Arbeiten mit Kategorien

Arbeiten mit Kategorien

Zuordnung von Kategorien

• Symbol Kategorie -> gewünschte Kategorie für den markierten Eintrag wählen
• Kontextmenü -> Eintrag Kategorisieren -> gewünschte Kategorie für den markierten Eintrag wählen
• Bei der Buchungserfassung: Kategorien können Sie bereits bei der Erfassung oder bei der Korrektur von Buchungen zuordnen. Das Symbol der Kategorien ist standardmäßig auf ohne Kategorie eingestellt. Wenn Sie eine Kategorie einstellen, werden alle weiteren Buchungen der eingestellten Kategorie zugeordnet, bis Sie die Kategorie ändern oder die Buchungsmaschine schließen.

Der Schnellklick ist die einfachste und schnellste Variante eine Kategorie zuzuordnen:

• Spalte K der gewünschten Buchung oder des Wirtschaftsgutes anklicken
• Buchung oder Wirtschaftsgut markieren -> Leertaste betätigen

Wenn mehrere Einträge markiert sind, wird nur der erste Eintrag kategorisiert. Bei bereits kategorisierten Einträgen kann die Kategorie mittels Schnellklick entfernt werden. Wird keine Schnellklickfarbe festgelegt, wird die erste Kategorie (standardmäßig: rot) verwendet. (siehe dazu Schnellklick festlegen)

Entfernung von Kategorien

• Kategorisierung bei einem oder mehreren Einträgen entfernen:
• Einen oder mehrere Einträge markieren -> Symbol Kategorie -> Eintrag Kategorien entfernen
• Einen oder mehrere Einträge markieren -> Kontextmenü -> Eintrag Kategorisieren -> Eintrag Kategorisierung entfernen
• Kategorisierung nur für den gewählten Eintrag entfernen:
• Spalte K des gewünschten Eintrags anklicken
• Eintrag markieren -> Leertaste betätigen
• Die Kategorie Zuordnung bei einer oder mehreren markierten Buchungen oder Wirtschaftsgütern wird entfernt.

Bearbeitung von Kategorien

• Symbol Kategorie -> Eintrag Kategorien bearbeiten
• Kontextmenü -> Eintrag Kategorisieren -> Eintrag Kategorisierung bearbeiten

Über den Eintrag Kategorien bearbeiten können die Kategorien umbenannt werden. Die Bezeichnung der Kategorie können Sie über die Schaltfläche Umbenennen oder mit der Taste F2 ändern. Die Kategorie-Bezeichnung kann bis zu 30 Zeichen lang sein und wird systemübergreifend geändert. Daher können nur Benutzer mit Rechten auf die Zentralen Stammdaten / die Zentralakte diese Funktion ausführen. Die Kategoriefarbe kann nicht geändert werden.

Standardmäßig werden Kategorien nicht gedruckt. Eine Ausgabe der Kategorien kann über das Symbol Excel erfolgen. In der Spalte Kategorie wird die Farbe ausgegeben.

Schnellklick festlegen

• Symbol Kategorie Kategorie -> Eintrag Schnellklick festlegen
• Kontextmenü -> Eintrag Kategorisieren -> Eintrag Schnellklicken festlegen

Im Dialogfenster Schnellklick festlegen gewünschte Schnellklick-Kategorie einstellen.

Diese Kategorie wird vor dem Eintrag Schnellklick festlegen angezeigt. Der Schnellklick wird je Benutzer (mandanten-/firmenübergreifend) festgelegt und gespeichert.

Buchungsfunktionen im Zusammenhang mit den Kategorien

• Beim (erstmaligen) Aufruf der Buchungsmaschine sind keine Kategorien (=ohne Kategorien) eingestellt.
• In einer geöffneten Buchungsmaschine bleibt die Kategorieeinstellung (ohne bzw. Farbe) bestehen, die Buchung wird beim Erfassen entsprechend dieser Kategorieeinstellung zugeordnet.
• Grundsätzlich bleibt die Kategoriezuordnung einer Einzelbuchung bei den verschiedenen Buchungsvorgängen (vorläufig auf endgültig, verschieben, Buchungskreis ändern, usw.) bestehen.
• Beim Buchen mit Folgebuchung wird diese der eingestellten Buchungs-Kategorie zugeordnet. Nachträglich können der Haupt- und der Folgebuchung verschiedene Kategorien zugeordnet werden.
• Beim Stornieren von Buchungen wird die aktuelle Kategoriezuordnung in die Stornobuchungen übernommen.
• In der Buchungsmaschine können die ersten sechs Farbkategorien über die Tastenkombinationen ALT+0 (= ohne Kategorie), bzw**. Alt + 1 …. 6** (rot …. türkis) eingestellt werden.
• Kategorisierte Buchungen behalten bei der Korrektur ihre Kategoriezuordnung, auch wenn eine Buchung aus einem Dokument aufgerufen wird, das keine Kategorien unterstützt, oder wenn zum Zeitpunkt der Korrektur die Kategorisierung nicht aktiviert ist. In der Buchungsmaschine ist bei ausgeschalteter Kategorisierung das Symbol für die Kategorien nicht sichtbar.

Kategorien bei gerafften und verdichteten Buchungen

• Wenn alle gerafften oder verdichteten Buchungen farblich derselben Kategorie zugeordnet sind, wird automatisch diese angezeigt. Sind die gerafften/verdichteten Buchungen unterschiedlichen Kategorien zugeordnet, wird angezeigt. Nach der Vergabe einer Kategoriefarbe werden alle gerafften Buchungen der Kategorie zugeordnet.