Archivieren von Auswertungen und Dokumenten
Archivieren von Auswertungen und Dokumenten
Allgemein
Um das Archivieren von Dokumenten in DocuWare effizient zu gestalten, ist die Indexierung möglichst automatisiert vorzunehmen. Für in ADDISON Software erzeugte Dokumente wurde dafür die ADDISON DMS-Schnittstelle zu DocuWare entwickelt.
Funktionsweise
Über die DMS-Schnittstelle zu DocuWare können Listen und Dokumente aus ADDISON heraus komfortabel auf Knopfdruck mit automatischer Indexierung an DocuWare übergeben werden. Das bedeutet, die Liste (bzw. das Formular) wird als PDF-Datei oder wahlweise als TIFF-Datei abgestellt. Für die automatische Indexierung in DocuWare wird dazu die Beschreibung mit Informationen über die Liste (Mandant, Bezeichnung, Projekt, Zeitraum usw.) übergeben.
Die Übergabe erfolgt über die DocuWare Platform Services (REST-Schnittstelle), so dass Dokumente durch Zwischenspeicherung über das Zusatzmodul DocuWare Import ins Archiv eingelesen (empfohlen) oder direkt in DocuWare archiviert werden können.
Voraussetzung ab DW 6.8
Voraussetzung für das Archivieren von Auswertungen und Dokumenten ist DocuWare ab Version 6.8 mit installierten DocuWare Platform Services.
Einheitliche Ablage
Mit der automatischen Indexierung durch die ADDISON DMS-Schnittstelle ist sichergestellt, dass die Ablage in DocuWare einheitlich erfolgt. Die einheitliche Ablagelogik erleichtert die Recherche und vermeidet Fehler. Eine unterschiedliche Indexierung von gleichartigen Dokumenten, wie bei manueller Eingabe möglich, wird dadurch verhindert.
Archivieren aus der ADDISON Software
Nachfolgend ist beschrieben, in welchen Teilen der ADDISON Software Listen und Dokumente zum Archivieren abgestellt werden können.
Listenmanager
Erstellte Listen im Listenmanager können in das Archiv übergeben werden. Durch Anklicken der Schaltfläche 
Die Beschreibung für die Indexierung von Listen wird aus den Eigenschaften der Liste generiert. Diese Eigenschaften werden im Listenmanager / Registerkarte Listenansicht angezeigt.
Im Office Manager Fenster können im Ordnerfenster selektierte Listen über den Menüpunkt Archivieren im Kontextmenü (rechte Maustaste) abgestellt werden.
Office Manager
Einträge im Office Manager können über den Menüpunkt Archivieren im Kontextmenü (rechte Maustaste) zum Archivieren abgestellt werden.
Die den Einträgen hinterlegten Dateien werden im Originalformat abgestellt.
Bei Einträgen mit Verweis auf eine LST-Datei wird die Datei entsprechend den Vorgaben in den Konfigurationseinstellungen konvertiert.
Die Beschreibung zu den Dateien wird aus den Eigenschaften der Einträge im Office Manager generiert.
Formulardruck Steuern
Durch Anklicken der Schaltfläche Archivieren im Formulardruck-Dialog wird für alle selektierten Formulare eine TIFF-Datei erstellt.
Die Beschreibung zur TIFF-Datei wird automatisch aufgrund der vorhandenen Daten erstellt (Mandant, Projekt, Veranlagungsjahr, selektierte Formulare usw.).
Drucken Steuern
Durch Anklicken der Schaltfläche Ablage in Archiv-System im Drucken-Fenster der Steuern können die selektierten Belegtypen zum Archivieren abgestellt werden.
Die Beschreibung zu den Dateien wird automatisch aufgrund der vorhandenen Daten erstellt (Mandant, Projekt, Veranlagungsjahr, selektierte Formulare usw.).
Bestandsmanager Berichte (Word)
Durch Anklicken der Schaltfläche Archivieren im Bestandsmanager wird der selektierte Bilanz- bzw. Controlling-Bericht im Originalformat (Word-Dokument) zum Archivieren abgestellt.
Die Beschreibung zum Bericht wird automatisch aufgrund der vorhandenen Daten erstellt (Mandant, Projekt, Wirtschaftsjahr usw.).
Rechnungen aus Kanzleiorganisation
Die Rechnungen in Kanzlei können automatisch beim Fakturieren zum Archivieren abgestellt werden.
Hierzu ist folgende Einstellung vorzunehmen:
- Klicken Sie im Bereich Kanzlei / Stammdaten / Kanzleidaten an.
- Klicken Sie die Schaltfläche Optionen an.
- Klicken Sie die Registerkarte Fakturierung an.
- Setzen Sie im Bereich Druckaufbereitung das Häkchen bei der Option Archivieren.
Die arbeitsplatzabhängige Option manueller Einzeldruck darf in Kombination mit der kanzleiweit gültigen Option Archivieren nicht aktiviert sein/werden. Die Option manueller Einzeldruck ist daher an allen Arbeitsplätzen zu deaktivieren.
Elster- Auftragsliste
Durch Anklicken der Schaltfläche Archivieren in der Elster-Auftragsliste (Register gesendet) wird für alle selektierten Einträge eine Datei zum Archivieren abgestellt.
Die Beschreibung zu den Dateien wird automatisch aufgrund der vorhandenen Daten erstellt (Mandant, Projekt, Veranlagungsjahr/Zeitraum, Art usw.).
Portal-Postkorb
Einträge im Portal-Postkorb können über die Schaltfläche Archivieren sowie den Menüpunkt Archivieren im Kontextmenü (rechte Maustaste) zum Archivieren abgestellt werden. Folgende Möglichkeiten zur Archivierung stehen hierbei zu Verfügung:
- Archivieren
- Archivieren mit Indexfelder bearbeiten
- Archivieren & vorläufigen Postbucheintrag erstellen
- Archivieren & Postbucheintrag mit Dialog erstellen
Portal-Nachrichten werden zur Archivierung in PDF-Dateien konvertiert. Die den Einträgen angehängten Dateien werden im Originalformat abgestellt.
Alle Dateien eines Belegstapels/Belegjobs werden zusammen in einem Dokument archiviert, bleiben dabei aber getrennt und im übermittelten Dateiformat erhalten.
Die Beschreibung zu den Dateien wird aus den Eigenschaften der Einträge im Portal-Postkorb generiert und kann bei Archivieren mit Indexfelder bearbeiten während des Archivierungsvorgangs überarbeitet werden.
Für die Archivierung von Portal-Elementen über den Portal-Postkorb mit korrekter Indexierung gelten die im Kapitel Konfigurationseinstellungen für Recherche und Briefkorb beschriebenen Feld-Einstellungen.
Digitaler Verwaltungsakt (DIVA 1) über ADDISON Scheduler
Informationen und Voraussetzungen zur automatisierten Archivierung des PDF-Verwaltungsakts (DIVA 1) finden Sie in der Dokumentation Postbuch und Fristenkontrolle im Bereich ADDISON Kanzleiorganisation (Postbuch_FuB.pdf).
Digitaler Verwaltungsakt (DIVA 2)
Informationen und Voraussetzungen zur automatisierten Archivierung des PDF-Verwaltungsakts (DIVA 2) finden Sie in der Dokumentation DIVA - Digitaler Verwaltungsakt im Bereich ELSTER (DIVA.pdf).
Archivieren über die ADDISON Office Add-Ins
Die ADDISON Office Add-Ins stehen ab Office 2007 in Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft Outlook zur Verfügung.
Durch Anklicken der Menüpunkte Archivieren bzw. Archivieren als PDF im ADDISON Office Add-In kann die selektierte Datei aus Word und Excel wahlweise im Originalformat oder als PDF zum Archivieren abgestellt werden.
Für E-Mails aus Outlook steht die Schaltfläche Archivieren zur Ablage im Originalformat zur Verfügung.
Zur Indexierung wird die Ablagemaske mit Feldern aus DocuWare eingeblendet. Die Indexwerte werden dabei automatisch aufgrund folgender Daten vorbelegt:
- Mandantennummer/Mandantenname
Der aktuell in ADDISON geladene Mandant wird vorbelegt. - Bezeichnung/Betreff
Der vom Anwender vergebene Dateiname wird vorbelegt. Sofern die Datei nicht gespeichert wurde, bleibt das Feld leer. - Bereich
Das in ADDISON aktuell geladene Projekt wird vorbelegt. - Sachbearbeiter
Der in ADDISON aktuell angemeldete Benutzer wird vorbelegt. - Jahr
Das in ADDISON aktuell geladene Veranlagungsjahr wird vorbelegt. - Dokumentdatum
Das Tagesdatum wird vorbelegt.
Die vorbelegten Daten können im Dialog Indexfelder bearbeitet überarbeitet und mit weiteren Daten ergänzt werden. Zudem ist die Erstellung von Postbucheinträgen möglich.
Konfigurationseinstellungen
Allgemein
Die Einstellungen werden direkt in der ADDISON Software über Bereich Mandant / DocuWare / DocuWare Konfiguration vorgenommen.
Für die Archivierung von Auswertungen und Dokumenten mit korrekter Indexierung sind verschiedene Konfigurationseinstellungen vorzunehmen.
In diesem Kapitel sind nur die notwendigen Einstellungen zur Archivierung von Auswertungen und Dokumenten aus ADDISON mit korrekter Indexierung dargestellt. Informationen zu den weiteren Einstellungsmöglichkeiten sind im Kapitel Konfigurationseinstellungen für Recherche und Briefkorb beschrieben.
Globale Einstellungen zur Archivierung von Auswertungen
Dokumentenablage über
Für die Dokumentenablage in DocuWare stehen drei Wege zur Verfügung:
- DocuWare Import
- Direktablage und
- Direktablage mit Ablagemaske.
Bei DocuWare Import werden die Listen/Dokumente aus ADDISON mit Indexierung in das Verzeichnis für DocuWare Import abgestellt. Der DocuWare Import überwacht dieses Verzeichnis und importiert in regelmäßigen (zu definierenden) Abständen die darin enthaltenen Dokumente. Diese Einrichtung wird empfohlen.
Bei Direktablage wird bei Archivieren einer Liste/eines Dokuments DocuWare sofort aufgerufen und das Dokument direkt in das Archiv geschrieben.
Bei Direktablage mit Ablagemaske wird vor dem Archivieren einer Liste/eines Dokuments der Dialog Indexfelder bearbeiten eingeblendet und nach Bestätigung mit OK das Dokument direkt in das Archiv geschrieben.
Verzeichnis für DocuWare Import
Verzeichnis, in das die Dateien für den DocuWare Import abgestellt werden. Sofern die Dokumente über Direktablage in DocuWare abgestellt werden, ist keine Verzeichnisangabe notwendig.
Listendateien konvertieren nach PDF / TIFF
LST-Dateien aus dem Listenmanager können von keiner Fremdsoftware angezeigt werden. Aus diesem Grund besteht die Möglichkeit, LST-Dateien in ein anderes Format zu konvertieren. Die konvertierten Listen können dann in DocuWare angezeigt werden.
Die Listen können nach PDF oder nach TIFF konvertiert werden. Die konvertierten Dateien werden dann archiviert.
Listendateien entheften
Mit der Option Entheften können bestimmte Auswertungen aus ADDISON Lohn- und Gehaltsabrechnung beim Archivieren nach einem vordefinierten Ordnungsmerkmal in mehrere Auswertungen aufgeteilt werden.
Beispiel: In der Auswertung Verdienstabrechnung sind 10 Arbeitnehmer enthalten. Mit der Option Entheften wird die Auswertung Verdienstabrechnung beim Archivieren in 10 Auswertungen aufgeteilt: eine Auswertung je Arbeitnehmer.
Diese Funktion steht für folgende Auswertungen zur Verfügung:
| Auswertung | Ordnungsmerkmal |
|---|---|
| Verdienstabrechnung | Arbeitnehmer |
| Lohnkonto | Arbeitnehmer |
| Lohnsteuerbescheinigung | Arbeitnehmer |
| Entgeltnachweis zur Sozialversicherung | Arbeitnehmer |
| Übersicht ELENA-Meldungen | Arbeitnehmer |
| Beitragsnachweis | Krankenkasse |
| Beitragsabrechnung | Krankenkasse |
| Beitragssummen | Krankenkasse |
Feld-Einstellungen zur Archivierung von Auswertungen
Zuordnungen DocuWare-Indexfeld zu ADDISON-Feld
Im Folgenden sind ADDISON-Felder aufgelistet, denen jeweils ein DocuWare-Indexfeld zugeordnet werden muss, um eine entsprechende Indexierung des Dokuments im DocuWare-Archiv zu erreichen.
Diese Einstellungen gelten global für alle Benutzer.
- Projekt
Programminterne Bezeichnung des Projekts, für das die Liste/das Dokument erstellt wurde. - Mandant-Nummer / Mandant-Name
Nummer und Name des Mandanten, für den die Liste/das Dokument erstellt wurde. - Veranlagungsjahr
Veranlagungs- oder Wirtschaftsjahr, für das die Liste/das Dokument erstellt wurde. - Arbeitnehmer-Nummer / Arbeitnehmer-Name
Nummer und Name des Arbeitnehmers, für den die Liste/das Dokument erstellt wurde.
Die Werte werden nur bei Auswertungen mit Entheftfunktion und aktivierter Option Entheften gefüllt. - Bezeichnung zu SchriftstückBezeichnung der Liste (Listenmanager), Inhalt des Felds „Text“ (Office Manager) oder sonstige Beschreibung des Dokuments.
- Ersteller
BBS-Benutzer, der die Liste/das Dokument erstellt hat. - Erstellungsdatum
Erstellungsdatum der Liste/des Dokuments. - Erstellungsuhrzeit
Erstellungsuhrzeit der Liste/des Dokuments. - Zeitraum / Zeitraum bis
Zeitraum, für den das Dokument erstellt wurde. - Krankenkasse
Bezeichnung der Krankenkasse, für die die Liste/das Dokument erstellt wurde.
Der Wert wird nur bei Auswertungen mit Entheftfunktion und aktivierter Option Entheften gefüllt. - Zusatzinfo 1 / Zusatzinfo 2
Weitere Informationen zur besseren Identifizierung der Liste/des Dokuments. - Dokumentart
Belegart (z.B. Formular, Bericht) der Liste/des Dokuments. - Dateiname
Dateiname der Liste/des Dokuments. - Hauptvorlage
Name der Vorlage, auf der die Liste basiert. - Seiten
Anzahl der Seiten - ProjektID
Programminterne ID des Projekts, für das die Liste/das Dokument erstellt wurde. - Steuerlich relevant
Eigenschaft für Dateien aus Office Manager-Einträgen.
Import-Konfiguration einrichten
Im Folgenden sind die notwendigen Einstellungen einer Import-Konfiguration für den Import von Listen/Dokumenten aus der ADDISON Software über DocuWare Import aufgeführt. Zur Verwendung einer erstellten Import-Konfiguration muss diese über die DocuWare Desktop Apps einem Import-Auftrag zugeordnet werden.
Die aufgeführten Einstellungen beziehen sich auf die DocuWare-Version 6.8. Ggf. können die durchzuführenden Einstellungen bei anderen DocuWare-Versionen abweichen.
Weitere Informationen zum DocuWare Import und dem Einrichten von Import-Konfigurationen und Import-Aufträgen erhalten Sie von DocuWare.
Register Allgemeines
Hier ist als Ablageziel das Archiv auszuwählen, in das die Listen/Dokumente aus der ADDISON Software importiert werden sollen.
Register Import
Im Abschnitt Import-Verzeichnisse die Option Das in der Import App ausgewählte Verzeichnis wählen.
Im Abschnitt Importierte Dokumente sind die Optionen Alle Dateitypen und Metadaten verwenden zu setzen.
Durch Aktivierung der Option Metadaten verwenden wird der Abschnitt Metadaten eingeblendet. Hier ist als Metadaten-Format die Auswahl DocuWare (.dwcontrol) einzustellen. Zur Identifikation der Dokumentdateien ist die Option Metadaten definieren das Dokument zu setzen. Die Angabe der Metadatendatei wird benötigt, um bei Importieren die Indexierung korrekt vorzunehmen.
Register Indexierung
Hier können weitere - nicht in der Metadatendatei - vorhandene Werte für Indexfelder gesetzt werden.
Register Berechtigungen
Hier wird festgelegt für welchen Benutzer/welche Rolle die Import-Konfiguration verfügbar sein soll.
Hinweis zu Import-Auftrag
Nach Fertigstellung der Import-Konfiguration muss bei Erstellung des Import-Auftrags über die DocuWare Desktop Apps als Quellordner das Verzeichnis, in dem die Listen/Dokumente aus der ADDISON Software abgestellt werden (siehe Feld Verzeichnis für DocuWare Import im Konfigurationsdialog in der ADDISON Software), angegeben werden.