Arbeiten mit Dokumenten

Arbeiten mit Dokumenten

Dokument suchen

• Öffnen Sie das Menü Datei.
• Wählen Sie den Menüpunkt Dokument suchen.

oder

• Klicken Sie in der Symboleiste auf ein Eintrag Dokument suchen.

Es es wird der Dialog Dokument suchen angezeigt, in dem Sie Ihre Suchkriterien einstellen.

Sie können damit eine gezielte und individuelle Suche nach dem Titel eines Dokuments im Aktenmanager starten, indem Sie einen Suchbegriff oder auch nur einen Teil davon (z.B. Mantel für Mantelbogen) eingeben.

Zusätzlich zum Titel im Aktenmanager wird der eingegebene Text mit der jeweiligen Bezeichnung der Dokumentvorlage verglichen. Haben Sie beispielsweise eine Buchungsliste in der Akte angelegt und diese in Bu-Liste März umbenannt, wird das Dokument bei Eingabe des Suchbegriffs Buchungsliste gefunden, weil die Bezeichnung der Dokumentvorlage dem Suchbegriff entspricht.

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, werden alle Dokumente aufgelistet, die den Suchkriterien entsprechen. Selektieren Sie in dieser Liste das gesuchte Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Im Aktenmanager wird das gewünschte Dokument automatisch selektiert.

Wenn Sie das Kontrollkästchen nur ganzes Wort suchen aktivieren, wird nach einem exakt zum Suchbegriff passenden Dokument gesucht.

Beispiel: Bei Eingabe von Eigenheim werden nur noch Dokumente mit dem Namen Eigenheim gefunden und keine Zusammensetzungen wie Eigenheimzulage usw. .

Mit der Einstellung Groß-/Kleinschreibung beachten können Sie festlegen, ob nur Dokumente berücksichtigt werden sollen, deren Schreibweise exakt dem Suchbegriff übereinstimmt.

Beispiel: Geben Sie USt ein, werden alle Vorkommen mit USt gefunden wie USt Voranmeldung, aber nicht Begriffe die ust enthalten, z.B. Haustür.

Die Suche wird immer über den gesamten Aktenmanager ausgeführt. Wurde die Einstellung Alle Jahre ausgewählt, werden die Dauerakte sowie alle Jahresakten durchsucht. Ist ein konkretes Jahr eingestellt, wird nur dieses Jahr und die Dauerakte durchsucht.

Dokument öffnen

• Wählen Sie das Dokument im Aktenmanager und anschließend im Menü Datei den Eintrag Öffnen aus

  : oder

• führen Sie einen Doppelklick auf dem gewünschten Dokument aus

  : oder

• öffnen Sie durch rechten Mausklick auf dem Dokument das Kontextmenü und klicken Sie auf Öffnen.

Neues Dokument einfügen

• Markieren Sie das Register, unter dem das neue Dokument eingefügt werden soll.
• Öffnen Sie das Menü Datei.
• Klicken Sie auf Neu.

Sie erhalten den Dialog Dokumentvorlagen.

• Wählen Sie im linken Bereich Sachgebiete das gewünschte durch Markieren aus.
• Markieren Sie im rechten Bereich Dokumentvorlagen das gewünschte Dokument.
• Klicken Sie auf OK.

Das ausgewählte Dokument wird damit im markierten Register eingefügt.

Dokument schließen

• Öffnen Sie das Menü Datei.
• Wählen Sie den Menüpunkt Schließen.
• oder
• Klicken Sie im Arbeitsbereich auf der Registerkarte des Dokuments auf die rechte Maustaste und anschließend auf den Eintrag Schließen.

Sind innerhalb einer Akte mehrere Dokumente geöffnet, wechselt das Programm nach dem Schließen automatisch in das zuletzt geöffnete Dokument.

Hinweis: Über das Menü Fenster > Alle schließen können Sie in einem Zug alle Dokumente der aktuellen Akte schließen.

Der Menüpunkt Schließen steht nur dann bereit, wenn tatsächlich ein Dokument geöffnet ist.

Dokument löschen

• Markieren Sie das zu löschende Dokument im Aktenmanager.
• Öffnen Sie das Menü Datei.
• Wählen Sie den Menüpunkt Löschen.

Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit Ja.

Hinweis: Sie können ein markiertes Dokument auch über das Kontextmenü oder durch Drücken der Taste Entf löschen. Sie erhalten dabei ebenfalls eine Sicherheitsabfrage, die Sie mit Ja bestätigen müssen.

Favoriten

Diese Funktionalität unterstützt das schnelle Navigieren durch Akten und Dokumente. Über die Favoriten können Sie aus jeder Akte direkt auf oft verwendete Dokumente zugreifen.

Die Favoriten werden mitarbeiterbezogen gespeichert.

Es stehen 10 Favoritenpositionen zur Verfügung, mit denen Dokumente über das Aktenmenü Favoriten bzw. die Tastenkombinationen Strg + 1 bis Strg + 0 aufgerufen werden können.

Hinweis: Ausführliche Informationen zur Bedienung und Nutzung der Favoriten finden Sie in der Online Hilfe unter der Rubrik AKTE/SBS Software Einführung Bedienung Optionen / Programmoberfläche AKTE / Bereich Favoriten.

Dokumenteigenschaften

Für jedes Dokument im Aktenmanager kann über das Menü Datei | Eigenschaften der Eigenschaftendialog aufgerufen werden.

Das Aussehen des Dialogs sowie die Anzahl der Registerkarten hängen vom jeweiligen Dokument ab. Um weitere Informationen zu den einzelnen Registerkarten zu erhalten, wählen Sie die gewünschte Registerkarte aus und betätigen die Taste F1.

Alle Dokumente besitzen die Registerkarte Allgemein, auf der Sie Informationen wie die zuständige Kanzlei, die zugrundeliegende Dokumentvorlage, das Sachgebiet oder den Zeitpunkt der Neuanlage finden.

Im unteren Bereich stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

Eigenschaften beim Start anzeigen

Hier legen Sie fest, ob der Eigenschaftendialog bei jedem Öffnen des Dokuments angezeigt werden soll.

temporäre Eigenschaften

Setzen Sie diese Option, wenn Sie ein Dokument mit geänderten Eigenschaften betrachten möchten, ohne dass diese dauerhaft gespeichert werden.

Wenn die Option nicht gesetzt ist, werden die Eigenschaften unmittelbar nach Betätigen der OK-Schaltfläche im Eigenschaftendialog gespeichert.

Haben Sie ein Dokument mit temporären Eigenschaften geöffnet, möchten nun aber diese Eigenschaften doch speichern, rufen Sie den Eigenschaftendialog erneut auf (ohne das Dokument zu schließen) und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Nach Betätigen der OK-Schaltfläche sind die Eigenschaften gespeichert.

wie Jahresakte

Diese Option ist nur bei Dokumenten der Jahresakte vorhanden und legt fest, ob das Dokument die Eigenschaften der Jahresakte erbt (siehe auch den Abschnitt Sachgebietseigenschaften / Funktion "wie Jahreakte")

Eigenschaften von Dokumentvorlagen

Die Eigenschaften von Dokumentvorlagen können an folgenden Stellen geändert werden:

• Dokument Liste der Dokumentvorlagen:

  : Die hier hinterlegten Eigenschaften werden bei der Neuanlage von Dokumenten bzw. beim Einfügen von Dokumentvorlagen in Aktenvorlagen verwendet.

• Aktenvorlagen:

  : Die hier hinterlegten Eigenschaften werden bei der Neuanlage von Akten verwendet.

Hinweis: Beim Jahresvortrag einer Akte werden die zu diesem Zeitpunkt eingestellten Eigenschaften der Dokumente in das neue Jahr übernommen.

Sachgebietseigenschaften / Funktion "wie Jahreakte"

Jede Akte enthält das Systemregister Jahresakte, das zwar umbenannt (Eintrag auf der Registerkarte Allgemein), aber weder gelöscht noch verschoben werden kann.

Für dieses Systemregister können Sie sogenannte Sachgebietseigenschaften festlegen.

Die Sachgebietseigenschaften werden an die Dokumente unterhalb der Jahresakte vererbt, wenn bei diesen die Option wie Jahresakte aktiviert ist.

Die Eingabefelder der geerbten Eigenschaften sind dann inaktiv.

Jedes Dokument erbt hierbei nur die für sich relevanten Eigenschaften.

Ein vom Wirtschaftsjahr unabhängiges Dokument wird beispielsweise die Angaben zum Wirtschaftsjahr ignorieren.

Eine Änderung der Sachgebietseigenschaften der Jahresakte bewirkt also in einem Arbeitsgang eine entsprechende Einstellung aller Dokumente in dieser Jahresakte, für die die Option wie Jahresakte aktiviert ist, gleichgültig, ob die Dokumente bereits existieren oder später neu angelegt werden. Dies spart zum einen Zeit, weil die Einstellung nicht bei jedem einzelnen Dokument vorgenommen werden muss, zum anderen bleibt die Möglichkeit, ggf. einzelne Dokumente spezifisch zu behandeln, indem bei diesen Dokumenten die Option wie Jahresakte abgewählt wird.

Tipp: Legen Sie die Sachgebietseigenschaften bereits in Ihren Aktenvorlagen fest.

Beispiel: Vorgabe des Wirtschaftsjahres in den Eigenschaften der Jahresakte Eigenschaften des dieser Jahresakte zugeordneten Dokuments Abschreibungsverzeichnis:

Drucken von Dokumenten

Dokument drucken

Es wird beim Drucken unterschieden zwischen Einzeldruck und Registerdruck:

Einzeldruck

• Markieren Sie das zu druckende Dokument im Aktenmanager.
• Öffnen Sie das Menü Datei und klicken Sie auf den Eintrag Drucken
• oder klicken Sie auf das Drucker-Symbol.

Das markierte Dokument wird gegebenenfalls geöffnet und anschließend gedruckt. Das Dokument bleibt nach dem Druckvorgang geöffnet.

Registerdruck

• Markieren Sie das Register, dessen Dokumente gedruckt werden sollen, im Aktenmanager.
• Öffnen Sie das Menü Datei und klicken Sie auf den Eintrag Drucken
• Oder klicken Sie auf das Drucker-Symbol.

Es wird eine Fortschrittsanzeige angezeigt, welche Dokumente aktuell gedruckt werden. Es werden alle Dokumente (keine Vorlagen) gedruckt, die sich im ausgewählten Register befinden und auf die Sie Zugriffsrechte besitzen. Die Dokumente werden im Gegensatz zum Einzeldruck nicht geöffnet.

Hinweis: Falls Sie den Druck durch den Menübefehl (Datei > Drucken) gestartet haben, wird zunächst der Dialog zur Druckerauswahl angezeigt, so dass Sie einen Drucker auswählen können. Falls Sie den Druck durch Klicken auf das Drucker-Symbol gestartet haben, erfolgt der Druck auf dem zuletzt verwendeten Drucker oder - falls das erste Mal gedruckt wird - auf dem als Standard-Drucker festgelegten Drucker Ihres Arbeitsplatzes. Während des Druckens wird die Druckfortschrittsanzeige eingeblendet, so dass Sie den Ablauf verfolgen können und - falls gewünscht - den Druck abbrechen können.

Dokument drucken: Dialog Druckerauswahl

Hinweis: Das genaue Aussehen des Dialogs Druckerauswahl ist u.a. abhängig vom Druckermodell, welches Sie verwenden. Außerdem ändert sich der Dialog in Abhängigkeit von der Applikation bzw. dem Dokument, das ausgedruckt wird. Beim selben Druckermodell sieht der Drucken-Dialog z.B. beim Druck von Briefen aus Word anders aus als beim Drucken von Steuerformularen. Im Dialog Druckerauswahl können Sie im Bereich Drucker den zu gewünschten Drucker auswählen, die Drucker-spezifischen Eigenschaften einstellen und Angaben zu Papierformat und -zufuhr vornehmen. Durch Klicken auf OK wird der Druckvorgang auf dem ausgewählten Drucker gestartet.

Beschreibung der Einstellmöglichkeiten z.B. beim Registerdruck: Name In der Auswahliste werden die auf Ihrem System verfügbaren Drucker angezeigt. Wählen Sie aus dieser Liste den gewünschten Drucker aus.

Eigenschaften ... Nach dem Klick auf diese Schaltfläche erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie die spezifischen Eigenschaften Ihres Druckers einstellen können.

Status Hier wird der Status des gewählten Druckers angezeigt. Aus technischen Gründen ist die Statusangabe je nach verwendeter Betriebssystemversion häufig nicht sehr aussagekräftig

Ort In diesem Feld der Standort des Druckers angezeigt. Diese Angabe legen Sie in den jeweiligen

Druckereigenschaften auf der Registerkarte Allgemein im Feld Standort fest (Aufruf aus der Taskleiste über Start/Einstellungen/Drucker, Markieren des Druckers und Befehl Datei/Eigenschaften).

Papier:

Größe Durch Klicken auf die Pfeil-Taste blenden Sie eine Liste der für diesen Drucker verfügbaren

Papierformate ein. Wählen Sie aus dieser Liste das gewünschte Papierformat aus.

Zufuhr Viele Druckermodelle verfügen über mehrere Einzugsmöglichkeiten für Papier (z.B. Einzelblattzufuhr, mehrere Schächte). Durch Klicken auf die Pfeil-Taste blenden Sie eine Liste der für diesen Drucker verfügbaren Papierzufuhr-Optionen aus. Wählen Sie die gewünschten Papierzufuhr aus der Liste aus.

Hinweis: Damit die Papierauswahl korrekt funktioniert, kann es je nach Druckermodell erforderlich sein, in den Druckereigenschaften die Zuordnung der Papierarten zu den Zufuhrschächten korrekt einzustellen.

Duplex Wählen Sie, ob beidseitig gedruckt werden soll: die Einstellung kein liefert einseitigen Druck, kurze Seite liefert beidseitigen Druck (mit dem Heftrand an der kurzen Blattseite), lange Seite liefert beidseitigen Druck (mit dem Heftrand an der langen Blattseite).

Hinweis: Wenn der ausgewählte Drucker Duplexdruck nicht unterstützt, sind die Einstellmöglichkeiten für Duplex deaktiviert.

Hinweis: Im Bereich der Steuerdokumente wie beispielsweise der Umsatzsteuervoranmeldung und der Umsatzsteuer des VZ 2017 wird nach der Auswahl des Menü Datei > Drucken der steuerspezifische Dialog Druckausgabe geöffnet. In diesem Dialog werden die Druckprofile, die in der Dauerakte der Kanzlei- oder Mandantenakte im Dokument Druckprofilverwaltung konfiguriert wurden, angezeigt und verwendet. Die Voreinstellung eines spezifischen, vom Standarddrucker abweichenden Druckers, muss dementensprechend zuvor im Dokument Druckprofilverwaltung durchgeführt werden.

Druckfortschrittsanzeige / "Fortschritt der Ausgabe"

Dieser Dialog wird angezeigt, damit Sie den Ablauf beim Drucken verfolgen können.

Ein Druckvorgang besteht programmseitig aus zwei Stufen: Zunächst werden die Druckdaten aufbereitet und im zweiten Schritt zum Drucker geschickt oder - bei der Druckvorschau - in

einem Fenster dargestellt.

Mit dem Klick auf die Schaltfläche Abbrechen können Sie den Druckvorgang abbrechen, solange er sich in der Phase der Aufbereitung der Daten befindet.

Druckaufträge, die schon gedruckt werden oder sich in einer Druckerwarteschlange befinden (also bereits auf den Drucker ausgegeben werden), können auf diese Weise nicht mehr abgebrochen werden. Dazu müssen Sie über die Einstellungen | Drucker den entsprechenden Drucker öffnen und den Befehl Drucker | Druckaufträge löschen auswählen.