workflow Managers können darüber hinaus Workflows modelliert werden, bei denen durch entsprechende Definition von Datenfeldern und Datenübernahmen nur ein Teil der Buchungsfelder mitgetragen wird.

Bei Wahl der Workflowtypen Genehmigung und Rechnungsfreigabe definieren Sie zusätzlich, welcher Benutzer den Workflow bei erfolgreicher Genehmigung oder Ablehnung erhalten soll. Standardeinstellung ist hier die Beendigung des Workflows durch den ursprünglichen Absender, Sie können über die entsprechenden Drop-Down-Listen aber auch einen anderen Benutzer hinterlegen.

Im Anschluss setzen Sie Häkchen bei den Gruppen bzw. Benutzern, die am Workflow teilnehmen sollen. Bei den mit UniWeb erstellten Workflowdefinitionen findet grundsätzlich eine Parallelisierung statt, d.h. die enthaltenen Dokumente werden den Teilnehmern zeitgleich zugestellt.

Sofern Sie einen sequenziellen Workflow erstellen wollen, bei dem die Teilnehmer die Dokumente nacheinander (je nach Freigabestatus des vorgelagerten Benutzers) erhalten, nutzen Sie bitte den externen Workflow Manager.

Mit UniWeb erstellte Workflows können grundsätzlich auch über den Workflow Manager aufgerufen und weiterentwickelt werden.

Nachdem Sie die Empfänger bzw. Teilnehmer Ihres Workflows hinterlegt haben, definieren Sie, mit welchem Client ein Workflow abgeschlossen werden soll. Für SBA ist das standardmäßig der zugrundeliegende Rechnungsleser Rechnungseingangsbuch.

Vergeben Sie einen Namen für den Workflow und schließen Sie Ihre Definition über die Schaltfläche Genehmigungsverfahren generieren ab.

Der Workflow steht Ihnen ab diesem Zeitpunkt in SBA über den Befehl Senden als Workflow im Kontextmenü der Belegliste bzw. im REB zur Verfügung.

Prozessüberwachung mit Hilfe des Workflow-Monitors

Workflow-Monitor

Im Modul Verwaltung können Sie zusätzlich den Workflow-Monitor aufrufen.

Dort sehen Sie in einer tabellarischen Übersicht alle aktiven Workflows, die von Ihnen gestartet bzw. an Sie adressiert wurden.

Klicken Sie auf eine Zeile, um rechts von der Workflowliste die enthaltene Heftung anzuzeigen.

Workflowdetails

Unterhalb der Workflowliste wird der aktuelle Verarbeitungsstatus des selektierten Workflows mit den bisherigen Einträgen in der Historie angezeigt.

In der Historie ist erkennbar, wer den Workflow wann gestartet hat und welche Benutzer/Gruppen als Empfänger am Workflow teilnehmen. Bereits erfolgte Aktionen werden unter Historien Einträge dargestellt, noch ausstehende Aktionen sind dagegen unter Eingeladene Benutzer/Gruppe ersichtlich.

Workflow abbrechen

Sofern erforderlich, können Sie einen Workflow über die Schaltfläche Workflow zurückholen abbrechen.

Mitglieder der Benutzergruppe Administratoren haben über den Workflow-Monitor Zugriff auf alle im System unterwegs befindlichen Workflows.

Mitglieder der Benutzergruppe Administratoren benötigen darüber hinaus einen ADDISON Benutzer, da die Belege aus einem abgebrochenen Workflow diesem Benutzer unter Jobs wieder zur Verfügung gestellt werden.

Spaltenauswahl

Der Workflow-Monitor kann um zusätzliche Spalten erweitert werden. Dies können bspw. Standardfelder aus der Rechnungsverarbeitung (wie bspw. das Feld Umsatz) aber auch über den ArchivManager angelegte Zusatzfelder sein.

Um zusätzliche Spalten hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schalfläche Spaltenauswahl.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem auf der linken Seite die verfügbaren Spalten angezeigt werden. Zum Hinzufügen markieren Sie im linken Bereich den gewünschten Spaltennamen, klicken auf den Pfeil nach rechts > und speichern schließlich die Ansicht über die Schaltfläche Speichern. Im Workflow‐Monitor erscheinen die zusätzlichen Spalten danach ganz rechts. Im Anschluss kann die Spaltenreihenfolge individuell geändert werden.

Weiterführende Informationen

Zusätzlich zur manuellen Prozessüberwachung im Workflow-Monitor lassen sich mit Hilfe des externen Workflow Managers verschiedene Benachrichtigungs- und Eskalationsverfahren modellieren, die eine automatisierte Prozessüberwachung ermöglichen.

Darüber hinaus existiert eine .NET‐Version des WorkflowMonitors, mit der eine Workflowsuche anhand der enthaltenen Heftungsdaten (Volltext‐ und Indexsuche) ebenso möglich ist, wie eine Kontrolle des Prozessfortschritts in Form einer Flowchart‐Animation der bislang durchlaufenen Aktivitäten.