Archivieren von Auswertungen und Dokumenten

Allgemein

Programmzweck	Um das Archivieren von Dokumenten in DocuWare effizient zu gestalten, ist die Indexierung möglichst automatisiert vorzunehmen. Für in ADDISON Software erzeugte Dokumente wurde dafür die ADDISON DMS-Schnittstelle zu DocuWare entwickelt.
Funktionsweise	Über die DMS-Schnittstelle zu DocuWare können Listen und Dokumente aus ADDISON heraus komfortabel auf Knopfdruck mit automatischer Indexierung an DocuWare übergeben werden. Das bedeutet, die Liste (bzw. das Formular) wird als PDF-Datei oder wahlweise als TIFF-Datei abgestellt. Für die automatische Indexierung in DocuWare wird dazu die Beschreibung mit Informationen über die Liste (Mandant, Bezeichnung, Projekt, Zeitraum usw.) übergeben. Die Übergabe erfolgt bis zur DocuWare-Version 6.7 über das DocuWare-Toolkit, so dass das Dokument direkt in DocuWare archiviert wird. Möglich ist aber auch, die Dokumente mit Indexierung zwischen zu speichern und über das DocuWare-Programm Active Import in das Archiv zu importieren.

Voraussetzung bis DW 6.7	Voraussetzung für das Archivieren von Auswertungen und Dokumenten ist DocuWare ab Version 4 mit installiertem Toolkit. In der Datei docuware.ini im Windows-Verzeichnis müssen folgende Einträge vorhanden sein:
	[DocuWare] LOCALPATH=[Installation DocuWare-Client]\ DW4=1
Einheitliche Ablage	Mit der automatischen Indexierung durch die ADDISON DMS-Schnittstelle ist sichergestellt, dass die Ablage in DocuWare einheitlich erfolgt. Die einheitliche Ablagelogik erleichtert die Recherche und vermeidet Fehler. Eine unterschiedliche Indexierung von gleichartigen Dokumenten, wie bei manueller Eingabe möglich, wird dadurch verhindert.

Archivieren aus der ADDISON Software

Programmaufruf	Nachfolgend ist beschrieben, in welchen Teilen der ADDISON Software Listen und Dokumente zum Archivieren abgestellt werden können.
Listenmanager	Erstellte Listen im Listenmanager können in das Archiv übergeben werden. Durch Anklicken der Schaltfläche Archivieren werden alle selektierten Listen je nach Einstellung konvertiert und mit Indexierung archiviert. Die Beschreibung für die Indexierung von Listen wird aus den Eigenschaften der Liste generiert. Diese Eigenschaften werden im Listenmanager / Registerkarte Listenansicht angezeigt. Im Office Manager Fenster können im Ordnerfenster selektierte Listen über den Menüpunkt Archivieren im Kontextmenü (rechte Maustaste) abgestellt werden.
Office Manager	Einträge im Office Manager können über den Menüpunkt Archivieren im Kontextmenü (rechte Maustaste) zum Archivieren abgestellt werden. Die den Einträgen hinterlegten Dateien werden im Originalformat abgestellt. Bei Einträgen mit Verweis auf eine LST-Datei wird die Datei entsprechend den Vorgaben in den Konfigurationseinstellungen konvertiert. Die Beschreibung zu den Dateien wird aus den Eigenschaften der Einträge im Office Manager generiert.
Formulardruck Steuern	Durch Anklicken der Schaltfläche Archivieren im Formulardruck-Dialog wird für alle selektierten Formulare eine TIFF-Datei erstellt. Die Beschreibung zur TIFF-Datei wird automatisch aufgrund der vorhandenen Daten erstellt (Mandant, Projekt, Veranlagungsjahr, selektierte Formulare usw.).
Bestandsmanager Berichte (Word)	Durch Anklicken der Schaltfläche Archivieren im Bestandsmanager wird der selektierte Bilanz- bzw. Controlling-Bericht im Originalformat (Word-Dokument) zum Archivieren abgestellt. Die Beschreibung zum Bericht wird automatisch aufgrund der vorhandenen Daten erstellt (Mandant, Projekt, Wirtschaftsjahr usw.).
Rechnungen aus Kanzleiorganisation	Die Rechnungen in Kanzlei können automatisch beim Fakturieren zum Archivieren abgestellt werden.
	Hierzu ist folgende Einstellung vorzunehmen: - Klicken Sie im Bereich Kanzlei / Stammdaten / Kanzleidaten an. - Klicken Sie die Schaltfläche Optionen an. - Klicken Sie die Registerkarte Fakturierung an. - Setzen Sie im Bereich Druckaufbereitung das Häkchen bei der Option Archivieren.
	Die arbeitsplatzabhängige Option manueller Einzeldruck darf in Kombination mit der kanzleiweit gültigen Option Archivieren nicht aktiviert sein/werden. Die Option manueller Einzeldruck ist daher an allen Arbeitsplätzen zu deaktivieren.
Portal-Postkorb	Einträge im Portal-Postkorb können über die Schaltfläche Archivieren sowie den Menüpunkt Archivieren im Kontextmenü (rechte Maustaste) zum Archivieren abgestellt werden. Folgende Möglichkeiten zur Archivierung stehen hierbei zu Verfügung: - Archivieren - Archivieren mit Indexfelder bearbeiten - Archivieren & vorläufigen Postbucheintrag erstellen - Archivieren & Postbucheintrag mit Dialog erstellen Portal-Nachrichten werden zur Archivierung in PDF-Dateien konvertiert. Die den Einträgen angehängten Dateien werden im Originalformat abgestellt. Die Beschreibung zu den Dateien wird aus den Eigenschaften der Einträge im Portal-Postkorb generiert und kann bei Archivieren mit Indexfelder bearbeiten während des Archivierungsvorgangs überarbeitet werden.
	Für die Archivierung von Portal-Elementen über den Portal-Postkorb mit korrekter Indexierung gelten die im Kapitel Konfigurationseinstellungen für Recherche und Briefkorb beschriebenen Feld-Einstellungen.

Archivieren über die ADDISON Office Add-Ins

Programmaufruf

Die ADDISON Office Add-Ins stehen ab Office 2007 in Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft Outlook zur Verfügung.

Archivieren aus Word, Excel und Outlook

Durch Anklicken der Menüpunkte Archivieren bzw. Archivieren als PDF im ADDISON Office Add-In kann die selektierte Datei aus Word und Excel wahlweise im Originalformat oder als PDF zum Archivieren abgestellt werden. Für E-Mails aus Outlook steht die Schaltfläche Archivieren zur Ablage im Originalformat zur Verfügung. Zur Indexierung wird die Ablagemaske mit Feldern aus DocuWare eingeblendet. Die Indexwerte werden dabei automatisch aufgrund folgender Daten vorbelegt: - Mandantennummer/Mandantenname Der aktuell in ADDISON geladene Mandant wird vorbelegt. - Bezeichnung/Betreff Der vom Anwender vergebener Dateiname wird vorbelegt. Sofern die Datei nicht gespeichert wurde, bleibt das Feld leer. - Bereich Das in ADDISON aktuell geladene Projekt wird vorbelegt. - Sachbearbeiter Der in ADDISON aktuell angemeldete Benutzer wird vorbelegt. - Jahr Das in ADDISON aktuell geladene Veranlagungsjahr wird vorbelegt. - Dokumentdatum Das Tagesdatum wird vorbelegt. Die vorbelegten Daten können im Dialog Indexfelder bearbeitet überarbeitet und mit weiteren Daten ergänzt werden. Zudem ist die Erstellung von Postbucheinträgen möglich.

Konfigurationseinstellungen

Allgemein

Programmaufruf	Listenmanager / Menü Konfiguration DMS-Schnittstelle
Programmzweck	Für die Archivierung von Auswertungen und Dokumenten mit korrekter Indexierung sind verschiedene Konfigurationseinstellungen vorzunehmen.

Import


Briefkorb / Archiv	Für die Übergabe von Listen/Dokumenten an DocuWare müssen Briefkorb und Archiv ausgewählt werden, in die die Dateien importiert werden sollen. Die in DocuWare vorhandenen Briefkörbe und Archive werden ausgelesen und zur Auswahl angeboten.
Verzeichnis für zu importierende Dateien	Verzeichnis, in das die Dateien für den Active Import von DocuWare abgestellt werden. Sofern die Dokumente über Direktablage in DocuWare abgestellt werden, ist keine Verzeichnisangabe notwendig.
Dateien zum Importieren verschieben	Ist diese Option aktiviert, werden Dateien, die in der ADDISON-Struktur gespeichert sind (z.B. Bilanzen, Erläuterungen Steuern, Rechnungen), beim Abstellen zum Archivieren verschoben. Die Dateien stehen danach nicht mehr in ADDISON Software zur Verfügung. Ist die Option nicht aktiviert, bleiben die Dateien nach dem Archivieren in der ADDISON Software erhalten. Das ist sinnvoll, da z.B. bei Bilanzberichten für den Jahreswechsel der Vorjahres-Bericht benötigt wird.
Listendateien nach TIFF / PDF konvertieren	LST-Dateien aus dem Listenmanager können von keiner Fremdsoftware angezeigt werden. Aus diesem Grund besteht die Möglichkeit, LST-Dateien in ein anderes Format zu konvertieren. Die konvertierten Listen können dann in DocuWare angezeigt werden. Die Listen können nach TIFF oder nach PDF konvertiert werden. Die konvertierten Dateien werden dann archiviert.
Entheften	Mit der Option Entheften können bestimmte Auswertungen aus ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung beim Archivieren nach einem vordefinierten Ordnungsmerkmal in mehrere Auswertungen aufgeteilt werden.
Beispiel	In der Auswertung Verdienstabrechnung sind 10 Arbeitnehmer enthalten. Mit der Option Entheften wird die Auswertung Verdienstabrechnung beim Archivieren in 10 Auswertungen aufgeteilt: eine Auswertung je Arbeitnehmer.
Auswertungen mit Entheftfunktion	Diese Funktion steht für folgende Auswertungen zur Verfügung:
	Auswertung	Ordnungsmerkmal
	Verdienstabrechnung	Arbeitnehmer
	Lohnkonto	Arbeitnehmer
	Lohnsteuerbescheinigung	Arbeitnehmer
	Entgeltnachweis zur Sozialversicherung	Arbeitnehmer
	Übersicht ELENA-Meldungen	Arbeitnehmer
	Beitragsnachweis	Krankenkasse
	Beitragsabrechnung	Krankenkasse
	Beitragssummen	Krankenkasse

Dokumentenablage

Für die Dokumentenablage in DocuWare stehen zwei Wege zur Verfügung: Active Import und Direktablage. Bei Active Import werden die Listen/Dokumente aus ADDISON mit Indexierung in das Verzeichnis für zu importierende Dateien abgestellt. Der Active Import von DocuWare überwacht dieses Verzeichnis und importiert in regelmäßigen (zu definierenden) Abständen die darin enthaltenen Dokumente. Bei Direktablage wird bei Archivieren einer Liste/eines Dokuments DocuWare sofort aufgerufen und das Dokument direkt in den Briefkorb bzw. das Archiv geschrieben. Ist die Option Ablagedialog anzeigen gesetzt, wird vor dem Ablegen in DocuWare noch die ausgefüllte Ablagemaske aus DocuWare angezeigt. Der Inhalt der Ablagemaske kann dann noch manuell überarbeitet werden.

Export

Die Funktion für die Registerkarte Export ist z.Zt. noch nicht implementiert.

Ablagestruktur

Programmzweck	Unter Ablagestruktur wird definiert, welche Eigenschaften aus der ADDISON Software in welches Feld von DocuWare übernommen werden.

Archiv	Auswahl des Archivs, für das die Zuordnung vorgenommen werden soll. Die in DocuWare vorhandenen Archive werden ausgelesen und zur Auswahl angeboten.
Spalten Feldname und Belegung	In der Spalte Feldname wird die Feldstruktur des ausgewählten Archivs angezeigt. In der Spalte Belegung kann mittels einer Auswahlliste eine Eigenschaft aus ADDISON hinterlegt werden. Die ausgewählte Eigenschaft in der Spalte Belegung wird beim Archivieren aus der ADDISON Software heraus an das entsprechende Feld (Spalte Feldname) in DocuWare übergeben.

Mögliche Indexfelder

Folgende Eigenschaften können aus der ADDISON Software für die Archivierung bereitgestellt werden:

	Belegung ADDISON	Eigenschaft
	Mandant	Mandantennummer.
	Mandantname	Mandantenname.
	Bezeichnung	Bezeichnung der Liste (Listenmanager), Inhalt des Felds „Text“ (Office Manager) oder sonstige Beschreibung des Dokuments.
	Dokument	Belegart (z.B. Formular, Bericht.)
	Projekt	Programminterner Projektname.
	ProjektID	Programminterne ID des Projekts.
	Zeitraum	Zeitraum, für den das Dokument erstellt wurde.
	ZeitraumBis
	Ersteller	BBS-Benutzer, der die Liste/das Dokument erstellt hat.
	Erstelldatum	Erstellungsdatum der Liste/des Dokuments.
	Erstellzeit	Erstellungsuhrzeit der Liste/des Dokuments.
	Zusatzinfo1	Weitere Informationen zur besseren Identifizierung der Liste/des Dokuments.
	Zusatzinfo2
	Veranlagungsjahr	Veranlagungs- oder Wirtschaftsjahr, für das die Liste/das Dokument erstellt wurde.
	Dateiname	Dateiname der Liste/des Dokuments.
	Hauptvorlage	Name der Vorlage, auf der die Liste basiert.
	Seiten	Anzahl der Seiten.
	Ordnungsbegriff1	Arbeitnehmernummer
	Ordnungsbegriff2	Arbeitnehmername
	Ordnungsbegriff3	Krankenkassenname

Active Import – Datei-Job einrichten

Allgemein	Im Folgenden sind die notwendigen Einstellungen eines Datei-Jobs für den Import von Listen/Dokumenten aus der ADDISON Software über DocuWare Active Import aufgeführt.
	Die aufgeführten Einstellungen beziehen sich auf die DocuWare-Version 4. Ggf. können die durchzuführenden Einstellungen bei anderen DocuWare-Versionen abweichen.
	Weitere Informationen zum DocuWare Active Import und dem Einrichten von Jobs erhalten Sie von DocuWare.
Dialog Quelle	Im Feld Datei-Ordner muss der Import-Pfad angegeben werden, in dem die Listen/Dokumente aus der ADDISON Software abgestellt werden (siehe Feld Verzeichnis für zu importierende Dateien im Konfigurationsdialog in der ADDISON Software). Der Filter ist auf exklusive IDX einzustellen.
Dialog Ziel	Hier ist als festes Ziel der Briefkorb und das Archiv auszuwählen, in das die Listen/Dokumente aus der ADDISON Software importiert werden sollen.
Dialog Indexzuweisung	Im Feld Metaindex-Beschreibungsdatei ist eine von der ADDISON Software automatisch generierte INI-Datei für das ausgewählte Archiv zu hinterlegen. Die Datei wird benötigt, um beim Active Import die Indexierung korrekt vorzunehmen. Die INI-Datei für das Archiv wird automatisch generiert, sobald von der ADDISON Software eine Liste für den Active Import bereitgestellt wird. Die INI-Datei wird in dem Verzeichnis angelegt, in dem auch das Import-Verzeichnis angelegt ist. Der Name der INI-Datei richtet sich nach der Bezeichnung des Archivs. Beispiel: Ist der Name des Archivs ADDISON, wird für dieses Archiv eine INI-Datei mit dem Namen ADDISON.ini angelegt. Die INI-Datei wird automatisch aktualisiert, wenn Änderungen im Konfigurationsdialog vorgenommen werden. Im Feld Dateierweiterung ist IDX einzutragen.