Automatischer Import aus ADDISON Direkt
Automatischer Import aus ADDISON Direkt
Mit dieser Programmfunktion werden die bereitgestellten Daten aus den ADDISON Direkt Erfassungsbüchern und aus ADDISON SMART Connect automatisch in die Finanzbuchhaltung importiert.
Aktivierung des automatischen Imports
Der Automatische Import kann global, für alle Mandanten, oder mandantenspezifisch aktiviert werden.
Die globale Aktivierung erfolgt in den ADDISON Optionen im Bereich ADDISON Finanzbuchhaltung / Übergreifend. Damit die Aktivierung verarbeitet wird, ist der ADDISON Scheduler Server neu zu starten.
Die mandantenspezifische Aktivierung erfolgt in den entsprechenden Mandanten im Bereich Erfassung / Weitere / Datenübernahme / Kassenbuch -/ Rechnungsbuch bzw. ADDISON SMART Connect.
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Die Aktivierung und Deaktivierung wird im Protokoll der Anwenderaktionen im Bereich Erweitert / Report gespeichert. |
Start des Automatischen Imports
Ist der Automatische Import aktiviert, werden die versendeten Buchhaltungsdaten aus den ADDISON Direkt Erfassungsbüchern bzw. ADDISON SMART Connect automatisch im Hintergrund, mit einer Verzögerung von ca. 10 Minuten zwischen Versand und Importstart, importiert. Dabei werden automatisch die entsprechenden Buchungsstapel angelegt.
Das dazugehörige Importprotokoll ist im Bereich Erfassung / Weitere / Datenübernahme / Kassenbuch -/ Rechnungsbuch bzw. ADDISON SMART Connect / Erledigte Belegdaten abgestellt.
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Es wird empfohlen das Importprotokoll regelmäßig zu überprüfen um auf Hinweismeldungen, welche den Automatischen Import nicht stoppen, bspw. UstID nicht regelkonform oder Doppelte Buchungs-Guids, reagieren zu können. |
Vorgehensweise bei Importfehlern
Läuft der Automatische Import auf einen Importfehler, bspw. wenn das zugehörige Wirtschaftsjahr noch nicht angelegt ist, verbleibt die Importdatei mit Fehlerkennzeichen in den offenen Belegdaten und weitere automatische Importe im betroffenen Mandanten für den jeweiligen Importtreiber werden unterbunden.
Beim erstmaligen Aufruf eines Menüpunktes im Bereich Rechnungswesen im betroffenen Mandanten bzw. bei Mandantenwechsel, erscheint eine Hinweismeldung, welche auf den Importfehler aufmerksam macht.
Wird diese Meldung mit OK, Abbrechen oder X geschlossen, erscheint sie bei Neuaufruf des Mandanten erneut.
Wird der Check Meldung nicht mehr anzeigen gesetzt, so erscheint die Meldung nicht mehr.
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Das Setzen des Checks wird im Anwenderprotokoll im Bereich Erweitert / Report / Protokoll der Anwenderaktionen protokolliert. |
Der betroffene fehlerhafte Import wird unter Erfassung / Weitere / Datenübernahme / Kassenbuch -/ Rechnungsbuch bzw. ADDISON SMART Connect / Offene Belegdaten mit einem Stop-Symbol gekennzeichnet. Im zugehörigen Protokoll kann der Fehlergrund eingesehen werden.
Sobald der Fehlergrund nicht mehr vorhanden ist, bspw. das entsprechende Wirtschaftsjahr angelegt wurde, ist der betroffene Eintrag manuell über den Button Import zu importieren.
Ist der manuelle Import erfolgreich, wird der Eintrag in die Erledigten Belegdaten verschoben.
Der Automatische Import startet nun wieder und bereits vorhandene bereitgestellte Daten werden automatisiert verarbeitet.
Ist der manuelle Import nicht erfolgreich, verbleibt der Eintrag in den Offenen Belegdaten. Im Protokoll ist der Fehlergrund ersichtlich und zu beheben.
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Wurde durch den Automatischen Import bereits ein Buchungsstapel angelegt, weil ein Teil der Buchungen erfolgreich importiert werden konnte, ist der entsprechende unvollständige Buchungsstapel vor dem manuellen Import zu löschen, um Doppelbuchungen im System zu vermeiden. |
Wenn Sie keine Möglichkeit haben den Fehlergrund zu beseitigen dann können Sie den fehlerhaften Import manuell auf Erledigt zu setzen. Nutzen Sie dazu folgende Schaltfläche:
Es erscheint nun eine Hinweismeldung.
Bestätigen Sie die Abfrage mit Ja dann wird der fehlerhafte Import in die Erledigten Belegdaten verschoben. Der Automatische Import startet nun wieder. Die Bestätigung wird außerdem im Protokoll der Anwenderaktionen vermerkt. Wird die Meldung mit Nein geschlossen dann verbleibt der fehlerhafte Import in den Offenen Belegdaten.
Vorgehen bei Hinweis zur Lock-Datei
Wird der Automatische Import oder der Manuelle Import der Erfassungsbücher bzw. ADDISON Smart Connect aufgrund einer Lock-Datei nicht durchgeführt, so ist die Lock-Datei zu Löschen.
Damit Sie diese einfacher finden können, wird in der Hinweismeldung der Pfad zur Lock-Datei angezeigt.
Hinweis: Das Verhalten tritt auf, wenn der ADDISON Scheduler Service deaktiviert wurde oder abgestürzt ist.
Anzeige des Import-Status in einem Dashboard
Zukünftig finden Sie im Bereich Infos / Weitere / Status Automatischer Import AOC ein Dashboard, anhand dessen Sie auf einen Blick sehen können, welche Mandanten den Import aktiviert haben und ob es fehlerhafte Importe gibt.
Zusätzlich kann das Dashboard auch direkt aus der Datenübernahme | Kassenbuch -/ Rechnungsbuch bzw. ADDISON SMART Connect aufgerufen werden.
In der Standard-Ansicht werden alle im Programm angelegten Mandanten angezeigt, für die der Benutzer Zugriffsrechte besitzt. Ist der Import-Status in Ordnung, wird dies anhand eines grünen Hakens angezeigt. Fehlerhafte Importe werden mit einem Stopp-Zeichen versehen.
Konfigurationen, welche Sie an der Standard-Ansicht vornehmen, werden automatisch gespeichert und bei erneutem Aufruf des Menüpunktes angewandt. So ist es beispielsweise möglich eine Übersicht anzulegen, welche nur Mandanten anzeigt, wo der Automatische Import aktiviert ist und der Import-Status eine fehlerhafte Übernahme aufweist. Über einen Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift, gelangen Sie in ein Kontextmenü um bspw. Spalten abzuwählen, Filter anzulegen oder eine Ausgabe als CSV-Datei zu erstellen.
Für eine schnelle Filterung können Sie ebenso die Filterzeile verwenden.
Im unteren Bereich können Sie sehen, ob eine globale Aktivierung vorliegt.
NEU: Importoption für Monatsbuchungsstapel
Mit der Importoption Belegdaten mit gleicher Buchungsperiode in einen Buchungsstapel importieren haben Sie optional die Möglichkeit alle Einträge desselben Buchungsmonats in einen Buchungsstapel zu importieren bzw. anzuhängen. Wird die Option nicht aktiviert, so wird wie bisher pro Eintrag ein separater Buchungsstapel angelegt.