Automatischer Buchungsimport
Automatischer Buchungsimport
Einführung Automatischer Buchungsimport (aus ADDISON Direkt)
Der automatische Buchungsimport ermöglicht es Buchungen, die aus den ADDISON Direkt Apps SMART Connect, Rechnungsbüchern (z.B. Kassen-, Rechnungsausgangs-, Rechnungseingangsbuch) und Beleg- und Datei-Upload (Exporte Buchhaltung) eintreffen zeitgesteuert und automatisch zu importieren.
Dies erspart Ihnen Zeit, die Sie bisher für die manuelle Ausführung dieser Importe z.B. innerhalb der Buchungsliste über das Menü Bearbeiten und den Dialog Buchungen aus ADDISON Direkt benötigt haben.
Die Konfiguration erfolgt mit Hilfe des Dokuments Automatische Aufgaben, das vorstehend ausführlich erläutert wurde. Dieses ermöglicht es Ihnen beispielsweise den automatischen Import gezielt für einzelne Mandanten mit unterschiedlichen Einstellungen zu konfigurieren.
Unterstützte Importe/Formate/allgemeine Hinweise
Bitte beachten Sie, dass derzeit diverse Fremdformate noch nicht durch den automatischen Import unterstützt werden. Die gängigen Formate, die die APPS SMART Connect und die Rechnungsbücher anliefern, können bereits mit dem Automatischen Buchungsimport eingelesen werden.
Fremdformate, wie beispielweise das Datev pro CSV- oder das historische Datev KNE-Format oder andere TXT-Importe-Formate, die oftmals über die APP Beleg- und Datei-Upload (Exporte Buchhaltung) bereitgestellt werden, müssen dementsprechend manuell eingelesen werden. Die Nutzung des automatischen Imports schließt die Nutzung des manuellen Imports nicht aus, d.h. der manuelle Import kann weiterhin genutzt werden. Es ist möglich z.B. die Standard - Importe automatisiert und den Import der Fremdformate manuell durchzuführen.
Im Praxisfall ist es unter Umständen notwendig, dass Nachrichten, die nicht oder nicht vollständig durch den automatischen Buchungsimport eingelesen wurden, anschließend manuell einzulesen sind. Beim manuellen Import können etwaige Probleme dann gezielt erkannt und behoben werden.
Zur Sicherheit wird während der Ausführung des Imports einer Nachricht diese programmseitig temporär durch den automatischen oder manuellen Import gesperrt. Damit wird verhindert, dass die gleiche Nachricht zum gleichen Zeitpunkt durch einen anderen Mitarbeiter manuell eingelesen wird. Im Fall eines plötzlichen Abbruches während des automatischen Imports, z.B. durch einen Stromausfall oder ein plötzliches Herunterfahren des Servers, kann diese Sperre ggf. nicht durch den automatischen Import zurückgesetzt werden.
Möchte man eine gesperrte Nachricht im Nachgang manuell importieren, so informiert das Programm entsprechend und es ist möglich die Sperre aufzuheben, um die ggf. noch fehlenden Buchungen zu ergänzen. Der anschließende manuelle Import sensibilisiert Sie in diesem Fall durch entsprechende Hinweismeldungen darüber, dass ggf. einige Buchungen der Nachricht bereits durch den automatischen Import vorhanden sein können, um Dubletten von Buchungen in tse:nit/cs:Plus zu vermeiden.
Sobald die Nachricht vollständig eingelesen ist - d.h. unabhängig davon, ob dies manuell oder durch den automatischen Import geschieht - wird diese systemseitig entsprechend gekennzeichnet, sodass diese nicht erneut eingelesen wird.
Prozessabschnitte Automatischer Buchungsimport (aus ADDISON Direkt)
Nachfolgend erhalten Sie eine kurze Anleitung für die Einrichtung und Nutzung des Automatischen Buchungsimports.
Prinzipiell lässt sich der Prozess in folgende Schritte unterteilen:
Konfiguration der Einstellungen des Automatischen Buchungsimports (ADDISON Direkt) mit Hilfe des Dokuments Automatische Aufgaben in der Zentralakte, Mandanten- oder Kanzleiakte. In der Zentralakte stellen Sie beispielweise ein, für welche Mandanten dies in welchem Rhythmus und in welchem Zeitfenster erfolgen soll.
Sofern das Dokument automatische Aufgaben in der Mandanten- oder Kanzleiakte angelegt wurde, können Sie mit diesem lediglich die Importe für die entsprechende Mandanten- bzw. Kanzleiakte verwalten.
In der Zentralakte ist dies mandantenübergreifend möglich.
Der Mandant stellt über die APPS SMART Connect, Rechnungsbücher oder Beleg- und Datei-Upload (Exporte Buchhaltung) die Buchungssätze bereit. Diese treffen im Postkorb der jeweiligen Mandantenakten ein und haben die Nachrichten-Art Buchungen.
Der Automatische Buchungsimport erkennt, dass neue Nachrichten eingetroffen sind, und verarbeitet diese.
Fehler beim automatischen Import werden entsprechend protokolliert. Die dazugehörigen Protokolle können Sie im Dokument Automatische Aufgaben einsehen.
Sofern die angelieferten Buchungen konsistent und keine fachlichen Fehler enthalten, werden alle Buchungen der Nachricht verarbeitet und der automatische Import setzt für die Nachricht die Erledigungsart Nachverfolgung und ergänzt an dieser detaillierte Protokoll Informationen zum Import. D.h. Die Nachricht kann somit nicht erneut eingelesen werden.
Sie können die erfolgreichen oder ggf. fehlerhaften Importe (→ siehe nachfolgend) im Erinnerungsfenster oder Postkorb kontrollieren. Die erfolgreich verarbeiteten Buchungsnachrichten haben, die vom automatischen Import gesetzte Erledigungsart Nachverfolgung und enthalten Protokollinformationen sowie die Zustellart automatische Aufgaben:
Nach der Kontrolle der Buchungsnachrichten in Erinnerungsfenster oder Postkorb können Sie für die erfolgreich importierten Nachrichten die Erledigungsart Abgeschlossen/Erledigt setzen. Somit werden diese im Erinnerungsfenster ausgeblendet:
Sofern beim Import der Nachricht Fehler aufgetreten sind oder diese ein nicht unterstütztes Format enthalten, ist dies auch in den Protokollen im Dokument Automatische Aufgaben zu erkennen bzw. nachzulesen, sowie direkt im Erinnerungsfenster oder Postkorb in der Nachrichtenanzeige zu erkennen.
Bei fehlerhaften Nachrichten bleibt die Erledigungsart leer, wenn der automatische Import versucht, diese einzulesen.
Diese Nachrichten können Sie anschließend manuell über die Buchungsliste und das Menü Bearbeiten Buchungen aus ADDISON Direkt einlesen.
Sofern in dem entsprechenden Mandanten im Dialog Buchungen aus ADDISON Direkt das Kontrollkästchen Diesen Dialog automatisch anzeigen aktiviert ist, werden diese Nachrichten - wie gewohnt - programmseitig beim Öffnen der Buchungsliste oder der Belegliste zum manuellen Import angeboten:
