Archivierung Ausgangsrechnungen über Importe

Archivierung Ausgangsrechnungen über Importe

ASCII und ADDISON-Import

Welche Importe

In ADDISON besteht die Möglichkeit über den ASCII-Import als auch über den ADDISON-Import Ausgangsrechnungen zu archivieren und mit der Buchung zu verlinken.

Voraussetzung

In der Buchung steht der Dateiname des Dokumentes im Feld Dokumentenverweis. Dazu darf nur der Name mit Typ stehen, z.B. „4711.PDF”.

Neben diesen Files (Buchungsdatei und Dokument) muss zusätzlich der Jobserver lizenziert sein.

Vorgehensweise

Die Dokumente werden zuerst in einem Verzeichnis abgestellt, i.d.R. sind das PDF’s - Pro Rechnung ein PDF.

Dieses Verzeichnis wird mit dem JobChargerServer überwacht. Sobald dort Dokumente enthalten sind, werden diese mit einer OCR analysiert, archiviert und für den Import von Buchungen bereitgestellt.

JobChargerServer

Für die Überwachung richten Sie bitte einen Job ein. Dafür starten Sie unter Programme\BDV\uniarchiv\Bin das Programm UAJCServiceManager und gehen Sie wie folgt vor:

Vorgehensweise

1. Richten Sie über Hinzufügen einen neuen Job ein.
   

2. Wählen Sie Rechnungswesen als Verarbeitung.

3. Wählen Sie den Mandanten aus.
   Hinweis: Dieser muss mindestens einmal vorher mit SBA ausgewählt worden sein, damit dieser entsprechend initialisiert ist.

4. Importer: Wählen Sie hier bitte nichts aus.

5. Wählen Sie den zu überwachenden Pfad aus.

6. Öffnen Sie den nächsten Dialog über die Schaltfläche Job und Empfänger:

7. Wählen Sie Import mit Dokumente unter Jobspezifikation aus.

8. Wählen Sie unter Benutzer einen SBA-User aus.

9. Anschließend bestätigen Sie die Dialoge mit OK. Die Einrichtung ist hiermit abgeschlossen.

Importe

Nachdem die Dokumente durch den JobChargerCrever analysiert wurden, werden die entsprechenden Heftungsnamen und Dokumenetn-ID für die Importe bereitgestellt. Dies steht in der UNIDES-Datenbank von SBA.

Dort holen sich die Importe anhand des Dateinamens aus dem Buchungssatz die entsprechende ID heraus.

Damit das nicht bei jedem Import, der im System läuft, der Fall ist, muss in der Konfigurationsdatei folgender Eintrag enthalten sein:

[Format]

BelegLinkTransformationType=1

In diesem Fall wird der Abgleich mit Unides durchgeführt.

Damit ist dann die Einrichtung komplett abgeschlossen.

Damit der Import und die Verlinkung korrekt laufen, müssen die Dokumente im Vorfeld vollständig analysiert sein.

Folgende Vorgehensweise empfehlen wir an dieser Stelle:

1. Abstellen der Dokumente im Verzeichnis für den JobchargerServer. Im Idealfall kann diese direkt durch die Faktura passieren, sobald ein PDF erzeugt wird.

2. Import der Buchungen, am bestens abends. Damit ist sichergestellt, dass alle Dokumente verarbeitet sind. Dazu richten Sie am besten den Active-Import ein. Dieser überwacht ein Verzeichnis. Über einen einstellbaren Trigger wird die Datei dann zu einem definierten Zeitpunkt importiert.

Darüber können dann täglich automatisiert die Rechnungen als PDF abgestellt, archiviert und entsprechend später der Import der Buchungen durchgeführt werden.

Datev-Übernahme

Datev-Online

Werden Mandanten von Datev übernommen, die mit Datev-Online gearbeitet haben, kann auf die gleiche Art und Weise vorgegangen werden.

Die Dokumente aus Datev können anhand der Archiv-CD abgerufen werden. Richten Sie dann entsprechend die Überwachungsverzeichnisse ein, kopieren die Dokumente und lassen diese verarbeiten.

Anschließend können die Buchungen des Mandanten übernommen werden.